Щодо Положення про автоматизовану систему документообігу суду

Заслухавши та обговоривши інформацію Голови Державної судової адміністрації України Кирилюка Р.І. щодо затвердження Положення про автоматизовану систему документообігу суду, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року, відповідно до статті 113, частини 5 статті 127, підпункту 3.6 пункту 3 розділу XII "Прикінцеві положення" Закону України "Про судоустрій і статус суддів" , статті 162, пункту 16 розділу XIII "Перехідні положення" Закону України "Про судоустрій і статус суддів" та Положення про Раду суддів України, затвердженого 16 вересня 2010 року X позачерговим з'їздом суддів України, Рада суддів України

1. Затвердити Положення про автоматизовану систему документообігу суду, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року.

2. Положення про автоматизовану систему документообігу суду ввести в дію з 1 січня 2011 року.

3. Доручити Державній судовій адміністрації України направити судам загальної юрисдикції для використання в роботі Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів" , Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.1. Предмет регулювання

1.1.1. Правове регулювання відносин, пов'язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цим Положенням відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.

1.1.2. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.

1.1.3. Положенням не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.2. Визначення термінів

1.2.1. Наведені у Положенні терміни вживаються в такому значенні:

автоматизована система - сукупність комп'ютерних програм і відповідних програмно-апаратних комплексів судів та Державної судової адміністрації України (далі - ДСА України), що забезпечує функціонування документообігу суду, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізацій, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист від несанкціонованого доступу тощо;

автоматизоване робоче місце - програмно-апаратний комплекс, що складається з персональної електронної обчислювальної машини та інших пристроїв, прикладного програмного забезпечення загального призначення і спеціалізованого прикладного програмного забезпечення та призначений для автоматизації діяльності користувача системи в межах його повноважень та компетенції і діє у складі автоматизованої системи документообігу суду, в тому числі для обміну інформацією з іншими автоматизованими робочими місцями та (або) іншими автоматизованими системами із застосуванням каналів зв'язку;

автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

адміністратор автоматизованої системи (адміністратор Єдиної судової інформаційної системи - далі ЄСІС) - державне підприємство "Інформаційні судові системи", яке забезпечує:

технічний супровід та здійснює підтримку працездатності автоматизованої системи в цілому згідно з вимогами ЄСІС, виконує інші функції відповідно до розпоряджень ДСА України та взятих на себе договірних зобов'язань;

сервіс обміну обліково-інформаційними картками, електронними документами суду з центральною базою даних автоматизованої системи документообігу суду у відповідності до протоколів обміну, затверджених адміністратором автоматизованої системи;

вбудований редактор текстів - функціональна частина автоматизованої системи, що надає можливість створення та налаштування шаблонів документів, а також забезпечує виготовлення процесуальних та інших документів суду на підставі цих шаблонів в інтерфейсі текстового редактора;

виконавчий документ - виконавчий лист, наказ господарського суду, судовий наказ, ухвала, постанова суду у цивільних, господарських, адміністративних справах, кримінальних провадженнях (справах) та справах про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом;

електронний архів - відокремлена частина бази даних, що містить інформацію про судові справи та/або документи, передані до архіву суду, і не підлягає редагуванню;

комп'ютерна програма - набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в будь-якому іншому вигляді, виражених у придатній для зчитування комп'ютером формі, які приводять його в дію для досягнення певної мети або результату;

користувач автоматизованої системи - суддя, помічник судді, працівник апарату суду, технічний адміністратор (на підставі наказу керівника апарату суду);

оригінал електронного документа суду - електронний примірник документа суду з обов'язковими реквізитами, в тому числі з електронним цифровим підписом (далі - ЕЦП) автора, що не підлягає редагуванню;

оригінал електронного судового рішення - електронний примірник судового рішення з ЕЦП судді (головуючого судді або судді-доповідача у разі колегіального розгляду судової справи), що не підлягає редагуванню;

підсистема - виділений за певними ознаками модуль автоматизованої системи для вирішення конкретних завдань цієї системи, що встановлюється на кожному автоматизованому робочому місці залежно від функцій, повноважень та напрямів роботи користувача автоматизованої системи;

права користувача автоматизованої системи - сукупність дій, які користувач автоматизованої системи має право виконувати в цій системі;

провадження у судовій справі - сукупність процесуальних дій, пов'язаних із розглядом судової справи;

редагування інформації - зміна даних після їх збереження відповідним користувачем чи підписання документа ЕЦП;

