Щодо Положення про автоматизовану систему документообігу суду

Відповідно до пункту 9 § 2 Прикінцевих положень Розділу VII Перехідних положень Закону України від 03.10.2017 № 2147-VIII "Про внесення змін до Господарського процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України та інших законодавчих актів" Раді суддів України рекомендовано за погодженням із Державною судовою адміністрацією України не пізніше трьох місяців з дня набрання чинності цим Законом привести Положення про автоматизовану систему документообігу суду в частині порядку визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи у відповідність із цим Законом.

Заслухавши та обговоривши інформацію членів Ради суддів України Мєзєнцева Є.І., Моніча Б.С. та в.о. генерального директора Державного підприємства "Інформаціїні судові системи" Дубінки Д.О. щодо внесення змін до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами), відповідно до статті 133 Закону України № 1402-VIII від 02.06.2016 "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Раду суддів України, затвердженого X позачерговим з'їздом суддів України 16.09.2010 (у редакції, затвердженій рішенням ХІV позачергового з'їзду суддів України 14.03.2017), Рада суддів України

Внести зміни до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами), виклавши його у редакції, що додається.

Визначити, що з 15 березня 2018 року набирають чинності норми цього Положення в частині порядку визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи та порядку оприлюднення інформації щодо справи, визначеної процесуальними законами, решта положень - у випадку неприйняття Вищою радою правосуддя Положення про Єдину судову інформаційно-телекомунікаційну систему документу у визначені Законом строки з наступного дня після відповідної календарної дати, але можуть використовуватись у тестовому режимі.

I. Предмет регулювання

II. Визначення термінів та скорочення

III. Цілі та завдання положення

IV. Oсобливості функціонування автоматизованої системи

IV. Функціональні обов'язки та права користувачів

VI.Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

VII. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

VIII. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

IX. Автоматизоване визначення присяжних

X. Протоколи

XI. Підсистема електронного суду

XII. Єдиний контакт-центр судової влади

XIII. Внесення до автоматизованої системи дати набрання та втрати судовим рішенням законної сили

XIV. Надання інформації на веб-порталі

XV. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

XVI. Інформаційна взаємодія з іншими інформаційними системами

XVII. Підготовка та оприлюднення статистичних даних щодо роботи судів та осп

XVIII. Передача судових справ до електронного архіву

XIX. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

XX. Прикінцеві положення

Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Закону України "Про доступ до публічної інформації" та інших нормативних актів.

1. Правове регулювання відносин, пов'язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цим Положенням у тому числі відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про інформацію", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" та "Про захист персональних даних", "Про електронний цифровий підпис".

2. Порядок роботи з документами, які містять службову інформацію або державну таємницю регулюється законодавством, що діє у цій сфері.

3. Положенням не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1. Наведені у Положенні терміни вживаються в такому значенні:

1) автоматизована система документообігу суду (далі - АСДС) - сукупність комп'ютерних програм і відповідних програмно-апаратних комплексів, що входять до складу Єдиної судової інформаційної системи, та забезпечують виконання завдань, визначених цим Положенням, в тому числі таких як: функціонування документообігу суду та органів системи правосуддя; обмін інформацією між ними та з іншими органами державної влади; обмін з єдиною централізованою базою даних судової влади; оприлюднення інформації за допомогою офіційного веб-порталу судової влади України; захист інформації від несанкціонованого доступу, тощо;

2) автоматизоване робоче місце (далі - АРМ) - комплекс, що складається з загального і спеціалізованого програмного забезпечення у формі локального програмного забезпечення або захищеного веб-сервісу та призначений для автоматизації діяльності користувача системи АСДС в межах його повноважень та компетенції. Порядок роботи з АРМ встановлюється адміністратором;

3) автор електронного документа (далі - автор) особа (особи), що підписала (підписали) електронний документ власним ЕЦП;

4) авторизація користувача - процедура отримання користувачем прав на здійснення операцій з інформаційними ресурсами, в межах його повноважень та компетенції, за допомогою власного електронного цифрового підпису користувача, який прирівнюється за правовим статусом до його власноручного підпису;

5) адміністратор АСДС (далі - адміністратор) - державне підприємство "Інформаційні судові системи", віднесене до сфери управління Державної судової адміністрації України. Підприємство є адміністратором Єдиної судової інформаційної системи (далі - ЄСІС) та Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі ЄСІТС) і вживає заходів, пов'язаних із технічним та організаційно-технологічним забезпеченням функціонування АСДС та інших підсистем, у тому числі в якості системного інтегратора;

6) аудіофонограма - аудіозапис, утворений безпосередньо під час технічної фіксації ходу і результатів процесуальних дій, записаний за допомогою технічних засобів аудіозапису та є вихідним матеріалом для виготовлення копій;

7) вбудований редактор текстів - функціональна частина компонентів АСДС, що надає можливість створення та налаштування шаблонів документів, а також забезпечує виготовлення та розмітку процесуальниха службових документів суду і органів системи правосуддя на підставі цих шаблонів в інтерфейсі текстового редактора. Під службовим документом розуміється офіційно зареєстрований службою діловодства установи або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити. Під процесуальним документом розуміється документ, на який поширюються вимоги процесуального закону;

