Про затвердження Тимчасової інструкції з діловодства в місцевому загальному суді

Відповідно до Закону України "Про судоустрій України" та Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), з метою удосконалення організації діловодства в місцевих загальних судах

1. Затвердити Тимчасову інструкцію з діловодства в місцевому загальному суді (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Полонський В.О.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню документального забезпечення та контролю за виконанням (Медведюк О.М.) довести наказ до відома начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі - територіальні управління державної судової адміністрації), голів місцевих військових судів гарнізонів.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації організувати вивчення Інструкції працівниками територіальних управлінь державної судової адміністрації та довести його до відома голів місцевих загальних судів (крім військових).

5. Рекомендувати головам місцевих загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату судів.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О.В.

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних у містах, міських, міськрайонних судах, військових судах гарнізонів (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції поширюються також і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

1.5. Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду. В окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.

1.6. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду.

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з відповідним територіальним управлінням державної судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.7. Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них.

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом голови суду.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

1.8. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду передаються особі, яка його заміщає.

1.9. Приймання громадян у суді здійснюється згідно з Правилами внутрішнього розпорядку суду, затвердженими наказом голови суду, та відповідними законами України. Графік приймання громадян і Правила внутрішнього розпорядку суду вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці об'яв суду).

1.10. Діловодство суду ведеться державною мовою.

1.11. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55.

1.12. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

1.13. Заповнення форм статистичної звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

2.1. Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків.

2.2. Працівник, який здійснює приймання судових справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції за формою, установленою в додатку 1.

Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до надісланих документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ і вхідної кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи, кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки про одержання копій обвинувальних висновків, скарг, судових повісток.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.

2.5. Скарги приватного обвинувачення, позовні заяви, скарги та інші матеріали і документи, отримані під час особистого приймання, невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для розгляду.

2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

3.1. Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках за формами згідно з додатками.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку повинно бути забезпечене формування на вимогу учасників судового процесу інформаційних запитів відповідно до алфавітних покажчиків.

3.2. Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду згідно з кримінальним судочинством, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках.

3.2.1. Кримінальна справа, матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру, скарга потерпілого про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення реєструються в обліково-статистичній картці на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення (додаток 3 та в алфавітному покажчику кримінальних справ (додаток 4). До алфавітного покажчика кримінальних справ уносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

На кримінальну справу щодо декількох осіб обліково-статистична картка на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, у решті карток - лише дані щодо відповідної особи.

3.2.2. Справа про застосування примусових заходів виховного характеру до неповнолітньої особи реєструється на обліково-статистичній картці на справу щодо неповнолітнього, до якого застосовано примусові заходи виховного характеру (додаток 5), та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітний покажчик кримінальних справ уносяться дані про кожну неповнолітню особу.

У разі надходження до суду справи щодо кількох неповнолітніх застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.1.

3.2.3. Справа з постановою прокурора або слідчого за згодою прокурора про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності реєструється в обліково-статистичній картці на справу щодо звільнення особи від кримінальної відповідальності (додаток 6) та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітному покажчику кримінальних справ відображаються дані про кожну особу, стосовно якої органом досудового слідства винесено постанову.

Якщо в суд надійшла кримінальна справа щодо невстановленої особи, що вчинила злочин, для вирішення питання про її закриття у зв'язку із закінченням строків давності в пункті "Прізвище" робиться запис "Невстановлена особа", а в пункті "Інші відмітки" - зазначаються номер кримінальної справи, наданий органом досудового слідства, та коротка фабула злочину. Запис про такі кримінальні справи вноситься і до алфавітного покажчика кримінальних справ: у спеціально пристосованому розділі "Невстановлені особи".

3.2.4. Матеріали судового контролю за законністю процесуальних дій і рішень органу дізнання, слідчого, прокурора: подання органу дізнання, слідчого, прокурора про обрання запобіжного заходу у вигляді взяття під варту чи його скасування, заміну запобіжного заходу на взяття під варту, продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, огляду житла чи іншого володіння особи тощо; скарги на дії та рішення органу дізнання, слідчого, прокурора (про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, відмову в порушенні кримінальної справи, про порушення чи закриття кримінальної справи тощо) - реєструються в обліково-статистичних картках на справу з поданням органу досудового слідства, слідчого, прокурора і скарги на їх дії та постанови (додаток 7 та алфавітному покажчику кримінальних справ. Не реєструються в такому порядку скарги, які розглядаються при попередньому розгляді або при розгляді кримінальної справи в суді.

