Про затвердження Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України

69. Розсилання нормативно-правових або розпорядчих актів (постанови та рішення Правління Національного банку, накази з основної діяльності) здійснюється підрозділом діловодства з урахуванням вимог, зазначених у пункті 20 глави 3 розділу II цієї Інструкції, шляхом надсилання ЕРК СЕД АСКОД відповідних документів на розгляд керівництву Національного банку та посадовим особам, зазначеним головним виконавцем (розробником) документа в списку розсилання.

Список розсилання формується головним виконавцем (розробником) у СЕД АСКОД з використанням шаблону і додається до нормативно-правового або розпорядчого акта.

Головний виконавець (розробник) має право довести до відома відповідних органів державної влади, юридичних та фізичних осіб за потреби:

інформацію про прийняття Правлінням Національного банку нормативно-правового акта з посиланням на текст цього акта, який розміщено на сторінці офіційного Інтернет-представництва Національного банку;

розпорядчий акт Національного банку разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу - головного виконавця (розробника) такого розпорядчого акта.

Ознайомлення керівника структурного підрозділу з розпорядчим актом, яким затверджено положення про підпорядкований йому структурний підрозділ/зміни до нього, забезпечує Департамент забезпечення діяльності Національного банку в порядку, визначеному розпорядчими актами Національного банку.

70. Розсилання окремих розпорядчих актів, оформлених в електронній формі [накази про навчання (стажування, підвищення кваліфікації), про відрядження, розпорядження Національного банку], а також протоколів засідань колегіальних органів Національного банку здійснюється безпосередньо головним виконавцем (розробником) шляхом надсилання ЕРК СЕД АСКОД відповідних документів на розгляд посадовим особам, визначеним головним виконавцем (розробником).

71. У списку розсилання в паперовій формі для нормативно-правових або розпорядчих актів, що містять ІзОД, зазначаються кількість та номери копій у розрізі кожного адресата та їх загальна кількість, якщо їх розсилання здійснюється в паперовій формі.

72. Для отримання додаткового електронного примірника/копії в паперовій формі нормативно-правового або розпорядчого акта (за потреби) потрібно отримати дозвіл керівника структурного підрозділу, який є головним виконавцем (розробником) такого акта.

73. Підрозділ діловодства здійснює редагування (унесення стилістичних правок, перевірка тексту на наявність граматичних, орфографічних, пунктуаційних, синтаксичних помилок, однозначності викладу термінології та власних назв, дотримання стилістичної послідовності та логічності викладу тексту, вимог розпорядчих актів з питань оформлення документів) таких проєктів документів:

1) нормативно-правових і розпорядчих актів Національного банку за підписом керівництва Національного банку (за винятком наказів про відрядження, розпоряджень з фінансових питань та рішень Комітетів);

2) протоколів засідань Правління Національного банку;

3) спільних нормативно-правових або розпорядчих актів Національного банку та інших органів державної влади;

4) проєктів законів України з питань, що належать до компетенції Національного банку;

5) у разі отримання:

вихідних документів за підписом керівництва Національного банку;

рішень і документів Ради Національного банку;

інформаційних матеріалів, які розміщуються на сторінках офіційного Інтернет-представництва Національного банку;

матеріалів офіційних видань Національного банку.

74. Проєкти нормативно-правових і розпорядчих актів Національного банку, вихідних листів, які підлягають редагуванню, надсилаються головним виконавцем (розробником) до підрозділу діловодства засобами СЕД АСКОД після їх погодження відповідно до пункту 40 глави 5 розділу II цієї Інструкції.

Працівник підрозділу діловодства, який здійснює функцію редагування, опрацьовує проєкт документа у СЕД АСКОД відповідно до терміну, що не перевищує семи робочих днів із дня, наступного за днем його надходження.

Проєкт вже відредагованого документа, до тексту якого були внесені зміни, надсилається повторно головним виконавцем (розробником) засобами СЕД АСКОД та опрацьовується відповідно до терміну, що не перевищує семи робочих днів.

75. Проєкти протоколів засідань Правління Національного банку, рішень і документів Ради Національного банку, інформаційних матеріалів, які розміщуються на сторінках офіційного Інтернет-представництва Національного банку, матеріалів офіційних видань Національного банку надсилаються головним виконавцем (розробником) до підрозділу діловодства для здійснення редагування засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку.