8) відеоконференція - інтерактивна взаємодія двох або більше віддалених учасників судового процесу з можливістю обміну аудіо- та відеоінформацією у реальному часі;

9) відеофонограма - відео та аудіозапис, утворений безпосередньо під час проведення відеоконференції або технічної фіксації ходу і результатів процесуальних дій та записаний за допомогою технічних засобів відеозапису і є вихідним матеріалом для виготовлення копій;

10) ) відрядження - направлення судді за наказом голови суду чи рішенням іншого компетентного органу у зв'язку з виконанням повноважень судді, його участю у роботі органів судової влади і самоврядування тощо, у тому числі в межах населеного пункту;

11) володілець інформації АСДС - ДСА України, яка вживає організаційних заходів, пов'язаних із забезпеченням функціонування АСДС;

12) електронна копія паперового документу (далі - ЕКПД) - результат повного відтворення інформації та реквізитів паперового документу у електронно-цифровій формі. Включає оптичний образ документу в форматі PDF, його текст у метаданих, реєстраційну інформацію, тощо;

13) електронний архів - відокремлена частина бази даних суду або центральної бази даних, що не підлягає редагуванню та містить інформацію про судові справи або документи, які передані до архіву;

14) електронний документ (далі - ЕД) - оригінал електронного документу з обов'язковими реквізитами, що надають йому юридичної сили, в тому числі з електронним цифровим підписом автора;

15) електронний кабінет - захищений веб-сервіс, за допомогою якого забезпечується взаємодія авторизованого користувача з АСДС у режимі реального часу. Порядок реєстрації та роботи з електронним кабінетом встановлюється адміністратором;

16) електронний цифровий підпис (далі - ЕЦП) - електронний цифровий підпис в форматі, що забезпечує можливість встановлення дійсності підпису у довгостроковому періоді (після закінчення строку чинності сертифіката), визначеному відповідно до вимог законодавства. ЕЦП використовується в АСДС для підписання та погодження (візування) інформаційних ресурсів в цілому або фіксування певних дій з ними (внесення зауважень, пропозицій, погодження частини тексту тощо);

17) єдина підсистема управління персоналом (обліку кадрів) судової влади (далі - підсистема обліку кадрів) - єдина для всіх судів та органів системи правосуддя підсистема управління персоналом, бухгалтерським та фінансовим обліком, що забезпечує, окрім іншого, передачу необхідних даних до модуля автоматизованого розподілу;

18) єдина централізована база даних судової влади (далі - ЦБД) - підсистема, призначена для централізованого зберігання інформаційних ресурсів. ЦБД використовується в тому числі для побудови статистичних звітів та іншої оперативної інформації, роботи єдиного контакт-центру та офіційного веб-порталу судової влади;

19) єдиний контакт-центр судової влади України (далі - контакт-центр) - контакт-служба адміністратора, що забезпечує професійну обробку двосторонніх каналів спілкування з користувачами у вигляді консультаційної підтримки (надання інформації про діяльність судів та органів системи правосуддя, користування функціями електронного судочинства, тощо), дистанційної технічної підтримки (підтримка функціонування електронних служб та застосувань, забезпечення службової взаємодії користувачів за допомогою АСДС), а також у вигляді забезпечення проведення засобами контакт-центру відео-чатів, відеоконференцій та трансляцій, в тому числі проведення судових засідань в режимі відеоконференцій, їх трансляцій, відео-, аудіо- фіксація судових засідань. Окрім іншого контакт-центр використовується АСДС для автоматизації надсилання повідомлень користувачам за допомогою засобів електронної пошти або повідомлень через інші засоби зв'язку (зокрема мобільного), які забезпечують фіксацію повідомлення або виклику;

20) інформаційні ресурси - сукупність електронних документів, електронних копій паперових документів та інформації, що створюються, оброблюються або зберігаються в АСДС, інших підсистемах та ЦБД;

21) керівник апарату - керівник апарату суду, керівник секретаріату Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів або особа, що виконує його обов'язки;

22) комп'ютерна програма - набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в будь-якому іншому вигляді, виражених у придатній для зчитування комп'ютером формі, які приводять його в дію для досягнення певної мети або результату;

23) компетентні судді - судді відповідного суду, які з урахуванням наявності відповідної спеціалізації та відсутності об'єктивних обставин, визначених пунктами 4 та 5 Розділу VIII цього Положення, можуть брати участь у розподілі конкретної судової справи;

24) користувач - суддя, помічник судді, працівник апарату суду, технічний адміністратор (на підставі наказу керівника апарату, керівника органу системи правосуддя), член або працівник органу системи правосуддя (на підставі наказу відповідного органу), особа, що використовує електронний кабінет;

25) матеріали судового провадження - частина судової справи, яка об'єднує матеріали та документи, що мають значення для конкретного судового провадження;

26) модуль автоматизованого розподілу - централізований модуль, що забезпечує об'єктивний та неупереджений автоматизований розподіл судових справ у судах загальної юрисдикції між суддями з урахуванням спеціалізації та рівномірного навантаження для кожного судді, за принципом випадковості та у хронологічному порядку надходження судових справ; об'єктивне та неупереджене визначення присяжних у судах загальної юрисдикції у порядку черговості, з урахуванням граничних меж їх зайнятості та в хронологічному порядку надходження судових справ;