3.2.5. Подання, заява, клопотання, що надійшли в суд у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, реєструються в обліково-статистичних картках на справу в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 8 та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 9). В алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядаються клопотання, заява, подання.

3.3. Цивільні справи, позовні заяви, скарги окремого провадження, заяви, що виникають з адміністративно-правових відносин, та інші заяви, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а також в алфавітному покажчику цивільних справ (додаток 10).

3.3.1. Цивільна справа, позовна заява, скарга окремого провадження, заява, що виникає з адміністративно-правових відносин, реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на цивільну справу, позовну заяву, заяву, скаргу (додаток 11) та алфавітному покажчику цивільних справ. В алфавітному покажчику цивільних справ облік ведеться за кожним відповідачем і позивачем. У разі об'єднання зустрічних позовів уносяться записи до відповідних обліково-статистичних карток.

Для полегшення розшуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ облік у справах окремого провадження та в справах, що виникають з адміністративно-правових відносин, ведеться як за скаржником, заявником, так і за юридичними та фізичними особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина; про оскарження рішень виборчих комісій - і за найменуванням виборчої комісії тощо).

3.3.2. Заява про забезпечення позову реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову (додаток 12) та в алфавітному покажчику цивільних справ. До алфавітного покажчика цивільних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжні заходи.

3.3.3. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали) за нововиявленими обставинами (додаток 13) та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної цивільної справи і зберігаються в ній.

3.3.4. Усі подання державних виконавців, заяви та клопотання сторін виконавчого провадження та державних виконавців реєструються в журналі обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах (додаток 14) і в алфавітному покажчику цивільних справ. Усі матеріали справ за такими поданнями і заявами долучаються до відповідних цивільних справ, а окремі справи формуються лише тоді, коли судове рішення, щодо якого внесено подання, клопотання чи заява, постановлено іншим судом.

3.4. Справа про адміністративне правопорушення реєструється в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення (додаток 15) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення (додаток 16). В алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення відображаються дані про кожну особу, щодо якої надійшов для розгляду протокол про адміністративне правопорушення.

Заява про скорочення строку позбавлення спеціального права (керування транспортним засобом чи річковим маломірним судном, полювання тощо) реєструється в обліково-статистичній картці на справу про скорочення строку позбавлення спеціального права (додаток 17) та в алфавітному покажчику справ про адміністративні правопорушення. В алфавітний покажчик справ про адміністративні правопорушення вноситься запис про кожну особу, стосовно якої розглядається таке клопотання.

3.5. Справа про направлення особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіка чи наркомана), на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу, дострокове припинення їх лікування чи продовження строку лікування тощо реєструється в обліково-статистичній картці на справу про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу (додаток 18) та в алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних закладів (додаток 19). В алфавітному покажчику справ про направлення на примусове лікування до спеціалізованих лікувальних закладів відображається інформація про кожну особу, стосовно якої справа надійшла до суду.

Не реєструються в такому порядку заяви, що надходять до суду і підлягають розгляду відповідно до Закону України "Про психіатричну допомогу", оскільки це цивільні справи, що розглядаються в порядку окремого провадження (наприклад, заяви лікаря-психіатра про проведення психіатричного огляду особи в примусовому порядку, про надання особі психіатричної амбулаторної допомоги без її усвідомленої згоди або без згоди її законного представника, про продовження надання такої допомоги в примусовому порядку, якщо вона необхідна понад шість місяців, заяви психіатричного закладу про госпіталізацію особи до психіатричного закладу в примусовому порядку, про продовження госпіталізації в примусовому порядку тощо).

3.6. Не реєструються в окремих обліково-статистичних картках апеляції, апеляційні та касаційні скарги, апеляційні та касаційні подання на вироки, рішення, ухвали (постанови), окремі ухвали (постанови) суду. Про надходження таких документів до суду робляться записи у відповідних обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах.

