Інструкція з діловодства в арбітражних судах України

1.1. Інструкція з діловодства в арбітражних судах України (надалі - Інструкція) встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з процесуальними та іншими документами, листами і зверненнями громадян та носить обов'язковий характер при веденні діловодства в системі арбітражних судів України відповідно до особливостей структури з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення конкретного арбітражного суду.

1.2. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах арбітражного суду покладається на службу діловодства.

1.3. Викладені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Порядок ведення таємного діловодства, роботи з документами і виданнями "Для службового користування" визначається спеціальними інструкціями.

1.4. Вимоги Інструкції не поширюються також на процесуальні документи, порядок оформлення і розсилка яких регламентуються Арбітражним процесуальним кодексом України.

1.5. Посадові особи, спеціалісти і службовці арбітражних судів України зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

Керівники арбітражних судів та їх структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодної служби і вимогами Інструкції.

1.6. Керівництво і посадові особи арбітражного суду зобов'язані:

- вживати заходів до скорочення службового листування;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;

- здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу.

1.7. При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, відрядження тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його заміщає, з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних документах.

1.8. Загальне керівництво діловодною службою здійснюється головою арбітражного суду або його заступником відповідно до розподілу обов'язків.

1.9. Документи Вищого арбітражного суду України та арбітражних судів України є власністю держави. Робота з ними регулюється законодавством України, нормативно-методичними документами державної архівної служби України, а також цією Інструкцією.

1.10. Інструкція з діловодства встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в арбітражних судах України.

Положення Інструкції передбачає як традиційне ведення діловодства, так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів.

1.11. Загальне ведення діловодства, контроль за додержанням у структурних підрозділах Вищого арбітражного суду України єдиної системи діловодства, методичне керівництво роботою з документами, а також організація методичної роботи по системі арбітражних судів покладені на загальний відділ.

1.12. Організація діловодства, контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах (секретаріаті, колегіях, управліннях та відділах) покладаються на їх керівників.

1.13. Керівник структурного підрозділу призначає відповідального за ведення діловодства, котрий затверджується наказом. Відповідальний за діловодство забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства, подає керівникові підрозділу та в загальний відділ звітність про хід роботи з документами.

1.14. Передача документів з підрозділу в підрозділ здійснюється через загальний відділ (канцелярію).

1.15. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про загублення документа терміново доповідається керівникові підрозділу, складається акт, один екземпляр якого передається керівникові загального відділу.

2.1. Вся кореспонденція, що надходить до арбітражного суду, (позовні та інші заяви, протести прокурорів, відзиви, службові документи та інші матеріали) приймаються та реєструються службою діловодства.

При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється згідно додатка.

Документи, які були отримані керівництвом або співробітниками апарату під час прийому відвідувачів, передаються на реєстрацію в загальний відділ.

Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику в термін до двох днів.

2.2. При відкритті конверта (упаковки) перевіряється правильність оформлення документів, їх фактична наявність, звіряються номери з обліковими номерами, що вказані на конвертах. Конверти додаються до документів.

У випадку відсутності або при пошкодженні документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт в трьох примірниках (додаток 1), які підписуються працівниками загального відділу. Один примірник акта залишається в канцелярії, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику.

Пакети з відміткою "особисто" передаються адресатам без відкривання.

2.3. Позовні заяви з доданими пронумерованими документами приймаються працівниками загального відділу за переліком.

Перелік документів, що додаються до позовних заяв, які надходять від громадян, засвідчуються їх особистим підписом.

Заяви про перевірку рішень, ухвал, постанов у порядку нагляду, скарги, заяви про принесення протестів та протести на рішення арбітражних судів приймаються працівниками загального відділу від арбітражних судів разом з судовими справами (далі - справи).

До справ, що направляються арбітражними судами до Вищого арбітражного суду України, в тому числі і на запити керівників Вищого арбітражного суду України або його структурних підрозділів, додаються супровідні листи голів судів або їх заступників та завірені описи документів справи. Справи, що надсилаються до Вищого арбітражного суду України, повинні бути зброшуровані в папках, документи підшиті в порядку, вказаному в опису, сторінки пронумеровані і зафіксовані в опису, вилучені дублюючі матеріали.

Позовні заяви, заяви про перегляд рішень, ухвал, постанов та про принесення протестів, що надійшли до Вищого арбітражного суду України і не оформлені у відповідності з вимогами Арбітражного процесуального кодексу України та інших нормативних актів, повертаються суддями колегій адресатам з викладенням причин повернення. Якщо до вказаних документів не додані справи, то вони повертаються адресату.

2.4. В загальному відділі документи розподіляються на позовні заяви, заяви про перегляд рішень, ухвали, постанови, заяви про принесення протестів, додаткові матеріали і документи до судових справ тощо. На всіх документах в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, дата надходження до Вищого арбітражного суду України, реєстраційний номер.

2.5. Позовній заяві працівники загального відділу присвоюють і проставляють на обкладинці і першій сторінці заяви вхідний реєстраційний номер, який вказує:

а) індекс колегії за номенклатурою справ;

б) загальний порядковий номер;

в) індекс судді, якому передається заява (індекси затверджуються щорічно, згідно з персональним складом суддів);

г) порядковий номер у реєстраційному журналі судді.

