Про затвердження Інструкції про особливості направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства України з питань надзвичайних ситуаці

На виконання пункту 11 постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 року N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон", відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31.03.98 за N 218/2658, з метою визначення особливостей направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон

1. Затвердити Інструкцію про особливості направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам департаментів та самостійних підрозділів центрального апарату Міністерства, керівникам органів управління (підрозділів) цивільного захисту МНС у своїй практичній роботі дотримуватися вимог цієї Інструкції.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МНС України від 19.12.2002 N 331 "Про затвердження Інструкції про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Міністерства з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08.07.2003 за N 560/7881.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Скіб'яка А.Ю.

Ця Інструкція визначає єдиний порядок службових відряджень і поширюється на осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту МНС.

1.1. Службовим відрядженням вважається поїздка осіб рядового та начальницького складу (далі - особи) органів і підрозділів цивільного захисту МНС (далі - органи управління (підрозділи)) за рішенням керівника установи, начальника (командира) органу управління (підрозділу) на певний строк в іншу місцевість для виконання службового завдання поза пунктом постійного або тимчасового розквартирування органу управління (підрозділу), у якому особи проходять службу.

1.2. Органи управління (підрозділи) здійснюють реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження, у Журналі реєстрації посвідчень про відрядження за формою згідно з додатком до цієї Інструкції.

1.3. Органи управління (підрозділи), що відряджають осіб, зобов'язані забезпечити їх грошовими коштами (авансом) у розмірах, визначених Нормами відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 року N 663 (далі - Норми відшкодування витрат на відрядження). Аванс відрядженим видається готівкою або перераховується у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

1.4. Підтвердними документами є розрахункові документи відповідно до Законів України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та "Про оподаткування прибутку підприємств".

1.5. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), норми яких встановлені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 23 квітня 1999 року N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (далі - постанова Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663).

1.6. На особу, яка перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того органу управління (підрозділу), установи (організації), до якої вона відряджена. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

1.7. Якщо особа спеціально відряджена для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо особа відбуває у відрядження у вихідний день, то їй після повернення з відрядження надається інший день відпочинку.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення особи з відрядження у вихідний день, то їй може надаватися інший день відпочинку.

1.8. За відрядженою особою зберігаються посада та грошове забезпечення за час відрядження, у тому числі й за час перебування в дорозі.

1. Направлення у відрядження у межах України

1.1. У службові відрядження особи можуть направлятися в разі справжньої потреби та за наявності коштів на відрядження за рішенням таких посадових осіб.

1.2. З центрального апарату МНС - Міністра або одного із заступників Міністра, якому надані такі повноваження відповідним наказом, за обов'язковим погодженням з заступником Міністра - куратором фінансового напрямку.

1.3. З урядових органів державного управління, що діють у складі МНС, - керівника урядового органу державного управління.

1.4. З головних управлінь (управлінь) МНС в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі - начальника головного управління (управління), його заступника.

1.5. З органів управління (підрозділів), які утримуються на самостійних штатах, - начальника (командира) органу управління (підрозділу).

1.6. Направлення осіб у відрядження оформляється наказом із зазначенням: пункту призначення, найменування органу управління (підрозділу) або назви підприємства, куди відряджена особа, строку та мети відрядження. При цьому відрядженому видається посвідчення про відрядження за формою, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 N 260, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 14.08.97 за N 311/2115.

2. Термін службових відряджень у межах України

2.1. Для комплексних перевірок та інспектування органів управління і підрозділів термін відрядження призначається на строк не більше 15 календарних днів з урахуванням часу перебування в дорозі.

2.2. Для проведення ревізій і перевірок господарської та фінансової діяльності органів управління і підрозділів термін відрядження призначається на строк не більше 30 календарних днів з урахуванням часу перебування в дорозі.

2.3. Термін відрядження осіб, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих навчальних закладів МНС і вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 календарних днів з урахуванням часу перебування у дорозі.

2.4. Термін відрядження осіб, які направляються для виконання робіт з ліквідації наслідків аварій та катастроф, надзвичайних ситуацій техногенного, природного та військового характеру, не може перевищувати терміну виконання цих робіт без урахування часу перебування у дорозі.

2.5. Відрядження безпосередньо до центрального апарату МНС дозволяється особам на строк не більше 5 днів, не враховуючи часу перебування у дорозі. Цей строк може бути продовжений, але не більше ніж на 5 днів.

