Інструкція з діловодства в арбітражних судах України

Візи проставляються на примірниках, що залишаються в арбітражному суді, нижче підпису на лицьовому боці останнього листа документа. Проекти наказів, вказівок, постанов колегіальних органів візуються на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.

Зовнішнє погодження оформлюється відповідним грифом.

Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицьовому боці документа і вміщує слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистий підпис, розшифрування підпису і дату погодження, наприклад:

(особистий підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо погодження проводиться з колегіальним органом або за допомогою листа, гриф погодження оформлюється таким чином:

(найменування колегіального органу)

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа зачіпав інтереси декількох організацій. На документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження з зацікавленими організаціями.

6.10. Особливим методом введення документа в дію є його затвердження. Документи затверджуються керівництвом арбітражного суду, міжвідомчими органами, громадськими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених в документах, що затверджується.

Затвердження документа відбувається проставленням грифу затвердження або виданням розпорядчого документа (у тих випадках, коли вимагаються додаткові умови та роз'яснення).

(особистий підпис) (ініціали, прізвище)

00.00.00.

6.11. Документи адресують організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.

При адресуванні документа в організацію або її структурний підрозділ без вказівки посадової особи їх найменування пишуть у називному відмінку.

Наприклад:

Міністерство юстиції України

Управління справами

При направленні документа посадовій особі найменування організації вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата у давальному.

Наприклад:

Міністерство юстиції України

Управління справами

Головному спеціалісту

Петренку О.І.

При адресуванні документа керівнику організації її найменування входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад:

Генеральному директору

об'єднання "Агробуд"

Іванченку О.В.

При адресуванні документа декільком посадовим особам посаду слід вказувати узагальнено.

Наприклад:

Головам арбітражних судів України

При адресуванні документа декільком однорідним організаціям їх найменування слід вказувати узагальнено.

Наприклад:

Арбітражні суди України

Повна поштова адреса, якщо документ направляється разовим кореспондентам, вказується відповідно поштовим правилам.

Наприклад:

Інститут економіко-правових досліджень

340048, м. Донецьк

вул. Університетська, 77

Документ не повинен вміщувати більше чотирьох адресатів, кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.

При надсиланні документа більш, ніж в чотири адреси, складається список на розсилання і на кожному документі проставляється тільки одна адреса.

Адреса не проставляється на документах, що направляються до урядових установ та постійним кореспондентам; у цих випадках можуть бути застосовані конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

6.12. У резолюції даються вказівки щодо виконання документа. До тексту резолюції повинні входити такі елементи: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата. За наявності в резолюції декількох виконавців вказується відповідальний виконавець (як правило, це особа, яка була названа в резолюції першою).

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, в резолюції вказується виконавець, підпис автора резолюції, дата.

6.13. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то відмітка про них оформляється відповідно до форми:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного.

Додаток: 1. Штатний розклад ____ на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат на 3 арк. у 3 прим.

Якщо додаток зброшурований, кількість аркушів не вказується.

За наявності декількох додатків вони нумеруються.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті повинна бути позначка з вказівкою назви документа, його дати і номера. Наприклад: Додаток до наказу Голови Вищого арбітражного суду України від "___" _______________ 199_ р. N ___.

6.14. Підготовка вихідних документів здійснюється на бланках (загальних формах арбітражного суду тощо) та включає складання проекту документа, погодження, підписання (затвердження), розмноження та відправку.

6.15. До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити необхідні візи. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він виконувався.

6.16. Документи, що підписані Головою Вищого арбітражного суду України або за його дорученням заступником і адресовані до апарату Президента України, Уряду України, законодавчих органів, міністерств та відомств, реєструються в групі урядового листування канцелярії. На зворотному боці документа вказується прізвище та ініціали, телефон виконавця.

Вихідний номер включає індекс підрозділу, що підготував документ, порядковий номер, дату.

Одна копія документа, що відправляється, підшивається до справи канцелярії, друга копія направляється до відділу, який підготував документ.