Наприклад: 03/265-1/35.03 - шифр колегії по розгляду справ за номенклатурою справ;

265 - загальний порядковий номер;

1 - індекс судді;

35 - порядковий номер в журналі судді.

Заяві про перевірку рішення по справі, протесту, заяві про внесення протесту про перегляд рішень, ухвал, постанов присвоюється вхідний номер, який вказує:

а) індекс колегії, відділу за номенклатурою справ;

б) порядковий номер загальний;

в) індекс арбітражного суду, який розглядав справу (додаток 2);

г) індекс судді, якому передано справу (індекси затверджуються щорічно відповідно до персонального складу суддів);

д) порядковий номер в журналі судді;

е) рік надходження справи.

Наприклад: 04/235-1-1/24/95 - шифр колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов;

235 - загальний вхідний номер;

1 - Вищий арбітражний суд України;

1 - індекс судді;

24 - порядковий номер в журналі судді;

95 - рік надходження справи.

Реєстрація справ, заяв і документів здійснюється в журналі реєстрації, на реєстраційно-контрольній картці (додаток 3, 4, 5), а також на комп'ютері. Зареєстровані заяви та справи передаються в колегії (структурні підрозділи) відповідальному за діловодство під розписку.

Номер арбітражній справі присвоюється суддею, який її призначає. Він повинен містити порядковий номер судді, встановлений керівництвом суду у визначеному ним порядку, відокремлений похилою рискою від порядкового номера справи цього ж судді протягом поточного року.

Номери процесуальних документів, які утворюються при вирішенні господарських спорів повинні відповідати номеру справи.

Номери процесуальних документів, які утворюються за результатами перевірки рішення, ухвали, постанови в порядку нагляду, складаються з індексів даних документів, згідно номенклатури справ суду, відокремлених похилими рисками від номерів суду, судді та порядкового номера в журналі реєстрації судді.

Наприклад: 04-1/1-5/37,

04-1 - індекс ухвали або постанови судової колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов в Номенклатурі справ Вищого арбітражного суду України;

1 - номер Вищого арбітражного суду України згідно додатка 2 Інструкції;

5 - номер судді судової колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов;

37 - порядковий номер в журналі реєстрації документів даного судді.

2.6. Про справи (документи), що надійшли, відповідальний за діловодство доповідає голові колегії (керівникові підрозділу), який розглядає справи (документи) і визначає виконавця.

Відповідальний за діловодство в той же день передає судді чи спеціалісту визначеного судового складу (судді) справи (документи) під розпис у журналі або в картці. Прізвище та ініціали виконавця, а також дата передачі справи вводяться до комп'ютера, записуються в журнал чи на картку.

2.7. Позовні заяви зі спорів, що підвідомчі Вищому арбітражному суду України, передаються до судової колегії з розгляду спорів.

Позовні заяви зі спорів, що не підвідомчі Вищому арбітражному суду України, направляються у встановленому порядку відповідному арбітражному суду.

2.8. Заяви про перевірку рішень, ухвал, постанов арбітражних судів України та центрального апарату, а також протести на рішення, ухвали, постанови арбітражних судів передаються на розгляд до судової колегії Вищого арбітражного суду України по перегляду рішень, ухвал, постанов, в місцевих арбітражних судах - голові суду чи його заступнику.

2.9. Заяви про принесення протестів та протести на постанови судової колегії Вищого арбітражного суду України по перегляду рішень, ухвал, постанов передаються на розгляд Голови Вищого арбітражного суду України, а потім - до підрозділу по розгляду звернень і підготовці протестів до Президії і Пленуму Вищого арбітражного суду України.

2.10. Заяви та скарги на дії посадових осіб арбітражних судів України передаються на розгляд Голові Вищого арбітражного суду України, а згідно резолюції - виконавцю, який вивчає подані матеріали та в десятиденний строк (якщо резолюція не містить іншого терміну) доповідає пропозиції.

Справи з арбітражних судів витребуються виключно за вказівкою Голови Вищого арбітражного суду України виконавцем, якому доручено підготувати пропозиції.

Заяви про принесення протесту, додані до них документи знаходяться на контролі в загальному відділі в окремому наряді відповідної колегії чи відділу, в складі якого працює суддя.

Копія документа про витребування справи передається загальному відділу для контролю за його надходженням. При надходженні справа реєструється та передається за призначенням під розписку відповідального за діловодство.

Облік, зберігання виконаних документів здійснюється загальним відділом.

Заяви про відмову в принесенні протесту, розглянуті за дорученням Голови Вищого арбітражного суду України, включаються в загальну статистичну звітність щодо перевірки законності та обгрунтованості рішень арбітражних судів у порядку нагляду.

При оформленні відмови у принесенні протесту на копіях відповідей, що зберігаються у Вищому арбітражному суді України, проставляється прізвище та ініціали виконавця.

2.11. По додаткових матеріалах (документах), що стосуються справ Вищого арбітражного суду України, які розглядаються, працівники загального відділу записують назву організації, вихідний номер та дату документа, проставляють вхідний номер справи, що розглядається або розглянута Вищим арбітражним судом України, з поданням до нього індексів Д1, Д2 і т. д., записують дату реєстрації.

