Про затвердження Тимчасової інструкції з діловодства в місцевому загальному суді

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у книгу обліку речових доказів.

14.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду.

14.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

14.7. У разі надходження речових доказів у кримінальних справах їх наявність перевіряється працівником апарату суду за довідкою про речові докази, складеною органами досудового слідства. Вони повинні бути запаковані, запечатані з описом вміщеного та номером справи, до якої долучаються.

Працівник апарату суду, приймаючи речові докази від органу досудового слідства, перевіряє цілісність (схоронність) упаковки і печаток на ній.

У разі порушення цілісності упаковки працівник апарату суду в присутності голови суду або судді, а також особи, яка доставила речові докази, розпечатує упаковку та звіряє наявність речей, що містяться в ній, із записами про речові докази в довідці до обвинувального висновку і з постановою про приєднання речових доказів до кримінальної справи.

Якщо наявність речових доказів відповідає записам у довідці до обвинувального висновку та постанови про приєднання до справи речових доказів, вони знову запаковуються та опечатуються. Про проведене розпечатування складається акт, який підписується особами, у присутності яких проводилося розпечатування, та долучається до справи.

У тих випадках, коли при розпечатуванні упаковки встановлена невідповідність фактичної наявності речових доказів записам у довідці до обвинувального висновку і постанові про долучення до справи речових доказів, а також коли записи на упаковці (опис вмісту упаковки) не відповідають цим записам, справа не приймається до з'ясування посадовими особами зацікавлених органів причин невідповідності.

Про встановлену невідповідність складається акт, який підписується головою суду (суддею), працівником апарату суду, а також особою, яка здійснювала доставку речових доказів. Копія акта надсилається органу, що надсилав справу.

14.8. Суди не можуть приймати предмети та речі, у тому числі одяг обвинувачених, годинники, гроші та інші речі, що надійшли в суд разом зі справою, але не визнані в установленому порядку речовими доказами. Про повернення таких речей складається акт, який підписується головою суду (суддею), працівником апарату суду та особою, яка здійснила доставку речових доказів у суд. Копія акта надсилається органу, що надсилав справу.

14.9. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер у журналі), у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

14.10. Вилучені в арештованих паспорти, військові квитки, трудові книжки та інші особисті документи зберігаються в окремому опечатаному пакеті, до справи підшивається опис (реєстр) вилучених документів, який нумерується черговим номером аркуша справи.

У разі закриття справи або звільнення з-під варти власника вилучені речі повертаються йому під розписку.

У разі засудження до позбавлення волі військовий квиток і приписне свідоцтво призовника не пізніше семи днів після набрання вироком законної сили надсилаються у військовий комісаріат за місцем останньої реєстрації, а паспорт разом з розпорядженням суду про виконання вироку - у місце ув'язнення.

Усі інші документи, якщо вони не мають значення для справи, за згодою засудженого повертаються його родичам або зберігаються в справі до звільнення та витребування їх засудженим.

14.11. Додані до справи як речові докази дорогоцінні метали, вироби з дорогоцінних металів, лом дорогоцінних металів, дорогоцінне каміння, перли, монети з дорогоцінних металів, іноземна валюта, платіжні документи в іноземній валюті, банківські платіжні документи в національній валюті, сертифікати до набрання вироком (ухвалою, постановою) законної сили зберігаються у відповідних фінансових установах органів слідства або здаються ними на зберігання в установи Національного банку України. Приймати зазначені цінності на зберігання в суді категорично заборонено.

14.12. Наркотичні засоби, вогнепальна та холодна зброя, що є речовими доказами, зберігаються в камері схову речових доказів органів слідства і судом на зберігання не приймаються.

14.13. У разі передання справи та речових доказів в інший суд або прокуратуру про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

Якщо речові докази не направлялися в суд, а зберігаються в органі досудового слідства чи в іншому органі (установі, підприємстві, в особи), у журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис про їх місцезнаходження.

14.14. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться за правилами, зазначеними в розділі 13 Інструкції.

