Про затвердження Інструкції з обліку товарів на аптечних складах (базах) аптечних управлінь системи Міністерства охорони здоровя СРСР

С целью дальнейшего совершенствования и единства ведения учета лекарственных средств на аптечных складах (базах) системы здравоохранения утверждаю:

Согласованную с Управлением бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР и Отделом учета и отчетности ЦСУ СССР Инструкцию по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР, П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, начальникам главных аптечных управлений минздравов союзных республик, начальникам краевых, областных, АССР, городских аптечных управлений:

1.1. Довести утвержденную настоящим приказом Инструкцию до каждого аптечного управления, склада (базы) и установить строгий контроль за выполнением изложенного в ней порядка ведения учета товаров.

1.2. Организовать изучение Инструкции работниками аптечных управлений, складов (баз).

1.3. Ввести в действие настоящую Инструкцию начиная с 1 октября 1984 года.

1.4. При проведении документальных ревизий деятельности аптечных складов (баз) строго контролировать соблюдение порядка, предусмотренного Инструкцией по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР.

1.5. Разрешается размножить приказ в необходимом количестве.

2. С введением настоящего приказа считать утратившими силу для аптечных управлений:

а) приказ Министерства здравоохранения СССР N 1236 от 19 декабря 1978 года "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной";

б) приказ Министерства здравоохранения СССР N 645 от 19 июня 1979 года "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной при механизированном учете" (кроме ГАПУ МЗ Латвийской ССР);

в) приказ Министерства здравоохранения СССР N 100 от 28 января 1980 года "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной".

3. Контроль за исполнением приказа возложить на Главное аптечное управление Министерства здравоохранения СССР (Клюев М.А.).

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями Основных положений по учету материалов на предприятиях и стройках (письмо Министерства финансов СССР от 30 апреля 1974 года N 103), Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций, утвержденной Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР от 30 мая 1968 года N 130 с учетом внесенных дополнений и изменений и инструктивных указаний Министерства здравоохранения СССР.

1.2. С целью единства ведения учета товаров и обеспечения сохранности ценностей Инструкция определяет порядок ведения учета товаров и тары* на складах (базах)** главных аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР.

1.3. На складах материальная ответственность за товары возлагается в отделах с раздельной материальной ответственностью на заведующего отделом и его заместителей; при коллективной (бригадной) материальной ответственности она возлагается на работников отдела, входящих в состав бригады и принимающих участие в приемке, хранении и отпуске товаров.

1.4. Основными задачами, возложенными на склад, являются получение, хранение и отпуск товаров аптечным, лечебно-профилактическим и другим учреждениям здравоохранения.

1.5. В целях полной сохранности товаров руководство склада обязано обеспечить:

- условия для хранения товаров на складе с предоставлением оборудованных стеллажами, полками, сейфами, шкафами, холодильными камерами помещений или специально приспособленных складских площадок (для товаров открытого хранения) по укрупненным фармако-терапевтическим группам с учетом физико-химических свойств и других особенностей товаров;

- весоизмерительными приборами, необходимым оборудованием и инвентарем, мерной тарой, а также приспособлениями и механизмами, облегчающими выполнение трудоемких работ в отделах склада;

- обособленное хранение легковоспламеняющихся и взрывоопасных товаров (в специально выделенных для этого помещениях, изолированных от других товаров и отделов склада) и товаров, принятых на ответственное хранение и забракованных при приемке;

- внедрение современных методов доставки товаров в аптечные и лечебно-профилактические учреждения (централизованный завоз, контейнерные перевозки и т. д.);

- строгое соблюдение всеми работниками склада порядка приемки, хранения, учета, отпуска и вывоза (выноса) товарных ценностей, установленного настоящей Инструкцией;

- применение единой номенклатуры кодов медицинских товаров и поставщиков, разработанной Главным аптечным управлением МЗ СССР;

- присвоение постоянного номера (кода) каждому отделу склада, который указывается во всех первичных документах, относящихся к операциям по данному месту хранения (отделу);

- применение современных методов ведения бухгалтерского учета, механизации и автоматизации работ по учету товаров;

- утверждение перечня лиц (по согласованию с главным бухгалтером), имеющих право подписи документов, разрешающих получение и отпуск, а также вывоз (вынос) товаров со склада. Отделы склада и контрольно-пропускной пункт (бюро пропусков, проходная) должны быть обеспечены образцами подписей этих лиц. Число лиц, имеющих право подписи документов на получение и отпуск ядовитых, наркотических, дефицитных лекарственных средств и спиртов, должно быть ограничено;

- своевременное доведение и организацию изучения материально ответственными лицами инструкций, положений и других нормативных актов (документов), регламентирующих операции с товарными ценностями по приемке, хранению и отпуску их;

- принятие, освобождение и перемещение материально ответственных лиц с ведома главного бухгалтера склада с обязательным проведением полной инвентаризации наличия товарно-материальных ценностей, находящихся в отделах склада, и передачей их по акту другим материально ответственным лицам, назначенным приказом по складу;

- проведение в установленные сроки инвентаризаций остатков товарно-материальных ценностей и своевременное отражение в бухгалтерском учете результатов этих инвентаризаций;

- проведение ежеквартально во всех отделах склада внезапных выборочных проверок наличия товаров по типовой форме инв.-3;

- заключение договоров о материальной ответственности (индивидуальной, коллективной, бригадной) с материально ответственными лицами в соответствии с действующими нормативными актами (документами).

