Про затвердження Інструкції щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги

Передача особових справ до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання допомоги здійснюється не рідше ніж раз на день.

3.9. Спеціаліст з прийому Управління, якому повернуто справу через відсутність усіх необхідних відомостей для призначення соціальної допомоги або через наявність в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово (в окремих випадках - усно) повідомити заявника / уповноважену особу територіальної громади про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

4.1. Для опрацювання прийнятих заяв та документів координатор з опрацювання заяв перевіряє наявність зазначених документів в особовій справі та в Реєстрі, робить відмітку про передачу комплекту документів спеціалісту з опрацювання заяв (графи 6-7).

4.2. Після цього копія Реєстру передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян для оперативного інформування заявників про хід розгляду заяв.

4.3. Спеціаліст з опрацювання заяв реєструє отримані особові справи в Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень (додаток 4) та здійснює:

формування бази даних в електронному вигляді;

розрахунок розміру та визначення термінів надання конкретних видів допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі);

підготовку проекту рішення (протоколу призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову в призначенні).

Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) за підписом начальника Управління. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень ведеться окремо кожним спеціалістом з опрацювання заяв (на кожному робочому місці з опрацювання заяв) протягом одного календарного року. Після закінчення місяця та календарного року головним спеціалістом з опрацювання заяв (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки опрацювання справ за місяць (календарний рік), які засвідчуються підписом головного спеціаліста з опрацювання заяв (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати.

Ведення Журналу реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень може здійснюватися в електронній формі.

4.4. Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, спеціаліст з опрацювання заяв повідомляє головного спеціаліста з опрацювання заяв про необхідність запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги.

Для отримання додаткових необхідних відомостей (довідки, копії документів або за наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо) справа в той самий день повертається до відділу з прийому заяв з обґрунтуванням вимог, про що в Реєстрі та Журналі реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень робиться відповідна помітка (зазначається дата повернення). Передача таких особових справ супроводжується Реєстром. У разі повернення справ в електронній формі відповідні помітки проставляються у відповідному електронному Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень.

Спеціаліст з прийому Управління, якому повернуто справу, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово повідомити заявника / уповноважену особу територіальної громади про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення за телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

4.5. До заяви та наявних документів в особовій справі послідовно (після останнього підшитого документа) підшиваються:

Розрахунок середньомісячного сукупного доходу для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 5);

Розрахунок розміру соціальної допомоги, Рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги (додаток 6);

Розрахунок житлової субсидії на оплату житлово-комунальних послуг та Рішення про призначення (непризначення, відмову в призначенні) житлової субсидії. (додаток 7).

У правому верхньому куті кожного підшитого документа, не завдаючи шкоди тексту, ставиться порядковий номер.

Повідомлення про призначення (непризначення, відмову в призначенні) житлової субсидії / Повідомлення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги (додаток 8) укладається до особової справи для подальшої видачі його заявникові.

4.6. Опрацьовані особові справи, стосовно яких немає зауважень, наприкінці робочого дня спеціаліст з опрацювання заяв передає головному спеціалісту з опрацювання заяв, про що в Журналі реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень робиться відповідна відмітка.

4.7. Головний спеціаліст з опрацювання заяв перевіряє правильність проведених розрахунків та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів, візує проект рішення та повідомлення про призначення (відмову в призначенні) допомоги та передає особові справи начальнику Управління для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) допомоги або іншій особі, якій надано таке право. Рішення затверджується підписом та скріплюється печаткою (за наявності) Управління із зазначенням дати.

У разі виявлення помилок у розрахунку розміру соціальної допомоги справа з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з призначення.

4.8. Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги особові справи повертаються координатору (спеціалісту) з опрацювання заяв, який реєструє прийняте рішення у Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень.

Нумерація особових справ проводиться загальна по відділу і відповідає номеру особового рахунка на виплату допомоги (у разі існування останнього).