В комп'ютері та на картці фіксується категорія документа або його короткий зміст.

Реєстраційні дані на всі додаткові документи працівники загального відділу вводять в комп'ютер і заповнюють дві реєстраційно-контрольні картки (додаток 4). Одна з них залишається в загальному відділі, друга передається з документом за призначенням.

2.12. До документів, що надійшли до Вищого арбітражного суду України і стосуються судових справ, працівниками загального відділу або виконавцями в обов'язковому порядку при передачі їх керівництву додаються короткі довідки про справу. В них інформується, в якому підрозділі знаходиться справа на розгляді, хто виконавець, викладається суть питання.

2.13. Інформацію про документи і листи, що не стосуються судових справ, працівники загального відділу вводять в комп'ютер і записують на двох примірниках реєстраційно-контрольних карток (додаток 4): прізвище та ініціали особи, що підписала документ, назву організації, яку вона представляє. Оформлення вхідного номера здійснюється у такому порядку: проставляється індекс підрозділу, до якого направляється документ на розгляд, порядковий номер, дата реєстрації, вихідний номер і дата документа, викладається його короткий зміст. Після розгляду документа керівництвом документ повертається до загального відділу, працівники якого вводять резолюцію в комп'ютер та записують в картки, журнал. Документ передається за призначенням, під розписку в картці (журналі).

2.14. Всі документи, що надійшли до Вищого арбітражного суду України, реєструються і передаються в структурні підрозділи, як правило, в день надходження. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.15. При одержанні документа керівник структурного підрозділу визначає виконавця. В той же день відповідальний за діловодство вводить дані (резолюцію), прізвище та ініціали виконавця, дату передачі в комп'ютер і заносить в реєстраційно-контрольні картки (журнал).

2.16. Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі письмової вказівки того керівника, який раніше дав доручення, про що вноситься запис в комп'ютер та в реєстраційні документи загального відділу.

2.17. Всі документи, розглянуті керівництвом Вищого арбітражного суду України, передаються в загальний відділ для внесення резолюцій, прізвища та ініціалів виконавця, терміну виконання в картотеку комп'ютера (в реєстраційні документи) та для передачі відповідальному за діловодство структурного підрозділу під розписку.

2.18. Працівники загального відділу передають кореспонденцію в структурні підрозділи під розписку в реєстраційно-контрольних документах тричі на день - в секретаріат Голови Вищого арбітражного суду України та його заступників, двічі на день - в структурні підрозділи.

2.19. Помічники та секретарі доповідають про отримані із загального відділу документи керівництву Вищого арбітражного суду України не пізніше наступного дня.

2.20. Результати розгляду документів відображаються в резолюціях керівництва Вищого арбітражного суду України, начальників структурних підрозділів або їх заступників. Після розгляду керівництвом документів, відповідальні за діловодство вносять їх резолюції в реєстраційно-контрольні документи, вводять в комп'ютер і в той же день передають документи виконавцю під розписку.

2.21. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за організацію виконання документа.

Відповідальні за діловодство відповідного підрозділу оперативно знайомлять з документами особу, вказану в резолюції, під розпис. В необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії цього документа.

2.22. Після вирішення порушених у документі питань відповідальний за його підготовку внизу на першій сторінці документа робить відмітку про його виконання або прикладає супровідну записку, в якій вказує, як вирішені питання: дана відповідь, прийнято рішення і т. д., проставляє дату виконання, номер справи, до якої необхідно долучити документ, і завіряє його своїм підписом.

2.23. Перший примірник виконаного документа підписується Головою Вищого арбітражного суду України, його заступниками і передається відповідальному за діловодство, який проставляє вихідний номер на відповіді, що відправляється, якщо вона потрібна для виконання документа, записує дані про виконання в реєстраційно-контрольних документах та вводить ці дані в комп'ютер, документ разом з копією відповіді підшивають у відповідну справу (наряд) або передають за призначенням.

2.24. Всі документи, що надійшли з апарату Президента України, Уряду України, законодавчих органів, міністерств і відомств, приймаються відповідальною за урядове листування особою загального відділу.

2.25. Робота з урядовими документами ведеться окремо від інших документів у всіх структурних підрозділах Вищого арбітражного суду України.

2.26. Співробітник загального відділу, відповідальний за урядове листування, приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє відповідність вихідного номера організації проставленому на конверті і на документі, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа, в супровідному листі фельдзв'язку і завіряє підпис печаткою.

2.27. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документів, на кожному з них в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.

2.28. Документ реєструється в журналі або на реєстраційно-контрольній картці (додаток 5), куди записуються назва органу державної влади, міністерства, відомства, які надіслали документ, вид документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо), вхідний номер, дата його реєстрації, вихідний номер і дата, проставлені на документі відправником, заголовок та короткий зміст документа. Всі реквізити вводяться в комп'ютер.

2.29. Зареєстровані документи з контрольно-реєстраційною карткою передаються в секретаріат Голови Вищого арбітражного суду України під розпис.