14.15. Вимоги, зазначені в пунктах 14.1-14.14, установлені й щодо обліку речових доказів у справах про адміністративні правопорушення.

14.16. Речові докази в цивільних справах, що подані сторонами, іншими учасниками процесу чи витребувані судом, зберігаються в справі або за окремим описом здаються працівником апарату суду в камеру схову речових доказів суду.

Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.

14.17. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

14.18. До матеріалів справи долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом з відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ, мають обов'язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства).

14.19. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

Також категорично забороняється працівникам апарату суду реалізація і придбання речових доказів, предметів конфіскації та участь у прилюдних торгах конфіскованого майна.

14.20. Справа не може бути передана в архів суду без відповіді про виконання рішення суду в частині речових доказів. До отримання вказаної відповіді справа не здається в архів суду, а перебуває на контролі.

14.21. Голова суду зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів щодо їх приймання, передання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

14.22. При увільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами головою суду утворюється спеціальна комісія для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов'язки покладено відповідним наказом голови суду.

15.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів і розпоряджень голови суду, що складають його документообіг.

15.2. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Кодексу про адміністративні правопорушення України, інших нормативно-правових актів і цієї Інструкції.

15.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

15.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її адреси, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках - відбитка печатки, реєстраційного номера.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

15.5. Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

15.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указів Президента України від 20.08.2001 N 641 "Про Мережу та кількісний склад суддів місцевих судів" та від 30.08.2001 N 769 "Про утворення військових апеляційних та військових місцевих судів і затвердження їх мережі".

15.7. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ, розпорядження голови суду тощо), що документується.

15.8. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і конкретним посадовим особам, а також громадянам.

15.9. При адресуванні документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному. Наприклад:

15.10. При адресуванні документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

15.11. При адресуванні документа декільком посадовим особам їхні посади зазначаються узагальнено. Наприклад:

15.12. При адресуванні документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено. Наприклад:

15.13. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспонденту, указується відповідно до загальних поштових правил. Наприклад:

15.14. Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

15.15. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

15.16. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

15.17. Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

15.18. На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

15.19. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

15.20. На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

15.21. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

15.22. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду.

15.23. На листи, що надсилаються простою кореспонденцією, складаються реєстри на відправлення простої кореспонденції (додаток 35). Для відправлення рекомендованих листів складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 36). Ці реєстри підписуються відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду, і підшиваються окремо у відповідну справу згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

15.24. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

15.25. Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду.

15.26. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

15.27. У телеграмі під рискою друкується зворотна адреса (без скорочення, з розділовими знаками): найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

15.28. Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для приєднання до справи, третій - передається до фінансового підрозділу.

15.29. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 37) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

15.30. Судові справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями, а позовні заяви, заяви, скарги, копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами.

16.1. Проекти наказів розробляє керівник апарату суду за дорученням голови суду.

16.2. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

16.2.1. У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

16.2.2. Розпорядча частина починається словом "Наказую".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

16.2.3. Наказ підписує голова суду або особа, на яку відповідно до чинного законодавства покладено виконання обов'язків голови суду.

16.2.4. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

16.2.5. Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

16.3. Розпорядження оформлюються у такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную".

16.4. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

16.4.1. Текст протоколу засідання (наради) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

16.4.2. Постанова (ухвала) може бути виготовлена окремо й у цьому разі додається до протоколу.

16.4.3. Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді) та секретарем.

16.4.4. Протоколи засідань (нарад) нумеруються за порядком складання в межах календарного року.

16.4.5. Протокол спільного засідання (зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (зборів).

16.4.6. Матеріали нарад чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

17.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки тощо.

17.2. Печатки та штампи повинні зберігатись у сейфах або металевих шафах.

Гербова печатка суду зберігається в посадової особи, яка визначається наказом голови суду.

17.3. Журнали обліку включаються до номенклатури справ. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.

17.4. Гербова печатка суду ставиться на документи у випадках, передбачених законодавством (на акти, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документах бухгалтерської статистичної звітності, фінансових планів, на судових рішеннях, виконавчих документах, на запитах у випадках, передбачених законодавством, тощо).