27) органи системи правосуддя (далі - ОСП) - Вища рада правосуддя, Рада суддів України, Вища кваліфікаційна комісія суддів України, ДСА України, територіальні управління ДСА України, Національна школа суддів України, державні підприємства, що входять до сфери управління органів системи правосуддя;

28) оригінал електронного судового рішення - електронний примірник судового рішення або окремої думки судді, після його підписання ЕЦП судді або в разі колегіального розгляду - ЕЦП всіх суддів, що входять до складу колегії;

29) основний склад постійної (постійно діючої) колегії - персональний склад колегії для розгляду конкретної справи по суті, визначений в ході розподілу судової справи з числа постійних колегій, затверджених зборами суддів відповідного суду;

30) офіційний веб-портал судової влади України, веб-портал "Судова влада України" (далі - веб-портал) - офіційний веб-портал судової влади України, який використовується АСДС для оприлюднення публічної інформації про діяльність судів та органів системи правосуддя і за допомогою якого надається безоплатний доступ до оприлюднених інформаційних ресурсів;

31) первісний розподіл справи - визначення модулем автоматизованого розподілу головуючого судді, судді-доповідача, запасного та слідчого суддів для розгляду конкретної справи під час реєстрації в суді; заяви про видачу судового наказу; заяв, що подаються в позовному провадженні до подання позовної заяви; позовної заяви; матеріалів кримінального провадження, заяв та клопотань, на підставі яких може бути відкрите провадження у справі; заяви про відвід судді, по якій суд, що розглядає справу, прийняв рішення про необґрунтованість заявленого відводу; першої апеляційної та першої касаційної скарги на судове рішення, а також розпорядження керівника апарату (секретаріату) у випадках, передбачених цим Положенням;

32) підписання електронного документа - переведення проекту електронного документу або електронної копії паперового документу у оригінал, тобто у стан, у якому гарантується наявність і незмінність інформації, що він містить. Підписання відбувається шляхом засвідчення проекту документу електронним цифровим підписом особи (осіб), яка проводить підписання;

33) підсистема - виділена за територіальним або функціональним критерієм комп'ютерна програма, призначена для вирішення конкретних завдань;

34) права користувача - сукупність повноважень на виконання користувачем дій в системі, наданих йому після авторизації;

35) проект електронного документа - змістовна частина електронного документу до його підписання;

36) реєстраційна контрольна картка (далі - РКК) - технічний електронний документ, що містить всю інформацію про створення (одержання), проходження та зберігання документа в системі. РКК оформлюється із зазначенням реквізитів відповідно до встановленого порядку заповнення реквізитів РКК електронного документу;

37) реєстрація вихідної кореспонденції - фіксування в АСДС факту надсилання судом та органом системи правосуддя судових справ та інших виготовлених документів шляхом виконання встановленої процедури;

38) реєстрація вхідної кореспонденції - фіксування в АСДС факту надходження до суду та органу системи правосуддя судових справ та інших документів шляхом виконання встановленої процедури;

39) резервний суддя - суддя, який залучається на заміну судді з основного складу постійної колегії (за винятком судді-доповідача) у разі неможливості останнім брати участь у розгляді або продовжувати розгляд судової справи. Резервні судді визначаються зборами суддів відповідного суду для кожної постійної колегії;

40) склад колегії (ситуативної) - персональний склад колегії у кількості більше трьох суддів для розгляду конкретної справи, що має розглядатися колегіально або персональний склад колегії у кількості трьох суддів для розгляду конкретної справи, що мала розглядатися суддею одноособово, але відповідно до закону винесена ухвала суду про колегіальний розгляд такої справи;

41) суд - місцевий, апеляційний, вищий спеціалізований, Верховний Суд;

42) судова справа - сукупність матеріалів та документів, що мають значення для конкретного судового процесу та об'єднані набором спільних реквізитів. До судової справи в тому числі входять: процесуальні документи, докази, матеріали кримінального провадження, судові рішення, інші документи та матеріали, надані суду під час судового провадження його учасниками або виготовлені судом;

43) судове провадження - сукупність процесуальних дій, що мають на меті збір фактичних даних по справі, оформлення їх у відповідних процесуальних документах, вчинення правозастосовних дій, що завершуються прийняттям судових рішень.

44) технічний адміністратор - особа, що забезпечує технічне функціонування підсистеми АСДС, яка використовується в суді або ОСП, знаходиться в трудових відносинах з таким органом та наділена правами адміністрування відповідної підсистеми АСДС. Технічним адміністратором є також відповідний фахівець адміністратора, закріплений ним за судом або ОСП;

45) технічні засоби запису ходу і результатів процесуальних дій (далі - технічні засоби) - сукупність програмно-апаратних засобів та приладів, що забезпечують належне фіксування, зберігання в ЦБД, копіювання (дублювання) і надання авторизованим користувачам АСДС дистанційного доступу до інформації, яка відображає процес відеоконференції або технічної фіксації ходу і результатів процесуальних дій;

2. У Положенні вживаються наступні скорочення:

1) АРМ - автоматизоване робоче місце;

2) АСДС - автоматизована система документообігу суду;

3) ЕД - оригінал електронного документа;

4) ЕКПД - електронна копія паперового документу;

5) ЕЦП - електронний цифровий підпис;

6) КВЕД - Класифікатор видів економічної діяльності ДК:2010;

7) КОПФГ - Класифікатор організаційно-правових форм господарювання ДК 002:2004;

8) ОСП - органи системи правосуддя;

9) РКК - реєстраційна контрольна картка;

10) ЦБД - єдина централізована база даних судової влади.