6.17. Документи, підписані керівництвом Вищого арбітражного суду України і адресовані в органи державної влади, як правило, доставляються нарочним та передаються за реєстром під розписку працівникам відповідного органу. Реєстри про передачу документів зберігаються в канцелярії.

6.18. Вихідні документи, що підписані керівниками структурних підрозділів або їх заступниками, оформляються відповідальними за діловодство, реєструються у комп'ютері та в журналі вихідної кореспонденції і передаються для відправлення поштою до канцелярії.

6.19. Якщо документ, підписаний керівництвом Вищого арбітражного суду України, підлягає розсиланню до арбітражних судів та в інші установи, то виконавець або відповідальний за діловодство надає в канцелярію необхідну кількість екземплярів документа та список розсилки із зазначенням адреси.

Канцелярія засвідчує кожний екземпляр документа, що розсилається, печаткою "Канцелярія арбітражного суду" та виконує розсилку.

6.20. Канцелярія приймає документи на відправлення під розпис. У поштове відділення вихідну кореспонденцію відправляють за реєстром (додаток 18), урядова кореспонденція відправляється за окремим реєстром (додаток 18).

Канцелярія приймає термінові документи на відправлення протягом всього робочого дня.

6.21. Кореспонденція, яка виходить із арбітражного суду, відправляється тільки через канцелярію.

7.1. Ініціативні пропозиції щодо вдосконалення законодавства та інших правових актів, проекти документів, розроблені за дорученням керівництва Вищого арбітражного суду України, направляються з Вищого арбітражного суду України з супровідним листом, в якому обгрунтовується необхідність у такому документі.

7.2. На зворотній стороні аркуша супровідного листа вказується найменування структурного підрозділу, прізвище, телефон виконавця, який підготував проект документа.

7.3. Запити, відповіді і т. п. друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали в трьох примірниках. Перший примірник направляється адресату, другий залишається в канцелярії, третій - в структурному підрозділі виконавця.

7.4. Проекти указів та інших документів до вищих органів державної влади України подає Голова Вищого арбітражного суду України відповідно до законодавства.

Проекти документів готують структурні підрозділи Вищого арбітражного суду України, до компетенції яких віднесено вирішення питань, що розглядаються. Перший примірник проекту документа візує Голова Вищого арбітражного суду України, другий примірник - його заступники, начальники структурних підрозділів, з якими узгоджується проект.

Проект документа направляється в органи державної влади та управління із супровідним листом, в якому обгрунтовується необхідність прийняття рішення та його змісту.

На зворотному боці останнього аркуша супровідного листа зазначається найменування структурного підрозділу, прізвище та номер телефону начальника та виконавця, які підготували проект документа.

Проекти документів друкуються на аркушах формату А4 через півтора міжрядкові інтервали в чотирьох примірниках. Перший примірник направляється адресату, другий залишається у загальному відділі, третій - у структурному підрозділі виконавця, четвертий - в секретаріаті Голови Вищого арбітражного суду України.

7.5. Проекти наказів розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва чи за власною ініціативою.

Текст наказу складається із констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативний чи розпорядчий документ уряду, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, передається зміст тієї частини, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "Наказую".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, то це обумовлюється в його тексті.

Проект наказу для виконання розпорядчого документа урядового органу повинен бути підготовлений протягом 10 днів, якщо керівництво арбітражного суду не встановило іншого терміну.

В останньому пункті розпорядчої частини вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проекти наказів подаються для візування керівникам структурних підрозділів, в межах їх компетенції.

Наказ підписує голова арбітражного суду або за його вказівкою перший заступник голови суду.

Накази нумеруються за порядком у межах календарного року. Накази з основної діяльності реєструються та зберігаються в загальному відділі, з кадрових питань - у відділі кадрів.

7.6. Проекти розпоряджень розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

Розпорядження видаються з метою вирішення оперативних питань з окремих напрямків діяльності арбітражного суду.

Розпорядження оформлюються в такому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную".

