Про розгляд листів

Міністерством юстиції України розглянуто листи Нотаріальної палати України від 23.12.2022 № 58/5 (вх. № 160168-33-22 від 23.12.2022), від 13.01.2023 № 3/6 (вх. № 654333-23 від 14.01.2023), від 13.01.2023 № 3/5 (вх. № 6542-33-23 від 14.01.2023) щодо посвідчення довіреностей, прирівняних до нотаріальних, та вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування та повідомляється.

Щодо місця посвідчення довіреностей посадовими особами органів місцевого самоврядування

Нотаріат в Україні – це система органів і посадових осіб, на які покладено обов’язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені цим Законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.

У сільських населених пунктах нотаріальні дії, передбачені статтею 37 Закону України "Про нотаріат" (далі – Закон), вчиняються уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування.

Посвідчення заповітів і довіреностей, прирівняних до нотаріальних, може провадитись особами, вказаними у статті 40 Закону (частини перша, п’ята, сьома статті 1 Закону).

Відповідно до статті 245 Цивільного кодексу України (далі – Кодекс) та частин другої, сьомої статті 40 Закону до нотаріально посвідчених довіреностей прирівнюються довіреності осіб, які проживають у населених пунктах, де немає нотаріусів, посвідчені уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреності на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування та розпорядження транспортними засобами. Посвідчення довіреностей посадовими особами, зазначеними в цій статті, проводиться з дотриманням вимог Закону та інших нормативно-правових актів.

При цьому Законом України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні" визначено, що місце проживання – це житло з присвоєною у встановленому законом порядку адресою, в якому особа проживає, а також апартаменти (крім апартаментів у готелях), кімнати та інші придатні для проживання об’єкти нерухомого майна, заклад для бездомних осіб, інший надавач соціальних послуг з проживанням, стаціонарна соціально-медична установа та інші заклади соціальної підтримки (догляду), в яких особа отримує соціальні послуги.

Громадянин України, який проживає на території України, а також іноземець чи особа без громадянства, який на законних підставах постійно або тимчасово проживає на території України, зобов’язані протягом 30 календарних днів після прибуття до нового місця проживання (перебування) задекларувати або зареєструвати його. Іноземець чи особа без громадянства, які отримали довідку про звернення за захистом в Україні, можуть зареєструвати місце свого перебування в Україні (стаття 5 Закону України "Про надання публічних (електронних публічних) послуг щодо декларування та реєстрації місця проживання в Україні").

Статтею 2 цього ж Закону визначено, що реєстрація місця проживання (перебування) особи – це внесення за заявою про реєстрацію місця проживання (перебування), поданою особою в паперовій формі, до реєстру територіальної громади інформації про місце проживання (перебування) особи.

Декларування місця проживання особи – повідомлення особою органу реєстрації адреси свого місця проживання шляхом надання декларації про місце проживання в електронній формі з використанням Єдиного державного веб-порталу електронних послуг з подальшим внесенням такої інформації до реєстру територіальної громади.

Порядок декларування та реєстрації місця проживання (перебування) затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 07.02.2022 № 265.

Також, прикінцевими положеннями Закону України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні" визначено, що місце проживання особи, яке на день набрання чинності цим Законом підтверджувалося пропискою або було відповідно зареєстроване, вважається зареєстрованим.

Окремо слід зазначити, що посадові, службові особи, які посвідчують заповіти і довіреності, керуються Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Мін’юсту, а також Порядком посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 15.06.94 № 419 (далі – Порядок).

Щодо вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування сіл, селищ та селищ міського типу

Пунктами 1 – 7 частини першої статті 37 Закону встановлено, що у сільських населених пунктах уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування вчиняють такі нотаріальні дії:

1) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;

2) посвідчують заповіти (крім секретних);

3) видають дублікати посвідчених ними документів;

4) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

5) засвідчують справжність підпису на документах;

6) видають свідоцтва про право на спадщину;

7) видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя.

