ПЕРЕЛІК документів Міністерства юстиції СРСР, органів, установ юстиції і судів із зазначенням строків зберігання документів

1. Общие положения

1.1. Настоящий Перечень документов составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274, и изданными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР перечнями типовых документов со сроками хранения и перечнями документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.

1.2. Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов (в том числе секретных и для служебного пользования), образующихся в процессе деятельности Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех органов, учреждений юстиции и судов.

1.3. Перечень служит целям рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения их сохранности и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение. Перечень может быть использован в качестве пособия при классификации документов, формировании дел и для составления номенклатур дел в делопроизводстве.

1.4. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов и формулировки вопросов, которые при необходимости дополняются другими элементами. Например, отчеты и доклады о работе коллегий адвокатов. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения категорий документов и номера статей по Перечню.

1.5. Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы, как правило, в виде подлинников в сроки, установленные Положением о Государственном архивном фонде СССР. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. При необходимости по решению экспертной комиссии сроки хранения отдельных дел могут быть продлены.

1.6. Сроки хранения категорий документов, выявившихся или образовавшихся после издания настоящего Перечня, устанавливаются Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива СССР по представлению Министерства юстиции СССР. Изменение сроков хранения всех категорий документов, предусмотренных Перечнем, производится по представлению Министерства юстиции СССР в соответствии с решением Главархива СССР.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по отраслевому принципу в сочетании с функциональным и содержит систематическое перечисление видов документов и вопросов деятельности Министерства юстиции СССР и подведомственных ему органов, учреждений юстиции и судов.

2.2. Перечень состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов. В большинстве разделов имеются подразделы по более узким группам вопросов.

В Перечень не включен раздел, соответствующий основным вопросам деятельности органов ЗАГСа. Сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности органов ЗАГСа, определяются на основании Перечня документов органов ЗАГСа с указанием сроков их хранения, утвержденного Министерством юстиции СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в июле 1976 г.

2.3. Статьи в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности.

Все акты государственной власти и государственного управления (законы, указы, постановления, решения и др.), руководящие и инструктивные документы (приказы, указания, инструкции, положения, протоколы и др.) Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов даны в 1 и 2 разделах Перечня.

Распорядительные и инструктивные документы и документы по планированию и отчетности, относящиеся к отдельным специфическим вопросам деятельности Министерства юстиции СССР, отнесены к соответствующим разделам Перечня.

2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцируются по 6 звеньям (3, 4, 5, 6, 7, 8 графы) применительно к установленным в системе Министерства юстиции СССР уровням управления в соответствии с Положением о Министерстве юстиции СССР, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 21 марта 1972 года N 194, и примерными списками учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР.

В первом звене (графа 3) отражены сроки хранения документов в Министерстве юстиции СССР, в министерствах юстиции союзных республик, во втором звене (4 графа) - и министерствах юстиции автономных республик, краевых, областных и городских отделах юстиции. В третьем звене (5 графа) отражены сроки хранения документов в Верховных Судах союзных республик, в четвертом звене (6 графа) - в Верховных Судах автономных республик, краевых, областных, городских судах, судах автономных областей, судах автономных округов. В пятом звене (7 графа) указаны сроки хранения документов в районных (городских) народных судах, нотариальных конторах, коллегиях адвокатов и судебно-экспертных учреждениях, в шестом звене (графа 8) - в научно-исследовательских институтах, институте усовершенствования и республиканских курсах повышения квалификации работников юстиции, в редакциях журналов.

2.5. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), проставленная в Перечне к некоторым категориям документов с временными сроками хранения, означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение.

2.6. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Перечня уточнения и разъяснения: "после замены новыми", "по окончании срока действия договора", "по окончании расчетов", "при отсутствии годовых" и т. д. Отметка "до минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, справочники и др., полученные от других ведомств).

2.7. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 1978 г., начинается с 1 января 1979 г.

Для документов по личному составу, которым установлены сроки хранения "75 л. ЭПК - "в" (75 л. - "в"), исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в Перечне буквой "в" к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности "75 - в". Например, личное дело служащего Министерства, если оно окончено делопроизводством, когда служащему было 25 лет, должно храниться в течение 50 лет (75 - 25 = 50).