4.9. Залежно від прийнятого рішення опрацьовані особові справи разом з Реєстром передаються координатором (спеціалістом) з опрацювання заяв до відділу (підрозділу) з формування виплати або до архіву (сховище справ, за якими проводяться виплати), після чого копії Реєстрів підшиваються та зберігаються у головного спеціаліста з опрацювання заяв. Крім того, копія Реєстру надається інформатору (відповідальному працівнику) для оперативного інформування заявників про стан розгляду заяви.

4.10. Не пізніше 10 днів від дня подання заяви і всіх необхідних документів, якщо інше не передбачено законодавством, заявнику, його опікуну (піклувальнику), іншому законному представнику чи уповноваженій ним особі, уповноваженій особі територіальної громади, яка приймала заяву про призначення соціальної допомоги, за згодою заявника видається повідомлення (надсилається поштою/ електронною поштою / засобами мобільного зв’язку (смс-повідомленням) про призначення соціальної допомоги (або відмову в її призначенні), про що робиться відповідний запис у Журналі видачі довідок та повідомлень (додаток 10), який зберігається у інформатора (в окремих випадках - координатора (головного спеціаліста) з прийому).

5.1. Надання соціальної допомоги припиняється та поновлюється у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами, а також згідно із заявою отримувача допомоги.

Заява про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з прийому / уповноваженою особою територіальної громади, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, установленому цією Інструкцією.

5.2. Рішення про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги оформлюється протоколом та затверджується підписом начальника Управління або іншої особи, якій надано таке право, датою та скріплюється печаткою (за наявності) Управління на протоколі.

5.3. За поданням підрозділу виплати особові справи, за якими виплата допомоги не проводилась понад 12 місяців (у разі надання державної соціальної допомоги особам з інвалідністю з дитинства - понад 36 місяців), закриваються на підставі рішення начальника Управління. Проект рішення про закриття особової справи готується спеціалістом, на якого покладено обов'язки стосовно збереження особових справ. Рішення підшивається до особової справи.

Якщо закриттю підлягає основна особова справа, на титульному аркуші пов'язаної особової справи (пов'язаних особових справ) робиться відповідна позначка. При цьому в разі, якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) продовжують отримувати державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю, закрита особова справа підшивається до особової справи із зазначеного виду допомоги. У Журналі архівних справ (додаток 19) зазначається, що закрита особова справа підшита до особової справи №, а також указуються прізвище, ім'я, по батькові отримувача допомоги та місце проживання, за яким даний отримувач зареєстрований (мешкає).

5.4. Якщо рішення про припинення надання допомоги приймається у зв'язку з поданням отримувачем документів з явно недостовірними відомостями або виявленням помилок під час розрахунку розміру допомоги тощо, до особової справи отримувача соціальної допомоги підшиваються (укладаються у швидкозшивач):

акт про виявлення факту подання отримувачами документів з явно недостовірними відомостями чи здійсненням помилки під час розрахунку розміру допомоги тощо;

перерахунок нового розміру допомоги на підставі отриманих нових чи додаткових даних (у разі збереження отримувачем права на соціальну допомогу) та розрахунок загальної суми переплати (недоплати) за призначеною соціальною допомогою;

розрахунок надмірно виплачених коштів, які підлягають відшкодуванню;

протокол про припинення виплати допомоги та визначення осіб, які повинні відшкодувати надмірно виплачені кошти;

відомості про внесені корективи до виплатних відомостей (переліків уповноважених власників/наймачів житла, яким призначено субсидію).

Повідомлення про припинення (або поновлення) надання соціальної допомоги надсилається отримувачу не пізніше 5 днів після прийняття такого рішення. У разі виявлення факту подання отримувачами документів з явно неправильними відомостями в повідомленні одночасно зазначаються термін, до якого мають бути відшкодовані надміру перераховані кошти, їх сума та реквізити рахунку, на який вони повинні бути перераховані.

6.1. Протягом місяця спеціалістами відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання соціальної допомоги формуються в електронному або паперовому вигляді списки осіб, яким призначено субсидію для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг.

6.2. Перший примірник списку осіб подається до управителів об’єднань співвласників багатоквартирного будинку, житлово-будівельних (житлових) кооперативів, виконавців комунальних послуг, у паперовому або електронному вигляді. Другий примірник списку залишається у відділі (підрозділі) прийняття рішень.