3. Відрядження у межах України також може призначатись:

3.1. На виробничу або навчальну практику та стажування слухачів і курсантів вищих навчальних закладів МНС або для підготовки ними дипломних проектів, а також у разі направлення осіб начальницького складу вищих навчальних закладів, у тому числі начальників (командирів) органів управління (підрозділів) слухачів і курсантів, для керівництва практикою та стажуванням слухачів і курсантів.

3.2. На навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів і відділень вищих навчальних закладів МНС і вищих військових навчальних закладів, які навчаються за державним замовленням МНС.

3.3. Для вивчення нової спеціальної техніки в органах управління (підрозділах), у тому числі особам начальницького складу, направленим як керівники занять з вивчення нової техніки.

3.4. На стажування, у разі направлення осіб начальницького складу - наукових співробітників науково-дослідних та науково-випробних установ в органи управління (підрозділи) і для практики на підприємства та в організації інших центральних органів виконавчої влади (за погодженням з керівниками цих органів).

3.5. На стажування, у разі направлення осіб професорсько-викладацького складу навчальних закладів до органів управління (підрозділів).

3.6. На перепідготовку, спеціалізацію та підвищення кваліфікації, у тому числі проходження зборів, у разі направлення осіб, зі збереженням посад за місцем штатної служби.

4. Час перебування у відрядженні у межах України

4.1. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття, обчислюється з дня вибуття особи з пункту розташування органу управління (підрозділу) і до дня повернення в цей пункт після виконання службового завдання включно.

4.2. У разі якщо особу відряджено до різних населених пунктів (органів управління і підрозділів), то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті (органі управління, підрозділі).

4.3. Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття осіб завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності орган управління (підрозділ) для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом начальника (командира) органу управління (підрозділу) покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

4.4. Якщо відряджений не зобов'язаний прибути в органи управління (підрозділи) або цивільну установу, на підприємство, організацію, то зазначені відмітки завіряються у відповідних органах виконавчої влади.

4.5. Тривалість службового відрядження обчислюється за кількістю днів перебування у відрядженні з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів та часу перебування у дорозі (разом з вимушеними зупинками).

4.6. Днем виїзду у відрядження вважається день відправлення літака, поїзда, автобуса або іншого транспортного засобу з пункту постійної служби відрядженої особи, а днем прибуття із відрядження - день прибуття зазначеного транспорту в пункт постійної служби.

4.7. У разі відправлення транспорту до 24 години включно днем від'їзду вважається поточна доба, а з 00 годин і пізніше - наступна доба. Якщо станція відправлення поїзда, пристань або аеропорт розташовані поза межами населеного пункту, то в строк відрядження зараховується час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого до пункту постійної служби.

5. Відшкодування витрат відрядженим особам у межах України

5.1. Відрядженій особі перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення та добових витрат. Після повернення з відрядження відряджена особа зобов'язана до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використані у зв'язку з відрядженням кошти. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню до каси або зарахуванню на відповідний рахунок органу управління (підрозділу), що їх надав. Разом із звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлені в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують вартість зазнаних у зв'язку з відрядженням витрат.

5.2. Для покриття особистих витрат за кожний день (уключаючи день від'їзду та приїзду) перебування особи у відрядженні у межах України, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі (разом з вимушеними зупинками), виплачуються добові в межах Норм відшкодування витрат на відрядження. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

5.3. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до органу управління (підрозділу), що зараховуються як два дні.

5.4. При відрядженні осіб строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

У разі проїзду автомобільним транспортом виплата добових провадиться за час фактичного перебування в дорозі.

У разі відсутності у посвідченні про відрядження особи відміток про прибуття та вибуття добові не виплачуються.

5.5. Грошове утримання відрядженим особам переказується на їх спеціальний картковий рахунок або поштою за рахунок органу управління (підрозділу), що його відрядив.

5.6. Орган управління (підрозділ) відшкодовує відрядженій особі:

витрати на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат (у межах граничних норм, встановлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663). Витрати понад граничні норми відшкодовуються з дозволу керівників, яким надано право направлення у відрядження;

витрати на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання;

витрати на службові телефонні переговори проводяться у розмірах, погоджених з начальником (командиром) органу управління (підрозділу);

витрати (плату) за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі;

витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті. Витрати на проїзд повітряним видом транспорту для осіб центрального апарату здійснюються з дозволу керівника центрального органу виконавчої влади, а особам органів управління (підрозділів) - начальників (командирів) цих органів управлінь (підрозділів).