76. Редагування документа відбувається в електронній формі [у режимі (Track Changes)].

Працівник підрозділу діловодства, який здійснює функцію редагування:

після закінчення редагування документа в електронній формі обов'язково здійснює його перевірку в СЕД АСКОД;

роздруковує та візує кожну сторінку нормативно-правового чи розпорядчого акта, створеного в паперовій формі.

77. Проєкти документів, що містять ІзОД, приймаються на редагування згідно з вимогами відповідних розпорядчих актів Національного банку.

78. Переклад службових документів з української на іноземну мову і навпаки здійснюється відповідним структурним підрозділом з питань міжнародних зв'язків.

79. Підрозділ діловодства здійснює моніторинг документообігу, готує аналітичну та статистичну інформацію щодо стану документообігу в Національному банку (за запитом).

80. Облік обсягу документообігу може здійснюватися як у цілому по Національному банку, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів (вхідні, вихідні, внутрішні).

81. Підрозділ діловодства здійснює облік обсягу документообігу на підставі уніфікованих форм довідок із використанням можливостей СЕД АСКОД та інформує керівництво Національного банку про стан документообігу (за потреби).

82. Документи в паперовій та електронній формі, що надходять до Національного банку, приймаються та реєструються централізовано підрозділом діловодства, крім документів, визначених окремим розпорядчим актом Національного банку з питань організації діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію та адвокатськими запитами в Національному банку.

Працівник структурного підрозділу, який отримав документ від зовнішньої установи/організації, повинен передати отриманий документ до підрозділу діловодства у день його отримання, але не пізніше наступного робочого дня, для подальшої реєстрації.

Документи в паперовій формі, що надійшли до центрального апарату Національного банку в неробочий час, приймаються черговим працівником, який передає їх до підрозділу діловодства наступного робочого дня під підпис.

83. Первинне опрацювання документів здійснюється в такому порядку:

1) в електронній формі - перевіряється та підтверджується КЕП, правильність зазначення адресата, наявність обов'язкових реквізитів та всіх додатків, зазначених у документі;

2) у паперовій формі - перевіряється цілісність упаковки, її розкриття, включаючи документи, що містять ІзОД (крім документів, що становлять державну таємницю), перевіряється наявність вкладених документів, підпису на них, правильність зазначення адресата та проставляється відмітка про дату надходження документа.

84. Працівник підрозділу діловодства, якщо оформлення документа не відповідає підпункту 2 пункту 83 глави 11 розділу III цієї Інструкції або немає вкладення, або порушено його цілісність, пошкоджено конверт, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складає акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, другий - зберігається в підрозділі діловодства.

85. На вимогу юридичної або фізичної особи, яка подала документ до Національного банку, на копії документа проставляється відбиток відповідного штампа із зазначенням дати його надходження.

86. З документа в паперовій формі (крім документів, що містять ІзОД у випадках, передбачених законодавством України та розпорядчими актами Національного банку з питань захисту інформації з обмеженим доступом) створюється копія документа в електронній формі відповідно до вимог, зазначених у пункті 63 глави 7 розділу II цієї Інструкції.

87. Попередній розгляд документів здійснюється в день їх реєстрації відповідно до розпорядчого акта Національного банку з питань розгляду та розподілу вхідних документів.

88. Документу під час його реєстрації обов'язково присвоюється реєстраційний номер і зазначається дата реєстрації незалежно від способу його доставки, передавання чи створення. Проставляння реєстраційного номера і дати реєстрації здійснюється на документах у паперовій та електронній формі, крім вхідних документів, отриманих Національним банком електронними каналами зв'язку.

У вихідних та внутрішніх документах, нормативно-правових та розпорядчих актах, протоколах засідань колегіальних органів Національного банку в електронній формі на момент їх підписання КЕП технологічно забезпечується проставляння у створеному електронному документі реєстраційного номера, дати та часу реєстрації.

Послідовність написання складових частин реєстраційного номера визначається СЕД АСКОД і може змінюватися залежно від виду документа, який реєструється. Реєстрація документів здійснюється в ЕРК СЕД АСКОД.