1. Положення визначає порядок функціонування АСДС та інших підсистем в органах системи правосуддя, які прийняли рішення про їх використання, в судах загальної юрисдикції, а також права та обов'язки посадових осіб відповідних органів щодо роботи з АСДС та іншими підсистемами.

2. АСДС та інші підсистеми мають в тому числі забезпечувати:

1) автоматизацію діловодства в судах та ОСП, у тому числі обмін інформаційними ресурсами у межах окремих органів, між судами, ОСП та учасниками судового процесу;

2) реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів, судових справ, матеріалів судового провадження, скарг, заяв, клопотань та інших передбачених законом процесуальних документів, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, в порядку їх надходження та фіксування етапів руху інформаційних ресурсів;

3) ведення єдиних довідників АСДС, обов'язкових для використання всіма судами та ОСП, у тому числі довідника учасників судової справи;

4) викладення (формування) оригіналів електронних судових рішень, виконавчих документів, інших документів у формі ЕД, створення ЕКПД доказів, процесуальних та інших документів, що подаються у паперовій формі, розмітка створених документів;

5) збереження інформаційних ресурсів в електронному архіві та їх автоматизоване надсилання (відповідно до Протоколів обміну, затверджених адміністратором) до Єдиного державного реєстру судових рішень, Єдиного державного реєстру виконавчих документів та ЦБД, у тому числі для підготовки та автоматизованого формування статистичних даних, узагальнюючих та аналітичних показників, звітності про стан здійснення судочинства, тощо;

6) об'єктивний та неупереджений розподіл судових справ за допомогою модуля автоматизованого розподілу в судах загальної юрисдикції між суддями з урахуванням спеціалізації та рівномірного навантаження для кожного судді, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ;

7) об'єктивне та неупереджене визначення присяжних за допомогою модуля автоматизованого розподілу в судах загальної юрисдикції у порядку черговості, з урахуванням граничних меж їх зайнятості та в хронологічному порядку надходження судових справ;

8) надсилання через контакт-центр виконавчих документів, судових рішень, повідомлень, судових повісток, судових повісток-повідомлень та інших процесуальних документів або їх веб-адрес в Єдиному державному реєстрі судових рішень учасникам судового процесу та іншим особам за допомогою електронної пошти або інших засобів зв'язку (зокрема мобільного), які забезпечують фіксацію повідомлення або виклику;

9) надання особам інформації про стан розгляду судових справ за допомогою електронного кабінету, контакт-центру та веб-порталу у випадках, встановлених законом;

10) розміщення на веб-порталі оголошень про виклик в суд осіб (відповідача, третьої особи, свідка), зареєстроване місце проживання (перебування), місцезнаходження чи місце роботи яких невідоме; оприлюднення у випадках, встановлених законом, іншої інформації на веб-порталі, веб-сайтах Вищої ради правосуддя та Вищої кваліфікаційної комісії суддів України;

11) видачу паперових копій судових рішень та виконавчих документів на підставі наявних у АСДС даних;

12) інші можливості, створені адміністратором відповідно до взятих на себе договірних зобов'язань.

3. Для функціонування АСДС та інших підсистем адміністратор здійснює: технічний супровід та підтримку працездатності АСДС та інших підсистем в цілому, згідно з вимогами цього Положення; створення, вдосконалення та супроводження АСДС та інших підсистем; адміністрування централізованих ресурсів судів та органів системи правосуддя, надання до них доступу; забезпечення зберігання та захисту даних централізованих ресурсів, у тому числі шляхом визначення концепції захисту від несанкціонованого доступу та засобів і методів забезпечення цілісності їх баз даних; координацію і супроводження створення комплексної системи захисту інформації інформаційно-телекомунікаційної системи в органах, що використовують АСДС та інші підсистеми, як складову інформаційно-телекомунікаційної системи; затвердження єдиної політики безпеки використання АСДС, обов'язкових до застосування цими органами; підтримку сервісу обміну обліково-статистичними та реєстраційно-контрольними картками, електронними документами суду, органу системи правосуддя з ЦБД у відповідності до протоколів обміну, затверджених адміністратором; виконання цих та інших функцій, передбачених цим Положенням та взятими на себе договірними зобов'язаннями.

4. Для функціонування АСДС та інших підсистем ДСА України забезпечує:

1) підготовку нормативних документів щодо використання АСДС та інших підсистем;

2) адміністратора - технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, в обсязі, необхідному в тому числі для: розробки, експлуатації та супроводження відповідних підсистем, модулів та комп'ютерних програм; навчання користувачів АСДС та інших підсистем під час їх використання; організації захисту інформації в органах, що використовують АСДС та інші підсистеми; організації технічної та інформаційної підтримки користувачів АСДС та інших підсистем за допомогою веб-порталу, контакт-центру, тощо;

3) суди та ОСП (окрім головних розпорядників бюджетних коштів) - технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження, захисту та використання АСДС та інших підсистем;

4) моніторинг технічного стану АСДС та захищеності її даних.