Дії, передбачені пунктами 6 і 7 частини першої цієї статті, вчиняють уповноважені посадові особи органу місцевого самоврядування, які мають вищу юридичну освіту, досвід роботи у галузі права не менше трьох років, пройшли протягом року стажування у державній нотаріальній конторі або приватного нотаріуса, завершили навчання щодо роботи з єдиними та державними реєстрами, що функціонують в системі Міністерства юстиції України, та склали іспит із спадкового права у порядку, встановленому Міністерством юстиції України.

Згідно з підпунктом 1.2 Порядку вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2011 № 3306/5 (далі – Порядок-1), нотаріальні дії вчиняють посадові особи, на яких за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування покладено вчинення цих дій.

Відповідно до Положення про Міністерство розвитку громад та територій України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.04.2014 № 197 (далі – Положення), Міністерство розвитку громад та територій України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну регіональну політику, державну політику у сфері розвитку місцевого самоврядування, територіальної організації влади та адміністративно-територіального устрою.

Враховуючи вищенаведене, Міністерство юстиції України звернулось до зазначеного органу з проханням надати роз’яснення з приводу належності/неналежності селищ та селищ міського типу до сільських населених пунктів.

Листом Міністерства розвитку громад та територій України було повідомлено, що частиною першою статті 133 Конституції України встановлено, що систему адміністративно-територіального устрою України складають: Автономна Республіка Крим, області, райони, міста, райони в містах, селища і села.

Згідно з пунктом 13 частини першої статті 92 Конституції України виключно законами України визначається територіальний устрій України.

Конституційний Суд України, надаючи офіційне тлумачення згаданому конституційному положенню, дійшов висновку, що положення пункту 13 частини першої статті 92 Конституції України про те, що виключно законами України визначається "територіальний устрій України", треба розуміти так, що питання територіального устрою України, зокрема визначення змісту цього поняття, правового статусу і видів адміністративно-територіальних одиниць, повноваження органів щодо вирішення питань адміністративно-територіального устрою України, є питаннями загальнодержавного значення і врегульовуються лише законом (пункт 3 резолютивної частини рішення від 13.07.2001 № 11-рп (справа про адміністративно-територіальний устрій)).

На даний час відсутній закон, що комплексно регулює питання у сфері адміністративно-територіального устрою України, в тому числі й підстави та порядок віднесення населених пунктів до тієї чи іншої категорії, правовий статус, види та рівні адміністративно-територіальних одиниць тощо.

З огляду на відсутність відповідного законодавчого забезпечення, окремі аспекти зазначеного питання регулює Положення про порядок вирішення питань адміністративно-територіального устрою Української РСР, затверджене Указом Президії Верховної Ради Української РСР від 12.03.81 № 1654-X (яке відповідно до пункту 1 розділу XV "Перехідні положення" Конституції України є чинним в частині, що не суперечить Конституції України), згідно з преамбулою якого селища міського типу віднесено до міських населених пунктів, а села та селища незалежно від їх адміністративної підпорядкованості – до сільських.

В контексті наведеного також зауважено, що згідно з електронним довідником "Україна. Адміністративно-територіальний устрій", розміщеним на офіційному веб-порталі Верховної Ради України за посиланням:

http://static.rada.gov.ua/zakon/new/NEWSAIT/ADM/zmist.html (на даний час доступ до зазначеного ресурсу обмежено), селища міського типу належать до міських населених пунктів, а селища – до сільських.

Крім того, при щорічній оцінці чисельності населення Державна служба статистики України відносить жителів селищ міського типу до міського населення, а жителів селищ – до сільського.

Статус населених пунктів, як селищ міського типу, не передбачений Основним Законом і потребує врегулювання шляхом віднесення таких населених пунктів до одного із різновидів адміністративно-територіальних одиниць, передбачених Конституцією України.

Разом з тим населені пункти, які було віднесено до категорії селищ міського типу, продовжують існувати в такому статусі.

Таким чином, до відповідного законодавчого врегулювання селища міського типу належать до міських населених пунктів, а селища – до сільських.