Витрати на проїзд у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1-4-ою групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ої і 2-ої категорій, а також повітряним транспортом відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) згідно з поданими проїзними документами та не є надміру витраченими коштами.

За наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження, орган управління (підрозділ) може запропонувати відрядженій особі вид транспорту, яким їй слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції відряджена особа самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту;

витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку й розмірах, передбачених цим пунктом.

5.7. Відшкодування витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу здійснюються згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) та не є надміру витраченими коштами.

5.8. Відрядженій особі відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з начальником (командиром) органу управління (підрозділу), що відрядив особу.

5.9. Відрядженій особі понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлового приміщення згідно з підтвердними документами в оригіналі.

5.10. У разі тимчасової непрацездатності відрядженої особи на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки вона не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на неї службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженої особи, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до постійного місця проходження служби повинні бути засвідчені в установленому порядку.

Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

5.11. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженій особі, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), відрядженій особі не відшкодовуються.

5.12. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженою особою квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані за рішенням начальника (командира) органу управління (підрозділу) лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) при наявності документа, що підтверджує витрати.

5.13. За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин відрядженій особі не виплачується грошове забезпечення, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

Факт затримання відрядженого в дорозі з причин, які від нього не залежать, повинен бути засвідчений начальниками вокзалів, пристаней, аеропортів.

1. Направлення у відрядження за кордон

1.1. У відрядження за кордон особи направляються в разі справжньої потреби та за наявності коштів на відрядження за наказом таких посадових осіб:

з центрального апарату МНС - Міністра;

з урядових органів державного управління, що діють у складі МНС, - керівника урядового органу державного управління на підставі письмового рішення Міністра;

з головних управлінь (управлінь) МНС в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі - начальника головного управління (управління) на підставі письмового рішення Міністра;

з органів управління (підрозділів), які утримуються на самостійних штатах, - начальника (командира) органу управління (підрозділу) на підставі письмового рішення Міністра.

1.2. Відрядження осіб за кордон оформляється наказом начальника (командира) органу управління (підрозділу) після затвердження завдання, у якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення подається його копія з перекладом) і кошторис витрат.

2. Термін перебування у відрядженні за кордоном

2.1. Термін відрядження визначається начальником (командиром) органу управління (підрозділу), але не може перевищувати 60 календарних днів. При цьому відрядженому видається посвідчення про відрядження (пункт 1.6 глави 1 розділу II цієї Інструкції).

2.2. Термін відрядження осіб, які направляються для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій техногенного, природного або військового характеру на територіях інших держав, не повинен перевищувати терміну виконання цих робіт, але не більше одного року.

3. Час перебування у відрядженні за кордоном

3.1. Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

у разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті або документі, що його замінює;

у разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, - згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття осіб завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності орган управління (підрозділ) для засвідчення підпису відповідної посадової особи, на яку покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього;

у разі відсутності зазначених у цьому пункті відміток добові витрати відрядженій особі не відшкодовуються.

3.2. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.

4. Відшкодування витрат відрядженим особам за кордон

4.1. Органи управління (підрозділи), що направляють осіб у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди відряджається особа, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств".

4.2. Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

4.3. Придбання валютних коштів в уповноваженому банку та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

4.4. Для покриття особистих витрат, що з'явилися у зв'язку з відрядженням за кордон, за кожен день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, виплачуються добові.

Норми добових витрат, граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення у доларах США та порядок їх перерахунку у валюту країни відрядження або в іншу іноземну валюту визначено постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663.

4.5. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються:

за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день виїзду та приїзду, - за нормами, що встановлені для країни, куди відряджено особу;

у разі здійснення відряджень до кількох країн протягом доби - у розмірі середнього арифметичного від норм, установлених для цих країн;

при направленні у відрядження до двох або більше країн - за нормами, що встановлені для відповідних країн, з дня перетину кордону відповідної країни.