2.30. Законодавчі та нормативні акти після реєстрації в загальному відділі передаються в секретаріат Голови Вищого арбітражного суду України. У відповідності з вказівкою керівництва працівники загального відділу в разі необхідності тиражують документи та передають копії виконавцям, а оригінали направляють у відповідний підрозділ для кодифікації.

2.31. Документи, розглянуті Головою Вищого арбітражного суду України, повертаються групі урядового листування. Працівник групи переносить резолюцію Голови Вищого арбітражного суду України в журнал та на картку, вводить дані в комп'ютер і передає документ в підрозділ відповідальному за діловодство під розпис.

2.32. В секретаріати заступників Голови Вищого арбітражного суду України передаються документи у відповідності з розподілом їх обов'язків.

2.33. Секретар (помічник) перевіряє наявність додатків, робить запит додаткової інформації та доповідає про кореспонденцію, що надійшла, керівникові.

2.34. Після розгляду керівником документа секретар записує на картку резолюцію і повертає документ з карткою в канцелярію для внесення резолюції в журнал та в комп'ютер і передачі документа в підрозділ виконавця.

2.35. На документі, поставленому керівництвом на контроль, ставиться відмітка "Контроль" або буква "К". При передачі документа виконавцю працівником контрольно-інспекторської групи загального відділу заповнюється додаткова реєстраційно-контрольна картка.

2.36. Якщо в резолюції не вказаний конкретний термін виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана не пізніше одного місяця з дня надходження. Після виконання документа працівник, вказаний в резолюції першим, особистим підписом знімає документ з контролю.

2.37. Документи, підписані Головою Вищого арбітражного суду України або його заступниками, які призначені для направлення в органи державної влади, реєструються в групі урядового листування. Одна копія вихідного документа залишається в наряді канцелярії, друга передається в Секретаріат Голови Вищого арбітражного суду України, третя залишається в підрозділі виконавця.

2.38. У вихідному номері документа вказується його індекс за номенклатурою справ, порядковий номер та дата. На документі повинні проставлятись реквізити виконавця: прізвище, ініціали, телефон.

Всі документи, підписані керівниками Вищого арбітражного суду України, відправляються в день підписання, за необхідності нарочним.

3.1. Позовні заяви, заяви про перегляд рішень, постанов, скарги на повернення позовних матеріалів та заяв, відзиви, додаткові матеріали, а також справи, витребувані з арбітражних судів, в тому числі задля узагальнення арбітражної практики, а також інші документи, що стосуються судових справ або пов'язані з процедурними питаннями, у відповідності з розділом 2 цієї Інструкції передаються, в колегії (підрозділи) для розгляду по суті.

3.2. Справи та документи передаються в колегію (структурний підрозділ) відповідальному за діловодство під розписку.

Відповідальний за діловодство вводить дані про справи та документи, що надійшли, в комп'ютер і в той же день доповідає про них керівникові для прийняття рішення та призначення виконавця.

Передача судових справ та документів на розгляд судді засвідчується резолюцією безпосередньо на документі.

3.3. Розглянуті керівництвом колегії (підрозділу) справи та документи відповідальний за діловодство передає під розписку спеціалісту відповідного судового складу (судді) для попередньої експертизи справи (перевірки наявності необхідних документів, підписів, печаток тощо) та доповіді судді, якому доручено розгляд справи.

В процесі передачі справи чи документа відповідальний за діловодство вносить в комп'ютер та в журнал і картку резолюцію голови колегії (керівника підрозділу), прізвище та ініціали виконавця, дату передачі справи (документа) та інші необхідні дані.

Суддя вивчає одержаний позовний матеріал і впродовж 5-ти днів вирішує питання про:

- прийняття позовної заяви до розгляду;

- відмову у прийнятті;

- повернення без розгляду.

При відмові у прийнятті позовної заяви всі матеріали повертаються, згідно з ухвалою в додатку до неї. Крім того, до ухвали додається довідка про повернення сплаченого держмита.

У випадку повернення позовної заяви без розгляду матеріали повертаються із супровідним листом, який готує і підписує суддя.

У разі відмови у прийнятті документів до розгляду або при направленні позовних заяв та інших матеріалів за підвідомчістю на супровідному листі вказується вихідний номер та дата відправки.

Відповідальний за діловодство в колегії вносить вихідні дані в журнал (картку) та комп'ютер і передає в канцелярію для відправки адресату. Копія супровідного листа або ухвали залишається у відповідному наряді колегії.

3.5. Після прийняття позовної заяви до розгляду суддя виносить ухвалу про порушення провадження у справі і призначення її до розгляду відповідно до свого графіку.

Одночасно справі присвоюється номер. Він містить у собі умовний номер судді, що залишається незмінним упродовж року, і порядковий номер прийнятих до розгляду позовних матеріалів за їх реєстрацією.

3.5.1. Одночасно з винесенням ухвали про порушення провадження у справі починається її формування, а саме:

- суддя перевіряє наявність документів, зазначених у додатку до позовної заяви і визначає порядок їх підшивки шляхом нумерації аркушів;

- нумерація здійснюється в правому верхньому куті сторінки чорним графітним олівцем або механічним нумератором, не зачіпаючи тексту;

- справа формується в спеціальну, виготовлену типографським способом тверду обкладинку (додаток 6), надійно підшивається і одночасно починається опис документів у справі.

