Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства

8.11.7. У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення долучення (вилучення) повторно прошивається перед документом. Долучений документ нумерується. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Відомості про дату долучення (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі в графі "Примітки".

8.12. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років) зберігання, які віднесені до розділу 1 номенклатури справ.

8.12.1. Внутрішній опис (додаток 19) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, імена, по батькові осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати документів, їх заголовки, номери за реєстром та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи (наряду) вказується також кількість відсутніх документів та відповідних актів (довідок).

8.12.2. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводиться цифрами та літерами кількість нотаріально посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується завідувачем контори, архіву чи приватним нотаріусом.

8.12.3. Якщо справу оправлено в наряд (том), то внутрішній опис прошивається на початку наряду (тому), а засвідчувальний напис справи прошивається в кінці наряду (тому).

8.12.4. Зміни в складі документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями та ін.) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду, постанова слідчого органу тощо).

8.13. З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці кожної справи на спеціально вшитому чистому аркуші, а в книгах і журналах на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис (додаток 20). Доклеювання засвідчувального напису не допускається.

8.13.1. У засвідчувальному написі зазначається цифрами і літерами кількість аркушів у справі (наряді) та окремо через знак "+" (плюс) - кількість аркушів внутрішнього опису.

8.13.2. У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені, зруйновані аркуші, залиті чорнилом), довідки-замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів - їх кількість, наявність актів, довідок, літерних та пропущених номерів аркушів.

8.13.3. У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами) - назва документа, у графі 2 - присвоєні сторінкам номери.

8.13.4. Засвідчувальний напис підписується завідувачем контори, архіву, приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі.

8.13.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

8.14. Підшивання документів у справи (наряд) здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу (наряд) робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см.

8.14.1. Підшивання здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

8.14.2. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.

8.14.3. Підшивання справ повинно виконуватися періодично, але не пізніше ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві.

Для погодження з державним нотаріальним архівом надаються описи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, підсумковий запис номенклатури справ за кожен рік.

8.15. Обкладинки справ (нарядів) оформляються за встановленою формою (додаток 21) .

8.15.1. Обкладинки справ (нарядів) з документами, які підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, повинні бути виготовлені з твердого картону завтовшки 2-3 мм.

8.15.2. Написи на обкладинках справ (нарядів), книг, журналів повинні бути виконані без скорочень і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом.

8.16. На обкладинках справ, книг, журналів обов'язково вказуються:

найменування контори, прізвище, ім'я по батькові нотаріуса, нотаріальний округ, найменування справи (наряду), строк її зберігання;

якщо справа (наряд) складається з декількох томів, то - порядковий номер чергового тому;

рік початку і закінчення справи (наряду) вказується арабськими цифрами, число, місяць - літерами. Дати початку і закінчення справи (наряду) повинні відповідати крайнім датам документів, які в ній підшиті;

номер справи (наряду) за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом;

номер опису та номер архівного фонду - простим олівцем.

8.17. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх у державний нотаріальний архів або на зберігання до архіву нотаріуса, або на знищення повинні зберігатися у шафах (кімнатах), що замикаються і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.

Зберігання документів, виготовлених із застосуванням обчислювальної техніки (таблиці, викопіювання, розрахунки тощо), провадиться за загальними правилами.

8.18. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяються.

8.18.1. У виняткових випадках за наявності передбаченого та належним чином оформленого процесуального документа суду, органу прокуратури чи досудового слідства таке вилучення провадиться з відома завідувача контори, архіву, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який вилучено, і процесуального документа, на підставі якого здійснено вилучення.

8.18.2. Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом у випадках, передбачених чинним законодавством.

9.1. Справи (наряди) контори, приватного нотаріуса підлягають оформленню при їх заведенні та по закінченні року.

9.1.1. По закінченні року особи, які відповідають за загальне та нотаріальне діловодство в конторі, приватний нотаріус проводять підготовку справ до архівного зберігання і уточнюють систематизацію документів у справах (нарядах), проводять оформлення справ (нарядів). Справи (наряди) постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання вміщуються у тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.

9.1.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ (нарядів).

Повному оформленню підлягають справи (наряди) постійного та тривалого (понад 10 років) терміну зберігання.

9.1.3. На справи постійного і тривалого (понад 10 років) строку зберігання складаються окремі описи.

Описи справ складаються за встановленою формою (додатки 22, 23).

9.1.4. Опис справ (нарядів) складається особою, відповідальною за діловодство контори, чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:

описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;

заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком або за типовою номенклатурою справ";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про передачу справ, знищення справ тощо;

кожна справа (наряд) вноситься до опису за самостійним порядковим номером. Якщо справа (наряд) складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису справ (наряд) підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю;

у кінці опису справ робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.

9.2. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

9.3. У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____", а графи 4, 5 опису не заповнюються.

9.4. Наприкінці кожного річного розділу опису справ постійного зберігання після останньої описової статті складається засвідчувальний напис.

9.5. Опис справ постійного строку зберігання, тобто тих справ, що надалі передаватимуться до державного нотаріального архіву, складається у чотирьох примірниках, підписується завідувачем контори чи приватним нотаріусом.

9.6. Описи справ постійного зберігання підлягають обов'язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві.

Експертна комісія (далі - ЕК) організовує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.

Для узгодження до державного нотаріального архіву надсилаються всі чотири примірники опису.