5. Для функціонування АСДС та інших підсистем суди та ОСП забезпечують:

1) своєчасне внесення до підсистем АСДС та інших підсистем повних та достовірних даних щодо діяльності суду або ОСП: інформації про рух документів, про наявність або відсутність на роботі посадових осіб та суддів, інших даних, необхідних для проведення автоматизованого розподілу, інформації щодо стану розгляду скарги, судової справи, внесення оригіналів електронних судових рішень, інших ЕД, ЕКПД, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили, тощо;

2) своєчасне надання, обмеження, припинення, зупинення або позбавлення користувачів права доступу до підсистеми АСДС та інших підсистем, що використовується в цих органах;

3) захист інформації в підсистемі АСДС та інших підсистемах, що використовуються в цьому органі;

4) своєчасне інформування адміністратора про проблеми технічного характеру, що виникають під час використання АСДС та інших підсистем.

1. У судах загальної юрисдикції використовуються тільки комп'ютерні програми для організації автоматизованого розподілу, документообігу, кадрового, бухгалтерського, фінансового та статистичного обліку, технічної фіксації ходу і результатів процесуальних дій, проведення відеоконференцій та відео-трансляцій, а також веб-сайти, виключні майнові права інтелектуальної власності у повному обсязі на які належать державі в особі ДСА України.

2. Технічний супровід та підтримка працездатності АСДС, модуля автоматизованого розподілу та інших підсистем, здійснюються адміністратором на підставі договорів, укладених з головними розпорядниками бюджетних коштів.

3. Для судів загальної юрисдикції автоматизований розподіл судових справ та визначення присяжних здійснюється за єдиними правилами, встановленими цим Положенням.

1. Функціональні обов'язки, права користувачів АСДС та інших підсистем, надання, обмеження, припинення, зупинення або позбавлення користувачів права доступу до АРМ підсистеми АСДС та інших підсистем, що використовується в цих органах визначається в кожному окремому суді та ОСП на підставі його наказів.

2. Функціональні обов'язки, права користувачів, що використовують електронний кабінет, надання, обмеження, припинення, зупинення або позбавлення таких користувачів права доступу до електронного кабінету визначається адміністратором.

3. Користувачі в судах та ОСП отримують доступ до інформаційних ресурсів відповідно до визначених функціональних обов'язків та прав доступу за допомогою АРМ, а інші користувачі - за допомогою електронного кабінету.

4. Налаштування АРМ користувача у відповідності до його функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом, у судах та ОСП здійснює технічний адміністратор.

5. Для отримання доступу до АРМ або Електронного кабінету користувач при кожному сеансі роботи має здійснювати авторизацію.

6. Користувачі відповідно до своїх прав повинні вносити або змінювати в АСДС та в інших підсистемах виключно актуальну інформацію, обсяг якої визначений функціональними можливостями таких підсистем, у день створення, отримання або зміни цієї інформації відповідним органом.

Видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається. У виключних випадках, пов'язаних порушенням користувачами абзацу першого цього пункту, що призвело до необхідності коригування даних в АСДС або в інших підсистемах, адміністратор здійснює таке коригування на підставі Наказу про проведення службового розслідування щодо винної особи.

7. Використання ЕЦП користувачами здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача від отримання та використання ЕЦП позбавляє його права доступу до АСДС та інших підсистем.

8. Користувачі зобов'язані виконувати вимоги цього Положення, інструкцій з використання підсистем, затверджених адміністратором та забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в підсистемах.

9. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування АСДС та інших підсистем в суді та ОСП несе керівник апарату, а за забезпечення їх належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

10. Незаконне втручання в роботу АСДС та інших підсистем тягне відповідальність, установлену законом.

1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами АСДС відповідно до їх функціональних обов'язків та реєструється в АСДС в день її надходження.

2. На кожний службовий або процесуальний документ в АСДС створюється РКК, що містить повну інформацію про автора, реквізити та рух документа. Особливості заповнення РКК визначаються інструкцією з діловодства. Сам документ обов'язково додається до свого РКК у формі ЕД або ЕКПД.

3. Дата реєстрації та вхідний номер документа автоматично формуються АСДС відповідно до вимог інструкції з діловодства та цього Положення.

4. Кожній судовій справі (кримінальному провадженню) надається єдиний унікальний номер, який автоматично формується АСДС під час реєстрації першого процесуального документу, на підставі якого може бути відкрите провадження у справі (включаючи перший процесуальний документ, отриманий судом по кримінальному провадженню на стадії досудового слідства) та який залишається незмінним незалежно від руху судової справи (кримінального провадження): проходження справи в інстанціях, надходження за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, повторного надходження після належного оформлення або після скасування судового рішення по справі судом вищої інстанції тощо. Інші номери судових справ (кримінальних проваджень), окрім єдиного унікального номеру судової справи, так як і надання судовій справі (кримінальному провадженню) більше одного номеру не допускаються.