При формуванні справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів, які полегшують вилучення документів зі справи.

На обкладинці арбітражної справи позначаються:

назва суду, номер справи, назва позивача і відповідача (відповідачів), ціна позову або зміст вимоги позивача за зустрічним позовом, а також початку і закінчення справи, передачі до архіву.

3.5.2. Справа підшивається у такому порядку:

- бланк опису справи або 1 - 2 чистих аркуші для продовження опису, початого на обкладинці;

- ухвала про порушення провадження у справі;

- позовна заява;

- поштова квитанція про відсилку копій позовних матеріалів відповідачеві;

- платіжний документ про сплату держмита.

Далі документи підшиваються згідно з додатком до позовної заяви. Якщо в позовній заяві додаток не розшифровано, а значиться тільки кількість аркушів, в опис вноситься кожний документ окремо, при цьому зазначається, що він є додатком до позовної заяви. Усі документи мають бути лише в одному примірнику.

3.5.3. Опис справи, як засіб фіксування наявності письмових доказів та розміщення їх у справі, робиться на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів, показник аркушів у справі.

Документи, що значаться у додатку до позовної заяви або в іншому супровідному документі, в опису можуть не перелічуватися, але обов'язково відмічається їх наявність згідно з переліком у додатку або відсутність. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, наявність в іншій справі тощо). Документ, що підтверджує причину відсутності письмового доказу, додається до справи.

Первісний опис завіряється суддею і працівником, який оформлює справу. В опису обов'язково відмічається наявність оригіналу чи копії документа.

3.5.4. У міру надходження документів справа продовжує формуватись в хронологічному порядку відповідно до дати супровідного листа або дати надходження документа до суду, що визначається за датою його реєстрації в канцелярії.

3.5.5. Питання про залишення у справі конверта, в якому надійшла позовна заява або інші процесуальні документи, вирішується суддею, тому що позначена на конверті дата може мати значення для визначення додержання строку позовної давності або процесуальних строків.

3.5.6. Справа формується виключно з документів, які пройшли реєстрацію в канцелярії, розглянуті суддею і мають його візу "долучити до справи", з зазначенням дати.

Письмові докази, які подаються судді безпосередньо в засіданні з розгляду справи, повинні долучатися до справи також тільки після їх реєстрації в канцелярії і відповідно до його резолюції.

3.5.7. Наявність документів і порядок їх розміщення у справі посвідчується підписом судді в опису на дату кожної процесуальної дії:

відкладення розгляду, зупинення провадження, припинення провадження, залишення позову без розгляду, прийняття рішення або постанови у наглядовій інстанції.

3.5.8. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 150. Кожен том оформлюється окремо, має свій опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, позначається номер тому, а також загальна кількість томів у справі.

3.5.9. Всі процесуальні документи - ухвали, рішення, постанови надсилаються сторонам, а у відповідних випадках іншим установам і організаціям у копіях, належним чином завірених канцелярією. Оригінали залишаються у справі.

На звороті, у лівому нижньому куті кожного процесуального документа, який залишається у справі, при друкуванні передбачається відмітка щодо розсилки документа. Відмітка завіряється штампом канцелярії і містить у собі вихідний номер реєстрації і дату відсилки. Обов'язково позначається, на адресу яких установ чи організацій, крім сторін, направлено процесуальний документ.

Така ж відмітка робиться на звороті копії наказу, яка залишається у справі.

3.5.10. Процесуальні документи, які підлягають відправленню, передаються в канцелярію, реєструються і в той же або наступного дня відправляються за призначенням.

Відправка чи передача процесуального документа без реєстрації в канцелярії забороняється.

Не допускається залишення у справі процесуального документа без позначки канцелярії про його відправку (реєстраційного номера і дати відправки).

3.5.11. Після закінчення провадження у справі завершується її формування. Суддя у 5-денний строк після відсилки рішення, (ухвали, постанови) перевіряє наявність процесуальних документів, відповідність оформлення справи вимогам цієї Інструкції, остаточно завіряє опис, після чого справа здається на зберігання в архів. На обкладинці і в журналі реєстрації робиться відповідна позначка.

Передача справи до архіву посвідчується підписом працівника архіву і судді, а також відповідною реєстрацією надходження справи до архіву.

3.6. Оформлення справ, запитів на додаткові документи, складання описів (додаток 7) та інші види діловодства у справах ведуть спеціалісти колегій та відповідальні за діловодство працівники загального відділу.

Спеціаліст колегії веде послідовні контрольні хронологічні записи на внутрішньому боці обкладинки справи, а саме: фіксує дати прийняття судових актів, їх розсилки сторонам у справі, список осіб, присутніх у засіданні тощо.

Спеціаліст завіряє кожен лист опису документів справи.

3.7. Процесуальні документи (рішення, ухвали, постанови, листи тощо), а також довідки на повернення держмита оформлюються на бланках (додатки 8 - 17). Бланки документів підлягають спеціальному обліку і зберігаються у відповідального за діловодство та у завідуючого друкарським бюро.

