Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві промислової політики України

9.1.8. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксовано в положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

9.1.9. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа й відповідати на питання "про що?", "чого?". Формувати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на папері формату А5 (148 х 210), дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються для текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

9.1.10. Якщо документ складається з двох і більше сторінок, друга й наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

9.2. Підготовка проектів розпорядчих документів вищих органів влади

9.2.1. Підготовка й подання проектів законів України, актів (указів і розпоряджень) Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України здійснюються згідно з Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 червня 2000 року N 915, з внесеними змінами та доповненнями.

9.3. Складання й оформлення розпорядчих документів

9.3.1. Керівні рішення, що приймаються Міністром, видаються у формі розпорядчих документів (наказів і доручень). Рішення перших заступників та заступників Міністра видаються у формі доручень.

9.3.2. В окремих випадках розпорядження видаються й підписуються першими заступниками та заступниками Міністра, але тільки з питань, що відносяться до напряму їхньої роботи.

Керівниками самостійних структурних підрозділів також можуть видаватись розпорядження, у межах повноважень, визначених Положеннями про самостійні структурні підрозділи.

9.3.3. Підготовка проектів розпорядчих документів (наказів, доручень), їхнє узгодження з іншими структурними підрозділами й керівництвом Міністерства повинні здійснюватися виключно працівниками Міністерства. Використання для цього працівників підпорядкованих підприємств та організацій забороняється.

9.3.4. Організаційно-розпорядчі документи оформляються відповідно до вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації".

9.3.5. Зміст наказу чи розпорядження не повинен суперечити раніше виданим з даного питання розпорядчим документам, інакше дія попереднього розпорядчого документа повинна бути призупинена.

9.3.6. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

9.3.7. Констатуюча частина містить в собі такі елементи:

- вступ (із зазначенням причин видання наказу);

- доведення (з переказом головних фактів);

- висновок (з викладенням мети видання наказу).

У наказах, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів влади, констатуюча частина може бути відсутньою. Замість неї дається посилання на дату й номер цього розпорядження.

9.3.8. Розпорядча частина наказу позначається словом "Наказую" і складається з пунктів, кожний з яких визначає дію, термін виконання, відповідального за виконання.

Встановлені терміни повинні бути достатніми для якісного виконання.

9.3.9. У разі, коли доручення дається керівникам підприємств (організацій, установ), контроль за виконанням такого доручення покладається на керівника самостійного структурного підрозділу, якому підпорядковано підприємство (організація, установа).

В останньому пункті розпорядчої частини визначають особу, якій доручено контроль за виконанням всього розпорядчого документа. Контроль за виконанням наказів та розпоряджень Міністра покладається на перших заступників та заступників Міністра відповідно до напрямків їх діяльності. У випадках, коли контроль в них покладено на Міністра, контроль за термінами виконання наказів та розпоряджень здійснює Департамент адміністративно-господарського забезпечення, в інших випадках - безпосередньо відповідальні за діловодство перших заступників та заступників Міністра.

9.3.10. До наказу додається листок узгоджень (додаток 13), який друкується на останній сторінці наказу. Якщо текст наказу вміщується на одній сторінці, то листок узгоджень має бути розташований на зворотному боці аркуша.

9.3.11. На листку узгоджень, крім відповідних віз, міститься вказівка щодо розсилки Відділом організаційної роботи копій розпорядчого документа. Копії надсилаються всім виконавцям доручень, що містяться в наказі чи розпорядженні; підрозділу, який підготував розпорядчий документ; особам і підрозділам, яких він стосується; особі, на яку покладено контроль за виконанням наказу чи розпорядження. Якщо в розпорядчому документі є терміни виконання, то в розсилці вказується й відділ контролю Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

9.3.12. Проект наказу, завізований керівником самостійного структурного підрозділу, що його готував, подається літредактору на редагування й директору Департаменту адміністративно-господарського забезпечення для перевірки відповідності проекту вимогам даних положень.