1.6. На материально ответственных лиц и других работников отделов склада возлагается:

- правильное, своевременное и достоверное документальное оформление операций по движению товаров в порядке, установленном настоящей Инструкцией;

- рациональное размещение товаров по местам хранения отделов склада, а внутри их по отдельным группам, наименованиям и другим признакам, обеспечивающим свободный доступ к товарам на стеллажах, полках, поддонах, в контейнерах, шкафах, ящиках и т. д. с таким расчетом, чтобы обеспечить быструю их приемку, отпуск и проверку наличия;

- в местах выкладки каждой группы товаров прикреплять стеллажные карточки по форме N 73-АП на каждую поступившую партию медикаментов для контроля своевременности реализации препаратов по срокам годности;

- строгое соблюдение условий хранения товаров в складских помещениях (сейфах, металлических шкафах и т. д.) с учетом температурного режима, физико-химических свойств и противопожарной безопасности. При этом должна быть обеспечена техника безопасности;

- обособленное хранение легковоспламеняющихся и взрывоопасных товаров в специально выделенных для этого помещениях, изолированных от других товаров и отделов склада. При этом следует руководствоваться Инструкцией по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения и Временной инструкцией о порядке хранения и обращения в аптечных учреждениях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами, утвержденные приказом Министерства здравоохранения СССР N 520 от 15 мая 1981 года;

- раздельное хранение испорченных, негодных и принятых на ответственное хранение товаров.

1.7. Приемка и отпуск товаров без документального оформления категорически запрещается.

Не производится отпуск неоприходованных на склад товаров.

1.8. Ответственность за постановку и ведение учета товаров на складе возлагается на главного бухгалтера, указания и распоряжения которого в части правильного и своевременного оформления операций по движению товаров, обеспечению сохранности их и представлению в бухгалтерию первичных учетных и отчетных документов и сведений являются обязательными для всех работников склада. Главный бухгалтер организует документооборот и порядок движения учетных документов.

1.9. Учет товаров на складе ведется по учетным ценам (розничным и оптовым). В бухгалтерии учет товаров ведется в стоимостном выражении по отделам (бригадам, материально ответственным лицам), а в отделах склада - по наименованиям, номенклатурным номерам (кодам), фасовкам, дозировкам, количеству и т.д.

Учет товаров в отделах хранения склада ведется материально ответственными лицами на карточках по форме N 96-АП (при учете движения товаров вручную) по количеству.

При механизации (автоматизации) учета движения товаров по требованию материально ответственных лиц отделов хранения склада карточки по форме N 96-АП выдаются машиносчетными станциями, вычислительными центрами.

1.10. Бухгалтерский учет на складе ведется по журнально-ордерной форме счетоводства.

1.11. При комплексной механизации учета движения товаров первичные документы должны отвечать требованиям, предъявляемым к учетным регистрам в условиях механизированной и автоматизированной обработки. При этом необходимо использовать Методические указания по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники, разработанные и утвержденные Министерством финансов СССР и ЦСУ СССР 20 февраля 1981 года N 35/34-Р/426.

1.12. Работники бухгалтерии склада должны осуществлять предварительный и текущий контроль:

- за правильным и своевременным оформлением документов по движению товаров (приемка и отпуск), полнотой их оприходования в количественном и стоимостном выражении по материально ответственным лицам;

- за правильным и своевременным ведением материально ответственными лицами учета движения товаров в карточках складского учета;

- за соответствием остатков товаров в натуре данным текущего учета;

- за проведением мероприятий, направленных на предупреждение недостач, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений и других нарушений;

- за своевременным проведением инвентаризаций ценностей у материально ответственных лиц и отражением их результатов в бухгалтерском учете.

1.13. Работники склада в своей деятельности руководствуются действующими нормативными актами (документами) вышестоящих органов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность и ведение учета движения товаров на складах.

1. Оформление операций по поступлению

2.1.1. Приемка товаров должна производиться в строгом соответствии с ГОСТами, техническими условиями, инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству, утвержденными постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР 1965 года и 1966 года (П-6, П-7, Особыми условиями поставки медицинской продукции, утвержденными постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР, Положением о поставках продукции производственно-технического назначения и Положением о поставках товаров народного потребления, а также изменениями и дополнениями к ним.

2.1.2. Все счета (платежные требования)* поставщиков на поступающие товары направляются в бухгалтерию склада, где они вместе со счетами, оплаченными платежными поручениями, регистрируются в ведомости регистрации счетов поставщиков по форме N 74-АП в разрезе расчетных, текущих и спецссудных счетов.

При регистрации каждому счету, а также приложенной к нему квитанции, товарно-транспортной накладной присваивается единый порядковый регистрационный номер, который проставляется на всех приложенных к счету документах. При наличии на складе нескольких приемных отделов за каждым из них закрепляются определенные серии номеров. Например, приемный отдел N 1 - с N 1 по N 5000, приемный отдел N 2 - с 5001 по 10000.

Ведомость регистрации счетов поставщиков открывается ежемесячно и служит одновременно ведомостью к журналу - ордеру по разработке счетов Госбанка (текущим, расчетным, спецссудным).

Бухгалтерия на зарегистрированных счетах ставит штамп проверки

счетов по форме N 97-АП. После чего документы бухгалтерией немедленно передаются в отдел снабжения, сбыта, торговый отдел*.

