| Начальник Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства оборони України | С.Г.Верба |
Додаток 3
до пункту 2.7 Інструкції
про організацію розгляду
звернень та проведення
особистого прийому громадян
у Міністерстві оборони
України та Збройних Силах
України
ЖУРНАЛ
обліку особистого прийому громадян
| Начальник Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства оборони України | С.Г.Верба |
Додаток 4
до пункту 2.9 Інструкції
про організацію розгляду
звернень та проведення
особистого прийому громадян
у Міністерстві оборони
України та Збройних Силах
України
УКАЗІВКИ
щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК), журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян
Реєстраційно-контрольна картка
(Лицьовий бік)
------------------------------------------------------------------
| Елементи | Пояснення до заповнення |
|--------------------+-------------------------------------------|
|Кореспондент |Прізвище, ім'я, по батькові автора, для |
| |колективних листів - запис "колективний" і |
| |зазначається прізвище одного з авторів |
|Адреса |Адреса проживання або роботи, телефон |
| |заявника |
|Дата надходження |Число, місяць, рік одержання |
|кореспонденції | |
|Реєстраційний індекс|Початкова літера прізвища автора (для |
| |колективних листів, листів без підпису - |
| |відповідно "КО", "БП") та порядковий номер |
| |кореспонденції |
|Звідки одержано |Назва організації, що надіслала |
| |кореспонденцію |
|Дата надіслання |Число, місяць, рік надіслання листа |
| |кореспонденту |
|Індекс документа |Індекс супровідного листа організації, що |
| |переслала пропозицію, заяву, скаргу |
|Попередні звернення |Дати і реєстраційні індекси попередніх |
| |звернень |
|Короткий зміст |Стислий виклад пропозиції, заяви, скарги |
|Резолюція |Переноситься з документа або картки обліку |
| |особистого прийому громадян |
|Автор резолюції |Посада, прізвище та ініціали |
|Термін виконання |Зазначається відповідно до резолюції або |
| |термінів виконання, встановлених |
| |законодавством |
|Відмітки: |Робляться у правій частині лицьового боку |
|"Контроль" або "К" |РКК відмітка про контроль, у лівій частині |
| |графи - про контроль організації, що |
| |переслала і контролює виконання, у правій -|
| |про власний контроль |
|Вид документа |Пропозиція (зауваження), заява |
| |(клопотання), скарга, колективна, без |
| |підпису, одержано поштою, на особистому |
| |прийомі, передано через уповноважену особу |
|Індекси питання |Заповнюються відповідно до форми |
|і підпитання |статистичного звіту про розгляд звернень |
| |громадян в організаціях згідно з переліком |
| |питань і підпитань, визначеним відповідними|
| |організаціями |
|Категорія |Дані про заявника (інвалід, ветеран війни, |
|(соціальний стан) |ветеран праці, багатодітна сім'я, робітник,|
|заявника |службовець, підприємець, пенсіонер тощо) |
|Виконано за |Зазначається фактичний строк виконання |
| | |
|______________ днів | |
| | |
|Код РКК (0203005) |Зазначається у лівому верхньому куті |
| |лицьового боку картки за Українським |
| |класифікатором управлінської документації, |
| |затвердженим постановою Кабінету Міністрів |
| |України від 14 квітня 1997 року N 348 |
| |( 348-97-п ) "Про затвердження Інструкції |
| |з діловодства за зверненнями громадян в |
| |органах державної влади і місцевого |
| |самоврядування, об'єднаннях громадян, на |
| |підприємствах, в установах, організаціях |
| |незалежно від форм власності, в засобах |
| |масової інформації" |
|Штамп "ПОВТОРНО" |Ставиться у прямокутнику ліворуч від |
| |відмітки про контроль під час реєстрації |
| |повторних звернень |
------------------------------------------------------------------
У разі використання персонального комп'ютера в діловодстві за пропозиціями, заявами і скаргами громадян допускається застосування РКК та карток обліку особистого прийому громадян, що містять усі зазначені та інші необхідні елементи, розміщені у послідовності, зручній для застосування персонального комп'ютера.
Хід виконання
(Зворотний бік)
------------------------------------------------------------------
| Елементи | Пояснення до заповнення |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Дата передачі на |Зазначається дата вручення документа |
|виконання |безпосередньо виконавцю |
|Виконавець |Прізвище, ініціали та телефон |
| |безпосереднього виконавця (графи |
| |заповнюються після кожного переміщення |
| |документа) |
|Записи про |Новий термін, посада і прізвище керівника, |
|продовження |який прийняв рішення про його зміну: |
|терміну, попередню |адресат, дата, індекс, короткий зміст |
|відповідь або |попередньої відповіді або питання |
|додаткові питання | |
|Контрольні відмітки|Відмітки про нагадування, стан виконання |
| |тощо |
|Перевірено на місці|Дата перевірки, прізвище та ініціали особи, |
| |що здійснювала перевірку, наслідки перевірки|
|Дата, індекс |Дата, реєстраційний індекс документа, в |
|виконання |якому міститься остаточне рішення |
|Адресат |Зазначаються всі адресати, яким надіслано |
| |документ з остаточним рішенням |
|Результати розгляду|Короткий виклад прийнятих рішень з усіх |
|питань |порушених питань |
|Вирішено |Зазначається характер відповіді на |
| |пропозицію, заяву, скаргу - позитивна або |
| |негативна |
|З контролю зняв |Посада, прізвище та ініціали керівника або |
| |іншої посадової особи, яка прийняла рішення |
| |про зняття з контролю пропозиції, заяви, |
| |скарги, та підпис відповідального за |
| |контроль |
|Справа ______ |Індекс справи за номенклатурою, номер тому |
|том _____ |та аркушів (проставляються після прийняття |
|аркушів ___________|рішення) |
|Фонд _______ |Проставляється після передачі справи до |
|опис _____ |архіву |
|справа _________ | |
------------------------------------------------------------------
Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148X210) та А6 (105X148).
ЖУРНАЛ
реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
Реєстрація пропозицій, заяв, скарг ведеться в алфавітному порядку за початковою літерою прізвища кореспондента.
КАРТКА
обліку особистого прийому громадян
Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148X210) та А6 (105X148).
| Начальник Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства оборони України | С.Г.Верба |
Додаток 5
до пункту 7.3 Інструкції
про організацію розгляду
звернень та проведення
особистого прийому громадян
у Міністерстві оборони
України та Збройних Силах
України
ДОВІДКА
про стан роботи зі зверненнями громадян, особистого прийому та вирішення порушених
у них питань до ______________________________
(орган військового управління)
у ________________________ 200 __ р.
(місяць, квартал, рік)
1 - колективних, 2 - повторних, 3 - від Героїв, інвалідів ВВВ, 4 - від ветеранів війни та праці, багатодітних сімей та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки, 5 - пропозиції, 6 - заяви, клопотання, 7 - скарги, 8 - інформаційні запити, 9 - надано роз'яснення, необхідну інформацію, 10 - надіслано на розгляд за належністю іншому органу влади, установі чи організації, 11 - відмовлено в задоволенні (клопотання, запиту, скарги), 12 - у стадії розгляду (вирішення), 13 - розглянуто, надано відповідь з порушеннями термінів, 14 - вирішено позитивно.
Керівник органу
військового управління __________________________________________
(підпис, ініціали та прізвище)
| Начальник Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства оборони України | С.Г.Верба |