6.3. Якщо до розрахунку субсидії у разі виявлення помилок чи порушень уносяться зміни, то такі справи вносяться до переліку справ, до яких уносились зміни протягом минулого місяця. Зазначений перелік зберігається у головного спеціаліста з опрацювання заяв.

6.4. При автоматизованому розрахунку розміру субсидій та формуванні переліків особистих справ, до яких у минулому місяці вносилися зміни (мало місце ручне втручання), формується відомість; зміни звіряються з даними особових справ і підписуються головним спеціалістом з опрацювання заяв.

6.5. Переліки справ, до яких було внесено зміни, звіряються головним спеціалістом з опрацювання заяв. У разі потреби до списків осіб, яким призначено субсидію, уносяться корективи.

6.6. Списки осіб, яким було призначено субсидію, перевіряються бухгалтером (головним спеціалістом, спеціалістом з виплати або іншою особою, якій надано таке право), завіряються підписами начальника, головного бухгалтера і скріплюються гербовою печаткою (за наявності).

7.1. Перерахунок розміру допомоги проводиться у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами з питань надання конкретного виду допомоги, у тому числі згідно із заявою отримувача допомоги.

7.2. Заява про перерахунок розміру соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються та опрацьовуються уповноваженою особою територіальної громади відповідно до цієї Інструкції та/або приймаються спеціалістом з прийому, реєструються і розглядаються в 10-денний термін, якщо інший термін не передбачено законодавством.

7.3. У разі, якщо розмір допомоги підлягає перегляду внаслідок зміни розміру прожиткового мінімуму, рівня забезпечення прожиткового мінімуму, розміру пенсій та соціальних виплат, зміни цін і тарифів на житлово-комунальні послуги тощо, перерахунок розміру соціальної допомоги провадиться в автоматичному режимі без звернення громадян на підставі відповідного наказу Управління із зазначенням підстав та порядку проведення такого перерахунку.

7.4. До особової справи отримувача допомоги підшиваються: розрахунок нового розміру соціальної допомоги, який перевіряється головним спеціалістом з опрацювання заяв, рішення щодо надання допомоги в новому розмірі, яке оформлюється протоколом та затверджується підписом начальника Управління або іншої особи, якій надано таке право, датою та печаткою (за наявності) на протоколі.

8.1. На вимогу будь-якої особи або отримувача соціальної допомоги (його законного представника) Управління зобов'язане не пізніше ніж у триденний термін надати довідку про отримання (неотримання) допомоги (додаток 11), підстави, її розмір та терміни виплати.

8.2. Довідка про отримання (неотримання) соціальної допомоги видається на підставі письмової заяви, поданої заявником / законним представником заявника до Управління / через уповноважену особу територіальної громади, або усної вимоги за умови пред'явлення паспорта або іншого документа, який підтверджує особу та місце її проживання (реєстрації). Письмова заява чи усна вимога про отримання довідки реєструється в Журналі видачі довідок та повідомлень, після чого письмова заява підшивається (укладається у швидкозшивач) до особової справи отримувача допомоги. Заяви осіб, які не отримують допомоги, підшиваються в окрему папку.

8.3. Журнал видачі довідок та повідомлень міститься у координатора (головного спеціаліста) прийому громадян.

8.4. У разі, якщо заявник звертається з проханням надати довідку за телефоном, його вимога реєструється в Журналі видачі довідок та повідомлень, а заявникові повідомляється про час, коли можна отримати довідку. Заявка на підготовку довідки про отримання (неотримання) соціальної допомоги (додаток 12) передається координатором (головним спеціалістом) з прийому громадян у відділ (підрозділ) прийняття рішення (підрозділ виплати) координатору (головному спеціалісту) з опрацювання заяв.

Координатор (головний спеціаліст) з опрацювання заяв готує необхідну довідку та передає її на підпис начальнику Управління, після чого довідка передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян.

8.5. У разі, якщо заявник / законний представник заявника особисто звертається з проханням надати довідку, довідка видається в той же день.