Сроки хранения судебных и других материалов исчисляются:

для гражданских дел

а) с момента вступления решения в законную силу;

б) с момента вынесения определения о прекращении дела;

для уголовных дел

а) с момента окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу; по делам с применением к осужденным досрочного освобождения от наказания - с момента освобождения осужденного или с момента истечения испытательного срока для условно осужденных;

б) с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

3. Организация проведения экспертизы ценности документов

3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение политического, научного, народно-хозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

3.2. Для проведения экспертизы ценности документов в Министерстве юстиции СССР, органах, учреждениях юстиции и судах создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений, делопроизводственных служб и ведомственных архивов, а также представители соответствующих архивных учреждений.

Экспертные комиссии назначаются приказами руководителей Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов в составе не менее 3 - 5 человек.

3.3. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются действующими правилами, инструкциями, указаниями Главархива СССР и соответствующих архивных учреждений по организации работы с документами, приказами и указаниями Министерства, положением об ЭК и настоящим Перечнем.

3.4. Экспертные комиссии осуществляют следующие функции:

- рассматривают проекты номенклатур дел структурных подразделений Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов;

- организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

- рассматривают описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), выносят решения о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

- рассматривают акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими Перечнями, и выносят решения о представлении этих предложений на рассмотрение архивного учреждения;

- участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архивов учреждений;

- оказывают методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей, актов и методических пособий по организации, хранению и учету документов.

3.5. Отбор документов на государственное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года. Отбор документов на хранение и уничтожение в Министерстве юстиции СССР, органах, учреждениях юстиции и судах, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

Порядок и методика отбора судебных дел на постоянное хранение и к уничтожению установлены Инструкцией "О порядке хранения, отбора и передачи в архивы документов судов".

Из дел, отобранных к уничтожению, на постоянное хранение оставляются подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений судов.

3.6. Дела, отобранные в результате экспертизы на постоянное и долговременное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Основных положений Единой государственной системы делопроизводства, 1974 г.

По окончании делопроизводственного года на отобранные дела постоянного хранения составляется опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве (например, годовой раздел описи на дела, образовавшиеся в течение 1978 г., представляется на рассмотрение не позднее 1981 г.).

В органах, учреждениях юстиции и судах, в деятельности которых образуется не более 20 дел постоянного хранения в год, могут составляться разделы описи, включающие дела за 2 - 3 года.

3.7. По результатам ежегодного отбора документов на постоянное хранение должен рассматриваться вопрос о раскрытии и возможном снятии имеющейся на делах и номенклатурах дел данного года отметки ЭПК. При необходимости также уточняются заголовки соответствующих дел и сроки их хранения. В зависимости от принятого экспертной комиссией решения срок хранения этих дел может остаться временным, без отметки ЭПК, либо замениться на постоянный срок хранения.

3.8. Описи на дела, подлежащие сдаче на государственное хранение, составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра описей на управленческую и судебную документацию направляются на утверждение экспертно-проверочных комиссий соответствующих архивных учреждений.

Все описи, в том числе и на документы по личному составу долговременного хранения, подписываются председателем экспертной комиссии учреждения.

3.9. Документы по личному составу, имеющие срок хранения "постоянно", по согласованию с архивными учреждениями могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства.

Документы по личному составу долговременного хранения, в т. ч. с отметкой ЭПК, включаются в отдельные описи, которые составляются в двух экземплярах и одновременно с описями дел постоянного хранения за соответствующий период представляются на согласование ЭПК архивного учреждения.

Окончательный отбор на государственное хранение документов по личному составу с долговременными сроками хранения производится при передаче их в соответствующие государственные архивы.

На дела, отобранные для передачи в государственные архивы, составляются новые описи.

3.10. Уничтожение документов производится по акту, составленному и утвержденному руководителем учреждения в соответствии с Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства.

3.11. Утвержденные к уничтожению документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

3.12. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня осуществляют Министерство юстиции СССР, Главархив СССР, ЦГАОР СССР, республиканские и местные архивные учреждения.