Також поінформовано, що на розгляді Верховної Ради України перебуває проєкт Закону України "Про порядок вирішення питань адміністративно-територіального устрою України" (реєстр. № 4664 від 28.01.2021), яким, серед іншого, пропонується установити, що населені пункти, яким до дня набрання чинності цим Законом було присвоєно статус селищ міського типу, з дня набрання чинності цим Законом належать до категорії селищ, а селища віднести до сільських населених пунктів.

Окрім цього, на розгляді Верховної Ради України перебуває проєкт Закону України "Про дерадянізацію порядку вирішення окремих питань адміністративно-територіального устрою України" (реєстр. № 8263 від 05.12.2022), яким пропонується установити, що міста належать до міських, а селища та села – до сільських населених пунктів, а населені пункти, які до дня набрання чинності цим Законом було віднесено до категорії селищ міського типу, з дня набрання чинності цим Законом належать до категорії міст.

Отже, враховуючи викладену у листі Міністерства розвитку громад та територій України інформацію, посадові особи органу місцевого самоврядування селищ міського типу не мають повноважень щодо вчинення нотаріальних дій, визначених статтею 37 Закону.

Окремо слід зазначити, що система та гарантії місцевого самоврядування в Україні, засади організації та діяльності, правового статусу і відповідальності органів та посадових осіб місцевого самоврядування, а також правові, організаційні, матеріальні та соціальні умови реалізації громадянами України права на службу в органах місцевого самоврядування, загальні засади діяльності посадових осіб місцевого самоврядування, їх правовий статус, порядок та правові гарантії перебування на службі в органах місцевого самоврядування визначені Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" (далі – Закон-1) та Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування" (далі – Закон-2).

Посадовою особою місцевого самоврядування є особа, яка працює в органах місцевого самоврядування, має відповідні посадові повноваження у здійсненні організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримує заробітну плату за рахунок місцевого бюджету (абзац тринадцятий статті 1 Закону-1, частина перша статті 2 Закону-2).

Посадами в органах місцевого самоврядування є: виборні посади, на які особи обираються на місцевих виборах; виборні посади, на які особи обираються або затверджуються відповідною радою; посади, на які особи призначаються сільським, селищним, міським головою, головою районної, районної у місті, обласної ради на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України (стаття 3 Закону-2).

Відповідно до статті 54-1 Закону-1 староста затверджується сільською, селищною, міською радою на строк її повноважень за пропозицією відповідного сільського, селищного, міського голови, що вноситься за результатами громадського обговорення (громадських слухань, зборів громадян, інших форм консультацій з громадськістю), проведеного у межах відповідного старостинського округу.

Таким чином, староста є посадовою особою органу місцевого самоврядування, на яку у сільських населених пунктах може бути покладено обов’язок вчинення нотаріальних дій, визначених статтею 37 Закону.

Щодо вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, які були переміщені у зв’язку з тимчасовою окупацією окремих територій України

Адміністративно-територіальна одиниця – це компактна частина єдиної території України, що є просторовою основою для організації і діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування (абзаци другий, четвертий пункту 2 мотивувальної частини рішення Конституційного Суду України від 13 липня 2001 року № 11-рп (справа про адміністративно-територіальний устрій).

Згідно з абзацом двадцять шостим статті 1 Закону-1 територія територіальної громади є нерозривною територією, в межах якої територіальна громада здійснює свої повноваження щодо вирішення питань місцевого значення відповідно до Конституції і законів України, як безпосередньо, так і через органи місцевого самоврядування. Території територіальних громад є адміністративно-територіальними одиницями базового рівня, в рамках яких функціонують, зокрема сільські, селищні, міські ради та їх виконавчі органи.

Згідно з пунктом 7 статті 11 Закону України "Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України" тимчасово окупована російською федерацією територія України – це частини території України, в межах яких збройні формування російської федерації та окупаційна адміністрація російської федерації встановили та здійснюють фактичний контроль або в межах яких збройні формування російської федерації встановили та здійснюють загальний контроль з метою встановлення окупаційної адміністрації російської федерації.

Відповідно до статті 2 Закону-1 місцеве самоврядування в Україні визначається як гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади – жителів села чи добровільного об’єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста – самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення в межах Конституції і законів України.

