Про інструкцію про застосування єдиної журнально-ордерної форми рахівництва для невеликих підприємств і господарських організацій

Направляя при этом инструкцию по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, Министерство финансов СССР просит довести ее до соответствующих подведомственных предприятий и организаций и принять меры к быстрейшему внедрению и правильному применению единой журнально-ордерной формы счетоводства на небольших предприятиях и в организациях, в соответствии с утвержденной инструкцией.

Настоящая инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства предназначена для небольших промышленных предприятий, строительных, снабженческих, сбытовых и других хозяйственных организаций.

Небольшими промышленными предприятиями, строительными, снабженческими, сбытовыми и другими хозяйственными организациями можно, как правило, считать такие, в которых число счетных работников не превышает 5 - 7 человек.

Совнархозы, министерства, ведомства и управления (отделы) совнаркомов устанавливают, на каких предприятиях и хозяйственных организациях следует применять регистры, предназначенные для небольших предприятий и организаций.

Данная журнально-ордерная форма счетоводства, основана на использовании по всем разделам бухгалтерского учета принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц, что исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия (хозяйственной организации), а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно, в единой системе записей. В качестве обособленных аналитических регистров сохраняются лишь инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В единой журнально-ордерной форме счетоводства применяются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

В порядке исключения, кассовые операции, операции по расчетному и спецссудному счету в банке, по зачету взаимных требований и по специальному счету по капитальным вложениям регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведется. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги, с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах - по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу, в последней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется объединенно, в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой - для отражения показателей аналитического учета.

Журналы-ордера построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, счетно связанные между собой. Поэтому предусмотренные журналы-ордера предназначены для отображения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию; для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень необходимых показателей для месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие ее принципы:

производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

применение объединенных журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанными друг с другом;

применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

применение месячных журналов-ордеров.

Изменение этих принципов единой журнально-ордерной формы счетоводства может быть произведено лишь по согласованию с Министерством финансов СССР.

Записи в регистрах производятся по мере поступления документов, либо итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.

На документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.

Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых произведены записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В журналах-ордерах, учетные данные которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

Суммы, относимые в дебет тех счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета на строках, специально предназначенных для этих целей, без составления каких-либо справок или расшифровок.

В журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи этих данных производятся итогами за месяц. Итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим статьям, согласно аналитическим показателям данного журнала-ордера, а также журналов-ордеров, где выявились обороты в корреспонденции с дебетом счета, по которому производится запись необходимых показателей.

На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются, кроме того, главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации) или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах до проставления в них итогов, осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой - черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.

После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются справками бухгалтерии и приводятся в учетных регистрах на дополнительных строках и в графах, специально предназначенных для указанных целей. В этих случаях дополнительные записи заносятся в Главную книгу обособленно, на отдельной строке.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным).

Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

В Главной книге текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в сумме по каждому соответствующему журналу-ордеру в целом, безотносительно к корреспонденции счетов.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

Регистры единой журнально-ордерной формы счетоводства построены на основе плана счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций союзного, республиканского и местного подчинения, утвержденного Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР 28 сентября 1959 г. N 295.

С целью упрощения техники учета в регистрах единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий, строек и других хозяйственных организаций по некоторым однородным счетам операции группируются (на одном из них). Так:

В настоящей инструкции содержатся ссылки на План счетов, действовавший до 1 ноября 1991 года. В настоящее время действуют План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина СССР от 1 ноября 1991 г. N 56.

Для небольших предприятий, строек и хозяйственных организаций предусмотрены следующие регистры единой журнально-ордерной формы счетоводства.

В регистрах журнально-ордерной формы счетоводства дл небольших предприятий, строек и хозяйственных организаций н предусмотрено отражение операций по некоторым счетам, а именно по счету N 10 "Заготовление сельскохозяйственной продукции"

по счету N 14 "Переоценка материальных ценностей";

по счету N 36 "Геологоразведочные работы";

по счету N 47 "Внутрисистемный отпуск товаров";

по счету N 65 "Расчеты по закупкам сельскохозяйственно продукции".

Если появится необходимость в использовании вышеуказанных счетов, следует операции по кредиту счетов N 10, 14 и 65 отражать в журнале-ордере N 3 (в свободных графах), по кредиту счета N 36 - в журнале-ордере N 8 (в одной из граф 8 - 12). Операции по счету N 47 следует отражать в журнале-ордере N 6 как по субсчету счета N 46 "Реализация".