5. Єдиний унікальний номер судової справи зазначається судами в судовому рішенні та використовується, в тому числі, для формування Європейського ідентифікатору судової справи (European Case Law Identifier - ECLI).

6. Структура єдиного унікального номера судової справи формується за єдиним шаблоном із чотирьох цифрових груп, розділених крапкою: код юрисдикції (одна цифра) відповідно до Загального класифікатора спеціалізацій суддів та категорій справ, затвердженого ДСА України, код суду першої інстанції відповідно до Класифікатора судів, затвердженого ДСА України (три цифри), рік реєстрації судової справи (чотири цифри) та номер судової справи за порядком у році її реєстрації (шість цифр). Наприклад: 2.910.2017.000001 - Справа № 000001, господарської юрисдикції, зареєстрована в 2017 році в господарському суді м. Києва.

7. АСДС автоматично формує номер судового провадження, необхідний для діловодства відповідного суду. Структура номеру створюється за єдиним шаблоном та містить три цифрові групи, розділені крапкою: код суду, що прийняв справу до провадження, відповідно до Класифікатора судів, затвердженого ДСА України (три цифри), номер провадження по цій справі в цьому суді за порядком (дві цифри), та єдиний унікальний номер судової справи. Наприклад: 973.02.2.910.2017.00001 - Друге судове провадження по справі № 2.910.2017.000001 у Київському апеляційному господарському суді.

8. Структура унікального ідентифікатора судового рішення має відповідати вимогам Європейського ідентифікатора судової справи та складається з чотирьох літерних та цифрових груп (перша, друга та третя з яких розділені між собою двокрапкою, а інші - крапкою): літерний код суду, що виніс рішення відповідно до Класифікатора ДСА України, рік реєстрації рішення в Єдиному державному реєстрі судових рішень (чотири цифри), номер реєстрації рішення в Єдиному державному реєстрі судових рішень (сім цифр) за порядком у році її реєстрації та єдиний унікальний номер судової справи. Наприклад: SC:2018:000005.2.910.2017.00001. Рішення виніс Верховний Суд у 2018 році по справі 2.910.2017.000001. Воно зареєстроване в Єдиному державному реєстрі судових рішень під № 0000005.

9. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню у листуванні щодо судових справ автоматично формується відповідно до вимог інструкції з діловодства з додаванням єдиного унікального номера судової справи.

1. Збори суддів відповідного суду визначають спеціалізації кожного судді такого суду відповідно до Загального класифікатора спеціалізацій суддів та категорій справ, затвердженого ДСА України. Для кожного судді може бути визначена більш ніж одна спеціалізація. Визначення спеціалізації суддів у суді, в тому числі слідчих суддів, має забезпечити виключення випадків неможливості проведення автоматизованого розподілу справи або матеріалів кримінального провадження через відсутність суддів відповідної спеціалізації.

2. Збори суддів вищих спеціалізованих судів, судів апеляційної та касаційної інстанцій визначають основний склад постійних колегій суддів, кожна у кількості трьох суддів, які мають спільні спеціалізації (спеціалізації постійної колегії). Для кожної постійної колегії суддів збори суддів відповідного суду визначають резервних суддів, з числа тих, що мають спеціалізацію постійної колегії. Кількість резервних суддів постійної колегії має забезпечити виключення випадків неможливості заміни судді в колегії з підстав, визначених пунктами 4 та 5 Розділу VIII цього Положення.

3. Збори суддів апеляційних судів визначають склад палат суду відповідно до вимог процесуального закону та Закону України "Про судоустрій і статус суддів".

4. Збори суддів вищих спеціалізованих судів визначають склад палат та апеляційних палат суду відповідно до вимог процесуального закону.

5. Збори суддів касаційних судів визначають склад палат суду, об'єднаної палати суду та членів Великої Палати Верховного Суду відповідно до вимог процесуального закону.

6. Для Касаційного цивільного суду та Касаційного кримінального суду у складі Верховного Суду, що розглядають справи, які відповідно до вимог закону мають розглядатися колегією у складі більше трьох суддів палати мають об'єднувати кількість суддів, достатню для формування більше однієї ситуативної колегії. Кожен суддя може входити до складу однієї палати.

Зборами суддів Касаційного цивільного суду у складі Верховного Суду можуть визначатись головуючі судді у ситуативних колегіях. Головуючі судді визначаються для кожної постійної колегії з числа суддів, що входять до основного складу постійної колегії або резервних суддів такої колегії.

1. За виключенням кримінальних проваджень, визначення підсудності в яких проводиться у відповідності до Кримінально-процесуального кодексу, затвердженого Законом Української РСР "Про затвердження Кримінально-процесуального кодексу Української РСР" (Відомості Верховної Ради УРСР, 1961 р., № 2, ст. 15), розподіл судових справ, здійснюється модулем автоматизованого розподілу виключно в автоматизований спосіб (без участі посадових осіб) під час реєстрації в суді передбачених законом процесуальних документів, на підставі інформації, внесеної уповноваженими особами суду до АСДС та до підсистеми обліку кадрів. Підставою для запуску процедури автоматизованого розподілу судової справи є внесений до АСДС ЕД або ЕКПД відповідного документу, підписаний електронним цифровим підписом його автора. Ручний запуск процедури автоматизованого розподілу не допускається.

2. Розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, в порядку визначеному кримінальним процесуальним кодексом України.

3. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи або матеріалів кримінального провадження здійснюється модулем автоматизованого розподілу шляхом:

1) первісного розподілу справи;

2) додаткового визначення суддів;

3) передачі судової справи на розгляд палати, об'єднаної або Великої Палати Верховного Суду;

4) заміни судді в колегії або основного судді;

5) повторного розподілу справи;

6) передачі судової справи раніше визначеному судді, колегії суддів, палаті або об'єднаній палаті.

4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи та матеріали кримінального провадження, що надійшли:

1) за шістдесят календарних днів включно до закінчення повноважень судді;

2) у день припинення (відсутності) повноважень судді;

3) за три календарні дні включно до початку відпустки або відрядження судді, якщо її тривалість становить чотирнадцять календарних днів або менше, а у табелі обліку робочого часу щодо такого судді наявні відповідні відомості, підтверджені первинними документами;

4) за чотирнадцять календарних днів включно до початку відпустки або відрядження судді, якщо її тривалість становить більше чотирнадцяти календарних днів, а у табелі обліку робочого часу щодо такого судді наявні відповідні відомості, підтверджені первинними документами;

5) у день відсутності судді на робочому місці - за наявності у табелі обліку робочого часу щодо нього відомостей про підстави відсутності на роботі (із нез'ясованих причин; через виклик повісткою до суду, правоохоронних органів, військових комісаріатів, за листком тимчасової непрацездатності, за наказом про відрядження, про надання відпустки, про притягнення до дисциплінарної відповідальності, про звільнення тощо), підтверджених первинними документами.

5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи та матеріали кримінального провадження:

1) учасником судового процесу яких є особа, зазначена в Добровільній декларації судді про приватні інтереси, поданій за допомогою підсистеми обліку кадрів до Ради суддів України відповідно до затвердженого Порядку здійснення контролю за дотриманням законодавства щодо конфлікту інтересів в діяльності суддів та інших представників судової системи та його врегулювання;

2) за наявності підстав застосування заборони повторної участі відведеного судді, передбачених положеннями процесуального закону;

3) за відсутності у судді допуску до державної таємниці за формою, яка відповідає ступеню секретності інформації, що міститься в матеріалах справи;

4) в інших передбачених процесуальним законодавством або цим Положенням випадках.

6. Первісний розподіл судових справ здійснюється модулем автоматизованого розподілу в хронологічному порядку їх надходження до суду (реєстрації) в наступній послідовності:

1) формується список компетентних суддів для розгляду конкретної справи;

2) для компетентних суддів розраховуються коефіцієнти навантаження;

3) із числа компетентних суддів з урахуванням встановлених коефіцієнтів навантаження здійснюється випадковий вибір судді (судді-доповідача);

4) на підставі результатів проведеного автоматизованого розподілу проводиться коригування коефіцієнтів фактичного та середньозваженого навантаження суддів;

5) у разі визначення судді-доповідача проводиться визначення суддів, що входять до складу постійної колегії.

7. Для кожного автоматизованого розподілу справи або матеріалів кримінального провадження формується список компетентних суддів шляхом виключення з повного штатного списку суддів відповідного суду тих, які не можуть брати участь в розподілі через відсутність необхідної спеціалізації або через об'єктивні обставини, визначені пунктами 4 та 5 Розділу VIII цього Положення.

8. Для кожного судді модуль автоматизованого розподілу наростаючим підсумком зберігає два коефіцієнти: коефіцієнт фактичного навантаження на суддю (Кнф) та коефіцієнт середньозваженого навантаження на суддю (Кнс).

Коефіцієнт фактичного навантаження (Кнф) є мірою часу, який цей суддя витратив на розгляд судових справ, а коефіцієнт середньозваженого навантаження (Кнс) - мірою часу, який суддя мав би витратити на розгляд справ у випадку проведення розподілу рівномірно, без застосування принципу випадковості.

9. Для проведення автоматизованого розподілу конкретної справи або матеріалів кримінального провадження для кожного з компетентних суддів модуль автоматизованого розподілу розраховує діапазони ймовірності вибору судді (Дй), що враховується при випадковому виборі судді наступним чином: чим менший діапазон ймовірності судді, тим нижча ймовірність вибору судді на цю справу.

Діапазон ймовірності вибору судді (Дй) розраховується наступним шляхом. Спочатку розраховується коефіцієнт навантаження (Кн) судді, як різниця між збереженим коефіцієнтом фактичного навантаження на суддю (Кнф) та збереженим коефіцієнтом середньозваженого навантаження на суддю (Кнс):

Після розрахунку для кожного судді зі списку коефіцієнтів навантажень ( ) компетентних суддів (Кн1 КнN) визначається максимальний розмір такого коефіцієнта (КнMax) та розраховуються діапазони ймовірності (Дй) для кожного такого судді (Дй1....ДйN) за формулою:

де:

Кап - коефіцієнт адміністративної посади судді в суді на час розподілу справи, визначений відповідно до пункту 11 цього Розділу

Значення діапазонів ймовірностей (Дй) округлюються до цілого значення та з діапазонів ймовірності (Дй1 ДйN), створюється загальний діапазон (Дз) за формулою:

Проводиться сортування компетентних суддів у списку випадковим чином, після чого на загальному діапазоні (Дз) послідовно, з дотриманням результатів випадкового сортування, відміряються діапазони ймовірності (Дй) кожного судді.