У разi, якщо заявник / законний представник заявника звертається щодо видачі довідки про отримання (неотримання) соціальної допомоги через уповноважену особу територіальної громади, уповноважена особа територіальної громади з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики формує заяву про видачу довідки із засвідченням електронною печаткою та направляє пї до Управління протягом одного робочого дня. Управління з дотриманням вимог пункту 8.1 глави 8 формує довідку, накладає електронну печатку та з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики направляє довідку уповноваженій особі територіальної громади для видачі її заявнику / законному представнику заявника.

Уповноваженими особами територіальної громади ведеться облік отриманих заяв та виданих заявникам / законним представникам заявників довідок про отримання (неотримання) соціальної допомоги.

8.6. Видача довідки стосовно отримання іншою особою соціальної допомоги здійснюється лише у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами (на вимогу правоохоронних органів, органів опіки тощо).

9.1. У разі переїзду отримувача соціальної допомоги в іншу місцевість виплата допомоги за старим місцем проживання (реєстрації) припиняється. За новим місцем проживання (реєстрації) допомога призначається (подовжується її виплата (крім житлових субсидій)) на підставі заяви та документів, визначених у відповідних нормативно-правових актах.

9.2. Припинення виплати (зняття з обліку) здійснюється на підставі заяви отримувача допомоги або запиту особової справи Управління за новим місцем його проживання (реєстрації).

9.3. Заява про припинення виплати (зняття з обліку) або продовження виплати допомоги за новим місцем проживання (реєстрації) отримувача допомоги (прийняття на облік) подається особисто особою, яка претендує на отримання допомоги. Заява реєструється в Журналі реєстрації приймання заяв та документів для зняття з обліку (додаток 13) координатором (спеціалістом) з прийому громадян. На підставі поданої заяви про продовження виплати допомоги (крім житлових субсидій) за новим місцем проживання (реєстрації) Управлінням формується Запит особової справи отримувача допомоги (додаток 14) до Управління за попереднім місцем її отримання, який направляється поштою або видається особисто отримувачу допомоги (якщо це зазначено у заяві) для передачі зазначеному Управлінню.

У разі отримання запиту особової справи отримувача допомоги Управління зобов'язане не пізніше ніж протягом трьох робочих днів припинити виплату соціальної допомоги та направити особову справу за місцем вимоги разом із Супровідним листом до особової справи отримувача допомоги (додаток 15). До справи додається Довідка-атестат (додаток 16) та довідка про призначені та виплачені протягом останніх 6-ти місяців соціальні допомоги. На обкладинці особової справи робиться відповідна помітка, яка скріплюється печаткою (за наявності) та підписом начальника Управління.

Одночасно з паперовою особовою справою та супровідним листом Управління, в якому раніше виплачувалася соціальна допомога, передає електронний документ з урахуванням вимог законодавства з питань документування управлінської діяльності та інформаційними системами Мінсоцполітики з дотриманням вимог законів "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронні довірчі послуги", до Управління, в якому буде виплачуватися соціальна допомога.

У разі неможливості отримати особову справу та Довідку-атестат з управлінь, що розташовані на тимчасово окупованих територіях у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим і м. Севастополі, населених пунктах, де органи державної влади тимчасово не здійснюють свої повноваження, допомога продовжується (призначається) за фактичним місцем проживання її отримувачу на підставі електронного особового рахунку, отриманого від інформаційної системи Мінсоцполітики відповідно до законодавства. До законодавчого врегулювання цього питання, неотримані суми соціальної допомоги, призначеної згідно з чинним законодавством, таким одержувачам виплачуються за минулий період, на підставі інформації про стан фінансування та виплати, що оприлюднюється на офіційному сайті Міністерства соціальної політики України.

Управління веде окремий облік одержувачів, яким призначена допомога, на основі електронного особового рахунку і тримає на контролі до витребування Довідки-атестата щодо останнього періоду призначення та виплати допомоги.

9.4. Після отримання особової справи отримувача допомоги особова справа, довідка щодо останніх призначень та проведених виплат і заява отримувача допомоги передається координатору (головному спеціалісту) опрацювання заяв. Не пізніше ніж у триденний термін готується рішення про продовження виплати соціальної допомоги (крім житлових субсидій). У журналах реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень і видачі довідок та повідомлень провадяться відповідні записи.