Розпорядження може бути підписане головою суду або його заступником.

7.7. Протокол-документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на нарадах, конференціях чи засіданнях колегіальних органів.

Текст протоколу складається з двох частин: вступна та основна.

Вступна частина включає такі реквізити: голова, секретар, присутні, порядок денний. Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Пакет кожного розділу викладається за схемою:

слухали, виступили, постановили (ухвалили). Основний зміст доповідей та виступів уміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується загалом.

Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.

Зміст окремої думки записується в протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписує головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком у межах календарного року. Протоколи загальних засідань (зборів) повинні мати складний номер, який включає порядковий номер протоколів організацій, які брали участь в роботі засідання.

Порядок підготовки протоколів та рішень колегіальних органів арбітражних судів визначається в положеннях про органи або в регламенті їх роботи.

7.8. Телеграми складаються згідно зі зразком (додаток 19) і передаються для відправки. Копія телеграми з позначкою про час прийому повертається до відповідного структурного підрозділу.

7.9. Зміст телеграм викладається коротко, чітко, за можливості без прийменників, сполучників та займенників, розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

7.10. Текст друкується з одного боку аркуша через два інтервали прописними буквами, без переносів, без абзаців, без виправлень, в трьох примірниках: перший передається для відправки, другий - в справу структурного підрозділу, третій - у фінансовий підрозділ.

7.11. У телеграмі під рискою друкується найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

7.12. Виправлення, внесені під час підпису телеграми, повинні бути обумовлені написом під рискою "виправленому вірити" і завірені виконавцем.

7.13. Телеграми підписуються тільки головою суду або його заступниками. Голова суду може визначити категорію простих телеграм, які можуть підписувати керівники структурних підрозділів, їх заступники та судді.

7.14. Перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Блискавка", "Термінова".

7.15. Зворотню адресу пишуть без скорочення, з розділовими знаками.

8.1. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, яким надається гриф "Для службового користування" (далі - ДСК), регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893 і введеною в дію в арбітражних судах України наказом Голови Вищого арбітражного суду України N 1 ДСК від 29 січня 1999 року.

8.2. Відомості, яким надається гриф "ДСК", в арбітражних судах України регламентуються Переліком конфіденційної інформації, затвердженим наказом Голови Вищого арбітражного суду України N 2 ДСК від 29 січня 1999 року.

8.3. Працівники суду, яким дозволяється присвоювати документам гриф "ДСК" і працювати з документами, які мають цей гриф, визначаються наказом голови суду.

8.4. Ознайомлення представників інших організацій з документами з грифом "ДСК" допускається з дозволу керівників суду, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють.

9.1. Довідково-інформаційна робота здійснюється загальним відділом, канцелярією або підпорядкованою їм довідково-інформаційною службою (там, де вона створена).

9.2. Основними завданнями довідково-інформаційної служби є: надання інформації та довідок про переміщення судових справ та заяв в арбітражному суді з використанням даних автоматизованої системи діловодства, реєстраційно-контрольних документів та інформації, що надходить із судових колегій та структурних підрозділів.

Довідково-інформаційна служба керується в своїй діяльності наказами, розпорядженнями голови арбітражного суду, цією Інструкцією.

9.3. Довідково-інформаційна служба працює у взаємодії з відповідальними працівниками судових колегій та структурних підрозділів арбітражного суду.

9.4. Інформація та довідки видаються за наявності повних даних про вихідний номер та дату документа, номера справи, даних про позивача та відповідача (сторони).

9.5. Співробітники довідково-інформаційної служби представляють інформацію про судові справи, заяви та скарги на будь-якій стадії їх проходження (розгляду) сторонам або їх представникам за усними (телефонними) та письмовими запитами.