У разі відрядження до двох або більше країн - учасниць Шенгенської угоди, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, або до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний митний контроль, починаючи з другої країни, добові витрати відшкодовуються за нормами країни відрядження з дня прибуття до даної країни згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні).

У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) добові витрати відшкодовуються за нормами країни відрядження згідно з відміткою сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.

День повернення в Україну (перетину кордону) - за нормами останньої країни відрядження;

якщо відряджена за кордон особа згідно з умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (у дорозі) або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, то добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663, зокрема: 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - при дворазовому, 35 відсотків - при триразовому харчуванні;

якщо особа відряджена за кордон для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій техногенного, природного або воєнного характеру і забезпечується харчуванням за рахунок держави (сторони, що направляє), добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663, зокрема: при забезпеченні одноразовим харчуванням - 80 відсотків, при забезпеченні дворазовим харчуванням - 55 відсотків, при забезпеченні триразовим харчуванням - 35 відсотків;

витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових.

Особи, відряджені для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій техногенного, природного або воєнного характеру на територіях інших країн, забезпечуються харчуванням за рахунок держави відповідно до Норм харчування військовослужбовців Збройних Сил та інших військових формувань, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2002 року N 426 "Про норми харчування військовослужбовців Збройних Сил, інших військових формувань та осіб рядового, начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту та Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації";

якщо дата вибуття у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками контрольно-пропускних пунктів Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України.

При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямах) відповідно до вказаних відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, установленими для відряджень за кордон;

якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі, якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженої особи до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, установленими для відряджень за кордон.

4.6. Особам, направленим для виконання службових завдань у зарубіжні країни терміном, що перевищує 60 календарних днів, які отримують грошове забезпечення в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 відсотків норм добових витрат для даної країни згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663. У разі відрядження в межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 відсотків зазначених норм.

У разі виїзду у справах відрядження зазначеної особи з країни перебування до інших країн добові витрати відшкодовуються за нормами, що встановлені для країни відрядження, і в порядку, установленому цим пунктом.

Якщо особу направлено у відрядження до двох або більше країн, то день повернення в країну перебування (день перетину кордону) відшкодовується за нормами останньої країни відрядження.

4.7. За час перебування у відрядженні за кордоном відрядженим особам на підставі поданих в оригіналі документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків тощо) відшкодовуються такі витрати:

на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування за тарифом 2-го класу (на літаках - економічного, на суднах - 2-го або туристського класу) (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження.

Витрати на проїзд відряджених осіб у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1-4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу начальника органу управління (підрозділу).

Якщо класифікація кают на пасажирських суднах установлена в категоріях, то каюти 1, 2 і 3-ї категорій вважаються каютами 1-го класу, а каюти інших категорій - 2-го (туристського) класу.

Вартість проїзду залізницями в країнах Азії та Африки відшкодовується за тарифами 1-го класу.

У разі відрядження за кордон осіб центрального апарату, органів управління (підрозділів) придбання авіаквитків для зазначених осіб здійснюється, як правило, на рейси українських авіакомпаній.

Придбання авіаквитків на рейси іноземних авіакомпаній допускається, як виняток, з дозволу Міністра у разі, коли в день відльоту у відрядження до іншої країни і назад закордонні рейси українськими авіакомпаніями за зазначеним маршрутом не виконуються. При складанні авансового звіту до авіаквитків додається довідка про відсутність через пункт відрядження рейсів українських авіакомпаній;

на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також включених до таких рахунків витрат на користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

на бронювання місць у готелях - у розмірі не більше 50 відсотків вартості місця за одну добу;

на оплату побутових послуг, вартість яких включена до рахунка про оплату за наймання житлового приміщення (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття, але не більше 10 відсотків від норми добових витрат, установленої для країни, куди відряджається особа, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663), - за всі дні проживання;

на перевезення до 30 кг багажу, крім багажу, вартість перевезення якого включена до вартості квитка на той вид транспорту, яким користується відряджена особа. Зазначені витрати відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу);

на наймання житлового приміщення під час відрядження в разі транзитної зупинки, а також вимушеної затримки в дорозі - у межах граничних норм, визначених для країни, де відбулася зупинка, згідно з додатком до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663;

на службові телефонні переговори - у розмірах, погоджених з начальником (командиром) органу управління (підрозділу);

особам, які направляються у відрядження за кордон на термін до 60 календарних днів, відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:

надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

переміщення страхувальника на територію України для надання медичної допомоги;

відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші пов'язані з цим витрати.