Порядок хранения бухгалтерского архива при журнально-ордерной форме счетоводства (журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей к ним и первичных документов) должен обеспечить возможность быстрого нахождения документов по каждой записи в учетных регистрах.

Первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов-ордеров или ведомостей аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу-ордеру или к одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри папки документы брошюруются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или ведомости. К каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу-ордеру или ведомости должна прилагаться справка для архивного хранения.

Архивная справка является прокладкой между документами по кредиту каждого балансового счета и поэтому обязательно печатается на цветной бумаге по следующему образцу:

Брошюруются документы в месячные папки в порядке номеров журналов-ордеров. На папках указываются: наименование предприятия или организации, название и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала-ордера или ведомости, количество листов в папке (деле).

Если по какому-либо журналу-ордеру или ведомости число первичных документов незначительно, хранение каждой партии этих документов производится в годовых папках. При этом документы одного месяца отделяются от документов другого месяца разделителями (прокладками).

Расчетные ведомости по заработной плате хранятся в отдельной папке - по месяцам или в целом за год, в зависимости от количества ведомостей.

Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них.

Вспомогательные ведомости N 1, 2, 3 и 4 хранятся в годовых папках. Каждая ведомость - отдельно.

Ведомости N 5 и 5-с хранятся при документах под архивными справками к счету N 05 (05, 06, 08, 09) "Сырье и материалы", N 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" и N 70 "Расчеты с рабочими и служащими".

Папки для хранения журналов-ордеров и ведомостей следует изготовить по формату последних, с внутренними корешками в них (в виде узких полосок). К каждому корешку подклеивается бланк журнала-ордера или ведомости в хронологической последовательности сверху вниз.

Учет всех денежных средств предприятия осуществляется в журнале-ордере N 1 и в ведомостях, помещенных в этом журнале-ордере. В указанных регистрах отражаются операции по счетам:

N 50 "Касса", N 51 (51, 53, 55, 56) "Счета в банке, аккредитивы и прочие денежные средства", N 54 "Специальный счет по капитальным вложениям".

Для каждого из этих счетов в журнале-ордере отведен обособленный раздел.

Прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляются в порядке, установленном Положением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями.

Записи в соответствующем разделе журнала-ордера N 1 и ведомости к этому разделу производятся итогами по операциям за 2 - 3 дня, по нескольким отчетам кассира. При этом в графе "Дата" указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1 - 3, 15 - 17 и т. д.

При значительном количестве кассовых операций записи могут производиться ежедневно, для чего следует использовать предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.

Итоги за несколько дней (или за день) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской отметке, предварительно проставляемой в отчете кассира на документах.

Если по счетам N 26, (25, 26), 27, 44 и 87 (87, 96) расходы относятся на две или большее число статей, необходимо для отражения таких операций занять две или большее число строк, с указанием номеров статей в графе 2.

Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца для контроля оперативных целей используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

Записи операций по расчетному счету в соответствующем разделе журнала-ордера N 1 и в ведомости к этому разделу производятся на основании выписок банка и приложенных к ним документов.

Записи делаются по корреспондирующим счетам итогами по нескольким выпискам банка, причем в графе "Дата" должны быть приведены начальная и конечная даты этих выписок.

Группировка сумм для отражения в журнале-ордере и ведомости необходимых итогов осуществляется путем подсчета соответствующих данных в выписках или приложенных к ним документах, согласно приведенным в них бухгалтерским разметкам. Корреспонденция счетов указывается как в банковских выписках, так и на документах.

Остаток средств на расчетном счете в банке приводится в ведомости только на начало и на конец месяца. На протяжении месяца для оперативных целей используются данные об остатках средств, показанные в выписках банка.

В указанном выше разделе журнала-ордера N 1 и ведомости отражаются также операции по учету движения средств на особых и других счетах в банке и по учету денежных документов.

Движение средств на особом счете в банке по капитальному ремонту, аккредитивам и особым счетам по грузообороту и по прочим счетам в банке (субсчета 2, 3, 4 счета N 51 отражается на основании выписок банка тем же порядком, что и по выпискам из расчетного счета. Движение денежных средств в пути и денежных документов (субсчета 5 и 6 счета N 51)) - по данным соответствующих документов.

