Про затвердження Інструкції з діловодства у Вищому господарському суді України

18.4. Опис справ структурного підрозділу суду складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву суду, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Описи справ структурних підрозділів суду є підставою для складання зведеного опису справ суду.

18.5. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 20) включаються заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах суду впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

18.6. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити (додаток 20).

18.7. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 24).

18.8. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК суду, яка проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

18.9. Річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК ЦДАВО України.

Схвалені ЕПК ЦДАВО України описи справ затверджуються головою суду або керівником апарату. Один примірник направляється ЦДАВО України, другий - зберігається як недоторканний в архіві суду. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до ЦДАВО України.

Опис справ з особового складу складається за встановленою формою (додаток 21). Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання.

18.10. Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу; списки особового складу; картки з обліку особового складу; особові справи; особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати); трудові книжки (незатребувані); акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) уносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених осіб.

18.11. Описи справ з особового складу суду, складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК суду, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України та затверджуються головою суду або керівником апарату.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання (додаток 21) складаються в двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання ЕПК ЦДАВО України не схвалюються.

19.1. Керівники структурних підрозділів, судді, помічники суддів та працівники, які відповідають за діловодство, несуть відповідальність за збереження документів та судових справ.

19.2. Справи повинні зберігатись у робочих кімнатах та розташовуватись у шафах, що замикаються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб.

19.3. У разі звільнення або зміни особи, відповідальної за діловодство у структурному підрозділі, складається акт приймання-передавання справ (додаток 27).

19.4. З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються згідно з номенклатурою справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

20.1. Закінчені діловодством справи постійного, з особового складу й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву суду для наступного зберігання й використання. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів суду через 2 роки.

Передача справ до архіву суду здійснюється за графіком, складеним службою діловодства суду, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником апарату суду.

20.2. Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву суду включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі.

20.3. Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів суду, покладається на відповідальних працівників цих підрозділів за методичною допомогою служби діловодства.

20.4. Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" із посиланням на відповідні виправдовувальні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

20.5. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації (додаток 24).

Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному напису із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

20.6. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

Обкладинка справ постійного й тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою ( додаток 25) .

20.7. Перед передаванням справ до архіву суду до написів на обкладинках справ постійного, з особового складу й тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

20.8. На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

20.9. Написи на обкладинках справ робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

20.10. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

Справи до архіву суду доставляються працівниками структурних підрозділів.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

20.11. Видача справ з архіву суду, у тому числі судових справ, здійснюється за замовленням (додаток 28) згідно з резолюцією керівництва суду, яка вчиняється на документі, що є підставою для видачі справи з архіву або на доповідній записці судді чи іншого співробітника суду, в якій міститься обгрунтування видачі справи з архіву. На видану з архіву справу заводиться жетон-замінник справи (додаток 29).

20.12. Вилучення із судових справ та справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією керівництва суду. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.

20.13. Копії документів зі справ архіву видаються за резолюцією керівництва суду у встановленому порядку.

20.14. У разі видачі зі справи копії документа, виконаного на бланку підприємства, установи, організації, на копії повністю відображаються реквізити бланка.

Якщо видається копія документа, що виходить з суду, вона оформляється на бланку суду.

У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".

20.15. Для засвідчення вірності копії документу, після повного викладення тексту робиться напис "З оригіналом згідно" та вказуються повністю посада, прізвище уповноваженої на це особи, яка ставить свій підпис та дату.

При направленні копії документа до інших установ, організацій або при видачі копії документа окремим особам поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці проставляється печатка.

20.16. На звороті залишеного в справі документу зазначається, коли і кому видано його копію.

20.17. Передача справ суду на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому нормативними актами державної архівної служби України.