У разі, коли правилами в'їзду та перебування у країні, до якої відряджається страхувальник, установлені вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому термін дії договору страхування повинен відповідати терміну відрядження.

Якщо в країні, до якої відряджається страхувальник, медична допомога надається іноземним громадянам безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовується.

На оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

4.8. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженою особою квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) при наявності документа, що підтверджує витрати.

4.9. З дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) відрядженій особі можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. При цьому суми зазначених витрат не є надміру витраченими коштами.

4.10. Суму надбавки до норм добових в іноземній валюті, що підлягає виплаті окремим категоріям осіб, розраховують відповідно до розмірів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2002 року N 977 "Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 р. N 663", і норм добових витрат, що підлягають відшкодуванню залежно від країни відрядження та кількості разів харчування на добу (визначених у пункті 2 постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 N 663.

4.11. Відрядженим особам відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) у місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження на міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо (крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування країною відрядження начальник (командир) органу управління (підрозділу) може визначити відрядженій особі вид транспорту, яким вона може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, особа самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Указані витрати відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів.

4.12. Особам, направленим для виконання службових завдань у зарубіжні країни терміном, що перевищує 60 календарних днів, які отримують в період перебування за кордоном грошове забезпечення в іноземній валюті, у разі відрядження у межах країни перебування та до інших країн при потребі в авансуванні коштами в національній валюті країни відрядження, перерахунок норм, установлених у доларах США, у валюту країни відрядження здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти країни перебування до валюти країни відрядження та долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження.

4.13. З дозволу начальника (командира) органу управління (підрозділу) може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від відрядженої особи) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Рішення про подовження терміну відрядження начальник (командир) органу управління (підрозділу) приймає після прибуття відрядженої особи до місця постійної служби на підставі його доповідної записки. Його необхідно оформити відповідним наказом начальника (командира) органу управління (підрозділу).

За час затримки у відрядженні без поважних причин відрядженим особам не виплачується грошове забезпечення, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.

4.14. Не дозволяється відшкодування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунка згідно із законами країни перебування.

4.15. Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відряджену за кордон особу додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату їй добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

4.16. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що має бути визначено в наказі органу управління (підрозділу).

Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

4.17. Якщо особа отримала аванс на відрядження за кордон і не виїхала, то вона повинна протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси органу управління (підрозділу) зазначені кошти в тих грошових одиницях, у яких було видано аванс.

4.18. Після повернення з відрядження особа зобов'язана до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійного проходження служби, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження.

У межах строків, визначених Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" для подання звіту про використання коштів, наданих на відрядження, начальник (командир) органу управління (підрозділу) (у разі його відсутності - його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження цього звіту.

Сума надміру витрачених особою коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню до каси або зарахуванню на відповідний рахунок органу управління (підрозділу), що їх надало, у грошових одиницях, у яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

Разом із звітом про використання коштів, наданих на відрядження, подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком). У разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, до звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженої особи, відмітками про перетин кордону і візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим).

4.19. У разі неповернення особою залишку коштів у визначений термін відповідна сума стягується з неї органом управління (підрозділом) у встановленому чинним законодавством порядку.

4.20. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості, але не пізніше третього банківського дня після затвердження начальником (командиром) органу управління (підрозділу) (у разі його відсутності - його заступником) звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

4.21. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс особі, яка не відзвітувала про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

4.22. Дозвіл (погодження) начальника (командира) органу управління (підрозділу) на відшкодування витрат понад встановлені норми оформлюється письмово за довільною формою.

4.23. Указані у цьому пункті витрати можуть бути відшкодовані лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженій особі, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Документи, що підтверджують вартість проведених за кордоном витрат, оформлюються відповідно до законодавства країни відрядження.

4.24. Для повернення в Україну сум податку на додану вартість з одержаних під час службових відряджень за кордон і оплачених послуг власник (або уповноважена ним особа) має право використовувати оригінали розрахункових, платіжних та інших документів, які подаються разом з авансовим звітом. На період тимчасової відсутності згаданих документів до авансового звіту повинні бути долучені їх нотаріально завірені копії.