Уведення до ЕРК СЕД АСКОД інформації про документ здійснюється службовцем підрозділу діловодства або спеціально визначеним працівником.

Перелік документів, що не підлягають скануванню та реєстрації в СЕД АСКОД, зазначено в додатку 2 до цієї Інструкції.

89. Вилучення/знищення ЕРК СЕД АСКОД та розміщених у них електронних документів, включаючи документи, що містять ІзОД, які помилково зареєстровані або під час створення/реєстрації яких виникли технічні помилки/збої в СЕД АСКОД, здійснюється після складання відповідних актів з подальшим їх розглядом і схваленням експертною комісією Національного банку з проведення експертизи цінності документів.

90. Вхідні, вихідні, внутрішні документи, включаючи нормативно-правові та розпорядчі акти, реєструються в СЕД АСКОД.

Реєстрація цих документів здійснюється лише один раз, а саме:

1) вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня;

2) вихідні та внутрішні документи, нормативно-правові та розпорядчі акти, протоколи засідань колегіальних органів Національного банку реєструються автоматично засобами СЕД АСКОД у день їх підписання, а в паперовій формі - у день підписання або затвердження, але не пізніше наступного робочого дня після дня підписання або затвердження.

91. Перелік реквізитів і порядок їх розміщення в ЕРК СЕД АСКОД установлюються підрозділом діловодства.

92. До реєстраційного номера документа, що містить ІзОД, додається відповідна відмітка про обмеження доступу згідно з вимогами розпорядчого акта Національного банку з питань захисту інформації з обмеженим доступом.

93. Надсилання/передавання вхідних документів на розгляд керівництва Національного банку, Голові Ради Національного банку та керівникам структурних підрозділів для виконання здійснюється підрозділом діловодства засобами СЕД АСКОД.

94. Передавання зареєстрованих документів, що містять ІзОД, від підрозділу діловодства керівництву Національного банку, Голові Ради Національного банку та структурним підрозділам здійснюється за окремим порядком згідно з вимогами розпорядчого акта Національного банку з питань захисту інформації з обмеженим доступом.

95. Вхідні документи в паперовій формі (включаючи закони, укази, постанови, інші нормативно-правові акти, які надійшли до Національного банку) після їх реєстрації та сканування підлягають систематизації та доархівному зберіганню в підрозділі діловодства. Такі документи можуть бути видані структурному підрозділу за потреби в порядку, визначеному розпорядчим актом Національного банку з питань систематизації, доархівного та архівного зберігання документів (справ).

Перелік структурних підрозділів Національного банку, до яких передаються вхідні документи в паперовій формі після їх реєстрації, зазначено в додатку 3 до цієї Інструкції.

Документи після завершення їх опрацювання формуються в справи і передаються на архівне зберігання відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з питань систематизації, доархівного та архівного зберігання документів (справ).

96. Документи з позначкою "Терміново" надсилаються (передаються) керівництву Національного банку або керівникам структурних підрозділів негайно.

97. Відправлення вихідних документів здійснюється:

1) в електронній формі - через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, систему електронної пошти Національного банку, корпоративну електронну пошту (e-mail) Національного банку, АРМ-НБУ-інформаційний (для документів, що містять ІзОД, крім тих, що містять службову інформацію), використання яких здійснюється відповідно до розпорядчих актів Національного банку;

2) у паперовій формі - поштовим зв'язком відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами), урядовим фельд'єгерським зв'язком або кур'єрською службою.

98. Вихідні документи в паперовій формі опрацьовуються і надсилаються централізовано підрозділом діловодства в день їх надходження від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Копія документа в паперовій формі з електронного документа, який підписано та зареєстровано в СЕД АСКОД, оформляється відповідно до пункту 62 глави 7 розділу II цієї Інструкції та надсилається адресату (за потреби).

99. Структурний підрозділ здійснює адресування, тиражування та комплектування для відправлення вихідних документів у паперовій формі, які він готував, згідно зі списком розсилання таких документів та передає їх до підрозділу діловодства для оформлення та відсилання.

100. Окремі документи (претензії, позовні заяви, заперечення на позовні заяви, документи дозвільного характеру, а також документи, що містять ІзОД) надсилаються як рекомендовані поштові відправлення.

101. Вихідні документи, які надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт (пакет). На конверті (пакеті) проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться в конверті (пакеті). Термінові вихідні документи відправляються першочергово.