суд - суд загальної юрисдикції, який розглядає справи в порядку адміністративного, господарського, кримінального або цивільного судочинства, а також справи про адміністративні правопорушення;

судова справа - позовні заяви, скарги, матеріали кримінального провадження, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, а також судові процесуальні документи, що виготовляються судом;

судове рішення - процесуальний документ, постановлений судом під час розгляду судової справи на будь-якій стадії судового процесу (ухвала, рішення, вирок, постанова, судовий наказ, окрема думка судді тощо);

реєстрація вхідної кореспонденції - фіксування в автоматизованій системі факту надходження до суду судових справ та інших передбачених законом документів;

реєстрація вихідної кореспонденції - фіксування в автоматизованій системі надсилання судом документів, виготовлених у суді;

технічний адміністратор - особа, наділена правами адміністратора автоматизованої системи для забезпечення її технічного функціонування, яка працює безпосередньо в суді, або відповідний фахівець адміністратора автоматизованої системи, закріплений за цією судовою установою.

1.3. Цілі та завдання Положення

1.3.1. Положення визначає порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в судах загальної юрисдикції (далі - автоматизована система), яка забезпечує:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

об'єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

1.3.2. Для функціонування автоматизованої системи ДСА України забезпечує:

розробку відповідних комп'ютерних програм документообігу суду за спеціалізаціями судів;

підготовку нормативних документів щодо використання автоматизованої системи;

розробку вимог щодо захисту автоматизованої системи та інформації, що міститься у ній;

суди технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження, захисту та використання автоматизованої системи;

навчання користувачів автоматизованої системи під час її впровадження та використання;

моніторинг технічного стану автоматизованої системи та захищеності її даних;

організацію технічної та інформаційної підтримки користувачів автоматизованої системи, зокрема, за допомогою відкритих веб-ресурсів, відповідного телефонного інформаційного центру тощо.

1.3.3. Для функціонування автоматизованої системи суди забезпечують:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.4. Особливості функціонування автоматизованої системи в судах загальної юрисдикції

1.4.1. У місцевих та апеляційних адміністративних судах, Вищому адміністративному суді України використовується комп'ютерна програма "Діловодство спеціалізованого суду", розроблена адміністратором автоматизованої системи для судів адміністративної юрисдикції.

1.4.2. У місцевих та апеляційних господарських судах, Вищому господарському суді України використовується комп'ютерна програма "Діловодство спеціалізованого суду", розроблена адміністратором автоматизованої системи для судів господарської юрисдикції.

1.4.3. У місцевих та апеляційних загальних судах (крім апеляційного суду міста Києва) використовується комп'ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.4.4. В апеляційному суді міста Києва використовується Автоматизована система електронного документообігу "Апеляція", розроблена апеляційним судом міста Києва.

1.4.5. У Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ використовується Автоматизована система діловодства ВССУ, розроблена Вищим спеціалізованим судом України з розгляду цивільних і кримінальних справ.

1.4.6. У Верховному Суді України використовується Єдина автоматизована система діловодства Верховного Суду України, розроблена Верховним Судом України.

1.4.7. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в судах, зазначених у підпунктах 1.4.1 - 1.4.3 пункту 1.4 цього Положення, здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДСА України та відповідними судами загальної юрисдикції.

1.4.8. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в судах, зазначених у підпунктах 1.4.4 - 1.4.6 пункту 1.4 цього Положення, здійснюються відповідними судами.

1.4.9. Збори суддів відповідного суду мають визначені цим Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

За результатами розгляду питань, зазначених в абзаці першому цього підпункту, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів відповідного суду новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

2.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в кожному окремому суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію.

2.1.3. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис" . Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об'єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 512/362/15.

2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

Вихідні номери документів Верховного Суду України автоматично формуються Єдиною автоматизованою системою діловодства Верховного Суду України в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства Верховного Суду України.

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

2.3. Розподіл судових справ між суддями

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2. У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів відповідного суду з урахуванням цього Положення.

2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 цього Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.3.6. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:

де:

К_Н - коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;

Сума (Вага_Судової_Справи) - розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

Вага_Судової_Справи - розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

де:

К_СКЛАДН - коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу (повинен бути більше 0);

К_ФУС - коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;

К_АДМІН - коефіцієнт адміністративних посад - коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1);

КтРД - кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

2.3.7. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.8. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів відповідного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.3.9. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цього Положення, не допускається.