9.3.13. Після перевірки літредактором і директором Департаменту адміністративно-господарського забезпечення проект наказу погоджується з такими посадовими особами і в такій послідовності: з керівниками структурних підрозділів, які призначені виконавцями доручень; з начальником Управління кадрів (якщо в розпорядчому документі є доручення, пов'язані з кадровими питаннями), з начальником Управління юридичного забезпечення, з першими заступниками й заступниками Міністра (якщо документом передбачено вирішення питань їх компетенції).

До Управління юридичного забезпечення наказ подається повністю опрацьованим і завізованим керівниками усіх зацікавлених підрозділів. Внесення подальших змін до його тексту не допускається без повторного узгодження з правовою службою.

Підписаний Міністром наказ реєструється у Відділі організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення та заноситься в електронному вигляді до інформаційної бази даних.

9.3.14. У випадках, коли посадова особа не погоджується з проектом наказу або розпорядження чи окремими його пунктами, в листку узгоджень ставиться відповідна помітка ("не погоджуюсь", "зауваження й пропозиції додаються" тощо) з підписом. Зауваження й пропозиції до проекту наказу викладаються на окремому аркуші й обов'язково доводяться до відома керівника, який підписує цей проект.

9.3.15. Керівник самостійного структурного підрозділу, що готує проект наказу (розпорядження), несе відповідальність за зміст і своєчасність його підготовки, за узгодженість термінів виконання завдань наказу з датами його реєстрації.

9.3.16. У випадках стислих строків виконання завдань наказу структурний підрозділ повинен розпочинати роботу над завданням одразу ж після узгодження проекту розпорядчого документа з відповідним першим заступником чи заступником Міністра або начальником структурного підрозділу, на що ці посадові особи дають відповідне доручення.

9.4. Датування документів

9.4.1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

9.4.2. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться в один рядок у такій послідовності: число та місяць - двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (наприклад: 26.02.2002). У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, а також при реєстрації розпорядчих документів застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат (наприклад: 30 травня 2001 року).

9.4.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

9.4.4. Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їхнім проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

9.4.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

9.5. Погодження документів

9.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у Міністерстві (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їхньої компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) - внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються Міністром невідкладно. Начальник Управління організаційного та інформаційно-аналітичного забезпечення роботи Міністра забезпечує мінімальні витрати часу на розгляд та надання Міністру для підпису документів та несе персональну відповідальність за необґрунтовані затримки розгляду та підпису документів.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

9.5.2. Формою внутрішнього погодження проекту документа є його візування посадовою особою. Віза включає в себе: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначається найменування посади цієї особи.

Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа (якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа не вистачає).

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.

9.5.3. Зауваження й пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

9.5.4. При підписанні вихідних листів, підготовлених на виконання актів та доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної виконавчої влади, звернень та запитів народних депутатів України, звернень та скарг громадян, обов'язковим мають бути візи

- виконавця;

- керівника підрозділу виконавця;

- керівника самостійного підрозділу;

- літредактора;

- начальника Управління юридичного забезпечення;

- заступника Міністра за напрямком.

Перші заступники, заступники Міністра візують проекти рішень колегій Міністерства, доручення Міністра та вихідні листи на виконання актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, звернень та запитів народних депутатів України, звернень громадян відповідно до їх компетенції, згідно з розподілом функціональних обов'язків між керівництвом Міністерства.

Оптимальний порядок візування і підписання організаційно-розпорядчих та вихідних документів подано у додатку N 18.

9.5.5. Усі внутрішні розпорядчі та вихідні документи, пов'язані з фінансово-економічними питаннями, в тому числі: проекти законів України, актів Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та листування з центральними органами виконавчої влади і місцевими органами самоврядування обов'язково візуються директором Департаменту фінансово-економічного забезпечення промисловості, а в разі його відсутності - заступником, який його заміщає.

Усі внутрішні розпорядчі та вихідні документи щодо передачі майна та реформування власності (утворення, реорганізацію, ліквідацію) підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства, візуються начальником Управління реформування власності.

Обов'язково має бути віза директора Департаменту адміністративно-господарського забезпечення на проектах рішень колегій та вихідних листах Міністерства з питань виконання актів та доручень Президента України, Верховної Ради та Кабінету Міністрів України.

9.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе такі елементи: слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), її особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.

9.5.7. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

9.5.8. У разі коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

9.6. Засвідчення документів

9.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження й проставлення печатки.