9.6. Працівники довідково-інформаційної служби мають право повідомляти представникам сторін таку інформацію: вхідний реєстраційний номер справи (документа), дату реєстрації, зміст питання (категорія спору) або структурного підрозділу, в якому знаходиться на розгляді справа (заява), дату прийнятого зі справи (заяви) рішення, постанови. В крайньому разі, якщо в довідкову службу не надійшла інформація про результати розгляду справи (заяви), може бути повідомлений номер телефону співробітника, відповідального за діловодство в колегії.

Відомості про безпосередніх виконавців і суддів та їх телефони не надаються.

9.7. У випадках несвоєчасного або неповного повідомлення про рух та результати розгляду заяв та справ, про це доповідається керівництву.

10.1. Друкування процесуальних, службових документів арбітражного суду здійснюється в друкарському бюро.

Друкарські роботи невеликого обсягу можуть виконуватись безпосередньо в структурних підрозділах арбітражного суду з додержанням правил друкування.

10.2. У друкарському бюро приймаються тільки службові документи разом з заявкою (додаток 20), підписаною керівником підрозділу, його заступником або суддею.

10.3. Рукописи, що подаються для друку, повинні бути написані розбірливо на одному боці аркуша, чорнилами або пастою темного кольору. Неохайно та нерозбірливо написані чернетки, виправлені олівцем, до друку не приймаються.

При підготовці матеріалів до друку особливу увагу необхідно звертати на чітке та розбірливе написання прізвищ, спеціальних юридичних та інших термінів, іноземних слів та географічних назв. Допускаються тільки загальноприйняті скорочення слів.

10.4. Здані матеріали враховуються в журналі обліку друкарських робіт, в якому зазначається прізвище виконавця, назва документа, обсяг надрукованого матеріалу, вид та номер бланка (для наказів та розпоряджень), прізвище друкарки.

10.5. Друкування документів здійснюється на бланках встановленої форми або на папері стандартних розмірів тільки на лицьовому боці.

10.6. Документи, що подаються на підпис керівництва арбітражного суду, а також документи, що підготовлені до видання типографським способом, друкуються, як правило, через два інтервали, інші документи через півтора інтервали, якщо інше не вказано в заявці. Якщо документ складається з двох чи більше аркушів, то вони, починаючи з другого, мають бути пронумеровані. Номер проставляється арабськими цифрами в середині верхнього поля документа.

Матеріали, що підлягають тиражуванню на копіювально-множильних апаратах, друкуються в двох примірниках.

Друкування під диктовку, як правило, не допускається.

10.7. На зворотному боці останнього аркуша документа знизу зліва друкарка проставляє кількість надрукованих примірників, прізвище, телефон виконавця, а також свій особистий шифр. Матеріали з друкарського бюро видаються під розписку в журналі обліку (додаток 21).

10.8. Бланки встановленого зразка для друкарського бюро одержує керівник бюро, який несе відповідальність за їх використання та зберігання.

11.1. Копіювально-множильні роботи в арбітражному суді здійснюються в копіювально-множильному або іншому підрозділі арбітражного суду.

Матеріали для ксерокопіювання подаються з чітким, яскравим текстом, у незброшурованому вигляді.

11.2. Тиражування документів здійснюється за оформленим замовленням (додаток 22), яке підписує начальник структурного підрозділу, а затверджує - керівництво суду.

11.3. При тиражуванні документів більше, ніж у трьох примірниках або обсягом більше 50 аркушів повинно вказуватись обгрунтування тиражу або прізвища осіб, для яких тиражуються документи.

Бланки виконаних замовлень зберігаються на протязі року, після чого знищуються.

11.4. Примірники тиражованих документів на останньому аркуші повинні мати вихідні дані: номер замовлення, дату.

Копіювально-множильна служба веде журнал обліку замовлень та видачі виконаної роботи (додаток 23).

Оригінали розмножених матеріалів повертаються замовникам при отриманні тиражу.

11.5. Документи, що містять службову інформацію обмеженого поширення, при передачі на розмноження повинні бути відповідним чином оформлені особою, що відповідає за режим роботи з такими документами.

12.1. Обов'язковому обліку підлягають всі види печаток та штампів арбітражного суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки тощо.