2.1.3. Работники отдела снабжения должны проверить соответствие счета договору поставки или разнарядке вышестоящей организации в отношении ассортимента товаров, их количества, комплектности, сроков отгрузки, тары, тарифов на доставку.

В свободной графе счета работником отдела снабжения указываются номера приемных актов, если товар получен.

В отделе снабжения на карточках или в книгах оперативного учета делаются соответствующие записи о реализации фондов и выполнении договоров поставки (наименование товара, его номенклатурный номер (код), единица измерения, оптовая и розничная цены, заявка на отчетный период, выделенное количество товара, дата и номер заключенного договора с поставщиком, состояние отгрузки, номер счета, дата отгрузки, количество отгруженного товара).

При нарушении поставщиком сроков поставки товаров с отгрузкой по окончании квартала отдел снабжения может отказаться от оплаты счета. Если товары, поступившие по истечении обусловленного договором срока, уже не нужны, отдел снабжения может засчитать поставку в счет очередного квартала, о чем следует сообщить поставщику.

Отделом снабжения передается распоряжение экспедитору на получение товара и его доставку на склад.

Перечень лиц, уполномоченных на получение и доставку груза, устанавливается приказом по складу по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером склада.

При проверке в счетах работником, ответственным за цены, проставляются код (номенклатурный номер) товара, номера прейскурантов цен и порядковые номера (позиции) по прейскуранту, а в случае отсутствия последнего - номер страницы прейскуранта.

При проверке цен проверяется: соответствие оптовых и розничных цен в счете, правильность применения скидок на товары, цен на тару, включена ли поставщиком в счет стоимость тары, которая должна входить в прейскурантную цену товара, и отдельной оплате не подлежит.

Проверенный счет скрепляется подписями проверяющих на штампе проверки счета и вместе с составленным расчетом, обосновывающим сумму отказа, передается в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет правильность арифметических подсчетов (таксировки и суммы счета). Затем документы передаются заведующему склада или его заместителю для подтверждения согласия на оплату (акцепта) или отказа от оплаты.

Приказом заведующего склада определяется перечень должностных лиц, которым доверяется решать вопрос об оплате счета (ими могут быть только распорядители кредитов склада).

Бухгалтерия обязана контролировать сроки оплаты счетов и представления в Госбанк заявлений об отказе от акцепта в соответствии с Инструкцией Госбанка N 2.

Отказ от оплаты счета может быть полным или частичным в течение 3 дней (при предварительном отказе - до даты оплаты, указанной на счете Госбанком, и при последующем отказе - после этой даты). Мотивы отказа изложены в Инструкции о безналичных расчетах и кредитовании по операциям, связанным с расчетами N 2, утвержденной Госбанком СССР 31 мая 1979 года.

2.1.4. В бухгалтерии оплаченный счет (при ручной обработке) записывается в журнал - ордер по расчетам с поставщиками.

При механизированной обработке расчетов с поставщиками и учете движения товаров с помощью вычислительной техники со счета, предъявленного Госбанком, выписывается приемным отделом копия счета по форме N 75-АП, которая шифруется по специальному реестру и передается на машиносчетную станцию или вычислительный центр, где данные счета по разработанной программе проверяются на соответствие договору поставки или разнарядке вышестоящей организации. В случаях расхождения получают их распечатку, которая вместе с копиями счетов на следующий день поступает на склад для анализа.

В тех случаях, когда на складе имеется своя машиносчетная станция, вычислительный центр или опорный пункт вычислительного центра, информация о поставках может вводиться с оплаченного счета поставщика с использованием перфокарт, перфолент, магнитных лент и других носителей информации. Из введенных счетов накапливается информация по поставщикам по дебету журнала - ордера балансового счета N 60 "Расчеты с поставщиками".

2.1.5. Копии счетов, поступившие от поставщиков или с машиносчетных станций, вычислительного центра с приложенными к ним документами, передаются в приемный отдел для контроля за поступлением товаров, своевременным и правильным их оприходованием.

Счет с пометкой банка об оплате остается в бухгалтерии при выписке Госбанка.

2. Оформление движения в приемочном отделе склада

2.2.1. Оперативный контроль за поступлением и приемкой грузов осуществляется приемным отделом склада.

Приемка товаров непосредственно другими отделами склада, минуя приемный отдел, категорически запрещается.

2.2.2. Приемный отдел склада проводит свою работу в строгом соответствии с Положением о приемной комиссии аптечного склада системы аптекоуправления, утвержденным Главным аптечным управлением Министерства здравоохранения СССР.

2.2.3. На основании квитанций, накладных, извещений о прибытии грузов, получаемых от транспортных организаций, приемный отдел ведет журнал регистрации поступающих грузов по форме N 76-АП, который до выдачи его материально ответственным лицам должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен сургучной печатью, подписан заведующим и главным бухгалтером склада с указанием количества листов.

Нумерация поступающих партий груза (графа 1) ведется в нарастающем порядке с начала года.

Записи в журнал производятся после доставки груза в приемный отдел и получения транспортных документов (железнодорожной накладной, почтовой квитанции и т.д.). В графы 2, 5-12 переносятся соответствующие данные транспортного документа.

Номер и дата счета (по графам 3 и 4) записываются со счета, передаваемого в приемный отдел отделом снабжения.

Графы 17 - 19 заполняются после приемки товаров по количеству и качеству и передачи их в соответствующие отделы. Эта передача должна производиться, как правило, в день оприходования. В случае расхождения в графе 17 указываются обе даты (оприходования и передачи) дробью.