3.7. Для реєстрації та обліку судових справ у суді встановлюється перелік індексів:

"1" - кримінальні справи, матеріали про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги приватного обвинувачення;

"1-н" - справи про застосування до неповнолітніх примусових заходів виховного характеру;

"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності;

"2" - цивільні справи, позовні заяви, заяви окремого провадження, скарги, що виникають з адміністративно-правових відносин;

"2-з" - заяви про вжиття запобіжних заходів до пред'явлення позову в цивільних справах;

"3" - справи з протоколом про адміністративне правопорушення;

"3-к" - справи про скорочення строку позбавлення спеціального права;

"4" - справи судового контролю за законністю процесуальних дій і рішень органів досудового слідства, слідчого, прокурора;

"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах;

"6" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах;

"7" - справи про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами (алкоголіків і наркоманів);

"8" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень або ухвал суду, що набрали законної сили, у цивільних справах.

У разі відсутності матеріалів відповідної категорії в суді індекс не використовується.

3.8. Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається з відповідного індексу, порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад:

кримінальна справа - N 1 - 30/05;

цивільна справа - N 2 - 20/05;

справа про адміністративне правопорушення - N 3 - 26/05;

матеріали за поданням про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання - N 5 - 15/05 тощо.

3.8.1. Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

3.8.2. Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).

3.8.3. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною формою обліково-статистичної картки, реєстраційного журналу.

3.8.4. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).

3.8.5. На обліково-статистичних картках та обкладинках кримінальних справ, за якими обвинувачені перебувають під вартою, ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.

3.8.6. Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються у хронологічному порядку їх надходження в суд із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:

Переоформлені обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких ставиться номер за картотекою минулого року, робиться напис про перенесення обліково-статистичної картки в картотеку наступного року із зазначенням нового номера.

Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах (справи за заявами про вжиття запобіжних заходів до пред'явлення позову в цивільних справах, за поданнями і клопотаннями в порядку виконання судових рішень у цивільних справах), полягає в перепису в хронологічному порядку в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що були нерозглянуті за станом на кінець року.

3.9. Судові справи (матеріали), що надійшли з апеляційної чи касаційної інстанцій на повторний судовий розгляд після скасування судового рішення, а також кримінальні справи, що надійшли повторно від прокуратури, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній з них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу (матеріал), у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу).

3.10. У разі виділення кримінальної справи в окреме провадження, роз'єднання позовів у цивільній справі в самостійні провадження нова судова справа реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу). У новій судовій справі підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

3.11. У разі об'єднання судових справ в одну їй присвоюється номер однієї з об'єднаних справ відповідно до постанови (ухвали) суду, уносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням номера нової судової справи в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи та відповідному алфавітному покажчику.

3.12. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у визначеному головою суду порядку. Передання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 20). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передання справ і матеріалів; розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.

Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються у новому журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.

4.1. Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", реєструються в журналі вхідної кореспонденції з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

4.2. Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян в суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348, із змінами.

5.1. Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом (додаток 21).

5.2. На обкладинці судової справи вказуються:

найменування суду;

найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення - прізвище, ім'я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення;

у цивільній справі - прізвище, ім'я, по батькові чи найменування сторін (заявника, скаржника), суть вимог позивача (заявника, скаржника);

у разі пред'явлення зустрічного позову в цивільній справі - зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

у справі іншої категорії - прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;

дата надходження справи в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

5.3. Для кримінальних справ, що надійшли від органів досудового слідства (дізнання), може бути використана та обкладинка, у якій справа надійшла, за умови її належної якості та цілісності. При цьому на обкладинці заповнюються необхідні реквізити суду, порядковий номер справи тощо.

Якщо кримінальна справа, що надійшла до суду, підшивається судом у нову обкладинку, то в справі зберігається також обкладинка, у якій справа надійшла.

5.4. Перевіряється наявність зазначених у додатку до скарги приватного обвинувачення, позовної заяви (заяви, скарги) документів, послідовність аркушів кожного документа.