Печатки та штампи повинні зберігатись у сейфах або металевих шафах.

12.2. Відповідальність за зберігання та використання печаток, штампів та бланків у структурних підрозділах арбітражного суду несуть секретарі та особи, відповідальні за діловодство.

12.3. Виготовлення печаток, штампів та забезпечення структурних підрозділів усіма видами бланків здійснюється господарськими службами.

12.4. Облік всіх печаток та штампів, що є в арбітражному суді (крім печаток та штампів першого відділу), а також бланків ведеться в журналах (додатки 24, 25).

12.5. Гербова печатка арбітражного суду зберігається у посадової особи, що призначається головою суду.

12.6. Видача печаток, штампів та бланків здійснюється під розписку у відповідних журналах обліку.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ. Аркуші їх нумеруються, прошиваються та опечатуються.

12.7. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом з позначкою в журналах обліку.

12.8. Перевірка наявності печаток, штампів та бланків, а також порядку їх зберігання і використання здійснюється спеціально створеною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства.

Позначки про здійснення перевірки робляться в журналах обліку.

13.1. Контролю та перевірці виконання в арбітражному суді підлягають:

накази, розпорядження та доручення Голови Вищого арбітражного суду України;

розпорядження та доручення заступників Голови Вищого арбітражного суду України;

накази, розпорядження та доручення керівництва арбітражного суду;

плани роботи арбітражного суду;

дотримання процесуальних строків розгляду прийнятих до провадження позовних заяв, заяв про перевірку рішення, ухвали, постанови в порядку нагляду.

13.2. Порядок організації контролю та перевірки виконання зазначених в п. 13.1 документів визначається головою арбітражного суду.

Забезпечення контролю в залежності від штатної чисельності арбітражного суду може бути покладено на контрольно-інспекторську групу, канцелярію або посадову особу наказом по арбітражному суду.

Відповідальність за організацію контролю та стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах покладається на їх керівників.

13.3. Контроль за виконанням документів та доручень включає:

доведення до виконавців документа або доручення, перевірку ходу його виконання, інформування про це керівництва, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.

13.4. Контроль за проходженням та виконанням документів здійснюється з використанням комп'ютера або реєстраційно-контрольних карток.

13.5. Доручення, з резолюцією "Терміново", виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлений керівництвом арбітражного суду.

Термін виконання внутрішніх документів обчислюється в календарних днях з дати їх підписання (затвердження), а документів, що надійшли з інших організацій, з дати їх надходження в арбітражний суд. Якщо термін виконання документа випадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

13.6. Якщо виконання документа або доручення керівництва арбітражного суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання являється підрозділ (особа), вказаний першим.

Співвиконавці повинні за вимогою відповідального виконавця подати всі необхідні матеріали у встановлений термін.

13.7. Контрольний орган не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення терміну виконання документа (доручення) попереджає про це виконавця.

Якщо необхідно продовжити виконання доручення, виконавець за п'ять днів до закінчення строку подає керівнику, який дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обгрунтуванням нового терміну виконання.

Відомості про зміну терміну заносяться в комп'ютер (реєстраційно-контрольну картку) і передаються в контрольний орган.

13.8. Документ (доручення) передається на виконання в підрозділ з контрольного органу з другим примірником реєстраційно-контрольної картки.

13.9. Якщо доручення або запит арбітражного суду направляється в інші організації та установи, то на копії доручення чи запиту та на картці до нього ставлять позначку "Контроль". Копія доручення (запиту) зберігається в окремому наряді.

13.10. Документи і доручення знімають з контролю тільки після їх остаточного виконання.

Проміжна відповідь або запит не є підставою для визнання документа виконаним.

13.11. Рішення про остаточне виконання документів та доручень приймають керівники підрозділів або їх заступники, а у відповідних випадках - керівник арбітражного суду.

13.12. Виконання завдань та доручень реєструється введенням відповідної інформації в комп'ютер, а також відміткою та підписом керівника структурного підрозділу або його заступника, в реєстраційно-контрольній картці.