Заполнение графы 19 "Номер приемного акта (накладной)" является подтверждением факта оприходования товара. По товарам, которые по каким-либо причинам к концу месяца окажутся неоприходованными, по состоянию на 1 число составляется акт проверки неоприходованных товаров по форме N 77-АП.

Графы 20 - 22 заполняются при передаче приходных документов в бухгалтерию. Номера реестров по приходу указываются нарастающими номерами с начала года. Поэтому журнал регистрации поступающих грузов является одновременно журналом регистрации реестров по приходу товаров.

Работник бухгалтерии при получении приходных документов проверяет наличие приемных актов, включенных в реестр, соответствие номеров приемных актов и реестров и расписывается в получении документов, проставляет в графе 20 дату приема документов. В графе 23 "Примечание" указываются сведения о наличии недостач, расхождений в оценке качества или иных особенностей поступивших партий товаров.

2.2.4. Перевозка и получение грузов от органов транспорта регулируется уставами железных дорог СССР, автомобильного и внутреннего водного транспорта СССР, органами связи и соответствующими правилами.

2.2.5. Для получения товаров на станции железной дороги, пристани, в аэропорту, на складе поставщика бухгалтерия выдает работнику (экспедитору) склада доверенность по форме М-2 или М-2а, которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей по типовой форме М-2б. Выдача доверенностей должна производиться в порядке, установленном инструкцией Министерства финансов СССР.

Вместо оформления разовых доверенностей органам транспорта может представляться один раз в квартал или в год список лиц, которым доверяется получать товары с образцами их подписей. При увольнении экспедиторов склада доверенность аннулируется.

2.2.6. При приемке грузов от транспортной организации экспедитор должен, в частности, проверить соответствие количества фактически полученных мест и маркировки количеству грузовых мест и маркировке, указанным в транспортных документах; наличие на транспортных средствах (вагоне, контейнере, цистерне, автофургоне и т. п.) пломб отправителя, исправность и наличие оттиска на них, состояние вагона, контейнера или иных транспортных средств, наличие защитной маркировки груза, а также исправность тары и упаковки.

В тех случаях, когда при приемке грузов будут обнаружены повреждения вагонов (контейнеров), отсутствие на них пломб, повреждение тары, а также другие признаки, вызывающие сомнения в сохранности груза, экспедитор обязан потребовать проверку целостности груза в соответствии с документами, то есть произвести внутритарную приемку груза.

В случае несоответствия между наименованием, массой или количеством мест груза в натуре данным, указанным в сопроводительном документе, а также при повреждении или порче груза, обнаружении груза без документов и т. д. экспедитор (материально ответственное лицо) обязан потребовать составления железной дорогой или другой транспортной организацией коммерческого акта (типовой акт о несохранной перевозке) и получить экземпляр этого акта. Без составления коммерческого акта принимать груз с нарушенной упаковкой, неисправностью пломб и наличием других признаков повреждения категорически запрещается.

Если груз на станцию назначения не прибыл к установленному сроку, экспедитор (материально ответственное лицо) предъявляет транспортной организации копию транспортной накладной для подтверждения факта неприбытия груза. После чего копия транспортной накладной возвращается в отдел снабжения для розыска груза.

2.2.7. Розыск груза и предъявление претензий к предприятиям и организациям производится отделом снабжения и юристом в установленном законом порядке.

2.2.8. Доставленные поставщиком, транспортной организацией на склад грузы принимаются материально ответственными лицами приемного отдела под расписку с указанием полученного количества мест и номера приемного акта на копии счета, транспортном документе, квитанции и других документах, которые подкладываются к приемному акту.

В тех случаях, если копии почтовых счетов поступили в приемный отдел после передачи приемных актов в бухгалтерию, то на них проставляются номера приемных актов, по которым оприходован товар, и вместе с приложенными к ним документами передаются в бухгалтерию, где они сверяются с данными приемного акта и подкладываются к нему.

Экспедитор отчитывается перед бухгалтерией за полученную доверенность сдачей счетов, отгрузочных и других документов с распиской материально ответственных лиц о принятии груза по количеству мест с указанием номера приемного акта.

2.2.9. Распаковка и приемка товаров на складе производится приемной комиссией в приемном отделе.

2.2.10. Приемная комиссия создается приказом заведующего складом. В состав приемной комиссии входят: председатель заведующий приемным отделом или его заместитель и члены комиссии материально ответственные лица отделов хранения, представители от общественности склада, незаинтересованной организации, бюро товарных экспертиз, представителей горторготдела и др.

Приемная комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.

Представитель от общественности склада утверждается местным комитетом сроком не более чем на один месяц и включается в состав комиссии при отсутствии представителей других организаций.

2.2.11. Приемная комиссия при приемке товаров должна строго руководствоваться основными условиями поставки, дополнениями и изменениями к ним, а также другими руководящими указаниями, упомянутыми в п. 2.1.1, и распоряжениями вышестоящих организаций.

Импортный товар по количеству принимается с участием эксперта бюро товарных экспертиз Всесоюзной торгово-промышленной палаты СССР. Приемка импортных товаров осуществляется в соответствии с Инструкцией о сроках и порядке составления рекламационных актов на импортные товары и направления всех актов внешнеторговым объединениям, утвержденной Министерством внешней торговли СССР 26 июня 1972 года по согласованию с Государственным арбитражем СССР и Госснабом СССР.