3.8. Передача справ і документів з колегії в інші підрозділи проводиться через канцелярію під розписку відповідального за діловодство з позначкою про дату передачі. Повернення справи в колегію здійснюється в тому ж порядку.

3.9. Вилучення зі справи будь-яких документів допускається тільки після закінчення провадження у справі.

Оригінали письмових доказів, що є у справі, можуть бути повернені за клопотанням сторони лише після вирішення господарського спору та подання засвідчених копій.

Заміна оригіналів письмових доказів на копії здійснюється на підставі письмового розпорядження судді. Клопотання сторони з резолюцією судді долучається до справи.

Після здачі справи до архіву письмові докази можуть бути повернуті лише за розпорядженням голови суду за наявності засвідчених копій.

3.10. Після завершення розгляду справи сторонам надсилається рішення (постанова). Справа разом з рішенням (постановою) і супровідним листом повертається в арбітражний суд за місцем розгляду або в 3-х денний термін (для справ Вищого арбітражного суду України) здається на зберігання в архів Вищого арбітражного суду України.

Оформлення справ для повернення та підготовку відповідних документів ведуть відповідальні за діловодство при суддях. Інформація про вихідні матеріали (вихідний номер, дата, прізвище та ініціали виконавця) вводяться в комп'ютер та заносяться до реєстраційно-контрольних документів відповідальним за діловодство.

3.11. Судді та спеціалісти арбітражних судів та колегій забезпечують своєчасність видання наказів про виконання прийнятих рішень та відправки їх за призначенням.

Розглядаючи заяви про перегляд ухвал та рішень або заяви про принесення протесту у випадку скасування або зміни раніше прийнятого рішення, суддя наглядової інстанції може доручити видачу наказу (якщо необхідно перевірити виконання первісного наказу) арбітражному суду або колегії, яка розглядала спір у першій інстанції.

3.12. За надходженням до суду заяви про перевірку рішення, ухвали, постанови, а також протесту прокурора, якщо перевірка повинна здійснюватися Вищим арбітражним судом України, ця заява або протест реєструються в арбітражному суді і разом зі справою і супровідним листом керівника суду надсилаються до Вищого арбітражного суду України.

За надходженням заяв про перевірку рішення, ухвали, постанови, а також протесту прокурора або заяви про принесення протесту в справі, що розглядалася у Вищому арбітражному суді України, за заявкою, підписаною головою колегії (керівником підрозділу) або суддею, спеціаліст або відповідальний за діловодство робить запит справи в архіві.

Справи за заявками видаються під розписку в картці-заміннику (жетоні) справи.

У супровідному листі (або окремо) подаються вичерпні мотивовані пояснення щодо змісту заяви (протесту) і прийняттю рішення.

3.13. Всі вихідні документи, що відносяться до судових справ (протести, відмови в принесенні протестів тощо) та підписані керівництвом Вищого арбітражного суду України, оформлюються відповідальними за діловодство колегії (структурного підрозділу) та передаються на відправку під розписку працівнику. Копія відправленого документа залишається в канцелярії на зберіганні.

3.14. Працівник канцелярії перевіряє наявність на документі вихідних реквізитів: номер, дату, прізвище та ініціали виконавця і розписується в одержанні документа. Прийнятий документ канцелярія направляє за призначенням рекомендованою кореспонденцією.

3.15. Справа для ознайомлення представнику сторони може бути видана виключно за розпорядженням судді, у провадженні якого знаходиться, а після закінчення провадження у справі за розпорядженням голови суду. Справа видається після перевірки посвідчення і повноважень представника.

Не допускається видача справи для ознайомлення особі, яка не має належних повноважень представника сторони у справі.

Ознайомлення здійснюється виключно в приміщенні суду, що контролюється працівником служби діловодства, який безпосередньо видає справу і несе відповідальність за її збереження.

Якщо є можливість, представнику надається допомога у виготовленні копії документів.

3.16. Направлення арбітражної справи за межі суду відбувається у випадках:

- призначення експертизи, у зв'язку з чим суддя зупиняє провадження у справі;

- надсилання матеріалів до слідчих органів у разі зупинення провадження у справі за клопотанням сторін, прокурора, який бере участь у процесі, або за ініціативою суду, якщо справа не може бути розглянута до перевірки обставин справи слідчими органами і проведення слідчих дій;

- направлення справи до Вищого арбітражного суду України у зв'язку з надходженням заяви сторони (протесту прокурора) про перевірку рішення, ухвали, постанови, прийнятих головою (заступником голови) арбітражного суду Автономної Республіки Крим, області, міст Києва і Севастополя;

- запиту справи Вищим арбітражним судом України у будь-якій стадії арбітражного процесу.

3.17. Направлення справи на експертизу і до слідчих органів здійснюється на підставі відповідної ухвали.

Справа надсилається з супровідним листом керівника суду або колегії, в якому вказуються підстави направлення справи та її реквізити.

3.18. Суддя здійснює контроль за строком перебування справи за межами суду.

При поверненні справи перевіряється наявність документів, їх відповідність опису.

3.19. Суддя, в провадженні якого знаходилась справа, начальник загального відділу (завідуючий канцелярією) перевіряють стан справи, яка відсилається за межі суду, усувають недоліки щодо оформлення справи.