При отражении операций, учитываемых на счете N 51 необходимо над графами 12 - 20 указать дату или период, за который производятся записи, а также номера субсчетов счета N 51. Записи операций производятся по мере поступления тех или иных выписок банка. Поэтому номера субсчетов могут чередоваться. Например, графу 13 можно занять для отражения операций за период с 1 по 5 число месяца по субсчету "Расчетный счет в банке"; графу 14 - по субсчету "Особый счет в банке по капитальному ремонту"; графа 15 может быть занята для отражения операций за период с 6 по 10 число месяца опять по субсчету 1; графа 16 - для отражения операций по субсчету 3 "Аккредитивы и особые счета по грузообороту" и т.д.

В случаях, когда количество граф будет недостаточно для отражения операций, используется вкладной лист, предусмотренный к журналу-ордеру.

Если суммы, относимые с кредита счета N 51 (51, 53, 55, 56) в дебет счетов N 26 (25, 26), 27, 44 и 87 (87, 96) должны быть отражены (на основании выписок и других документов) по двум или большему числу статей аналитического учета, то для записи этих сумм необходимо занять две или большее число строк.

Наряду с показателями о движении средств, учитываемых на счете N 51 (51, 53, 55, 56), в журнале-ордере на последней странице приводятся остатки этих средств на начало и конец месяца по их видам, назначению и т. п.

Указанные остатки находят отражение по выпискам банка, а в части денежных документов - по отчетам кассира.

Сальдо на конец месяца, выявленное в таблице аналитических данных, сверяется с общим сальдо по счету N 51 (51, 53, 55, 56). Если итоговые данные по всем субсчетам не сойдутся, необходимо произвести проверку сальдо по каждому субсчету.

Данные, необходимые для аналитического учета по счету N 54 "Специальный счет по капитальным вложениям", содержатся непосредственно в выписках банка по этому счету. Запись операций в журнал-ордер по счету N 54 и в ведомость его дебетовых оборотов производится на основании выписок банка в разрезе корреспондирующих счетов итогами по однородным операциям и за несколько дней порядком, указанным в подразделе 2 настоящего раздела инструкции.

На основании дебетовых оборотов по счету N 50 "Касса", по счету N 51 (51, 53, 55, 56) "Счета в банке, аккредитивы и прочие денежные средства" и по счету N 54 "Специальный счет по капитальным вложениям", которые отражены в ведомостях, делаются записи в других журналах-ордерах по кредиту соответствующих корреспондирующих счетов. Месячные итоги журнала-ордера N 1 записываются в Главную книгу.

Учет операций, отражаемых на счетах N 90 "Краткосрочные ссуды банков" и N 92 "Долгосрочные кредиты банков" осуществляется в журнале-ордере N 2.

В журнале-ордере (в разделе, представляющем собственно журнал-ордер) находят отражение кредитовые обороты по счетам N 90 "Краткосрочные ссуды банков" и N 92 "Долгосрочные кредиты банков" в разрезе корреспондирующих счетов, а на последней его странице - аналитические данные по указанным ссудам и кредитам:

в разделе "А" таблицы аналитических данных - дебетовые обороты по спецссудном счету;

в разделе "Б" - задолженность по кредитам и ссудам на начало и конец месяца, по каждому отдельному их виду.

Раздел "А" заполняется промышленными предприятиями, строительными, снабженческими и сбытовыми организациями, пользующимися специальным ссудным счетом.

Запись кредитовых оборотов в журнале-ордере N 2 по счетам N 90 и 92, сальдо на конец месяца по ссудам и кредитам в аналитическом разрезе, а также дебетовых оборотов по специальному ссудному счету в разделе "А" производится на основании выписок банка. При этом суммы по корреспондирующим счетам показываются по выписке в целом.

Прием и отпуск со складов материальных ценностей (сырья и материалов, топлива, тары, запасных частей и т. д.), а также малоценных и быстроизнашивающихся предметов, учет этих ценностей на складах и в бухгалтерии осуществляются по оперативно-бухгалтерскому методу, рекомендованному в Основных положениях по учету материалов на предприятиях и стройках.

Синтетический учет движения материальных ценностей осуществляется в ряде журналов-ордеров. Так, операции, связанные с поступлением материальных ценностей (стоимость ценностей, транспортно-заготовительные расходы и пр.), т. е. дебетовые обороты по счетам N 05 (05, 06, 08, 09) и 12, находят отражение, в частности, в следующих журналах-ордерах:

материальных ценностей, поступивших от поставщиков, включая и приобретенные через подотчетных лиц (обороты в корреспонденции с кредитом счета N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"), - в журнале-ордере N 3;

материальных ценностей собственной выработки (обороты в корреспонденции с кредитом счетов N 20 (20, 21, 23) ("Производство") - в журнале-ордере N 5.