17.5. Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення.

17.6. Облік бланків ведеться у відповідному журналі обліку бланків, видача бланків здійснюється під розписку в цьому журналі.

17.7. Знищення бланків здійснюється за актом на підставі наказу голови суду з відповідною відміткою про це в журналах обліку, про що повідомляються відповідні органи.

17.8. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік.

17.9 Про здійснення складається відповідний акт перевірки та робляться відмітки в журналах обліку.

18.1. Номенклатура справ являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в поточному діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання (зразки заголовків номенклатури справ суду наведено в додатку 38).

Номенклатура справ, що формується у поточному діловодстві, складається відповідно до нормативно-методичних документів Державного комітету архівів України.

18.2. Номенклатура справ суду (додаток 39) на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

Зведена номенклатура справ складається з номенклатури справ суду, розглядається експертною комісією (ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії (ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.

18.3. Погоджена з ЕПК номенклатура справ затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ служби діловодства суду.

18.4. Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається апарату суду для використання в роботі.

18.5. Номенклатура справ призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом.

18.6. Під час складання номенклатури справ слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

18.7. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

- у графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

- у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

- графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

- у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком у разі внесення до номенклатури справ заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

- у графі 5 указують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.

19.1. Відповідно до норм чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право знайомитися з матеріалами цивільних, кримінальних, адміністративних справ.

19.2. Справи для ознайомлення видаються апаратом суду:

- прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення);

- учасникам кримінальних і цивільних справ (підсудному, його захисникові, потерпілому, цивільним позивачам, цивільним відповідачам та їх представникам, які виступають у кримінальних справах, позивачеві та відповідачеві, їх представникам, заявникам з матеріалами, що стосуються цивільного позову, та іншим) - після пред'явлення документа, що посвідчує особу (паспорта, службового посвідчення, доручення представника);

- адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення ордера або свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю);

- іншим особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, - після пред'явлення службового посвідчення.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

19.3. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 40), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. При поверненні справи після ознайомлення керівник апарату суду чи працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення, час повернення справи та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

19.4. Судові справи надсилаються поштою або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, провадження яких не закінчено.

19.5. Окремі документи із судових справ, копії цих документів і письмові довідки у справах видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою з дозволу голови суду чи його заступника, головуючого в справі, реєструючи видачу копій в журналі видачі копій судових документів (додаток 41) і після сплати, у разі необхідності, державного мита.

19.6. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У тих випадках, коли судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

19.6.1. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду та печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

19.6.2. До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов'язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено.

19.6.3. Видача копій судових рішень, вироків, ухвал, постанов, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.

19.6.4. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

19.6.5. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінально-процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє.

20.1. На суди покладено державну функцію з організації архівної справи. Завдання її полягають у створені архівів у судах, організації діловодства, ведення обліку справ і документів, формування їх для здачі в архів суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх у державний архів.

20.2. Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення - на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення архіву суду.

20.3. Організація обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентуються чинним законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 N 277, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 07.08.2003 за N 696/8017.

20.4. Належна організація архівної справи полягає в підготовці справ і формуванні їх згідно з номенклатурою справ суду.

20.5. Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.

20.6. Судові справи, провадження яких закінчено, та документи суду передаються в архів згідно із заповненим світловий режими, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами працівником апарату суду описом справ, переданих до архіву суду (додаток 42), та згідно з Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 N 277, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 07.08.2003 за N 696/8017.

Судові справи зберігаються в архіві за роками, у порядку архівних номерів, зв'язані у пачки: кримінальні - по десятках, інші - по сотнях.

20.7. Видача справ з архіву здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника.

20.8. Справи, що повертаються в архів після використання, перевіряються архіваріусом в присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження комісією у складі керівника апарату суду, секретаря суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий - залишається в архіві суду.

Дата надходження документів зазначається через усю сторінку поперек граф журналу