Забороняється направляти за межі суду справу, формування якої і її оформлення не відповідають вимогам цієї Інструкції, а також за усним розпорядженням судді або керівника суду, без супровідного листа і реєстрації в канцелярії.

3.20. Замість справи, що відсилається за межі суду, заводиться справа-замінник за тим же номером (жетон) (додаток 17).

Справа-замінник містить у собі підстави для відправки справи ухвалу, запит з резолюцією керівника, копію супровідного листа з вихідними даними та документи щодо справи, які надійшли після її відправки.

У справі-заміннику повинні бути зазначені прізвище та посада особи, у провадженні якої знаходиться справа (експерта, прокурора, судді наглядової інстанції), а також номер службового телефону.

Переміщення справи, яка знаходиться у провадженні судді, без його дозволу не допускається.

3.21. Вимоги щодо формування справи, опрацювання процесуальних документів, переміщення справи стосуються і тих справ, які знаходяться у наглядовій інстанції.

4.1. Робота з листами, скаргами і заявами громадян ведеться згідно з чинним законодавством. Листи громадян приймаються до розгляду Вищим арбітражним судом України з усіх питань, що відносяться до його компетенції. До розгляду не приймаються листи без підпису (анонімні), в яких вміщені нецензурні вирази, а також непридатні для читання.

4.2. Листи громадян реєструються в канцелярії загального відділу на комп'ютері, в журналі та на реєстраційно-контрольній картці (додаток 5).

У журнал (картотеку комп'ютера) і на картку записуються прізвище та ініціали заявника, місто або область його проживання, вхідний номер, дата реєстрації, короткий зміст питання. Вхідний номер складається з індексу підрозділу, в який направляється лист на розгляд, і порядкового номера. Колективні листи реєструються з позначкою "Колективний" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.

4.3. Після реєстрації листи, в залежності від змісту і важливості порушених питань, передаються на розгляд у відповідний секретаріат керівника або структурний підрозділ відповідальному за діловодство під розписку.

4.4. По листах громадян, які не вимагають додаткового вивчення матеріалів, термін виконання - до 15 днів, а які вимагають додаткового вивчення матеріалів - термін виконання до одного місяця з дня реєстрації в канцелярії.

4.5. Загальний відділ веде централізований облік листів, які надійшли від громадян, здійснює контроль за їх виконанням, подає звітну інформацію.

4.6. Відповідальність за організацію розгляду листів по суті, дотримання терміну виконання, а також за станом діловодства по них у структурних підрозділах покладається на керівників цих підрозділів.

4.7. Голові Вищого арбітражного суду України та його заступникам доповідають про листи, що надійшли на їх ім'я з вищих державних органів, а також листи, які стосуються діяльності працівників центрального апарату, керівників арбітражних судів на місцях, про серйозні порушення законодавства та надзвичайні ситуації.

4.8. Рішення про перевірку листа з виїздом на місце працівників центрального апарату приймає Голова чи перший заступник Голови Вищого арбітражного суду України.

4.9. Не дозволяється направляти листи на розгляд службовим особам, дії яких оскаржуються.

4.10. Листи на розгляд у другий підрозділ передаються через канцелярію з резолюцією керівника, який прийняв таке рішення.

4.11. Лист вважається відпрацьованим, якщо розглянуті порушені в ньому питання, вжиті необхідні заходи, надана відповідь заявнику в письмовій формі чи телефоном, а також якщо заявник письмово знімав з розгляду порушені питання.

4.12. Всі дані про проходження, розгляд листів і звернень заносяться в комп'ютер, записуються в журнал та на реєстраційно-контрольні картки. У разі порушення терміну виконання відповідальний за діловодство доповідає про це керівнику підрозділу.

4.13. Після розгляду листа відповідальний за діловодство доповідає про виконання керівнику підрозділу (його заступнику), який знімає з контролю виконані листи за власним підписом.

4.14. На вихідних документах і листах колегій, управлінь та відділів, підписаних керівниками підрозділів проставляється вихідний номер, який складається з індексу підрозділу, порядкового номера та дати. Копія документа зберігається в підрозділі виконавця та в службі діловодства.

Відповідальний за діловодство реєструє підготовлену відповідь в журналі вихідних документів. Картка з зазначенням вихідного номера та номера наряду, в якому зберігається копія відповіді, передається на зберігання.

4.15. Листи, підписані Головою Вищого арбітражного суду України чи його заступниками, реєструються в канцелярії. На звороті копії листа відмічаються прізвище та ініціали виконавця, один екземпляр зберігається в підрозділі виконавця, другий - в канцелярії, третій - в секретаріаті Голови Вищого арбітражного суду або його заступника. Вихідні дані заносяться в комп'ютер і записуються в журнал (на картку).

4.16. Довідкова картотека за листами громадян ведеться в алфавітному порядку.

4.17. Всі виконані документи оформлюються для зберігання та подальшого використання відповідно до номенклатури справ.

5.1. Особистий прийом громадян з питань, що входять до компетенції арбітражних судів, здійснюється головою суду, його заступниками, керівниками структурних підрозділів та суддями у відповідності з затвердженим графіком, який вивішується у вестибюлі суду або в приймальні.