Місцеве самоврядування здійснюється територіальними громадами сіл, селищ, міст як безпосередньо, так і через сільські, селищні, міські ради та їх виконавчі органи, а також через районні та обласні ради, які представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст.

Підпункт 5 пункту "б" частини першої статті 38 Закону-1 надає можливість виконавчим органам сільських, селищних, міських рад здійснювати делеговані повноваження щодо вчинення нотаріальних дій з питань, які законом належать до їх відання.

Враховуючи вищенаведене, зазначаємо, що механізм місцевого самоврядування має чітко виражений локально-територіальний характер, а відтак органи місцевого самоврядування в інтересах місцевих жителів мають забезпечувати ефективне і близьке до них управління, що природно вимагає їх присутності на території закріпленої за ними адміністративно-територіальної одиниці.

У розрізі проблематики, пов’язаної з тимчасовою окупацією частин території України, органи місцевого самоврядування можуть здійснювати делеговані повноваження щодо вчинення нотаріальних дій на неокупованих частинах, закріплених за цими органами територій територіальних громад (у разі, якщо такі території складаються з декількох населених пунктів), та відповідно переміщуватися в межах цієї території у більш безпечні її частини.

Проте у разі тимчасової окупації усієї території територіальної громади (у тому числі такої, яка складається лише з одного населеного пункту) та переміщення органів місцевого самоврядування на територію юрисдикції інших органів місцевого самоврядування, здійснення з цієї території зазначених делегованих повноважень переміщеними органами не вбачається за можливе.

Щодо зберігання документів нотаріального діловодства та архіву новосформованими територіальними громадами

Підпунктом 4 пункту 6-1 прикінцевих та перехідних положень Закону-1 визначено, що сформована територіальна громада є правонаступником усього майна, прав та обов’язків розформованої територіальної громади з урахуванням особливостей, визначених підпунктами 5 і 6 цього пункту.

Також слід зазначити, що в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі засновуються державні нотаріальні архіви, які є складовою частиною Національного архівного фонду і здійснюють тимчасове (до 75 років) зберігання нотаріальних документів (частина перша статті 23 Закону).

Пунктом 12 Положення про державний нотаріальний архів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 18.05.2009 № 870/5, встановлено, що архів приймає на зберігання реєстри для реєстрації нотаріальних дій та сформовані у справи примірники нотаріальних документів і книги обліку від посадових осіб органів місцевого самоврядування після закінчення 10-річного строку їх зберігання у порядку та з дотриманням вимог, встановлених законодавством.

При цьому загальні правила вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування визначені Порядком-1. Відповідно до пункту 2.12 Порядку-1 формування справ (нарядів) здійснюється відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5.

Щодо вчинення нотаріальних дій в приміщеннях центрів надання адміністративних послуг

Згідно з пунктом 2.1 Порядку-1 нотаріальні дії вчиняються в приміщенні органу місцевого самоврядування. В окремих випадках, коли фізична особа не може з’явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості вчинюваної нотаріальної дії, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії із зазначенням адреси, а також причини, з якої нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування.

Відповідно до частини першої статті 12 Закону України "Про адміністративні послуги" (далі – Закон-3) центр надання адміністративних послуг (далі – ЦНАП) – це постійно діючий робочий орган або виконавчий орган (структурний підрозділ) органу місцевого самоврядування або місцевої державної адміністрації, що зазначені у частині другій цієї статті, в якому надаються адміністративні послуги згідно з переліком, визначеним відповідно до цього Закону.

Частиною дев’ятою статті 12 Закону-3 передбачено, що за рішенням органу, що утворив центр надання адміністративних послуг, у такому центрі також може здійснюватися: 1) прийняття звітів, декларацій, скарг; 2) надання консультацій; 3) прийняття та видача документів, не пов’язаних з наданням адміністративних послуг; 4) укладення договорів і угод представниками суб’єктів господарювання, які займають монопольне становище на відповідному ринку послуг, які мають соціальне значення для населення (водо-, тепло-, газо-, електропостачання тощо); 5) надання суб’єктам звернення можливості самостійно звернутися за отриманням адміністративних послуг, які надаються в електронній формі, за допомогою безоплатного використання ними місць для самообслуговування.