Порядок проверки качества импортных лекарственных средств осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке проверки качества лекарственных средств, закупаемых по импорту, утвержденной Министерством здравоохранения СССР 7 августа 1975 года.

Порядок проверки качества лекарственных средств, поступивших на склады аптечных управлений от промышленных предприятий, определен приказом Министерства здравоохранения СССР от 16 апреля 1974 года N 340.

2.2.12. Приемка и оприходование товаров, поступивших на склад, оформляется путем составления приемного акта: при ручной обработке по форме N 78-АП и при механизированной - по форме N 78-АП (мех.). Когда фактическое наличие и качество товаров полностью соответствуют сопроводительным документам поставщика при ручной обработке движения товаров, может составляться приемный акт по форме N 78-АП (мех.).

Приемные акты составляются в 4 экземплярах. При ручной обработке учета движения товаров первый и второй экземпляры акта остаются в приемном отделе, третий - передается в отдел хранения склада (одновременно с передачей товара), четвертый - в отдел снабжения для контроля за поступлением товаров. При механизированном учете движения товаров первый экземпляр приемного акта остается в приемном отделе, второй - передается на машиносчетную станцию или вычислительный центр, третий - в отдел хранения склада (одновременно с передачей товара), четвертый - в отдел снабжения (для контроля за поступлением товаров (грузов).

Ядовитые и наркотические лекарственные средства и спирты передаются сразу в отделы хранения до приемки товара приемной комиссией под расписку материально ответственных лиц отделов хранения. По ним составляются отдельные приемные акты.

В приемном отделе из товаров, подлежащих лабораторному анализу, приемная комиссия отбирает пробы, передает их на проверку в лабораторию, учреждения экспертизы и следит за получением заключений.

Сдача товара приемной комиссией производится после получения лабораторных анализов и заключения экспертизы.

В приемном акте по форме N 78-АП в графе "Количество поступившее" показывается количество фактического товара, которое принято материально ответственными лицами отдела хранения склада, за минусом недостач, боя, брака и товара, сданного на анализ по акту отбора проб. При механизации учета движения товаров сданные медикаменты на анализ при поступлении включаются в графу "Количество поступившее" и списываются по отделу хранения склада по накладной по форме N 85-АП, а на недостачи, порчу, бой поступивших товаров составляется акт на списание медтоваров при поступлении по форме N 79-АП (мех.).

При предъявлении претензии поставщику (экспедитору) как по отечественным, так и по импортным поставкам составляется дополнительно акт по форме N 2-АП, который совместно с претензионным письмом направляется грузоотправителю (поставщику) или предъявляется экспедитору.

При наличии недостач, боя поступивших товаров сверх установленных норм, а также их порчи на сумму не более 3 рублей (по отечественным поставкам) и не более 10 рублей (по импортным поставкам или вине железной дороги*) такие расходы списываются на издержки обращения как недостачи товарно-материальных ценностей сверх норм убыли и потери от порчи товаров, принятые за счет склада.

До передачи в бухгалтерию акты на поступившие товары по формам N 78-АП, 78-АП (мех.), 79-АП (мех.) и 2-АП совместно с претензионным письмом грузоотправителю (поставщику) передаются руководству склада для их утверждения и принятия решения не позднее чем на следующий день после составления акта.

По отечественным товарам в упаковке поставщика претензионное письмо и акт по форме N 2-АП составляются и направляются в течение 3 дней со дня поступления товара, а по импортным товарам за упаковкой инофирмы - в течение 7 дней.

Оформление претензий и контроль за их движением на складе возлагается на юридическую службу (юриста).

Приемный отдел обязан обеспечить сохранность товаров и обособленное хранение товаров, по которым предъявляются претензии поставщикам.

2.2.13. Приемные акты на оприходование товаров должны, как правило, составляться в день поступления товаров, но не позднее следующего дня за поступлением.

Все реквизиты приемного акта должны быть заполнены четко и разборчиво. В тех случаях, когда поступивший товар по одному счету должны принять материально ответственные лица разных отделов хранения, приемные акты выписываются по каждому отделу.

2.2.14. На основании экземпляров приемных актов, оставшихся в приемном отделе, ежедневно составляются реестры приходных документов по каждому отделу хранения, которые являются одновременно и отчетом приемного отдела по поступлению товаров. В графе реестра "Регистрационный номер" указывают номер, под которым данная партия товаров зарегистрирована в журнале регистрации поступающих грузов.

Реестр составляется в 3 экземплярах, из которых первый экземпляр передается в бухгалтерию вместе с приложенными к нему приемными актами, счетами поставщиков и другими документами, относящимися к данной партии товаров, принятых за отчетный день, с распиской материально ответственных лиц отделов хранения. Второй экземпляр реестра с распиской бухгалтера о приеме реестра и принятии документов передается в отдел хранения товара, третий - остается в приемном отделе.

2.2.15. В конце каждого месяца по журналу регистрации поступающих грузов производится проверка оприходования поступивших грузов, товаров.

Если окажется, что имеются неоприходованные по уважительным причинам грузы, то комиссия с участием бухгалтера склада должна произвести проверку соответствия фактического наличия в натуре неоприходованных грузов в приемном отделе склада с данными журнала регистрации поступающих грузов и оформить эту проверку актом по форме N 77-АП.

В разделе "А" акта записываются грузы, на оплату которых поступили счета поставщиков. Здесь по каждой партии товаров в отдельности указываются регистрационные номера по журналу регистрации поступающих грузов и по ведомости регистрации счетов поставщиков. Сумма проставляется по оптовым ценам с добавлением стоимости тары, а также транспортных расходов и расценок, включенных в счет поставщика.