5.5. До матеріалів кримінальної справи, що надійшла до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів;

супровідний лист, з яким справа надійшла до суду;

копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу про день попереднього розгляду справи суддею;

клопотання учасників процесу, що надійшли у зв'язку з попереднім розглядом справи;

постанова судді за результатами попереднього розгляду справи;

протокол, якщо він вівся при попередньому розгляді справи;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до постанови судді за результатами попереднього розгляду справи;

документи про вручення копії обвинувального висновку підсудному та копії повідомлень у зв'язку з призначенням справи до судового розгляду;

документи, що надійшли до суду на виконання постанови судді за результатами попереднього розгляду справи, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників процесу;

за вказівкою судді також інші документи, що стосуються справи;

розписки про вручення повісток про виклик до суду.

5.6. Документи цивільної справи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

бланк опису документів (2-3 чистих аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки);

ухвала про прийняття заяви в цивільній справі, про закінчення досудової підготовки, призначення справи до судового розгляду;

документи, що підтверджують сплату державного мита;

позовна заява (заява окремого провадження, скарга, що виникають з адміністративно-правових відносин), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву (заяву, скаргу) було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви (заяви, скарги) позивачем (заявником, скаржником) усунуто);

позовна заява, заява, скарга (первинна позовна заява (заява, скарга) у разі, якщо позовну заяву (заяву, скаргу) було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником, скаржником усунуто);

документи, додані до позовної заяви (заяви, скарги);

конверт, у якому надійшла позовна заява (заява, скарга);

якщо позовну заяву (заяву, скаргу) було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто - ухвала про залишення позовної заяви (заяви, скарги) без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату державного мита, а також позовної заяви (заяви, скарги), що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п'ятого цього пункту);

заяви про забезпечення позову, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

розписки про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання).

5.7. Документи справи, у якій позовну заяву (заяву, скаргу) було залишено без руху і недоліки позивачем (заявником, скаржником) не усунуто, підшиваються в такій послідовності:

ухвала про залишення позовної заяви (заяви, скарги) без руху;

конверт, у якому надійшла позовна заява (заява, скарга);

копія супровідного листа щодо надіслання ухвали про залишення позовної заяви (заяви, скарги) без руху позивачеві (заявнику, скаржнику);

інше листування з приводу залишення позовної заяви (заяви, скарги) без руху;

ухвала про повернення позовної заяви (заяви, скарги) як такої, що вважається неподаною;

супровідний лист щодо надіслання позивачеві (заявнику, скаржнику) ухвали про повернення позовної заяви (заяви, скарги);

супровідний лист щодо повернення позовної заяви (заяви) позивачеві (заявнику, скаржнику);

інше листування (у хронологічному порядку).

5.8. У разі відмови в прийнятті позовної заяви (заяви, скарги) документи справи підшиваються в такій послідовності:

ухвала про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви, скарги) та повернення позивачеві (заявникові, скаржникові) позовної заяви (заяви, скарги);

конверт, у якому надійшла позовна заява (заява, скарга);

копія супровідного листа щодо надіслання позивачеві (заявникові, скаржникові) ухвали про відмову в прийнятті позовної заяви (заяви, скарги) разом з позовною заявою (заявою, скаргою) та всіма доданими до неї документами;

інше листування (у хронологічному порядку).

5.9. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

5.10. Усі документи та конверти, підшиті в судовій справі, нумеруються шляхом проставлення у верхньому правому куті першої сторінки кожного аркуша документа (верхньому правому куті конверта) м'яким графічним олівцем чергового номера аркуша в порядку розміщення документів у справі.

5.11. У кожній судовій справі складається опис документів у справі (додаток 22). У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи.

5.12. До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий у справі, у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

5.13. Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

5.14. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

5.15. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

Кожен том справи оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

5.16. Усі матеріали підшиваються до справи нитками через п'ять (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) проколювання голкою.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

5.17. При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалів.

6.1. У межах встановленого Кримінально-процесуальним кодексом України строку попереднього розгляду справи, що надійшла від прокурора, суддя вивчає справу та визначає день і час попереднього розгляду кримінальної справи.

6.2. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження подальшого руху кримінальної справи.