На промышленных предприятиях, в снабженческих и сбытовых организациях выбытие материальных ценностей (передача в производство, расход на собственные нужды, отгрузка, отпуск на сторону и т. п.), т. е. кредитовые обороты по счетам N 05 (05, 06, 08, 09) и 12, выявляются в журнале-ордере N 5, а по счету N 07 (07, 11) - в журнале-ордере N 8. В строительных организациях кредитовые обороты по счетам N 07 (07, 11) и 12 выявляются в журнале-ордере N 5-с.

Перемещение материальных ценностей внутри предприятия (организации) и перечисление материальных ценностей из одного вида в другой (перечисление материальных ценностей с одного синтетического счета на другой), а также передача материалов в переработку находят отражение в журнале-ордере N 5 или 5-с.

Подробные указания о порядке отражения поступления и выбытия материальных ценностей приводятся в пояснениях к соответствующим журналам-ордерам.

При организации учета материальных ценностей на предприятиях, стройках и в других хозяйственных организациях при журнально-ордерной форме счетоводства необходимо иметь в виду следующее.

1. Текущий учет материальных ценностей организуется по учетным ценам (оптовым ценам, плановой себестоимости, планово-расчетным ценам и др.). В синтетическом учете выявляется их фактическая себестоимость. При этом фактическая себестоимость поступивших на склад материальных ценностей отражается непосредственно по дебету соответствующих счетов производственных запасов. На счетах материальных ценностей должны найти отражение также все без исключения транспортно-заготовительные расходы, а также расходы по переработке, непосредственно в корреспонденции со счетами N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", N 20 (20, 21, 23) "Производство" (в части вспомогательного производства) и т.п.

Лишь в строительных организациях указанные расходы предварительно собираются на счете N 07 по субсчету N 6 "Заготовительно-складские расходы", а затем перечисляются на счета, предназначенные для учета материальных ценностей (N 07, 12).

Учетная стоимость поступивших материальных ценностей и суммы отклонений фактической себестоимости от стоимости этих материальных ценностей по плановым ценам или суммам транспортно-заготовительных расходов находят отражение в соответствующих учетных регистрах как показатели, являющиеся слагаемыми фактической себестоимости этих ценностей.

2. Суммы оплаченных счетов-фактур за не поступившие на склад предприятия материальные ценности числятся в аналитическом учете на счете N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". В конце месяца суммы по оплаченным, но не прибывшим материальным ценностям, показываются как обороты по кредиту счета N 60 и дебету счетов, предназначенных для учета материалов, но в начале нового месяца эти суммы сторнируются.

Такой порядок учета поступления материалов исключает необходимость ведения специального аналитического учета операций по материальным ценностям в пути. Поступление материальных ценностей, числившихся на конец прошлого месяца в пути и прибывших в отчетном месяце, отражается в учете в общем порядке, т. е. по кредиту счета N 60 и дебету счетов производственных запасов.

3. На промышленных предприятиях при обработке первичных документов без применения средств механизации распределение сумм расхода материалов по направлениям использования ценностей (по счетам, субсчетам, статьям аналитического учета, по заказам) осуществляется счетными работниками, ведущими учет производства, непосредственно по документам о расходе материалов, полученным от цехов или хозяйств-потребителей этих материалов. Работники бухгалтерии, ведущие учет материалов, устанавливают лишь общий расход материалов по предприятию и в разрезе складов.

При обработке первичных документов с применением средств механизации составляются ведомости поступления и расхода товарно-материальных ценностей в разрезе складских синтетических счетов, учетных групп материалов и распределения сумм расхода материалов по направлениям использования ценностей. В этих же ведомостях приводятся данные об отклонениях фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам.

При механизации учета материалов с использованием счетно-перфорационных машин составляются соответствующего содержания табуляграммы.

Для учета движения материальных ценностей в денежном выражении, в разрезе мест хранения, применяются: на промышленных предприятиях ведомость N 5, а в строительных организациях - ведомость N 5-с.

Ведомость N 5 предназначена для учета движения материальных ценностей на промышленном предприятии по каждому синтетическому счету. В ней находят отражение движение и остатки материальных ценностей по местам нахождения (хранения), в т. ч. на складах цехов, являющихся самостоятельными учетными единицами, в оценке по плановой себестоимости или по оптовым ценам.

Для обеспечения учета отклонений фактической себестоимости поступивших и выбывших в течение месяца материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам, в ведомости N 5 в графе "Всего" приводятся также суммы фактической себестоимости поступивших материальных ценностей по синтетическому счету в целом (без подразделения по складам). Фактическая себестоимость поступивших материальных ценностей записывается на основании итоговых данных соответствующих журналов-ордеров (N 3, 4 и 5).

Ведомость N 5 составляется работниками бухгалтерии, ведущими учет материальных ценностей.

Поступление и выбытие материальных ценностей находит отражение в ведомости на основе предусмотренных при оперативно-бухгалтерском методе учета материалов накопительных ведомостей синтетического учета (форма N М-43). Там, где указанный метод учета материалов еще не применяется, записи производятся по документам, представленным заведующими складами, кладовщиками (приходные ордера, требования, лимитно-заборные карты, накладные и т.п.). В соответствующих случаях записи могут производиться по отчетам материально ответственных лиц.

В ведомости N 5 учетная стоимость поступивших и выбывших материальных ценностей приводится в разрезе субсчетов каждого отдельного синтетического счета или установленных учетных групп этих ценностей и, кроме того, по отдельным общезаводским складам без разбивки по субсчетам и учетным группам.

Записи о поступлении и выбытии материальных ценностей (в разрезе синтетических счетов, групп материалов и по складам) делаются итогами за 5-10 дней, а когда в основу принимаются отчеты материально ответственных лиц, записи делаются итогами за месяц.

При наличии большого числа хозяйственных подразделений и когда материальные ценности отпускаются им под отчет, записи по расходу этих ценностей производятся в ведомости N 5 по отчетам материально ответственных лиц этих подразделений.

По данным отчетов в ведомости N 5 расход материальных ценностей показывается в группировке по корреспондирующим счетам и статьям аналитического учета, приводимым в подлежащем ведомости.

При позаказном методе учета затрат на производство расход сырья и материалов, относимый в дебет счета N 20 (20, 21, 23) "Производство" (в части основного производства), отражается общей суммой; распределение по заказам осуществляется непосредственно в журнале-ордере N 5.

В ведомости N 5 в конце месяца должно быть выделено поступление и выбытие материалов, представляющее собой внутренний оборот по предприятию (возврат с цеховых складов, являющихся самостоятельными учетными единицами, возврат с производства, переброска со склада на склад).

Данные о внутреннем обороте по приходу и расходу должны быть тождественны.

Отпуск материальных ценностей на производство из цеховых складов, являющихся самостоятельными учетными единицами, показывается в ведомости N 5 обособленно (в отдельных графах). Учетная стоимость этих ценностей отражается на основе производственных отчетов (оборотных ведомостей) цехов, итогами за месяц. Отпуск цехам и хозяйствам отражается по каждому из них отдельно.

По данным о фактической себестоимости материальных ценностей, оставшихся на начало месяца и поступивших в отчетном месяце, и их стоимости по учетным ценам, в ведомости приводятся суммы отклонений и процент этих отклонений к стоимости материальных ценностей по плановым ценам или суммы и процент транспортно-заготовительных расходов. Отклонения фактической себестоимости от плановых цен или транспортно-заготовительные расходы выявляются по каждому синтетическому счету (в каждой отдельной ведомости). На основе выявленного таким путем процента отклонений или транспортно-заготовительных расходов (по остатку и поступлению материалов) в ведомости N 5 определяется сумма фактической себестоимости израсходованных материальных ценностей (которая показывается по графе "Всего").

Распределение отклонений осуществляется в ведомости N 5 следующим порядком:

определяется общая сумма отклонений вместе с остатком на начало месяца отдельно по каждому счету, на котором учитываются материальные ценности;

определяется общая сумма поступивших материальных ценностей вместе с остатком на начало месяца по данному синтетическому счету, на котором учитываются материальные ценности;

исчисляется % отклонений по формуле:

где:

оо - остаток отклонений на начало месяца,

по - отклонения на поступившие материалы за месяц,

ом - остаток материалов на начало месяца,

пм - приход материалов за месяц.

Приход материалов за месяц берется без внутренних оборотов.

На основании исчисленного процента определяются отклонения на остаток материалов на конец месяца, а разница между суммой поступления отклонений с остатком на начало месяца (оо+по) за исключением суммы отклонений на конец месяца списывается пропорционально расходу материальных ценностей: в части внутреннего потребления на счет N 20 (20, 21, 23) "Производство", в части отпуска на сторону - на счет N 45 (45, 64) "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги".

Отклонения по малоценным и быстроизнашивающимся предметам списываются, в части отпуска на сторону, на счет N 45 (45, 64) "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги", а в части выбытия из эксплуатации по негодности - на счет N 13 "Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов".

Используя данные о стоимости поступивших и выбывших материальных ценностей по учетным ценам и фактической себестоимости, в ведомости выводится остаток этих ценностей по синтетическому счету в целом, по ценам, принятым в учете, а также по фактической себестоимости.

Остатки материалов по складам, материально ответственным лицам и на производстве (в цехах, не имеющих самостоятельных складов) показываются в стоимости по учетным ценам.

Данные об остатках материальных ценностей служат для проверки правильности показателей соответствующих сальдовых ведомостей, поскольку записи в ведомости N 5 производятся по тем же документам, что и в складских карточках или книгах. При обнаружении расхождений, причины этих расхождений выявляются с помощью накопительных ведомостей формы N М-43. На предприятиях, где еще не применяется оперативно-бухгалтерский метод учета материалов, причины расхождений устанавливаются путем сличения данных первичных документов с данными сортовых оборотных ведомостей и ведомости N 5.

Выведенные в ведомости данные об остатке материальных ценностей в цеховых складах, являющихся самостоятельными учетными единицами, должны совпадать с суммой остатков по сортовым ведомостям этих складов.

Отпуск материалов цехам и участкам, когда они не обязаны представлять отчеты как материально ответственные лица, отражается в учете как расход на производственные и хозяйственные нужды (а не как внутренний оборот).

Передача материалов из таких цехов и участков другим цехам и участкам, а также складам отражается в учете как возврат материалов из производства, на основании соответствующих документов.

По таким цехам и участкам в ведомости N 5 отражаются остатки материалов (в ценностном выражении) в кладовых или у рабочих мест на начало и конец месяца (по всем цехам вместе, в одной из граф 1-16). На разность между этими остатками в суммовом выражении корректируется в расходной части в ведомости N 5 сумма за материальные ценности, отпущенные этим цехам и хозяйствам с общезаводских складов. Причем разность распределяется пропорционально между переделами или видами производств (по заказам сумма распределяется непосредственно в журнале-ордере N 5).

Данные о расходе материалов на производство, выведенные в ведомости движения материальных ценностей, должны быть сопоставлены с данными о расходе материалов по установленным нормам, исходя из объема выпущенной продукции и с учетом незавершенного производства. При обнаружении в цехах (на участках) недостачи сырья или материалов, суммы недостач относятся в ведомости в дебет соответствующих счетов. Одновременно эти недостачи отражаются в учете в порядке, установленном действующими правилами и положениями.

Если цехи (участки) составляют производственные отчеты, то данные должны быть сверены с показателями ведомости N 5.

Эта ведомость применяется в строительных организациях для учета движения материальных ценностей по местам их хранения по учетным ценам. Одновременно в ведомости ведется учет отклонений фактической себестоимости приобретенных материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам. Ведомость N 5-с служит, кроме того, для распределения расхода материалов по направлениям затрат (по синтетическим счетам, субсчетам, статьям аналитического учета затрат).

В соответствии с изложенным, в ведомости N 5-с находят отражение (по отдельным складам и учетным ценам) остаток на начало месяца, поступление, выбытие материальных ценностей в течение месяца и остаток их на конец месяца. При этом расход материалов показывается по синтетическим счетам и статьям аналитического учета, на которые должны быть списаны суммы израсходованных ценностей.

В ведомости N 5-с графа 23 предназначена для итоговых данных по учетной стоимости поступивших и израсходованных материалов, а также остатков материалов на начало и конец месяца. Графу 24 следует занять для отражения отклонений от учетных цен, а графу 25 для отражения фактической себестоимости материалов.

По статьям аналитического учета необходимые данные по расходу материалов приводятся по строкам 7-32 ведомости. Расход материалов на производство строительно-монтажных работ по отдельным объектам находит отражение непосредственно в журнале-ордере N 5-с на основе материальных отчетов заведующих складами (кладовщиков). Если в строительной организации применяются материальные отчеты или годовые оборотные ведомости (по центральным складам), то по этим отчетным документам в ведомости N 5-с записываются только остатки на начало и конец месяца и общие итоги поступления и отпуска материалов за месяц; необходимые данные по корреспондирующим счетам приводятся по организации (строительному управлению) в целом. Данные по приходу показываются на основании записей в ведомости N 1 и соответствующих журналах-ордерах, причем стоимость по учетным ценам материальных ценностей, поступление которых отражено в других журналах-ордерах, кроме ведомости N 1, устанавливается подсчетом сумм протаксированных приходных документов, приложенных к этим журналам-ордерам.

Для выявления отклонений фактической себестоимости поступивших материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам, в ведомость N 5-с в графу 25 переносятся из соответствующих журналов-ордеров выявившиеся в них слагаемые фактической себестоимости. При этом распределение сумм заготовительно-складских расходов между счетами N 07 "Строительные материалы и оборудование к установке" и N 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" производится пропорционально фактической себестоимости материальных ценностей, поступивших в отчетном месяце.

Выявившиеся отклонения (как разность сумм по учетной стоимости - графа 23 и фактической себестоимости - графа 25) записывается в графу 24 "Отклонения".

Порядок определения суммы отклонений, относящихся к израсходованным материальным ценностям и подлежащей списанию на соответствующие счета затрат, приведен в указаниях к ведомости N 5.

В целях упрощения учета допускаются отклонения на израсходованные материальные ценности относить на затраты, минуя счета N 27, 28 и 30, если это не противоречит методике планирования.

Выявившаяся в ведомости N 5-с указанным способом фактическая себестоимость израсходованных материальных ценностей в разрезе синтетических счетов и статей аналитического учета, на которых должен быть отражен этот расход, переносится в журнал-ордер N 5-с. В журнале-ордере N 5-с стоимость израсходованных материальных ценностей на производство строительно-монтажных работ распределяется по отдельным объектам строительства на основании материальных отчетов заведующих складами (кладовщиков).

Синтетический учет расчетов с рабочими и служащими (счет N 70 "Расчеты с рабочими и служащими) осуществляется в ряде журналов-ордеров. Операции, связанные с начислением заработной платы и другие (записи по кредиту счета N 70), отражаются на промышленных предприятиях, снабженческих и других хозяйственных организациях, кроме строек, в журнале-ордере N 5; в строительных организациях - в журнале-ордере N 5-с. Операции по выплате заработной платы и другие дебетовые обороты по счету N 70 находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для учета оборотов по кредиту счетов, корреспондирующих со счетом N 70 "Расчеты с рабочими и служащими".

Подробные указания о порядке отражения показателей синтетического учета расчетов с рабочими и служащими приводятся в пояснениях к соответствующим журналам-ордерам.

Аналитический учет расчетов с рабочими и служащими, а также учет фонда заработной платы осуществляется в соответствии с действующими положениями по учету труда и заработной платы.

Для обеспечения необходимых контрольных показателей по расчетам с рабочими и служащими и об использовании фонда заработной платы по составу и категориям работников, данные отдельных расчетных (расчетно-платежных) ведомостей должны быть обобщены в сводной ведомости в целом по предприятию в разрезах, требующихся для указанного контроля и для составления установленной отчетности по фонду заработной платы.

Для отражения фонда заработной платы в сводной ведомости после внесения данных расчетных (расчетно-платежных) ведомостей приводятся, в виде справки, показатели о стоимости предоставленных в установленном порядке бесплатных коммунальных услуг и натуральных выдач. В эту справку включается также разница между стоимостью предоставленных услуг и натуральных выдач по установленным ценам и стоимостью, возмещаемой работниками, если указанные услуги, согласно договорам, предоставляются по пониженным (льготным) ценам.

Синтетический учет расчетов с депонентами обеспечивается в журналах-ордерах в процессе отражения записей по счету N 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами": кредитовые обороты - в журнале-ордере N 3; дебетовые обороты - в журналах-ордерах, предназначенных для учета оборотов по кредиту счетов, корреспондирующих со счетом N 76. Порядок отражения данных синтетического учета по счету N 76 (61, 67, 73, 76) изложен в пояснениях к соответствующим журналам-ордерам.

Аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм, удержанных из заработной платы рабочих и служащих по исполнительным документам, ведется в ведомости N 2. Порядок заполнения и использования этой ведомости изложен в указаниях по учету расчетов с дебиторами и кредиторами.