Про це доводять до відома контрольному органу.

14.1. Канцелярія арбітражного суду періодично (не рідше, ніж два рази на рік) проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах апарату.

Для перевірки стану діловодства, разом з працівниками канцелярії і відповідальними за діловодство в структурних підрозділах, можуть залучатись і інші спеціалісти.

Висновки перевірки відображають у довідці, яку подають на розгляд керівництву арбітражного суду.

14.2. Відповідальні за діловодство в структурних підрозділах періодично перевіряють умови зберігання документів у виконавців, ведуть контроль за правильним їх оформленням, про результати інформують керівників структурних підрозділів.

Канцелярія арбітражного суду і служба діловодства в підрозділах ведуть облік документообігу (як правило, за рік). За необхідності готують пропозиції з удосконалення роботи з документами та діловодства в цілому.

15.1. Службова інформація, одержана каналом факсимільного зв'язку, не відноситься до офіційних документів.

Передача процесуальних документів каналом факсимільного зв'язку не допускається.

15.2. Прийом та передачу інформації каналом факсимільного зв'язку здійснює, як правило, канцелярія арбітражного суду.

15.3. Каналом факсимільного зв'язку забороняється передавати таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", "Не для друку", а також рукописні матеріали.

15.4. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналом факсимільного зв'язку, покладається на виконавця, який підготував матеріал до передачі, та керівника відповідного структурного підрозділу.

15.5. Обсяг інформації, яка передається, не повинен перевищувати двох сторінок тексту, надрукованого через півтора інтервали.

15.6. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Неправильно оформлені матеріали повертаються виконавцю.

15.7. Інформація, яка призначена для передачі, підлягає обов'язковому обліку за заявками (додаток 26), які підписуються керівниками структурних підрозділів та передаються в канцелярію для виконання.

В канцелярії проставляється порядковий номер, дата та час відправки інформації.

15.8. Після передачі інформації співробітник канцелярії повертає оригінал матеріалів виконавцю з відміткою про час відправки.

15.9. Факсограми, які поступили каналом факсимільного зв'язку, підлягають обов'язковому обліку канцелярією в журналі встановленої форми (додаток 27).

15.10. Прийняті в канцелярії факсограми без зволікання передаються адресатам під розписку секретаря керівництва арбітражного суду або в структурні підрозділи відповідальним за діловодство.

Факсограми іноземною мовою передаються під розписку в секретаріат голови суду.

16.1. Номенклатура справ являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в арбітражних судах України, з визначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ складається у відповідності з нормативно-методичними документами Головархіву України.

16.2. Номенклатура справ арбітражного суду на наступний календарний рік (додаток 28) складається службою діловодства суду за допомогою робітників архіву суду в останньому кварталі попереднього року на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

Зведена номенклатура справ арбітражного суду узгоджується з експертною комісією (ЕК) арбітражного суду та відповідними державними архівними установами.

16.3. Узгоджена з архівними органами номенклатура справ затверджується головою арбітражного суду не пізніше грудня попереднього року, вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається в розділ номенклатури канцелярії.

16.4. Після затвердження номенклатури справ арбітражного суду структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

16.5. Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справах, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання.

16.6. При складанні номенклатури справ потрібно керуватися структурою та штатним розкладом арбітражного суду, положенням про структурні підрозділи, переліками документів зі строком їх зберігання, номенклатурами справ арбітражного суду за минулі роки.

16.7. Назвами розділів номенклатури справ арбітражного суду є назви структурних підрозділів; розділи вміщуються у відповідності із затвердженою структурою арбітражного суду.

16.8. Графи номенклатури справ арбітражного суду та структурних підрозділів заповнюються таким чином.

В графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.

В номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ в межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.

В графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).

Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком.

На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.

Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).

Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.

В графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно переліку.

При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, строк зберігання яких не передбачений типовим переліком документів, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу Державної архівної служби України.

В графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу.