6.3. За вказівкою судді надсилаються повідомлення про день і час попереднього розгляду справи прокурору та іншим учасникам процесу (обвинуваченому, його захиснику та законному представнику, потерпілому та його представнику). Обвинувачений, який тримається під вартою, інформується про попередній розгляд справи через адміністрацію слідчого ізолятора. Учасники процесу повинні бути повідомлені про дату і час попереднього розгляду справи суддею завчасно.

6.4. Клопотання, що надходять у зв'язку з попереднім розглядом справи суддею від прокурора, обвинуваченого, його захисника чи законного представника, потерпілого чи його представника, невідкладно після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції передаються судді, який здійснює попередній розгляд справи.

6.5. Залежно від рішення судді за результатами попереднього розгляду справи працівник апарату суду проводить відповідні дії.

6.5.1. У разі прийняття суддею рішення про призначення справи до судового розгляду:

якщо суддею прийнято рішення про призначення захисника, оформляються та надсилаються відповідні повідомлення в адвокатське об'єднання та підсудному чи його законному представнику;

надсилаються повідомлення прокурору, захиснику підсудного, законному представнику підсудного, представнику потерпілого про місце та час розгляду справи з урахуванням можливості одержання повідомлень адресатами не пізніш як за три дні до розгляду справи;

перевіряються дотримання в копії обвинувального висновку, що вручається підсудному, вимоги Кримінально-процесуального кодексу України щодо забезпечення безпеки осіб, які підлягають виклику в судове засідання (у копії обвинувального висновку не зазначаються, зокрема, адреси цих осіб);

уживаються заходи до виклику в суд підсудного (крім осіб, щодо яких обрано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою), законного представника неповнолітнього підсудного для вручення повістки про виклик до суду та копії обвинувального висновку; у разі неявки цих осіб указані документи вручаються їм через розсильного чи рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про їх одержання;

адміністрації слідчого ізолятора надсилаються повідомлення про дату розгляду справи та копія обвинувального висновку для вручення підсудному, який тримається під вартою, а також вимога судді щодо доставки підсудного в судове засідання із зазначенням дати і часу доставки, скріплена печаткою суду (додаток 23);

копія обвинувального висновку надсилається законному представникові неповнолітнього підсудного, який тримається під вартою;

особі, яку суддя визнав законним представником обвинуваченого, потерпілим, відповідачем, представником потерпілого, позивача, відповідача (якщо рішення про це не було прийняте під час розслідування справи) надсилається повідомлення з роз'ясненням її процесуальних прав, а також права на ознайомлення з усіма матеріалами справи;

з урахуванням змісту постанови про призначення справи до судового розгляду щодо кола учасників судового процесу та, у разі його складення, графіка допиту свідків оформляються і надсилаються повістки про виклик до суду (додаток 24) потерпілого, цивільного позивача, цивільного відповідача, свідків (законних представників неповнолітніх свідків), експертів, перекладача та інших осіб (за умови перебування їх на території України).

У необхідних випадках особам, зазначеним в абзацах другому, третьому, п'ятому та дев'ятому цього підпункту, може бути надіслано повідомлення чи виклик у судове засідання телефонограмою або телеграмою, зміст яких повинен відповідати загальним вимогам щодо судових повідомлень (повісток).

Якщо підсудний є призовником, надсилається повідомлення про розгляд справи до відповідного військового комісаріату.

Підсудному, який не володіє мовою, якою складені обвинувальний висновок та повістка про виклик до суду, ці документи вручаються перекладеними на його рідну мову або іншу мову, якою він володіє.

6.5.2. Особі, щодо якої застосовані заходи безпеки, надсилається повістка виключно через орган, який здійснює цей захід, з дотриманням установлених вимог щодо забезпечення захисту інформації.