2.3.10. Збори суддів відповідного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

2.3.11. Збори суддів відповідного суду визначають склад колегій суддів суду.

Кількісний склад колегії суддів визначається процесуальним законодавством.

До складу колегії може бути включений резервний або запасний суддя на заміну основного судді зі складу колегії суддів у разі неможливості останнім здійснювати правосуддя.

2.3.12. Збори суддів відповідного суду мають право визначати засади формування колегії суддів без здійснення повторного автоматизованого розподілу судових справ у випадках:

визначення колегіального складу суду першої інстанції;

збільшення складу колегії суддів у судах апеляційної і касаційної інстанцій;

необхідності внесення змін до складу колегії суддів у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю судді (крім головуючого, судді-доповідача) (суддів), його (їх) відпусткою, відрядженням та в інших випадках, у яких суддя (крім головуючого, судді-доповідача) не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ;

повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.);

розподілу позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, які надійшли до суду повторно з передбачених процесуальним законом підстав.

2.3.13. Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов'язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п'ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 цього Положення;

які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні.

2.3.14. Збори суддів відповідного суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

2.3.15. Збори суддів відповідного суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постанови Пленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

2.3.16. Збори суддів відповідного суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.3.17. Збори суддів відповідного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.3.19. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10 - 2.3.18 пункту 2.3 цього Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду.

2.3.20. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматичного розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, визначеними статтею 247 КПК України .

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.21. Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.

2.3.22. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.23. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя, а в судах апеляційної та касаційної інстанцій - суддя-доповідач із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя (суддя-доповідач). Засади формування колегії суддів визначаються зборами суддів відповідного суду.

У разі якщо на момент автоматизованого розподілу судової справи зборами суддів відповідного суду не визначено склад колегій суддів, після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) визначається склад колегії суддів згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 цього Положення.

У разі якщо зборами суддів відповідного суду визначено склад колегій суддів, після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складу колегій суддів.

У разі якщо зборами суддів відповідного суду визначено склади колегій суддів та судових палат і після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) неможливо визначити склад колегії автоматизованою системою в автоматичному режимі згідно з налаштуваннями складу колегій, визначається склад колегії з числа суддів зі складу судової палати, до якої належить головуючий суддя (суддя-доповідач).

У разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів, визначених відповідно до абзацу першого цього підпункту.

2.3.24. У Верховному Суді України при автоматизованому розподілі заяв про перегляд судових рішень автоматизованою системою визначається суддя-доповідач. У випадках, визначених законом для вирішення питання про допуск судової справи до провадження, автоматизованою системою додатково визначається колегія суддів, до якої входить суддя-доповідач.

2.3.25. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов'язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій суддів.

2.3.26. Автоматизований розподіл судових справ, пов'язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

2.3.27. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цього Положення.

2.3.28. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

2.3.29. При об'єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об'єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України .

Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до суду, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

2.3.30. У разі роз'єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз'єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

2.3.31. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 1), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.32. У разі розгляду судової справи колегією суддів відповідного суду до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді (судді-доповідача).

2.3.33. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється автоматичне визначення складу колегії суддів у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 цього Положення.

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів (додаток 2), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення складу колегії суддів; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.34. У випадках зміни складу колегії суддів у зв'язку з вибуттям судді зі складу постійної колегії суддів або з припиненням повноважень судді, заміна судді, який вибув, здійснюється автоматизованою системою в порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 цього Положення. Особливості застосування даного пункту можуть бути передбачені зборами суддів.

Результатом автоматичної зміни складу колегії суддів є протокол автоматичної зміни складу колегії суддів (додаток 3), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про зміну складу колегії суддів. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичної зміни складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про зміну складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичної зміни складу колегії суддів; тривалість автоматичної зміни складу колегії суддів.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичної зміни складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичної зміни складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичної зміни складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про зміну складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.35. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

2.3.36. Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді (додаток 4), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.37. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення запасного судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення запасного судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення запасного судді; тривалість автоматичного визначення запасного судді. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматичне визначення запасного судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.38. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею (додаток 5), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.39. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Звіт містить такі відомості: дата та час початку заміни основного судді запасним суддею; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо заміни основного судді запасним суддею; версія автоматизованої системи; час закінчення заміни основного судді запасним суддею; тривалість автоматичного розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.