16.9. За наявності обчислювальної техніки затверджену номенклатуру справ вводять і зберігають в комп'ютері для спрощеного її використання, коригування, а в необхідних випадках - переробки.

17.1. Формуванням справ називається групування виконаних документів в справи відповідно до номенклатури справ.

Справи в арбітражному суді формуються в структурних підрозділах або в підрозділі документаційного забезпечення.

Контроль за правильним формуванням справ в підрозділах суду здійснюється службою діловодства з методичною допомогою архіву арбітражного суду.

17.2. При формуванні справ необхідно дотримуватись таких загальних правил:

вміщувати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою;

вміщувати разом всі документи, які відносяться до вирішення одного питання, групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ, судових справ, окремо групувати документи постійного та тимчасового строку зберігання. В справі не повинно бути більше 250 арк.

Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, яких вони стосуються. Додатки обсягом понад 250 аркушів утворюють окремий том, про що в документі роблять відмітку.

17.3. Номер справи, в яку має бути підшитий документ, визначають керівники структурного підрозділу. На документі ставлять позначку "До справи N ____, дата, підпис керівника структурного підрозділу".

17.4. Документи, що містяться в справі, розміщують в хронологічній послідовності.

Розпорядницькі документи та додатки до них групуються за видами та хронологією.

Накази з основної діяльності необхідно групувати окремо від наказів щодо особового складу.

Накази оперативного характеру (про відрядження, відпустки, стягнення) формуються в окрему справу.

Протоколи в справі розміщуються в хронологічному порядку згідно нумерації.

Документи в особових справах розміщуються в хронологічному порядку за їх надходженням таким чином: опис, особовий листок або особова картка форми N П-2ДС (для державних службовців), автобіографія, копії документів про освіту, копії документів, які посвідчують особу, якщо її прізвище відрізняється від того, яке зазначене в документі про освіту, заява про прийом на роботу, копія наказу про прийом на роботу, копії Постанови Верховної Ради України, Указу Президента про призначення суддів, заяви про переведення на іншу посаду або в інший підрозділ, копії наказів до них та інші документи, що стосуються особи працівника (копії наказів про відзнаки, нагороди тощо), заява про звільнення, копія наказу, копія Постанови Верховної Ради України чи Указу Президента про звільнення.

Особисті рахунки робітників і службовців необхідно групувати в самостійні справи та розміщувати в них документи в алфавітному порядку за прізвищами.

Звернення громадян з питань роботи арбітражного суду (пропозиції, заяви, скарги) і всі документи щодо розгляду звернень необхідно групувати окремо від інших документів.

Листування, як правило, необхідно групувати за період календарного року і систематизувати в хронологічній послідовності, документ-відповідь вміщувати за документом-запитом. При поновленні листування з питання, розгляд якого почався в попередньому році, документи необхідно включати в справу поточного року з відміткою індексу попереднього року.

18.1. Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.

18.2. Експертизу цінності документів арбітражного суду проводять, згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

18.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів в арбітражному суді створюється постійно діюча експертна комісія.

Експертиза цінності документів щорічно здійснюється в структурних підрозділах із залученням спеціалістів архіву арбітражного суду. Остаточне рішення приймає експертна комісія арбітражного суду.

Функції і права експертної комісії, а також організація її роботи визначаються Положенням, яке затверджує голова арбітражного суду.

До складу експертної комісії арбітражного суду в обов'язковому порядку включаються завідуючий архівом, судді та особи, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах. Головою експертної комісії призначається заступник голови арбітражного суду.

18.4. Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі переліку документів із зазначенням терміну їх зберігання та номенклатури методом перегляду матеріалів справ. Зі справ постійного зберігання підлягають вилученню дублікати документів, чернетки, неоформлені копії тощо.

Одночасно з відбором документів постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів суду в структурних підрозділах проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання з термінами, що закінчилися. При цьому враховуються позначки в номенклатурі справ "До потреби" тощо.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення (додаток 29).

19.1. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи (наряди) - по закінченні поточного року.