6.5.3. Потерпілий, його представник, цивільний позивач, цивільний відповідач, свідки та їх представники, експерти та інші особи, які перебувають за межами території України, можуть бути за їх згодою викликані для здійснення процесуальних дій на території України суддею, у провадженні якого перебуває справа, шляхом надіслання запитів про виклик через територіальні органи Міністерства юстиції України, яке відповідно до законодавства України здійснює виконання міжнародних зобов'язань, у тому числі і з питань, пов'язаних із врученням документів і проведенням окремих процесуальних дій. Запити про виклик та додані до них документи повинні відповідати вимогам, установленим Міністерством юстиції України відповідно до міжнародних угод. Особам, які проживають за кордоном, надсилаються спеціальні повідомлення про виклик до суду без попередження про кримінальну відповідальність за неявку.

6.5.4. У разі зміни, скасування або обрання запобіжного заходу щодо підсудного надсилаються відповідні повідомлення виконавцям чи вживаються інші заходи щодо виклику в суд підсудного.

6.5.5. Копія постанови судді в частині забезпечення цивільного позову надсилається прокурору для організації виконання.

6.5.6. Усі документи, що надсилаються, повинні бути викладені чітко і зрозуміло, акуратно оформлені, скріплені в необхідних випадках печаткою суду.

Копії всіх повідомлень, супровідних листів із зазначенням на них дати та вихідного номера, а також повідомлення про вручення повісток (розписки), що повернулися до суду, підшиваються до справи в хронологічному порядку.

6.5.7. У разі, коли надіслана повістка повернулася до суду з відміткою про невручення адресату, невідкладно з'ясовуються причини невручення, про що доповідається судді. За вказівкою судді вживаються заходи для вручення судової повістки.

6.5.8. Підсудному в справі, порушеній за скаргою потерпілого, вручаються, а в разі його неявки на виклик суду - надсилаються копія скарги потерпілого, копія постанови судді про порушення кримінальної справи за скаргою потерпілого та повістка про виклик його в судове засідання. Ці самі правила застосовуються й у разі об'єднання зустрічних обвинувачень в одну справу.

6.5.9. Повідомлення, повістки та інші виклики і документи надсилаються з розрахунком можливості їх одержання адресатами не пізніше строків, установлених Кримінально-процесуальним кодексом України, та повернення в суд відповідних повідомлень (розписок).

6.5.10. За вказівками судді виконуються й інші дії з підготовки до судового розгляду та оформлення кримінальних справ.

6.5.11. У разі прийняття суддею рішення про зупинення провадження в справі до розшуку обвинуваченого чи до видужання обвинуваченого невідкладно:

надсилається прокурору копія постанови судді про зупинення провадження в справі для організації розшуку обвинуваченого (якщо провадження в справі зупинено до розшуку обвинуваченого);

надсилається захиснику обвинуваченого і потерпілому повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

6.5.12. У разі прийняття судом рішення про направлення справи за підсудністю справа з оригіналом постанови про направлення справи за підсудністю надсилається до відповідного суду, про що інформуються учасники процесу: прокурор, підсудний, його захисник чи представник, потерпілий та його представник. Копія постанови про направлення справи за підсудністю надсилається також прокурору за місцем надіслання справи. Якщо підсудний тримається під вартою, адміністрації слідчого ізолятора надсилаються скріплене печаткою суду (за підписом судді) повідомлення про перерахування обвинуваченого за судом, до якого надіслана справа, та копія постанови.

6.5.13. У разі прийняття судом рішення про повернення справи на додаткове розслідування, досудове слідство копія постанови про повернення справи на додаткове розслідування, досудове слідство протягом трьох діб після її винесення надсилається прокурору, підсудному, його захиснику чи представнику, потерпілому та його представнику. Після закінчення встановленого законом строку для подання апеляцій на постанову про повернення справи на додаткове розслідування, досудове слідство справа надсилається прокурору для організації додаткового розслідування, досудового слідства за підписом судді з повідомленням про це зазначених вище учасників процесу.

Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальну справу, вилучаються, обробляються та надсилаються за належністю.

У разі подання апеляції на постанову про повернення справи на додаткове розслідування, досудове слідство справа надсилається в апеляційний суд, про що також інформуються учасники процесу.

У всіх випадках надіслання справ заповнюються відповідні розділи обліково-статистичних карток.