9.6.2. Документи в Міністерстві підписуються Міністром, першими заступниками та заступниками Міністра у межах повноважень, визначених Положенням про Міністерство промислової політики України, Регламентом Мінпромполітики України та іншими чинними нормативно-правовими актами.

Рівень підпису вихідних документів повинен відповідати рівню підпису вхідних документів, на які дається відповідь, але не нижче директорів департаментів.

Міністр або особа, що заміщує його у разі відсутності (згідно з відповідним наказом), підписує накази, розпорядження та доручення по Міністерству; вихідні документи, які надсилаються Президенту України, Главі Секретаріату Президента України, Голові Верховної Ради України, народним депутатам України, Прем'єр-міністру, Першому віце-прем'єр-міністру України, Прем'єр-міністрам України подання щодо продовження терміну виконання доручень Кабінету Міністрів України. Детальний порядок проходження й виконання документів в Мінпромполітики встановлено наказом Міністра від 15.11.2006 р. N 420.

Документи, що надсилаються підпорядкованим підприємствам та організаціям галузі, підписуються керівництвом Міністерства або директорами департаментів відповідно до їхньої компетенції.

9.6.3. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.

9.6.4. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

9.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує усі примірники.

9.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, що залишається у справі підрозділу-автора, а на місця розсилаються засвідчені Департаментом адміністративно-господарського забезпечення примірники.

9.6.7. У разі підписання документа кількома особами їхні підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

У разі підписання документа кількома особами однакових посад підписи розміщуються на одному рівні.

9.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем.

9.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

9.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 14).

9.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Міністерства.

9.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

9.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

9.6.14. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа.

9.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах), договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік документів, що завіряються гербовою печаткою, з визначеним правом підпису приведено в додатку 15.

Печатка, яка відтворює найменування Міністерства або його структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються до інших установ, і на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

9.6.16. Гербова печатка знаходиться у відповідальної особи, визначеної наказом Міністра, за поданням директора Департаменту адміністративно-господарського забезпечення, яка несе персональну відповідальність за правильність засвідчення всіх документів, що скріплюються гербовою печаткою в Міністерстві згідно з чинним законодавством України.

9.7. Адресування документів

9.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їхні найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього й четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку й на кожному документі зазначається тільки один адресат.

9.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

9.8. Резолюція

9.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки про виконання документа.

9.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, у резолюції обов'язково має бути визначений відповідальний виконавець, якому надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

9.8.3. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. При цьому не допускається повторно давати завдання виконавцю, який вже отримав його згідно з попередньою резолюцією.

9.8.4. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

9.8.5. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат". У разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документів та уточнюються виконавці, допускається написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках.

9.8.6. При призначенні керівників департаментів, управлінь і відділів виконавцями завдання, що не відповідає функціональним обов'язкам підрозділу, негайно порушувати питання про зміну виконавця перед посадовою особою, яка доручила це завдання.

При зміні, за клопотанням начальників структурних підрозділів, резолюції керівництва Міністерства стосовно виконавця або терміну виконання доручення, негайно доводити це до відома директора Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

9.9. Відмітки про проходження й виконання документів

9.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України й дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовним графіком, який розробляється керівником структурного підрозділу, відповідального за реалізацію завдання, включає контрольні строки й етапи виконання і подається відділу контролю та перевірки виконання в 3-денний строк після отримання доручення;

- проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів і доручень Президента України, що надсилаються до Міністерства Кабінетом Міністрів України, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного строку від дня підписання таких документів, якщо інший строк не зазначений в документі;

- запити й звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно в 10- та 5-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

- датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України й дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.

9.9.2. Під час проходження документів в Міністерстві робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування Міністерства, дата надходження документа, індекс документа);

- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

- про виконання документа й направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

- про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа (слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

9.9.3. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища й номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

9.10. Оформлення копій документів

9.10.1. Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу Міністра, перших заступників та заступників Міністра з питань, що входять до сфери їхньої діяльності згідно з розподілом обов'язків. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

9.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту "Підпис".