Випадковий вибір судді здійснюється шляхом генерації випадкового числа в діапазоні значень від 1 до значення загального діапазону (Дз). Справа розподіляється тому судді, на діапазон ймовірності якого припадає випадкове число.

10. Проводиться корегування збережених коефіцієнтів фактичного та середньозваженого навантаження суддів на підставі результатів проведеного автоматичного розподілу відповідно до пунктів 11-14 цього Розділу.

11. Розраховується коефіцієнт фактичного навантаження для судді, якому розподілена справа (КнфРс) за формулою:

де:

Кск - коефіцієнт складності категорії (підкатегорії) розподіленої судової справи

Кфу - коефіцієнт форми участі судді у розподіленій справі;

Кап - коефіцієнт адміністративної посади судді в суді на час розподілу справи.

Коефіцієнт складності категорії судової справи (Кск) визначається для категорії (підкатегорії), до якої відноситься розподілена судова справа. Значення коефіцієнту є пропорційним (чим більше значення - тим більше часу необхідно судді для розгляду справи) і встановлюється Загальним класифікатором спеціалізацій суддів та категорій справ, затвердженим ДСА України для кожної категорії справи (в межах від 1 до 60).

Коефіцієнт форми участі судді (Кфу) в розгляді судової справи використовується для коригування часу, що витрачає суддя на участь у судовому провадженні. Коефіцієнт залежить від форми участі судді у розгляді справи (головуючий, суддя-доповідач, член колегії, член палати), його значення є пропорційним (чим більше значення - тим більший час суддя задіяний у розгляді справи) і встановлюється для кожної з форм участі Загальним класифікатором спеціалізацій суддів та категорій справ, затвердженим ДСА України (в межах від 0,5 до 1).

Коефіцієнт адміністративних посад (Кап) використовується для коригування навантаження на суддів, що займають адміністративні посади або здійснюють у час проведення автоматизованого розподілу інші повноваження, не пов'язані із здійсненням правосуддя. Коефіцієнт залежить від посади або повноважень судді (голова суду; заступник голови суду; секретар судової палати; секретар Пленуму Верховного Суду; вчений секретар НКР; суддя, визначений доповідачем щодо проекту постанови Пленуму; член Ради суддів України; суддя, що делегований для участі в роботі інших органів у випадках передбачених законом; суддя, що здійснює науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України або узагальнення судової практики; приймає участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді), його значення є обернено пропорційним (чим менше значення - тим більший час приділяє суддя виконанню обов'язків, не пов'язаних з безпосереднім здійсненням правосуддя). Перелік адміністративних функцій судді та значень коефіцієнта адміністративних посад встановлюється Загальним класифікатором спеціалізацій суддів та категорій справ, затвердженим ДСА України (в межах від 0,7 до 1).

12. Розраховується коефіцієнт середньозваженого навантаження для кожного з компетентних суддів цього автоматизованого розподілу справи (КнсРс) за формулою:

де:

Кск - коефіцієнт складності категорії (підкатегорії) розподіленої судової справи;

Кфу - коефіцієнт форми участі судді у розподіленій справі;

Кап - коефіцієнт адміністративної посади судді в суді на час розподілу справи;

- сума коефіцієнтів адміністративних посад кожного з компетентних суддів цього автоматизованого розподілу справи.

13. Проводиться коригування коефіцієнту фактичного навантаження (Кнф) судді, якому розподілена справа за формулою:

де:

Кнф - збережений коефіцієнт фактичного навантаження судді, якому розподілена справа;

КнфРс - розрахований відповідно до пункту 11 цього Розділу коефіцієнт фактичного навантаження для судді, якому розподілена справа;

14. Проводиться коригування коефіцієнтів середньозваженого навантаження для кожного судді з переліку компетентних суддів цього розподілу справи за формулою:

де:

Кнс - збережений коефіцієнт середньозваженого навантаження судді, з переліку компетентних суддів цього розподілу справи;

КнсРс - розрахований відповідно до пункту 12 цього Розділу коефіцієнт середньозваженого навантаження для компетентних суддів цього розподілу справи.

15. Для розрахунку навантаження суддів по справах, пов'язаних з виборчим процесом, які мають бути розглянуті судом в день їх реєстрації використовуються коефіцієнти, передбачені цим Положенням за період, що обмежується днем реєстрації таких справ.

16. Для колегіального розгляду судової справи або матеріалів кримінального провадження у складі трьох суддів постійної колегії суддя-доповідач обирається відповідно до пункту 6 цього Розділу. Два інші судді постійної колегії, що розглядатиме справу, визначаються модулем автоматизованого розподілу із числа суддів основного складу постійної колегії, до якої входить обраний суддя-доповідач під час тієї самої процедури автоматизованого розподілу.