102. Підрозділ діловодства у разі повернення раніше відправлених вихідних документів у паперовій формі повертає ці документи головному виконавцеві (розробнику) з проставлянням дати повернення на поштовому конверті та внесенням відповідної інформації про причини повернення до СЕД АСКОД.

Відповідальний працівник підрозділу діловодства в разі повернення або не відправлення вихідних документів в електронній формі повідомляє про це головного виконавця (розробника) засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку та вносить відповідну інформацію про повернення до СЕД АСКОД.

103. У центральному апараті Національного банку відправлення електронних повідомлень з електронної поштової скриньки Національного банку nbu@bank.gov.ua здійснює підрозділ діловодства.

104. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та якісного виконання управлінських рішень, виявлення відхилень від строків виконання та вжиття заходів щодо дотримання виконавської дисципліни на належному рівні.

Контроль реалізується шляхом безперервного збору, обробки, систематизації та аналізу інформації про стан/результати виконання управлінських рішень за індикаторами стану/завершення виконання.

Індикаторами стану/завершення виконання управлінських рішень є показники, які відображають поточний стан виконання рішення.

Контроль здійснюється відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з питань організації контролю за виконанням документів.

105. Контролю підлягають документи, у яких визначені конкретні завдання, спрямовані на отримання кінцевого результату, виконавці та строки їх виконання.

Обов'язковому контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України та актами Президента України, Кабінету Міністрів України, у листах Офісу Президента України, Апарату Верховної Ради України, Ради національної безпеки і оборони України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, що потребують надання відповіді про результати їх розгляду, а також резолюціями керівництва Національного банку, у листах Ради Національного банку, розпорядчими актами, протоколами колегіальних органів Національного банку та затвердженими/схваленими ними документами, визначеними в підпункті 3 пункту 14 глави 2 розділу I цієї Інструкції.

106. Узяття документів на контроль та контроль за їх виконанням здійснюються в СЕД АСКОД.

Підрозділ діловодства здійснює контроль за виконанням документів незалежно від способу їх створення або надходження, якщо в документі/резолюції керівництва Національного банку містяться завдання та строки їх виконання.

У структурному підрозділі його керівник має право встановлювати строки виконання документів та здійснювати контроль за їх виконанням.

107. Строки виконання документів обчислюються в календарних днях з дати їх надходження (реєстрації), якщо інше не передбачено законодавством України, розпорядчими актами, протоколами колегіальних органів Національного банку та резолюціями керівництва Національного банку, які встановлюють такий строк.

Документи, у яких не зазначено строків виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із дня їх реєстрації. Вхідні документи, на які Національний банк має надати відповідь згідно з вимогами законодавства України та/або резолюцією керівництва Національного банку, підлягають моніторингу.

108. Для документів (завдань), які підлягають контролю, в ЕРК СЕД АСКОД уноситься інформація щодо строків виконання головним виконавцем (розробником), співвиконавцем та проставляється позначка "К" про взяття таких документів (завдань) на контроль.

Головний виконавець (розробник) інформує про зміну строків виконання підрозділ діловодства, який вносить відповідну інформацію до ЕРК СЕД АСКОД.

Співвиконавці документа зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцеві (розробнику) протягом першої половини строку, відведеного для його виконання.

109. Головний виконавець (розробник)/співвиконавець, який отримав документ (завдання) відповідно до резолюції керівництва Національного банку або керівника структурного підрозділу, обов'язково після опрацювання документа (завдання) вносить до ЕРК СЕД АСКОД інформацію про стан (результат) його виконання.

110. Датою виконання документа (завдання) є дата реєстрації в СЕД АСКОД документа, створеного на його виконання, за умови, що законодавством України або розпорядчими актами Національного банку/резолюціями керівництва Національного банку не встановлено інших вимог.

111. Інформація про стан виконання документів (завдань), які підлягають контролю, подається керівництву Національного банку відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з питань організації контролю за виконанням документів.

112. Інформація про хід розгляду документів у Національному банку надається органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, фізичним особам, резидентам і нерезидентам України в такому порядку: повідомляються дата надходження документа, його реєстраційний номер, найменування та номер службового телефону структурного підрозділу Національного банку - головного виконавця (розробника) документа, а також вихідний реєстраційний номер і дата реєстрації (дата відправлення) - у разі виконання документа на час запиту.