9.5. У разі здійснення виплат через Центр особова справа після зняття з обліку в Управлінні надсилається до Центру, який готує Довідку-атестат та довідку про всі види допомоги, призначеної та виплаченої протягом останніх 6-ти місяців.

Разом із супровідним листом до особової справи отримувача допомоги необхідні документи надсилаються Центром в Управління праці та соціального захисту населення за новим місцем проживання (реєстрації) отримувача допомоги.

10.1. Справи отримувачів соціальної допомоги зберігаються в спеціально обладнаному приміщенні Управління.

Справи, за якими проводяться виплати, зберігаються окремо від справ, за якими виплату допомоги припинено.

Справи, за якими проводяться виплати, можуть зберігатися за нумерацією, видом допомоги, місцем отримання допомоги (за поштовими відділеннями, селищами, вулицями тощо).

10.2. Зберігання справ покладається на спеціаліста Управління чи відповідного підрозділу наказом начальника Управління.

10.3. Термін зберігання архівних особових справ визначається відповідно до чинних нормативно-правових актів. Інвентаризація справ за якими проводяться виплати та особових рахунків отримувачів соціальної допомоги проводиться щорічно. Для проведення інвентаризації видається наказ Управління, у якому зазначається її порядок та терміни проведення.

10.4. Видача особової справи для призначення допомоги на наступний період (перерахунку розміру тощо) здійснюється на підставі Запиту (додаток 17). Передача справ спеціалістам з прийому підтверджується відповідними помітками в Журналі видачі особових справ (додаток 18).

10.5. При переїзді отримувача допомоги, на якого була заведена справа, до іншого житлового приміщення, але в тому ж районі (місті) за розпорядженням начальника Управління спеціалістом згідно із заявою отримувача допомоги, зареєстрованої координатором (головним спеціалістом) з прийому в Журналі реєстрації заяв, до особової справи та особового рахунку вноситься нове місце проживання (реєстрації). Номер справи при цьому не змінюється. У Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень у графі "Місце проживання" робиться відповідна помітка.

10.6. Закриті особові справи, а також справи, за якими було відмовлено в призначенні соціальної допомоги, реєструються в Журналі архівних справ. Їм надається архівний номер (арх. №...). Журнал повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) за підписом начальника відділу. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Архівні справи реєструються також в абетковій книзі із зазначенням архівного номера, прізвища, ім'я, по батькові отримувача допомоги, номера особової справи, за якою здійснювалась виплата.

Архівні справи зберігаються в порядку номерів.

10.7. Після припинення роботи з журналами останні передаються начальнику відповідного підрозділу і за розпорядженням начальника Управління передаються на збереження в архів Управління. При цьому Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень зберігається відповідно до строків, передбачених законодавством.

11.1. Для адміністрування інформаційного та програмного забезпечення процесу надання соціальної допомоги начальник Управління призначає відповідальну особу (далі - Адміністратор).

11.2. Для кожного спеціаліста відділу, який працює з програмними комплексами, Адміністратор установлює код та унікальний пароль для входу в систему, визначає повноваження під час роботи з базою даних.

11.3. Уведення даних у базу здійснюється з первинних документів безпосередньо спеціалістом підрозділу з прийняття рішення. На первинних документах, з яких інформація внесена в базу, проставляється відмітка і код спеціаліста, який вносив інформацію.

У разі отримання електронної справи за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики від уповноважених осіб територіальних громад спеціаліст Управління протягом трьох робочих днів опрацьовує таку електронну справу, перевіряє зазначені в електронній справі відомості на відповідність інформації, зазначеній у сканованих копіях оригіналів документів, та приймає її для подальшої роботи або повертає уповноваженим особам територіальних громад на доопрацювання. Електронна справа повертається на доопрацювання, якщо в ній містяться такі недоліки, що не дозволяють прийняти рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги відповідно до вимог чинного законодавства.