З наведеного вбачається, що можливість виконання повноважень, визначених частиною першою статті 37 Закону, уповноваженими на це посадовими особами органу місцевого самоврядування, робочі місця яких розташовані в приміщенні ЦНАП, який є діючим робочим органом або структурним підрозділом органу місцевого самоврядування, Законом не обмежена за умови дотримання цього Закону та Порядку-1, у тому числі щодо вчинення нотаріальної дії в приміщенні органу місцевого самоврядування.

Щодо здійснення контролю за діяльністю уповноважених на це посадових осіб органів місцевого самоврядування

Вичерпний перелік повноважень Нотаріальної палати України визначений статтею 16 Закону. Так, до повноважень Нотаріальної палати України належать: представлення інтересів нотаріальних палат та нотаріусів у державних та інших установах; забезпечення захисту соціальних та професійних прав нотаріусів; участь у проведенні експертиз законопроектів з питань, пов’язаних з нотаріальною діяльністю; забезпечення підвищення кваліфікації нотаріусів та їхніх помічників; контроль за дотриманням нотаріусами правил професійної етики та інші повноваження.

Метою ж професійного самоврядування нотаріусів є об’єднання на професійній основі зусиль нотаріусів для виконання покладених на них Законом обов’язків і забезпечення їхніх прав, представництво професійних інтересів нотаріусів у державних органах, органах місцевого самоврядування, у відносинах з іншими юридичними особами, захист професійних інтересів та соціальних прав нотаріусів, сприяння підвищенню професійного рівня нотаріусів та надання їм методичної допомоги, захисту інтересів фізичних і юридичних осіб при заподіянні їм шкоди внаслідок незаконних дій або недбалості нотаріуса.

З наведеного вбачається, що питання контролю за діяльністю уповноважених на це посадових осіб органів місцевого самоврядування виходить за межі повноважень Нотаріальної палати України, визначених Законом.

При цьому повідомляємо, що безпосередньо до Міністерства юстиції України, а також його територіальних органів надходять листи від органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, Центрів надання адміністративних послуг та професійних громадських організацій, за результатом розгляду яких в межах повноважень постійно надаються роз’яснення з порушених питань.

Протягом 2019 – 2022 років відповідно до пункту 14 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, Міністерством юстиції України проведено понад 5000 перевірок за зверненнями фізичних та юридичних осіб.

В той час як випадки надходження звернень щодо вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування за аналогічний період мають поодинокий характер.

Окремо слід зазначити, що вимоги до посадових осіб органів місцевого самоврядування визначені статтею 5 Закону-2 та Типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженими наказом Національного агенства України з питань державної служби від 07.11.2019 № 203-19. Дотримання зазначених вимог та наявність рішення відповідного органу місцевого самоврядування про покладення повноважень з вчинення нотаріальних дій цілком достатньо для вчинення зазначеними особами найпоширеніших нотаріальних дій, зокрема визначених пунктами 1 – 5 частини першої статті 37 Закону.

Водночас нотаріальні дії, передбачені пунктами 6 і 7 частини першої статті 37 Закону, наразі не вчиняються уповноваженими посадовими особами органу місцевого самоврядування з огляду на відсутність осіб, уповноважених на їх вчинення.

Щодо надходження до нотаріусів підроблених, дефектних, оформлених з порушенням законодавства документів

Нотаріус або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам, встановленим у статті 47 цього Закону, або містять відомості, передбачені частиною третьою статті 47 цього Закону (стаття 49 Закону).

Нотаріус або посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, у разі виявлення під час вчинення нотаріальних дій порушення законодавства негайно повідомляє про це відповідні правоохоронні органи для вжиття необхідних заходів. Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус або посадова особа, які вчиняють нотаріальні дії, вправі залишити цей документ і надіслати його до експертної установи (експерта) для проведення експертизи, оплата якої здійснюється в установленому законом порядку (стаття 51 Закону).