113. Забороняється надавати будь-яку інформацію щодо змісту резолюцій до документів Національного банку стороннім особам.

114. Документи в паперовій формі з моменту створення/надходження і до передавання їх на архівне зберігання зберігаються в структурних підрозділах за місцем формування справ, за винятком вхідних документів, зазначених в абзаці першому пункту 95 глави 13 розділу III цієї Інструкції.

115. Документи в паперовій формі передаються на архівне зберігання через один рік після закінчення діловодства за ними.

Особові справи та накази з кадрових питань (особового складу) передаються на архівне зберігання через два роки після закінчення діловодства за ними.

116. Електронні документи, електронні копії оригіналів документів у паперовій формі, які зареєстровані в СЕД АСКОД, формуються у справи в автоматизованому режимі та перебувають на доархівному зберіганні в СЕД АСКОД відповідно до зведеної номенклатури справ Національного банку. Порядок їх приймання на архівне зберігання до електронного архіву визначається відповідним розпорядчим актом Національного банку.

117. Порядок систематизації, доархівного та архівного зберігання документів (справ) визначається розпорядчим актом Національного банку.

118. Журнали, ведення яких передбачено нормативно-правовими та розпорядчими актами в паперовій формі, мають бути пронумеровані та прошиті.

На зворотному боці останнього аркуша журналу на місці скріплення ниток наклеюється папір розміром 50х50 міліметрів і на ньому зазначається напис: "Усього прошито, пронумеровано ___ аркушів" (без лапок), найменування посади, особистий підпис відповідальної особи, яка здійснила прошивання, її власне ім'я та прізвище, дата прошивання журналу.

119. Електронний журнал - окрема категорія/вид документа в СЕД АСКОД, що містить записи про зареєстровані документи, об'єднані за певною ознакою або групою ознак.

-1 Пріоритетна форма акта - форма документа, якій надається перевага в Національному банку під час його підготовки, погодження та підписання.

1. Документи, що стосуються кадрових питань (крім наказів про навчання працівників Національного банку).

2. Заяви та пояснювальні записки працівників Національного банку, що мають характер особистих пояснень або заяв.

3. Графіки, наряди, рознарядки.

4. Зведення та інформація, надіслані до відома.

5. Навчальні плани, програми (копії).

6. Рекламні повідомлення, проспекти, плакати, огляди, порядок денний нарад, конференцій.

7. Прейскуранти цін, норми витрат матеріалів.

8. Вітальні листи, телеграми, запрошення на участь у заходах (крім тих, що оформлені у вигляді службових листів).

9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені, збірники).

10. Наукові звіти за темами, автореферати наукових робіт.

11. Форми статистичної звітності.

12. Акти виконаних робіт, акти звіряння розрахунків, рахунки, договори, додаткові договори, які надсилаються до Національного банку без супровідних листів.

13. Документи, інформація, що надсилаються засобами програмно-технологічного забезпечення "Система внесення інформації до електронної форми Державного реєстру банків за допомогою електронних повідомлень про відкриття, зміну відомостей про відокремлений підрозділ банку, що надсилаються банками, "Банк-Інфо" та опрацьовуються, реєструються в автоматизованій системі "Єдиний електронний державний реєстр банків України" (електронна форма Державного реєстру банків).

1. Банкнотно-монетний двір.

2. Відділ з питань запобігання та виявлення корупції.

3. Відділ режимно-секретної роботи.

4. Департамент банківського нагляду.

5. Департамент бухгалтерського обліку.

6. Департамент внутрішнього аудиту.

7. Департамент грошового обігу.

8. Департамент з управління діяльністю Корпоративного недержавного пенсійного фонду Національного банку України.

9. Департамент закупівель.

10. Департамент інспектування.

11. Департамент ліцензування.

12. Департамент ризик-менеджменту.

13. Департамент фінансового моніторингу.

14. Державна скарбниця України.

15. Операційний департамент.

16. Секретаріат Ради Національного банку України.

17. Управління корпоративних прав та депозитарної діяльності Національного банку України.

18. Управління роботи з проблемними активами.

19. Юридичний департамент.