У випадках, передбачених абзацом другим цього пункту, введення даних у базу здійснюється спеціалістом Управління на підставі електронної справи (у разі технічної можливості) з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".

Заява, отримані з використанням відповідних інформаційних систем відомості, скановані копії документів, на підставі яких призначено (перераховано) будь-який вид соціальної допомоги та проводиться її виплата; інша інформація, з урахуванням якої визначаються розмір призначеної допомоги та розмір допомоги до виплати, обробляються в складі електронної особової справи, що формується та ведеться відповідно до вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", "Про захист персональних даних".

Формування електронної особової справи розпочинається з дати розгляду заяви з необхідними документами в Управлінні із зазначенням джерела їх надходження (через уповноважених осіб територіальної громади, поштою, через офіційний веб-сайт Мінсоцполітики, інформаційну систему Мінсоцполітики, інтегровані з нею інформаційні системи органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, Портал Дія тощо).

Електронна особова справа складається з окремих інформаційних блоків:

1) Інформація щодо заявника, зокрема:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

дата народження;

адреса проживання;

громадянство;

відомості про членів сім’ї, які знаходяться на утриманні заявника;

серія, номер і назва документа, з якого взято відомості до електронної особової справи.

2) Інформація щодо призначення/перерахунку соціальної допомоги, зокрема:

дата звернення заявника за призначенням/перерахунком соціальної допомоги;

дата, з якої призначено соціальну допомогу;

вид допомоги;

назва нормативно-правового акта, на підставі якого призначено допомогу (із зазначенням статті, пункту тощо цього акта);

місяць нарахування (перерахунку, індексації) допомоги;

період, за який враховані доходи отримувача соціальної допомоги;

сума доходу, що врахована для обчислення, перерахунку, індексації соціальної допомоги;

розмір середньомісячного сукупного доходу, з урахуванням якого здійснено розрахунок розміру допомоги;

розмір допомоги для виплати;

період, на який призначено допомогу.

3) Інформація щодо виплати соціальної допомоги, зокрема:

джерело фінансування соціальної допомоги;

реквізити виплатних документів, на підставі яких здійснюється щомісячна виплата соціальної допомоги;

результати виплати;

відомості щодо перебування особи на державному утриманні;

відомості щодо відрахувань із суми соціальної допомоги із зазначенням реквізитів документів, на підставі яких здійснюються ці відрахування.

4) Інша інформація, зокрема:

відомості (дані), отримані з використанням державних інформаційних ресурсів за результатами інформаційного обміну;

електронні документи / файли.

Спеціаліст Управління забезпечує формування електронної особової справи з накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі - електронний підпис) та направляє сформовану електронну особову справу керівнику Управління для погодження з накладанням електронного підпису.

За результатами розгляду заяв з необхідними документами та формування електронної особової справи інформація щодо прийнятого рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги направляється від Управління територіальній громаді, заявнику / законному представнику заявника поштою або за допомогою засобів інформаційних систем у випадку подання заяви з необхідними документами до Управління в електронній формі.

Електронні особові справи отримувачів ycix видів соціальної допомоги зберігаються відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг".

11.4. Спеціаліст який вводить інформацію у базу даних, використовує свій код і унікальний пароль та застосовує електронний підпис. Відповідальними за ідентичність інформації, введеної в базу даних, i документа в кожному випадку є особисто спеціалісти, які вводили інформацію в базу даних. У разі отримання електронної справи від уповноважених осіб територіальних громад за допомогою засобів електронного зв’язку з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики спеціаліст Управління є відповідальним за своєчасність її опрацювання та введення інформації у базу даних з використанням інформаційних систем Мінсоцполітики.

11.5. Центри, підприємства, установи та організації незалежно від форм власності можуть подавати Управлінню відомості про доходи заявника (заробітна плата, пенсія, стипендія, допомога тощо) та розміри житлово-комунальних платежів у вигляді довідок, реєстрів та переліків, поданих в електронній формі.

11.6. Електронний документ (файли) має (мають) передаватися засобами електронного зв’язку через інформаційні системи Мінсоцполітики або інтегровані з ними інформаційні системи органів виконавчої влади та місцевого самоврядування з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", " Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".