В разделе "Б" акта показываются неоприходованные грузы, по которым счета от поставщиков не поступили.

Проверке подлежат все партии товаров, по которым по графе 13 журнала регистрации поступающих грузов указана дата, относящаяся к отчетному месяцу, а в графах 17 и 19 нет отметки об оприходовании.

Акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, а второй остается в приемном отделе. В бухгалтерии акты хранятся в отдельной папке как инвентаризационные документы. Эти акты периодически, не реже одного раза в месяц, должны проверяться. По соответствующим строкам в графе "Примечание" следует делать отметку об оприходовании товаров со ссылкой на номер и дату приемного акта.

2.2.16. Заведующий приемным отделом (председатель приемной комиссии), его заместители или бригада несут материальную ответственность за сохранность полученных товарно-материальных ценностей до передачи их в отделы склада.

Товары, находящиеся в процессе технического осмотра или лабораторной проверки, хранятся в приемном отделе обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.

2.2.17. В приемном отделе склада документы должны храниться в следующем порядке:

папка 1 - счета поставщиков вместе с их копиями на товары, которые находятся в пути;

папка 2 - счета вместе с их копиями, приемными актами к ним, актами на списание от поставщиков, от которых товар поступил частично;

папка 3 - счета вместе с их копиями, приемными актами и актами на списание к ним по поставщикам, от которых товар в этом месяце поступил полностью;

папка 4 - приемные акты и акты на списание по поставщикам, от которых товар поступил, а счета не поступили. Приемные акты и акты на списание ожидают поступления счетов;

папка 5 - приемные акты и акты на списание по поставщикам, от которых товар поступил, а счет не поступит. Таким поставщикам деньги за поступивший товар перечисляются платежными поручениями.

1. В отделах хранения товаров

3.1.1. Текущий аналитический учет осуществляется на карточках складского учета товаров по форме N 96-АП.

На каждую номенклатурно-учетную позицию товара должна открываться отдельная карточка количественного учета.

Карточки складского учета выдаются бухгалтерией материально ответственному лицу в строгом соответствии с количеством номенклатурно-учетных позиций товара и указанием на карточке порядкового номера регистрации.

Карточки выдаются заведующему отделом хранения склада под расписку с регистрацией в книге выдачи карточек складского учета товаров по форме N 80-АП.

3.1.2. На основании оформленных в установленном порядке первичных бухгалтерских документов материально ответственное лицо отдела хранения склада обязано сделать запись по приходу и расходу товаров в карточках складского учета, указав в них порядковые (с начала последней инвентаризации) номера записей, и ежедневно выводить на карточках остатки товаров.

Записи движения товаров производятся в карточке с одновременным копированием на журнал учета движения медтоваров по отделу хранения.

Для журнала используются бланки по форме N 81-АП.

Журналы за каждый отчетный период прилагаются к товарному отчету отдела склада для проверки бухгалтерией полноты записей в карточках складского учета.

В случае расхождений бухгалтер должен проверить правильность произведенных отделом склада записей позиций по приходу и расходу товара в карточках складского учета, выявить и устранить причины расхождений.

3.1.3. Отпуск товаров из отдела хранения склада производится на основании требований аптечных, лечебно-профилактических учреждений и других покупателей, а также по разнарядкам отдела снабжения склада или аптечного управления, межрайконторы.

3.1.4. Склад отпускает лекарственные средства аптекам, лечебно-профилактическим учреждениям и другим организациям, прикрепленным к нему на снабжение вышестоящей организацией, только для медицинского применения и в сроки с 1 по 27 число каждого месяца.

3.1.5. Основанием для отпуска лекарственных средств со склада являются требования (накладные), заказы - требования, поступающие от потребителей, при ручной обработке учета движения товаров на складе по форме N 16-АП или N 434-мех., при механизированной обработке - по форме N 434-мех. для лечебно-профилактических учреждений, для аптек - по плановому заказу или заказу - требованию по форме N 82-АП.

3.1.6. Требования (накладные) форма N 16-АП выписываются в 4 экземплярах, а на ядовитые и наркотические лекарственные средства, а также этиловый спирт - на один экземпляр больше. Требования должны быть подписаны заведующим аптекой, распорядителями кредитов лечебно-профилактического учреждения (требования организаций, территориально-отдаленных от централизованных бухгалтерий, подписываются только ее руководителем) или других организаций.

В требованиях (накладных) обязательно указывается на латинском языке наименование ядовитых и наркотических лекарственных средств и этилового спирта и на русском - полные наименования медикаментов, перевязочных средств и других товаров, их размеры, фасовка, лекарственная форма, дозировка, упаковка и количество.

3.1.7. Заказы-требования выписываются аптекой в 1-2 экземплярах, один из которых может оставаться в аптеке для повседневного контроля за поступлением товаров со склада.

Заказ направляется на склад заблаговременно до начала квартала, месяца. При необходимости корректировки количеств на второй или третий месяц, заявленных на квартал, аптека может потребовать со склада вернуть заказ при поставке последней партии товара, откорректировать его и передать на склад.

3.1.8. Сроки сдачи требований (накладных), заказов-требований аптеками, лечебно-профилактическими и другими учреждениями, прикрепленными на снабжение к складу, и отпуск товаров со склада устанавливаются руководством склада по графикам, согласованным с руководством вышестоящей организации (аптечным управлением, межрайонной конторой).