9.7. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, погоджується з відповідним державним нотаріальним архівом та схвалюється ЕК.

9.8. Документи із строком зберігання до 10 років включно в справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.

9.9. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років включно до державного нотаріального архіву не здаються.

9.10. Справи (наряди) тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню.

Допускається зберігання справ (нарядів) тимчасового (до 10 років включно) зберігання у швидкозшивачах, аркуші справ не нумеруються, засвідчувальні написи і внутрішні описи не складаються.

9.11. Під час підготовки справ (нарядів) до наступного архівного зберігання обов'язково проводиться експертиза цінності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх для наступного зберігання або знищення.

9.12. Організація роботи з експертизи цінності документів здійснюється постійно діючою комісією, що створюється у складі не менше трьох осіб управлінням юстиції.

9.13. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акти про вилучення для знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню (додаток 24).

9.14. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, здійснюються після підготовки конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання за цей самий період.

9.15. Підготовлені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про вилучення справ (документів) для знищення, не внесених до Національного архівного фонду, розглядаються ЕК.

Схвалений ЕК акт про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягає зберіганню, затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом тільки після затвердження та погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання, після чого фондоутворювач має право знищувати документи.

9.16. Справи (документи) включаються до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт.

Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 року, з урахуванням приміток, зазначених у Типовій номенклатурі справ.

9.17. Акт про вилучення для знищення справ (документів), не внесених до Національного архівного фонду, складається в трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Акти про вилучення для знищення справ (документів), не внесених до Національного архівного фонду, мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

9.18. Справи (документи), відібрані для знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються у конторі, архіві, приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що вилучені для знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що в акті робиться позначка.

10.1. Підготовка й оформлення нотаріальних документів та групування їх у справи (наряди) для архівного зберігання приватного нотаріуса включають перевірку правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у передбачених законодавством випадках - копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення справ (нарядів) та відповідність їх номенклатурі.

10.2. З моменту оформлення у справу (наряд) документи зберігаються в архіві приватного нотаріуса.

10.3. На зберігання до архіву приватного нотаріуса переходять справи (наряди) нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені діловодством документи довідкового та облікового характеру відповідно до затверджених номенклатурою справ.

10.4. При підготовці документів для архівного зберігання приватний нотаріус проводить звірку наявності нотаріальних документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій та відповідної номенклатури справ.

Відмітка щодо проведеної нотаріусом звірки вказується наприкінці внутрішнього опису справ та ним підписується (наприклад: "Наявність документів звірено з реєстром для реєстрації нотаріальних дій", дата, підпис).

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ (нарядів) приватний нотаріус зобов'язаний їх усунути.

10.5. Відповідно до затверджених описів приватний нотаріус зобов'язаний провести звірку наявності кожної справи (наряду).

У кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться відмітки про наявність тієї або іншої справи (наряду). Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ (нарядів), що надійшли до архіву нотаріуса, проставляються номери справ (нарядів), що відсутні, дата надходження до архіву нотаріуса та підпис приватного нотаріуса.

10.6 У разі втрати документів нотаріального діловодства приватний нотаріус повинен негайно доповісти начальнику управління юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.

До приватного нотаріуса, з вини якого втрачено документи нотаріального діловодства або знищено архів нотаріуса, застосовуються заходи, передбачені чинним законодавством.

10.7. Особа, нотаріальна діяльність якої припинена (у тому числі в зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю), зобов'язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений за рішенням управління юстиції, але не більше одного разу і лише на один місяць.

10.8. У разі неможливості або відмови приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок покладається на управління юстиції, яке, у разі необхідності, залучає до цього представників органів внутрішніх справ.

10.9. Справи (наряди) повинні бути сформовані відповідно до цих Правил і передаються приватним нотаріусом до державного нотаріального архіву відповідно до затверджених описів.

10.10. У кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери справ, що відсутні, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

10.10.1. Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.

10.10.2. Надходження документів до державного нотаріального архіву оформляється актом приймання-передавання (додаток 25), що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий примірник - долучається до реєстраційної справи приватного нотаріуса.

10.10.3. Якщо за станом здоров'я або з інших причин, а також у зв'язку зі смертю приватного нотаріуса здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ (додатки 26, 27, 28) та акта про вилучення справ (документів) приватного нотаріуса (додаток 29) провадить комісія відповідного Головного управління юстиції.

(1) У цій та інших формах зазначається яким (державним чи приватним) нотаріусом (нотаріальної контори чи нотаріального округу) вчиняється нотаріальна дія.

(2) За такою формою відповідно до вимог статті 1298 ЦК України видається свідоцтво про право на спадщину кожному із спадкоємців, якщо спадщину прийняло кілька спадкоємців.

(3) У разі застосування до спадщини положень Цивільного кодексу УРСР (1963 року) указується відповідна стаття за цим Кодексом.

(4) У разі неоформлення одним із спадкоємців своїх спадкових прав указується частка, на яку свідоцтво не видавалося.

(5) У разі, якщо право власності на майно підлягає державній реєстрації, про це зазначається у тексті свідоцтва.

(1) У разі неоформлення одним із спадкоємців своїх спадкових прав указується частка, на яку свідоцтво не видавалося.

(2) У разі, якщо право власності на майно підлягає державній реєстрації, про це зазначається у тексті свідоцтва.