11.7. Електронний документ (файли) має (мають) супроводжуватися реєстрами, у яких зазначаються такі реквізити:

найменування організації - відправника інформації;

назва відділу (управління), якому адресується інформація;

перелік документів (файлів) (імена документів (файлів));

прізвище, номер службового телефону виконавця, що сформував інформацію;

прізвище виконавця, який прийняв інформацію.

11.8. Супроводжувальні реєстри підлягають реєстрації у порядку, установленому для вхідних документів.

11.9. Електронні документи (файли) про доходи (відсутність доходів) з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків, отримані від ДПС, та електронні документи (файли) про доходи осіб та сплату єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, отримані від Пенсійного фонду України, зберігає Адміністратор у двох спеціально організованих для цього сховищах.

Електронні документи (файли) зберігаються у хронологічному порядку в промаркованих і датованих каталогах у затверджених форматах обміну із фіксацією подій (LOG-файлів), що формуються в результаті обміну.

11.10. Засобами інформаційних систем Мінсоцполітики або інтегрованими з ними інформаційними системами органів виконавчої влади та місцевого самоврядування в електронній формі може здійснюватися ведення Журналу реєстрації електронних документів (файлів) (додаток 20) у порядку, викладеному в пункті 11.12.

11.11. Адміністратор робить копію отриманих електронних документів (файлів).

11.12. У Журналі реєстрації електронних документів (файлів) зазначаються:

дата, час надходження електронного документа (файлу);

назва організації, з якої надійшов електронний документ (файл);

прізвище спеціаліста відділу Управління, який прийняв електронний документ (файл).

11.13. Управління може подавати інформацію Центрам, центрам зайнятості, державним податковим інспекціям, надавачам житлово-комунальних послуг, підприємствам і організаціям в електронній формі.

11.14. Надсилати інформацію без реєстрації категорично заборонено.

11.15. Підписаний з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги" електронний документ (файл) виконавець передає Адміністратору для надіслання та реєстрації в Журналі вихідної документації Управління.

Адміністратору категорично заборонено надсилати документи без реєстрації.

11.16. Журнал реєстрації електронних документів (файлів) має бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) та підписом начальника Управління. Нумерація записів у журналі починається з першого номера протягом року. Журнал зберігає Адміністратор.

11.17. Термін зберігання електронних документів (файлів) визначається відповідно до чинних нормативно-правових актів. Інвентаризація справ, за якими проводяться виплати, та особових рахунків отримувачів соціальної допомоги проводиться щорічно згідно з наказом Управління, у якому зазначаються порядок і терміни проведення інвентаризації.

11.18. Електронні документи (файли), що надійшли до Управління після опрацювання, передаються Адміністратору для зберігання в електронній формі.

11.19. У разі модифікації програмного комплексу Адміністратор створює дві копії оновленого програмного забезпечення на електронних носіях, перевіряє на цілісність, відсутність вірусів та передає їх до архіву.

11.20. Системні та загальні бази даних, довідники підлягають архівації та зберіганню в електронній формі.

11.21. Під час роботи програмних комплексів з призначення соціальної допомоги загальні бази даних отримувачів за допомогою відповідних програмних засобів обов’язково щоденно архівуються в електронній формі. В архіві накопичується три покоління загальних баз даних за три попередні дні. Формуючи четверте покоління, найбільш ранню базу даних Адміністратор вилучає з архіву. Крім того, обов’язково проводиться архівація загальних баз даних в останній робочий день тижня.

11.22. Після закінчення календарного року Адміністратор створює для архіву дві копії загальних баз даних на електронних носіях. На супровідній етикетці зазначаються ім’я архіву загальних баз даних, дата формування копії архіву, прізвище Адміністратора.

11.23. Архів річних загальних баз даних Адміністратор повинен щомісячно перевіряти на читання. Термін зберігання загальних баз даних має відповідати терміну зберігання паперової документації.

11.24. Копії архівних системних, загальних баз даних, довідників, програмного забезпечення, техноробочої документації необхідно зберігати в електронній формі у двох примірниках, які обов’язково мають зберігатися в різних місцях.