3.1.9. Требования (накладные), заказы-требования выписываются с учетом размещения товаров в отделах хранения склада, т. е. отдельно по каждому отделу.

Все поступающие требования (накладные), заказы-требования регистрируются в отделе снабжения склада раздельно: плановые и разовые. Отделом снабжения проводится проверка шифров грузополучателей и плательщиков.

3.1.10. Порядок корректировки требований, а также отпуск дефицитных медикаментов устанавливается аптечным управлением, межрайонной конторой.

При корректировке заказа-требования учитываются разнарядки вышестоящих организаций.

3.1.11. В тех случаях, когда в требовании (накладной), заказе-требовании не указаны полные данные по выписанным лекарственным средствам, работник отдела снабжения может дописать во всех экземплярах необходимые реквизиты, внести соответствующие исправления. Исправления должны быть оговорены и подписаны лицами, производившими корректировку.

В требовании (накладной), заказе-требовании запрещается исправление количества товара в сторону увеличения, а также дописывание других наименований медицинских товаров. При изменении фасовки или дозировки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества.

3.1.12. После корректировки требований отделом снабжения присваивается заказу-требованию единый номер накладной на отпуск товара, в котором дробью указывается номер (код) отдела хранения склада.

Одновременно с присвоением заказу-требованию номера накладной указывается срок изготовления заказа получателя.

Ежедневно работником отдела снабжения, ответственным за отпуск (отгрузку) товаров, выдается каждому отделу копия графика использования заказа по форме N 83-АП. По первому экземпляру графика отдел снабжения контролирует передачу товаров в отдел экспедиции по книге контроля за исполнением (изготовлением) заказов (плановых, разовых) по форме N 84-АП.

На отпуск товаров сторонним организациям и за пределы области (республики) требования утверждаются заведующим (заместителем) склада по согласованию с главным бухгалтером склада и вышестоящей организацией.

3.1.13. Поступившие в отделы хранения склада требования, заказы уточняются и, в случае отсутствия в отделе необходимого для отпуска количества товара, возвращаются в отдел снабжения для корректировки. После чего отделом выписываются накладные по формам N 16-АП или N 85-АП (в тех случаях, когда оформляется отпуск по заказу или по требованию, представленному по форме N 434-мех.).

При механизированной обработке учета движения товаров на складе заказы-требования передаются на опорный пункт машиносчетной станции или машиносчетную станцию, вычислительный центр для выписки накладных в 3 экземплярах по соответствующим отделам склада, которые затем поступают в отделы хранения склада для комплектации заказа.

Накладные на ядовитые и наркотические лекарственные средства и спирт выписываются на один экземпляр больше.

3.1.14. В отделах хранения склада отбираются перечисленные в накладной товары и делаются соответствующие отметки по уточнению отдельных данных на отпускаемые товары.

После отбора товаров работником отдела накладные передаются заведующему отделом хранения склада или его заместителю для передачи товара в отдел экспедиции.

Передача товаров из отдела хранения в отдел экспедиции производится по накладной материально ответственными лицами с распиской на третьем экземпляре накладной материально ответственных лиц отдела экспедиции.

Два экземпляра накладной передаются в отдел экспедиции, третий - остается в отделе.

Передача товара из отдела хранения склада в экспедицию производится в натуре по фактическому наличию в соответствии с количеством, указанным в накладной.

Материально ответственные лица отдела экспедиции несут полную материальную ответственность за принятые в экспедицию товары.

3.1.15. Для контроля за движением документов и товаров в отделах хранения склада ведутся раздельно две книги регистрации: приемных актов и накладных на отпуск товара из отдела по форме N 86-АП.

3.1.16. На переданные в экспедицию товары ежедневно составляется реестр расходных документов в трех экземплярах по форме N 88-АП. Второй экземпляр реестра вместе с накладными передается в отдел экспедиции склада, первый - в бухгалтерию с 3 экземпляром накладной, третий - остается в отделе.

3.1.17. На все товары, поступающие в отделы, ежедневно отделами хранения составляются в двух экземплярах реестры приходных документов по форме N 87-АП.

Реестры нумеруются порядковым номером после инвентаризации и регистрируются в книге, имеющей следующую форму: дата, номер реестра, сумма по розничным и оптовым ценам, сумма стоимости тары.

При механизированной обработке в отдел склада поступают два экземпляра реестров приходных и расходных документов, где указаны дата документа, код поставщика-покупателя, сумма в розничных и оптовых ценах с итогами по отделу.

При использовании средств малой механизации учета движения товара реестры могут составляться раздельно на товар, тару с обязательным составлением сводного реестра.

Реестры приходных и расходных документов материально ответственные лица отделов сверяют с записями приемных актов и накладных. В случаях расхождений материально ответственные лица, ответственные за учет в отделе, устанавливают причину и исправляют ошибки путем выписки соответствующих документов на разницу с указанием причин по каждому отдельному случаю. Движение этих документов происходит так же, как и основных.

На выявленные расхождения составляется реестр расхождений по форме реестров приходных и расходных документов (приемных актов, накладных), который подписывается материально ответственными лицами и бухгалтером.

3.1.18. На основании приходных и расходных реестров с приложенными к ним документами (приемными актами, накладными), за подписями материально ответственных лиц отделов, ежедекадно отделами хранения склада составляется товарный отчет по форме N 89-АП итогами каждого дня по реестрам.