19.2. У залежності від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають судові справи, справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:

підшивку справи;

нумерацію аркушів;

складання засвідчувального запису (додаток 30);

складання внутрішнього опису документів справи (додаток 7);

внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати справи тощо).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, крім судових справ, підлягають частковому оформленню: дозволяється зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

19.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання формується за встановленою формою (додаток 31).

Після закінчення провадження судових справ та по закінченні року для інших видів справ у заголовку на обкладинці справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення:

перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види та форми звіту та інші).

20.1. На завершенні судові справи та справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, які пройшли експертизу цінності та оформлені відповідно до вимог цієї Інструкції, складаються описи (додаток 7). На інші справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання описи не складаються.

20.2. На судові справи та справи постійного зберігання відповідальними за діловодство особами складаються описи. За цими описами документи здаються до архіву суду.

20.3. При складанні опису справ дотримують таких вимог:

заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої для номенклатури справ схеми систематизації; кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том вноситься до опису під окремим номером); порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом суду; графи опису заповнюються відповідно до тих даних, які винесені на обкладинку справи;

при внесенні до опису справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначається словами "Те ж саме", при цьому інші дані про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок пишеться повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт про наявність копій тощо.

20.4. Описи справ складаються за встановленою формою в трьох примірниках.

21.1. Керівники структурних підрозділів та співробітники, які відповідають за діловодство, несуть відповідальність за збереження документів та арбітражних справ.

Справи повинні зберігатись в робочих кімнатах та розташовуватись в шафах, що запираються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб до документів. З метою підвищення оперативності пошуку документів, справи розміщуються у відповідності з номенклатурою справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

21.2. Видача справ стороннім організаціям здійснюється з дозволу керівництва арбітражного суду за заявками (додаток 33). На видану справу заводиться жетон-замінник справи (додаток 17).

Вилучення оригіналів документів із судових справ та справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках та здійснюється з дозволу керівництва або судді. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.

21.3. Копії документів видаються з дозволу керівників структурних підрозділів, їх заступників та суддів.

21.4. У разі видачі зі справи копії, якщо документ виконано на бланку, повністю відображаються реквізити бланка (бланк арбітражного суду, номер, дата тощо).

Якщо видається копія документа, що виходить з арбітражного суду, вона оформлюється на бланку суду.

У правому верхньому куті копії пишеться слово "Копія".

21.5. Щоб засвідчити вірність копії документа, внизу, після повного викладу тексту, пишуться слова "З оригіналом згідно", вказуються повністю посада, прізвище уповноваженої на це посадової особи, яка ставить свій підпис та дату.

Щоб переслати копію в інші установи або видати на руки окремим особам поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці слід поставити печатку канцелярії або суду (в залежності від значущості документа).

21.6. На звороті залишеного в справі документа зазначається коли і кому видана копія.

22.1. Для зберігання документів, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів.

22.2. У своїй діяльності архів арбітражного суду керується законодавством України, наказами та розпорядженнями керівництва Вищого арбітражного суду України, нормативними та методичними документами Головархіву України.

22.3. Архів арбітражного суду зберігає документи суду, організацій-попередників, а за потреби - інших організацій, відповідно до переліку організацій - джерел комплектування архіву, затвердженого керівництвом суду.

22.4. До архіву передаються судові справи після їх розгляду, справи тимчасового та постійного зберігання та з особового складу, їх передача здійснюється тільки згідно з описами.

22.5. Передача справ до архіву здійснюється за складеним працівником архіву графіком, узгодженим керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівництвом суду.

Прийом кожної справи проводиться робітником архіву суду в присутності робітника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номера кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказується: цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передач справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи.

Кожний примірник опису справ тимчасового та постійного зберігання затверджується керівником структурного підрозділу. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).

22.6. Справи тимчасового зберігання передачі до архіву в обов'язковому порядку не підлягають. Вони можуть зберігатись в структурних підрозділах і по закінченню терміну зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.