Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

З метою упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури прийняття на посади державних службовців Кабінет Міністрів України

Затвердити Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, що додається.

Цей Порядок застосовується також в інших органах, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу".

Головному управлінню державної служби при Кабінеті Міністрів України у місячний термін розробити методичні рекомендації щодо застосування цього Порядку, затвердити зразки оформлення документів особових справ державних службовців.

Цей Порядок визначає перелік документів, що складають особову справу державного службовця (далі - особова справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку.

В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця.

Формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою органу, де працює державний службовець.

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів;

2) копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

3) відповідно до статті 13 Закону України "Про державну службу" відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі - претендент), і членів його сім'ї;

4) підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

5) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

6) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

7) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

8) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

9) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

10) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

12) заява щодо призначення на відповідну посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;

2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

3) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

4) копії документів про надані пільги;

5) копія паспорта;

6) копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

7) опис документів особової справи.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

Особова справа державного службовця у міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

Крім документів, зазначених у розділі 1 цього Порядку, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:

1) заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади;

2) наказ (розпорядження) про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади;

3) наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення;

4) листи-погодження Головдержслужби (витяги), накази про продовження терміну перебування на державній службі (для осіб, які досягли граничного віку перебування на державній службі);

5) документи про підвищення кваліфікації;

6) атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

7) інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.

Особова картка (форма П-2ДС) з автобіографією, даними про трудову діяльність у минулому та проходження державної служби оформляються відповідно до діючої інструкції, затвердженої та зареєстрованої згідно із законодавством.

Копії (ксерокопії) документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.

Відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан подаються за формою декларації, затвердженої в установленому порядку.

Попередження про встановлені Законами України "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" обмеження під час прийняття на державну службу та її проходження підписується претендентом разом з поданням заяви про призначення (для окремих посад обмеження передбачені також Конституцією України та спеціальними законами).

Довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці видається кадровою службою відповідного органу за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою у встановленому порядку керівником органу за погодженням з Держкомсекретів.

Біографічна довідка складається у разі потреби (подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою.

Подання щодо призначення особи на посаду складається у разі призначення її органом вищого рівня та в інших випадках, передбачених законодавством або регламентом відповідного органу виконавчої влади. У поданні зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників - її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.

Картка погодження щодо призначення на посаду оформляється згідно з додатком 2 до цього Порядку у разі потреби, зокрема для претендентів на посади, які призначаються органом вищого рівня.

Довідка про перебування у кадровому резерві, в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою.

Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження).

Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади.

Бланк опису документів заповнюється згідно з додатком 3 до цього Порядку під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно, до 15 квітня, звіряється з описом.

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.

При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.

Особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні.

Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.

Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.

Для оперативного обліку державних службовців та аналізу змінності кадрів на тій чи іншій посаді керівних працівників, а також деяких спеціалістів (за визначенням керівника органу виконавчої влади) в органах виконавчої влади може запроваджуватися ведення алфавітних і посадових карток.

Порядок обліку та роботи з особовими справами встановлюється керівником органу виконавчої влади.