9.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа і його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою Міністерства (негербовою). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

9.11. Оформлення додатків до документів

9.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

9.11.2. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками самостійних структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку й кількості їхніх примірників, наприклад:

Додаток: Довідка про стан виконавської дисципліни в Мінпромполітики України за 6 місяців 2002 року на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Наказ від 24 січня 2002 року N 21 і додаток до нього, всього на 4 арк. у 2 прим.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

9.12. Підготовка й оформлення документів до засідань колегіальних органів

9.12.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їхньої роботи й в міру потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

Керівники самостійних структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

9.12.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 10 днів до засідання. Ці документи включають:

- доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення колегіального органу, а в разі потреби й проект наказу;

- довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

9.12.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їхніх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.

9.12.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

9.12.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Міністерства.

9.12.6. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд і перевіряє їхню наявність та правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

9.12.7. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і в разі потреби чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.

Примітка. Докладно робота колегіальних органів (зокрема, колегії Міністерства) регламентується Положеннями про них, які розробляються з урахуванням даного розділу Інструкції.

9.13. Оформлення документів про відрядження

9.13.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження Міністерства.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник самостійного структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я заступника Міністра згідно підпорядкування зазначає куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява, технічне завдання) разом з проектом наказу й посвідченням про відрядження передається Міністру, як правило, не пізніш як за три доби до початку відрядження.

Подавати на підпис посвідчення на службові відрядження за кордон для керівного складу Міністерства необхідно при наявності доручення Кабінету Міністрів України, а в межах України при наявності доручення Кабінету Міністрів України чи Міністра.

Для реєстрації посвідчень про відрядження відділом організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення ведеться спеціальний журнал за формою:

9.13.2. За результатами відрядження складаються звіти на ім'я Міністра. Указані документи мають бути аргументованими і стислими (до 5-и сторінок - за результатами комплексних перевірок, до 3-х - інших) з висвітленням позитивної роботи, виявлених недоліків та їхніх причин, відповідальних за це посадових осіб та пропозиціями щодо вжиття необхідних заходів та авансовий звіт за встановленою формою.

Наслідки перевірок, як правило, обговорюються на місцях, а для прийняття відповідного рішення - у триденний термін доповідаються Міністру, першому заступнику Міністра, заступнику Міністра за напрямком, директору департаменту.

Після повернення з відрядження за кордон працівники Міністерства зобов'язані у 7-денний термін подати до Департаменту зовнішньоекономічних зв'язків копію затвердженого технічного завдання, директив та звіту за результатами відрядження. Вищезгаданий Департамент їх узагальнює та інформацію щодо виконання директив, вказівок і технічних завдань працівниками Міністерства у відрядженнях за кордон подає до Міністерства закордонних справ України.

Завізований авансовий звіт разом із затвердженим звітом про виконання завдань на відрядження здається до Відділу фінансування, бухгалтерського обліку та звітності по апарату Міністерства.

10.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається директором Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

10.2. Розмноження актів Президента України, Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, звернень та запитів народних депутатів України, звернень громадян, наказів і розпоряджень з основної діяльності Міністерства, матеріалів колегії, протоколів нарад у Міністра та матеріалів обробки вхідної кореспонденції здійснює Департамент адміністративно-господарського забезпечення з метою негайного доведення їх до виконавців.

Тиражування документів здійснюється згідно оформлених заявок за підписом керівника відповідного структурного підрозділу за формою:

10.3. Обсяги тиражування реєструються в спеціальному журналі обліку розмноження документів за формою:

11.1. Вихідні документи обробляються відділом організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення й надсилаються централізовано в день їхнього одержання від структурних підрозділів.

Не допускається надсилання або передача документів без їхньої реєстрації в відділі організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

11.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність усіх необхідних підписів на документі й додатках до нього;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів;

- наявність віз на копії документа, що залишається в справах Міністерства.

11.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

11.4. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться в конверті.

11.5. Документи, які доставляються працівниками відділу організаційної роботи, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

11.6. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Міністерстві. В інші установи надсилаються їхні другі примірники або копії.

12.1. Завдання й порядок контролю за виконанням документів

12.1.1. Завдання контролю полягає в забезпеченні своєчасного та якісного виконання документів.