В товарный отчет включаются акты по переоценке товаров, составляемые по форме N 21-АП, акты по порче товарно-материальных ценностей - по форме N 20-АП, а также внутренние переброски, сдача товаров на анализ (по отдельному реестру), результаты инвентаризации.

В товарном отчете показывается остаток товаров и тары на начало отчетного периода, сумма прихода, сумма расхода и остаток товаров и тары на конец отчетного периода.

Товарный отчет составляется отделом склада в двух экземплярах, один из которых вместе по всем приходным и расходным документам передается в бухгалтерию склада под расписку на втором экземпляре отчета, а второй экземпляр отчета остается в отделе у материально ответственных лиц.

3.1.19. Приемка товарного отчета производится бухгалтером склада, на которого возложен контроль за учетом товаров в данном отделе.

При этом по книгам регистрации документов на поступившие и отпущенные из отдела товары проверяется все ли зарегистрированные в них документы включены в товарный отчет отдела.

При приемке товарного отчета бухгалтер обязан произвести проверку правильности записей в карточках складского учета отдела склада для чего в карточках, по которым были проведены за отчетную декаду записи по приходу и расходу, подсчитываются итоги количества оприходованных и списанных в расход единиц товара.

При этом одновременно проверяется правильность показанного в карточке складского учета остатка товара на конец отчетной декады.

Сумма товарного отчета по приходу и расходу должна равняться соответственно сумме реестров по приходу и расходу с учетом реестров расхождений.

Все исправления должны вноситься в течение декады, месяца до составления или получения ведомостей об остатках товаров.

3.1.20. При ручной обработке учета движения товаров на складе осуществляется оперативно-сальдовым методом учета, которым предусматривается составление ведомости учета остатков товаров на складе по типовой междуведомственной форме М-20 по окончании декады, месяца.

Ведомость остатков товаров производится бухгалтерией на год по каждому отделу хранения по материально ответственным лицам. Все страницы ведомости нумеруются. На последней странице ведомости делается запись о количестве страниц, которая скрепляется подписью главного бухгалтера и печатью склада.

По окончании каждой декады (месяца) не позднее чем в 3-дневный срок материально ответственные лица отделов хранения переносят количественные остатки из карточек складского учета в ведомость остатков материалов (товаров) по форме М-20.

Бухгалтерия проверяет правильность внесения в ведомость остатков товаров из карточек складского учета.

Бухгалтер по каждому номенклатурному номеру (коду) товара производит определение остатков товара в стоимостном выражении путем умножения количества на учетную (розничную) цену.

Итоговая сумма стоимости товаров по отделу (материально ответственным лицам) сверяется бухгалтером с данными остатков товарного отчета отдела.

При механизированном учете движения товара ежедекадно, ежемесячно или по запросу материально ответственных лиц отделов хранения с машиносчетных станций, вычислительных центров поступают оборотные сальдовые ведомости, в которые включаются количественные и стоимостные показатели по каждому наименованию (номенклатурному номеру, коду) товара.

Так как два-три последних дня месяца склад не производит отпуск товаров, есть возможность сверить фактические остатки товаров в отделе с данными учета. Если итоговые данные ведомости совпадают с данными товарных отчетов материально ответственных лиц отделов, на оборотной стороне ведомости пишется "с остатками согласен" и подтверждается подписью материально ответственных лиц.

В случае расхождений по отдельным наименованиям (кодам) товара по запросам материально ответственных лиц из ВЦ или МСС выдается оборотная ведомость движения медикаментов.

Вместе с бухгалтером материально ответственные лица производят проверку движения данного товара, сличая с первичными документами, выявляют ошибки и производят исправления уже следующим месяцем. К оборотной ведомости прилагается объяснительная записка по всем ошибкам, подписанная материально ответственными лицами и бухгалтером отдела, заверенная главным бухгалтером склада.

3.1.21. Возврат товаров аптеками, лечебно-профилактическими и другими учреждениями на склад производится в каждом отдельном случае по письменному распоряжению вышестоящей организации и приходуется приемным отделом склада в общеустановленном порядке как и при поступлении товаров от поставщиков.

3.1.22. Передача товаров внутри склада из одного отдела в другой производится в каждом отдельном случае по письменному распоряжению, подписанному заведующим и главным бухгалтером склада, и оформляется накладной по форме N 16-АП или N 85-АП в двух экземплярах.

2. В отделе экспедиции

3.2.1. Упаковка медицинских товаров в экспедиции производится с соблюдением установленных правил Министерства здравоохранения СССР.

В зависимости от местных условий упаковка товаров может производиться в отделах склада в ящики, мешки, контейнеры и т. д. В этом случае экспедиция принимает товар по количеству мест, которое указывается в накладной.

3.2.2. При упаковке товаров в экспедиции упаковщик заполняет и подписывает два экземпляра ящичного вкладыша по форме N 98-АП. Один экземпляр вкладыша кладется в ящик, а второй - прилагается к накладной, которая остается в экспедиции.

3.2.3. Все накладные, по которым товар передан на отпуск (отгрузку), отделом экспедиции регистрируются в книге регистрации накладных по отпуску (отгрузке) товаров в отделе экспедиции по форме N 90-АП, в которую записывается по графе 1 дата поступления товара в экспедицию, по графе 2 - единый номер заказа (накладной), а по графе 3 - общая сумма заказа (накладных), которая должна равняться итогу всех сумм накладных в разрезе отделов по розничной стоимости.