6.5.14. У разі прийняття судом рішення про повернення справи прокурору для усунення виявлених порушень копія постанови про повернення справи прокурору для усунення виявлених порушень протягом трьох діб після її винесення надсилається прокурору. Після закінчення встановленого законом строку для внесення апеляційного подання прокурора на постанову про повернення справи прокурору для усунення виявлених порушень справа надсилається прокурору за підписом судді з повідомленням про це учасників процесу. У разі внесення прокурором апеляційного подання на постанову про повернення справи прокурору для усунення виявлених порушень справа надсилається до апеляційного суду, про що також інформуються учасники процесу.

Якщо підсудний тримається під вартою, адміністрації слідчого ізолятора надсилаються скріплене печаткою суду (за підписом судді) повідомлення про перерахування обвинуваченого за прокуратурою, до якої надіслана справа, та копія постанови про повернення справи прокурору для усунення виявлених порушень.

6.5.15. Якщо судом прийнято рішення про закриття справи, копія відповідної постанови протягом трьох діб після її винесення надсилається прокурору, підсудному, його захиснику чи законному представнику, потерпілому та його представнику. Після закінчення встановленого законом строку для подання апеляцій на постанову про закриття справи судове рішення звертається до виконання за правилами, зазначеними в розділі 13 Інструкції (заінтересованим органам (особам) надсилаються повідомлення про виконання постанови про закриття справи в частині скасування запобіжного заходу, повернення застави, заходів забезпечення цивільного позову та конфіскації майна, вирішення питання про речові докази тощо. У цьому випадку до повідомлення додається копія постанови про закриття справи).

Закрита кримінальна справа після закінчення строку для подання апеляцій і виконання дій, зазначених в абзаці першому цього підпункту, та за умови отримання в необхідних випадках повідомлень про виконання постанови судді передається в архів суду. Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальну справу, вилучаються, обробляються та надсилаються за належністю.

У всіх випадках надіслання справ заповнюються відповідні розділи обліково-статистичних карток.

6.5.16. Копії постанов про повернення справи на додаткове розслідування, досудове слідство, прокурору або направлення справи за підсудністю зберігаються разом з копіями супровідних листів та повідомлень в окремій справі за номенклатурою справ суду. Копії усіх супровідних листів і повідомлень підшиваються також до справи перед її надісланням адресату.

6.5.17. Попередній розгляд у кримінальних справах, які порушуються за скаргою потерпілого (справи приватного обвинувачення), здійснюється суддею з додержанням особливостей, визначених Кримінально-процесуальним кодексом України.

Після порушення суддею кримінальної справи приватного обвинувачення і призначення її до розгляду підсудному завчасно, але не пізніш як за три доби до дня слухання справи, вручаються повістка про виклик його в судове засідання, копія постанови судді про порушення кримінальної справи та копія скарги потерпілого.

У разі залишення без розгляду скарги потерпілого з проханням порушити справу скарга разом з копією постанови про залишення скарги без розгляду невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання потерпілому, оригінал постанови про залишення скарги без розгляду зберігається у справі, сформованій з додержанням правил, визначених у розділі 5 Інструкції.

Копія постанови судді про відмову в порушенні кримінальної справи за скаргою потерпілого невідкладно надсилається потерпілому. Після закінчення встановленого законом строку для подання потерпілим апеляції на постанову судді про відмову в порушенні кримінальної справи скарга з постановою судді про відмову в порушенні кримінальної справи після сформування у справу з додержанням правил, визначених у розділі 5 Інструкції, зберігається в спеціальній справі відповідно до номенклатури справ суду. У разі подання апеляції на постанову судді про відмову в порушенні кримінальної справи справа надсилається в апеляційний суд, про що інформуються потерпілий та особа, стосовно якої надійшла скарга.

6.6. Кримінальна справа з підшитими постановою судді про призначення справи до судового розгляду та іншими документами повертається в апарат суду, після чого заповнюється відповідний розділ обліково-статистичної картки.

6.7. Суддя визначає категорію кримінальної справи, за якою вона враховується у відповідному статистичному звіті суду, про що робиться відмітка у верхній частині першої сторінки обкладинки справи. Інформація про це вказується в обліково-статистичній картці на кримінальну справу.

7.1. Позовні заяви, заяви окремого провадження, скарги, що виникають з адміністративно-правових відносин, залишені в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.