12.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, протоколів засідань Кабінету Міністрів України й Урядових комітетів, запитів і звернень народних депутатів України, звернень громадян, рішень колегії, наказів, розпоряджень і доручень керівництва Міністерства.

12.1.3. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами й дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України й Голови Верховної Ради України, здійснює один із заступників Міністра відповідно до розподілу обов'язків.

Безпосередній контроль за виконанням зазначених та інших першочергових завдань вищого рівня й керівництва Міністерства покладається на відділ контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

Контроль за виконанням листів підприємств, організацій, науково-дослідних установ, зарубіжних посольств, консульств, центральних органів виконавчої влади тощо здійснюється самостійними структурними підрозділами.

Розподіл доручень на ті, що контролюються централізовано, і ті, що контролюються структурними підрозділами, визначається директором Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.

12.1.4. Відповідальність за виконання документа несуть керівники структурних підрозділів, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні тощо) або в резолюції керівництва Міністерства, і безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання є той, на кого покладено скликання, а за неякісне виконання - і той співвиконавець, з вини якого це сталося.

12.2. Строки виконання документів

12.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Терміни виконання можуть бути вказані в самому документі або встановлені актами законодавства.

12.2.2. Актами законодавства встановлені такі терміни виконання:

- депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України (якщо запит отримано від Кабінету Міністрів України - у 15-денний термін з дня реєстрації у Секретаріаті Уряду);

- звернення народного депутата України - протягом не більш 10 днів з дня одержання (якщо звернення отримано від Кабінету Міністрів України - у 10-денний термін з дня реєстрації у Секретаріаті Уряду);

- листи-доручення та листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну;

- документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день;

- документи з позначкою "негайно", "невідкладно" - в день його отримання;

- документи без зазначення строку виконання - протягом 30 календарних днів;

- звіт бухгалтерський та баланс річний: розгляд, затвердження й повідомлення рішень за ними в 15-денний строк з дня одержання;

- телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - протягом 2 днів, решта - протягом 10 днів.

12.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі неможливості виконання актів та доручень вищих органів державної влади в установлені строки готуються подання щодо їх перенесення в такому порядку:

- не пізніше ніж за 5 днів до закінчення строку заступник Міністра, відповідальний за виконання документа, який Міністерство отримало безпосередньо від Президента України, особисто подає Міністру проект подання Главі Адміністрації Президента України про перенесення встановленого строку виконання з обґрунтуванням причин, що призвели до цього;

- у разі неможливості виконання в установлені строки доручення Президента України, що надіслане до виконання Кабінету Міністрів України, заступник Міністра, відповідальний за виконання, подає Міністру проект подання Главі Секретаріату Президента України про перенесення встановленого строку виконання й проект листа за належністю Прем'єр-міністру, Віце-прем'єр-міністру з обґрунтуванням причин, що призвели до цього, за 7 днів до закінчення строку виконання;

- у разі неможливості виконання в установлені строки доручення Кабінету Міністрів України, заступник Міністра, відповідальний за виконання, подає Міністру проект подання за належністю Прем'єр-міністру, Віце-прем'єр-міністру з обґрунтуванням причин, що призвели до цього, за 5 днів до закінчення строку виконання.

Проекти подання про продовження строків виконання й лист Кабінету Міністрів України з цього питання підписує Міністр.

Якщо запит чи звернення народного депутата України з об'єктивних причин не може бути виконаний у встановлений термін, відповідний лист з проханням щодо продовження строку їх виконання за підписом Міністра повинен бути направлено до Голови Верховної Ради України та народного депутата, який звертався з даною проблемою. Але загальний строк розгляду депутатського запиту чи звернення не повинен перевищувати одного місяця після одержання документа.

12.2.4. Розглядає й встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами й дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Міністр особисто (відразу після реєстрації документа).

12.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо в дорученні не зазначено інше.

12.3. Здійснення контролю за виконанням документів

12.3.1. Контроль за виконанням документів у Міністерстві здійснюється відділом контролю виконання актів і доручень Президента, Верховної Ради, Кабінету Міністрів України Департаменту адміністративно-господарського забезпечення й включає такі види робіт: