Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації

На виконання статті 45 Закону України "Про місцеві державні адміністрації" Кабінет Міністрів України

1. Затвердити Типовий регламент місцевої державної адміністрації, що додається.

2. Головам обласних, Київської та Севастопольської міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій затвердити у місячний термін регламенти відповідних державних адміністрацій.

3. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Кабінету Міністрів України від 4 червня 1996 р. N 605 "Про затвердження Типового положення про секретаріат обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації і Типового положення про секретаріат районної, районної в містах Києві та Севастополі державної адміністрації" (ЗП України, 1996 р., N 13, ст. 358).

1. Цей Типовий регламент відповідно до Закону України "Про місцеві державні адміністрації" регулює організаційно-процедурні питання діяльності місцевої державної адміністрації.

2. Розгляд у місцевій державній адміністрації питань, що належать до її повноважень, провадиться головою, першим заступником, заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків), управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами місцевої державної адміністрації, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, утвореними головою місцевої державної адміністрації.

3. Розподіл обов'язків між першим заступником та заступниками голови, іншими посадовими особами місцевої державної адміністрації здійснюється головою місцевої державної адміністрації не пізніше одного місяця з дня призначення його на посаду.

При цьому повинні бути визначені:

функції і повноваження, закріплені за посадовою особою;

управління, відділи та інші структурні підрозділи місцевої державної адміністрації, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою.

Головою обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації визначаються також обов'язки посадових осіб щодо спрямування та контролю діяльності відповідних районних державних адміністрацій.

4. Робота місцевої державної адміністрації проводиться за перспективними (річними), поточними (квартальними), а у разі потреби - оперативними (місячними, тижневими) планами, що затверджуються головою місцевої державної адміністрації.

5. Робота управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, апарату місцевої державної адміністрації проводиться за квартальними і місячними планами, що затверджуються заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків), керівником апарату місцевої державної адміністрації.

Місячні плани управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, апарату місцевої державної адміністрації розробляються з урахуванням особистих планів роботи їх працівників.

6. Формування планів роботи місцевої державної адміністрації здійснюється керівником апарату місцевої державної адміністрації за пропозиціями управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, погоджених із заступниками голови місцевої державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).

7. Плани роботи місцевої державної адміністрації повинні передбачати заходи, спрямовані на реалізацію державної регіональної політики, виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, здійснення інших наданих державою, а також делегованих відповідною радою повноважень.

8. Поточний (квартальний) план роботи місцевої державної адміністрації повинен включати:

перелік актуальних питань, пов'язаних з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку території або окремих її адміністративно-територіальних одиниць, функціонуванням галузей господарського комплексу та розв'язанням проблем соціальної сфери, поліпшенням діяльності місцевих органів виконавчої влади, їх взаємодією з органами місцевого самоврядування, що потребують розгляду на засіданнях колегії, нарадах у голови місцевої державної адміністрації і його заступників та вжиття додаткових заходів для їх вирішення;

перелік законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень голови місцевої державної адміністрації, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку перевірки їх виконання;

перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється місцевою державною адміністрацією або за її участю.

До поточного (квартального) плану роботи в обов'язковому порядку включаються також питання:

про підбиття підсумків діяльності місцевої державної адміністрації відповідно за квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік з визначенням основних напрямів подальшої роботи;

про роботу структурних підрозділів місцевої державної адміністрації, а до плану роботи обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації - про роботу районних державних адміністрацій з виконання законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень голови відповідної місцевої державної адміністрації або із здійснення їх повноважень.

Заплановані питання щодо роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів місцевої державної адміністрації, а у відповідних випадках - районних державних адміністрацій повинні, як правило, передбачати проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на місцях.

9. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи місцевої державної адміністрації за рішенням голови місцевої державної адміністрації.

Виключення з плану роботи питання здійснюється за дозволом голови місцевої державної адміністрації на підставі доповідної записки заступника голови (відповідно до розподілу обов'язків), керівника апарату місцевої державної адміністрації.

10. Контроль за виконанням планів роботи місцевої державної адміністрації здійснюється заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків), керівником апарату місцевої державної адміністрації.

11. Організація кадрової роботи у місцевій державній адміністрації проводиться за затвердженим головою місцевої державної адміністрації річним планом, у якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

12. Прийняття на державну службу в місцеву державну адміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття працівників на роботу до місцевої державної адміністрації на посади, не віднесені до категорії державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

Керівники апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів місцевої державної адміністрації організовують вивчення ділових та моральних якостей осіб, які претендують на посади державних службовців.

13. Особи, які вперше зараховуються на державну службу, складають Присягу державних службовців і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України "Про державну службу" та "Про боротьбу з корупцією" щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби.

Особи, які призначаються на посади, віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені на ці посади тільки після отримання ними такого допуску.

14. У місцевій державній адміністрації, її структурних підрозділах створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах місцевої державної адміністрації.

15. Перевагу для зайняття посади державного службовця мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Без конкурсного відбору за рішенням голови, керівника управління, відділу та іншого структурного підрозділу місцевої державної адміністрації можуть бути переведені на більш високі посади державні службовці, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

16. Місцева державна адміністрація розглядає і вносить пропозиції щодо нагородження державними нагородами, відзнаками Президента України, присвоєння почесних звань та заохочення працівників апарату і структурних підрозділів місцевої державної адміністрації, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління.

17. На кожного працівника, прийнятого на роботу до місцевої державної адміністрації, оформляється особова справа.

18. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на голову, керівників апарату та структурних підрозділів місцевої державної адміністрації.

19. Голова місцевої державної адміністрації на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня видає одноособово в межах власних і делегованих повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно із законодавством.

20. Проекти розпоряджень голови місцевої державної адміністрації (далі - проекти розпоряджень) вносяться управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами місцевої державної адміністрації, проекти розпоряджень голови обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації - також відповідними районними державними адміністраціями.

21. Проекти розпоряджень до їх внесення місцевій державній адміністрації підлягають обов'язковому погодженню із заінтересованими структурними підрозділами місцевої державної адміністрації, у разі потреби - з іншими заінтересованими органами та організаціями.

Погоджений проект розпорядження візується керівниками зазначених органів та організацій.

22. Проект розпорядження вноситься після проведення відповідної експертизи з пояснювальною запискою, що містить необхідні розрахунки та обгрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів його реалізації.

Якщо розпорядження, що готується, тягне за собою зміни або доповнення до інших розпоряджень, то ці зміни або доповнення включаються до проекту розпорядження, що готується, або подаються окремим актом одночасно з проектом.

За наявності розбіжностей щодо проекту розпорядження керівник органу, який вносить проект, повинен забезпечити їх обговорення із заінтересованими органами та організаціями з метою пошуку взаємоприйнятного рішення. У разі коли такого рішення не знайдено, проект вноситься з обов'язковим додаванням переліку розбіжностей з їх обгрунтуванням та оригіналами зауважень, підписаних керівниками відповідних органів та організацій.

23. Проекти розпоряджень із соціально-економічних питань повинні, як правило, мати преамбулу, в якій викладається аналіз стану справ і причин недоліків у розв'язанні відповідних проблем, визначається мета видання розпорядження.

Встановлювані завдання повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, з переліком виконавців і визначенням термінів виконання завдань.

У необхідних випадках у проекті розпорядження можуть передбачатися проміжні контрольні терміни інформування місцевої державної адміністрації про хід виконання встановлених завдань.

24. Проект розпорядження, внесений до місцевої державної адміністрації з порушенням встановленого цим Регламентом порядку, повертається розробнику проекту за дорученням голови місцевої державної адміністрації або його заступника (відповідно до розподілу обов'язків) чи керівника апарату для внесення в установленому порядку.

25. Внесений проект розпорядження доповідається голові місцевої державної адміністрації або його заступнику (відповідно до розподілу обов'язків), за дорученням якого апаратом місцевої державної адміністрації (далі - апарат) проводиться опрацювання проекту, а також редагування тексту.

Тривалість опрацювання проекту розпорядження в апараті не повинна перевищувати 10 робочих днів (у разі необхідності цей термін може бути продовжено заступником голови за обгрунтованим проханням посадової особи апарату).

26. Якщо під час опрацювання проекту розпорядження виявлено необхідність внесення до нього істотних змін, проект повертається для доопрацювання та повторного візування керівниками заінтересованих органів та організацій.

27. Неврегульовані розбіжності щодо проекту розпорядження розглядає заступник голови місцевої державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), який приймає рішення про врахування або відхилення зауважень. При цьому заступник голови може внести на розгляд голови місцевої державної адміністрації проект розпорядження з розбіжностями з додаванням довідки про такі розбіжності та пропозиціями щодо їх усунення.

28. Проект розпорядження візується працівниками апарату, які здійснювали його опрацювання (в обов'язковому порядку працівником юридичної служби), заступником голови місцевої державної адміністрації, який відповідає за його підготовку, та у разі необхідності іншими заступниками голови і передається керівнику апарату для доповіді його голові місцевої державної адміністрації.

29. Проекти розпоряджень з питань соціально-економічного розвитку відповідної території у разі необхідності попередньо обговорюються на засіданнях колегії місцевої державної адміністрації.

30. Підписані головою місцевої державної адміністрації розпорядження реєструються в установленому порядку і надсилаються заінтересованим органам та організаціям згідно з розрахунком розсилання.

Додатки до розпоряджень підписуються керівником апарату місцевої державної адміністрації.

31. Організація роботи з документами у місцевій державній адміністрації здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується головою місцевої державної адміністрації відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153.

32. Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови місцевої державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), керівники апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів місцевої державної адміністрації.

33. Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі - акти законодавства), доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови місцевої державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.

34. Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови місцевої державної адміністрації у разі необхідності розробляється план контролю, у якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань; управління, відділи та інші структурні підрозділи місцевої державної адміністрації, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань; структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому. План контролю затверджується заступником голови місцевої державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків).

35. Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови місцевої державної адміністрації здійснюється шляхом:

аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у голови місцевої державної адміністрації або його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

36. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, доповідаються голові місцевої державної адміністрації або його заступнику (відповідно до розподілу обов'язків) не пізніше ніж у десятиденний термін, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням голови місцевої державної адміністрації або планом контролю.

З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова місцевої державної адміністрації або його заступник (відповідно до розподілу обов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

37. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, що подається відповідно Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим органам виконавчої влади вищого рівня, підписується головою місцевої державної адміністрації.

38. Зняття з контролю виконаних документів проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу про їх виконання за письмовим дозволом голови місцевої державної адміністрації або його заступника (відповідно до розподілу обов'язків).

39. Для сприяння здійсненню повноважень місцевої державної адміністрації голова місцевої державної адміністрації утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи і служби (ради, комісії, колегії, робочі групи тощо).

Завдання, функції та персональний склад зазначених органів і служб визначає голова місцевої державної адміністрації.

40. Для погодженого розгляду питань, що належать до повноважень місцевої державної адміністрації, обговорення найважливіших напрямів її діяльності у місцевій державній адміністрації може утворюватися колегія місцевої державної адміністрації (далі - колегія) у складі голови місцевої державної адміністрації (голова колегії), його заступників і керівника апарату (за посадою), а також керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів місцевої державної адміністрації.

До складу колегії можуть входити керівники територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади (за згодою) та посадові особи органів місцевого самоврядування (за згодою), а до складу колегії обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації - також керівники районних державних адміністрацій.

Склад колегії обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації не повинен перевищувати 19, районної - 15 чоловік.

Члени колегії затверджуються та увільняються від обов'язків головою місцевої державної адміністрації.

41. Засідання колегії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини загальної кількості її членів.

42. Засідання колегії проводяться відповідно до плану роботи місцевої державної адміністрації, як правило, один раз на місяць, позачергові - у міру потреби.

43. Рішення колегії приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разі рівного розподілу голосів голос головуючого є вирішальним.

В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосована процедура таємного голосування.

44. Рішення колегії оформлюються протоколами, які підписуються головою колегії.

Рішення колегії проводяться у життя, як правило, розпорядженнями або дорученнями голови місцевої державної адміністрації.

45. Апарат місцевої державної адміністрації забезпечує стенографування (технічний запис) засідань колегії.

46. Голова, заступники голови, керівники апарату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів місцевої державної адміністрації проводять відповідно до плану роботи місцевої державної адміністрації наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень місцевої державної адміністрації.

План проведення наради затверджується відповідною посадовою особою.

Організація проведення нарад у голови місцевої державної адміністрації та його заступників покладається на апарат або відповідні структурні підрозділи місцевої державної адміністрації.

47. Порядок денний, аналітичні довідки про стан справ та обгрунтування причин внесення питань на розгляд надсилаються учасникам наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - вручаються учасникам у день проведення наради.

48. Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються протоколами не пізніше ніж у триденний термін.

Протокол наради підписується головуючим.

За результатами розгляду питань на нарадах можуть видаватися розпорядження голови місцевої державної адміністрації.

49. Контроль за виконанням рішень, прийнятих на нарадах у голови місцевої державної адміністрації та його заступників, здійснюється апаратом, а у відповідних випадках - структурним підрозділом місцевої державної адміністрації, які регулярно подають керівнику місцевої державної адміністрації, який проводив нараду, аналітичні та інформаційні довідки про стан виконання рішень, прийнятих на нараді.

50. Офіційне повідомлення засобам масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах має право надавати пресслужба місцевої державної адміністрації або уповноважена головою місцевої державної адміністрації посадова особа.

51. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається керівником апарату місцевої державної адміністрації.

52. Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, матеріально-технічне та інше організаційне забезпечення діяльності місцевої державної адміністрації, систематичну перевірку виконання актів законодавства та розпоряджень голови державної адміністрації здійснює її апарат.

53. Апарат відповідно до покладених на нього завдань:

1) опрацьовує документи, що надходять до місцевої державної адміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови та заступників голови місцевої державної адміністрації;

2) здійснює опрацювання проектів розпоряджень; за дорученням голови місцевої державної адміністрації розробляє проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;

3) перевіряє за дорученням голови місцевої державної адміністрації виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень голови місцевої державної адміністрації управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами місцевої державної адміністрації, а також районними державними адміністраціями (за дорученням голови обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації); вивчає і узагальнює досвід роботи цих органів та надає практичну допомогу у її поліпшенні; розробляє пропозиції про удосконалення діяльності цих органів, здійснює контроль за своєчасним поданням ними доповідей, інформації та інших матеріалів щодо виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень голови місцевої державної адміністрації;

4) аналізує за дорученням голови місцевої державної адміністрації роботу органів місцевого самоврядування у межах і порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу у поліпшенні організації їх роботи, готує пропозиції про поглиблення взаємодії місцевої державної адміністрації з органами місцевого самоврядування у спільному вирішенні питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій;

5) готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань, що розглядаються головою місцевої державної адміністрації;

6) опрацьовує і подає голові місцевої державної адміністрації проекти планів роботи місцевої державної адміністрації, забезпечує контроль за їх виконанням;

7) здійснює організаційне забезпечення засідань колегій, а також нарад, що проводяться головою місцевої державної адміністрації та його заступниками;

8) організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, що надійшли до місцевої державної адміністрації, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обгрунтовані скарги і зауваження громадян;

9) аналізує разом із структурними підрозділами місцевої державної адміністрації соціально-економічне і суспільно-політичне становище на відповідній території, розробляє та вносить голові місцевої державної адміністрації пропозиції щодо його поліпшення; бере участь у підготовці звітів місцевої державної адміністрації про виконання програм соціально-економічного і культурного розвитку території, а також про реалізацію повноважень, делегованих відповідною радою;

10) проводить відповідно до затвердженого головою місцевої державної адміністрації плану роботу, пов'язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченням працівників місцевої державної адміністрації, створенням кваліфікованого резерву і веденням обліку кадрів, вживає заходів для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників місцевої державної адміністрації;

11) забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності і службової таємниці;

12) здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності місцевої державної адміністрації;

13) виконує інші функції відповідно до законодавства та за дорученням голови місцевої державної адміністрації.

54. Апарат місцевої державної адміністрації у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами місцевої державної адміністрації (апарат обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації - також з апаратами районних державних адміністрацій), з виконавчими органами (апаратами) рад.

55. Організація роботи апарату місцевої державної адміністрації здійснюється відповідно до регламенту місцевої державної адміністрації, інструкції з діловодства в місцевій державній адміністрації, а також положення про апарат, що затверджуються головою місцевої державної адміністрації.