5.2. Прийом документів від представників організацій та установ в приймальні арбітражного суду проводиться щоденно в робочий час.

5.3. Співробітники приймальні здійснюють первісний розгляд документів, ставлять відмітку на прийнятому документі, і в цей же день передають їх на реєстрацію в канцелярію загального відділу.

5.4. Облік та реєстрація громадян, які звернулись до приймальні, здійснюється в журналі або на картці реєстрації відвідувачів, куди записується суть питання, результати розгляду (додаток 3).

На повторних скаргах і заявах проставляється відмітка "Повторна".

5.5. Рішення щодо документів, розглянутих керівником підрозділу, передаються в приймальню секретарями керівників та відповідальними за діловодство структурних підрозділів.

5.6. Прийняті до розгляду документи оформлюються та розглядаються в порядку, визначеному в резолюції керівника, відповідно до правил загального діловодства.

5.7. Працівники приймальні ведуть картотеку скарг і заяв, взятих керівником під контроль, та здійснюють по них контрольні функції.

5.8. Працівники приймальні при передачі документів на розгляд керівництву додають коротку довідку про попередній розгляд та проходження документів в арбітражному суді.

5.9. Відомості про прийом громадян в центральному апараті узагальнюються та подаються керівництву працівниками приймальні щомісячно.

6.1. Діяльність арбітражного суду забезпечується системою взаємопов'язаних управлінських документів, що складають його документаційну базу. Склад документаційної бази визначається компетенцією Вищого арбітражного суду України, колом управлінських і судових функцій, порядком вирішення запитів (одноосібний, колегіальний), обсягом і характером взаємостосунків між судами та іншими установами (організаціями).

6.2. При підготовці та виконанні документів необхідно дотримуватись правил, які забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання та пошук, можливість обробки із допомогою засобів обчислювальної техніки, використання документів як джерела інформації.

Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для даного виду документів: найменування організації-автора, найменування виду документа (включаючи заголовок), заголовок до тексту, дата, номер, текст, візи, підпис.

У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо його вимагає призначення документа.

6.3. Документи повинні, як правило, оформлюватись на бланках, мати встановлений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розташування, регламентований держстандартами.

Бланки документів виготовляються на папері форматом 297 х 420 мм, 210 х 297 мм.

Документи, підготовлені двома або більше організаціями, оформлюються без бланка.

6.4. Зображення державного герба розміщується на верхньому полі розпорядчих документів (постанова, наказ, розпорядження та лист).

6.5. Найменування органу вказується в точній відповідності з положенням про нього. Скорочене найменування розміщується на бланку слідом за повним. Скорочене найменування використовується тільки в тому випадку, коли воно офіційно зафіксоване в положенні.

6.6. Назва документа повинна відповідати компетенції арбітражного суду, змісту управлінської дії, що документується.

Спільні розпорядчі документи організацій, що видають однакові за формою документи (накази, постанови тощо), видаються з відповідною назвою (наказ, постанова тощо). Спільні розпорядчі документи організацій, які уповноважені видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа для кожної організації, що прийняла такий документ. Судові документи видаються і оформлюються відповідно з Арбітражним процесуальним кодексом України, цією Інструкцією та іншими нормативними актами.

6.7. Датою прийняття документа є дата його підписання;

для документа, прийнятого колегіальним органом, - дата прийняття рішення;

для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Для документа, складеного спільно декількома організаціями, датою прийняття є дата його підпису останньою організацією.

Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком в послідовності - число, місяць, рік. Наприклад: 03.03.96. В текстах документів, що вміщують відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 03 січня 1996 року.

6.8. Документи, які направлені арбітражним судам України за їх запитами, пов'язаними з виконанням покладених на них обов'язків, підписуються Головою Вищого арбітражного суду України, його заступниками, керівниками структурних підрозділів або їх заступниками та суддями відповідно до їх компетенції. На копії документа на зворотному боці вказується прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця.

До складу підпису входять найменування посади особи, що підписує документ, її підпис та розшифрування.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

В документах, які готуються комісією, зазначаються не посади осіб, які їх склали, а розподіл обов'язків у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписується декількома особами, рівними за посадами, їх підпис розміщують на одному рівні або за оперативним порядком.

Якщо документ підписується декількома посадовими особами, їх підписи розміщують один під іншим у послідовності відповідно до займаної посади.

Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ повинен підписуватись або виконуючим його обов'язки, або його заступником. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ та його прізвище (виправлення, "в. о.", "заст" вносяться друкарським способом). Не дозволяється дописувати в документі "за" або проставлення риски перед найменуванням посади.

6.9. За необхідності оцінки доцільності документа, його обгрунтованості, відповідності діючому законодавству та правовим актам проводиться погодження документа.

Погодження може бути проведене як у самому арбітражному суді (підрозділами та посадовими особами), так і за його межами (з підпорядкованими та непідпорядкованими організаціями).

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза вміщує особистий підпис, його розшифрування та дату візування; за необхідності вказується посада особи, яка візувала документ.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення додаються". Заперечення обов'язково доповідаються особі, яка підписувала документ.