Про затвердження Інструкції з організації документування управлінської інформації в Національному банку України

68. Попередній розгляд документів здійснюється в день їх реєстрації згідно з розподілом функціональних обов'язків між керівництвом Національного банку (установи), положеннями про установи Національного банку, положеннями про структурні підрозділи центрального апарату.

69. Документу під час його реєстрації обов'язково присвоюється реєстраційний номер і зазначається дата реєстрації незалежно від способу його доставки, передавання чи створення. Проставляння реєстраційного номера і дати реєстрації здійснюється на документах в паперовій та електронних формах, крім вхідних документів, отриманих Національним банком електронними каналами зв'язку.

Послідовність написання складових частини реєстраційного номера визначається СЕД і може змінюватися залежно від того, який документ реєструється. Реєстрація документів здійснюється в ЕРК СЕД.

Уведення до ЕРК СЕД інформації про документ здійснюється службовцем підрозділу діловодства, спеціально визначеним працівником або головним виконавцем.

Не підлягають реєстрації документи, що зазначені в додатку 2 до цієї Інструкції.

70. Вхідні, вихідні, внутрішні документи, у тому числі розпорядчі акти, а також нормативно-правові акти реєструються в СЕД.

Реєстрація цих документів здійснюється лише один раз, а саме:

1) вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня;

2) вихідні та внутрішні документи, у тому числі розпорядчі акти [крім документів, розпорядчих актів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання] в електронній формі реєструються автоматично засобами СЕД у день їх підписання, а в паперовій формі - у день підписання або затвердження, але не пізніше наступного робочого дня.

Розпорядчі акти, які підписані керівництвом Національного банку представниками Національного банку в регіонах, реєструються в підрозділі діловодства, а керівниками структурних підрозділів - у цих підрозділах.

71. До реєстраційного номера документа з грифом обмеження доступу додається відповідна буквена позначка.

72. Надсилання (передавання) вхідних документів в електронній формі на розгляд керівництва Національного банку (установи) та керівникам підрозділів для виконання здійснюється підрозділом діловодства засобами СЕД.

73. Передавання зареєстрованих документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, від підрозділу діловодства до підрозділу здійснюється на підставі реєстру передавання службових документів, сформованого засобами СЕД, під підпис.

74. Вхідні документи в паперовій формі після їх реєстрації та сканування підлягають систематизації та доархівному зберіганню в підрозділі діловодства. У разі необхідності ці документи можуть бути видані головному виконавцю.

Вхідні документи в паперовій формі з питань дозвільного характеру, договірної роботи, конкурсних торгів, документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, а також рішення судів, матеріали судових справ передаються безпосередньо до підрозділу. Після завершення їх опрацювання ці документи формуються у справи і передаються виконавцем до підрозділу діловодства.

75. Документи з позначкою "Терміново" надсилаються (передаються) керівництву Національного банку (установи) або керівникам підрозділів негайно.

76. Документи надсилаються (передаються) для виконання лише тим службовцям, які зазначені в резолюції.

77. Після опрацювання (ознайомлення) закони, укази, постанови, інші нормативно-правові акти в паперовій формі, які надійшли до Національного банку, підрозділ, який працював із зазначеними документами, передає їх до юридичного підрозділу.

78. Відправлення вихідних документів здійснюється:

1) в електронній формі - відповідно до Порядку роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису, затвердженого наказом Національного банку України від 03 лютого 2017 року № 21-но або іншими електронними засобами, які використовуються в Національному банку;

2) у паперовій формі - поштовим зв'язком, відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами), доставляються підрозділом урядового фельд'єгерського зв'язку або органу спеціального зв'язку або кур'єрською службою.

79. Вихідні документи на паперових носіях опрацьовуються і надсилаються централізовано підрозділом діловодства в день їх надходження від підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

80. У разі відправлення вихідних документів згідно зі списком розсилання підрозділ, який їх готував, здійснює адресування, тиражування та комплектування таких документів та передає до підрозділу діловодства для оформлення та відсилання.

Неправильно оформлені вихідні документи підлягають поверненню головному виконавцю на доопрацювання.

81. Окремі документи (претензії, позовні заяви, заперечення на позовні заяви, відповіді громадянину на його звернення, документи дозвільного характеру, а також документи, що містять інформацію з обмеженим доступом), надсилаються як рекомендовані поштові відправлення.

82. Вихідні документи, які надсилаються одночасно одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт (пакет). На конверті (пакеті) проставляються реєстраційні номери всіх документів, які містяться в конверті (пакеті). Термінові вихідні документи відправляються першочергово.

83. У разі повернення раніше відправлених вихідних документів у паперовій формі підрозділ діловодства повертає цей документ головному виконавцеві з проставлянням дати повернення на поштовому конверті та внесенням відповідної інформації про причини повернення до СЕД.

У разі повернення/невідправлення вихідних документів в електронній формі відповідальний працівник підрозділу діловодства повідомляє про це головного виконавця засобами корпоративної електронної пошти (e-mail) Національного банку та вносить відповідну інформацію про повернення до СЕД.

84. У центральному апараті відправлення електронних повідомлень з поштової скриньки nbu@bank.gov.ua Національного банку здійснює підрозділ діловодства.

85. Обов'язковому контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України та актами Президента України, Кабінету Міністрів України, а також нормативно-правовими та розпорядчими актами Національного банку.

Контроль здійснюється відповідно до вимог розпорядчого акта Національного банку з питань організації процесу контролю за виконанням документів (завдань) у Національному банку.

86. Узяття документів на контроль та контроль за їх виконанням здійснюється в СЕД.

Підрозділ діловодства здійснює контроль за виконанням документів незалежно від способу їх створення або надходження, якщо в резолюції керівництва Національного банку (установи) містяться завдання та строки їх виконання.

У структурному підрозділі його керівник може встановлювати строки виконання документів та здійснювати контроль за їх виконанням.

87. Строки виконання документів можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством України, перелік яких розміщується на внутрішньому порталі Національного банку в розділі "Діловодство та архівна справа".

Індивідуальні строки виконання документа (завдання) установлюються в нормативно-правовому або розпорядчому акті, а також у резолюції керівництва Національного банку (установи).

88. Індивідуальний строк виконання документа обчислюється в календарних днях.

Строк виконання вхідного документа - із дати його надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то останнім днем строку його виконання є перший день після неробочого дня.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою керівника, який його встановив, а в разі його відсутності - службовцем, який його заміщує.

У разі зміни строків виконання документа проставляються новий строк і дата, уносяться відповідні зміни до ЕРК та головний виконавець інформує про це підрозділ діловодства.

89. Документи, у яких не зазначено строки їх виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів із дня їх реєстрації - для вхідних документів, з дня накладення резолюції - для створених документів, документи з позначкою "Терміново" - протягом семи робочих днів.

90. Для документів (завдань), які підлягають контролю, в ЕРК СЕД уноситься додаткова інформація щодо строків їх виконання та автоматично проставляється позначка "К" про взяття таких документів (завдань) на контроль.

91. Співвиконавці документа зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для його виконання.

92. Датою виконання документа є дата його реєстрації в ЕРК СЕД.

93. Інформація про хід розгляду документів у Національному банку надається працівниками підрозділу діловодства в такому порядку: повідомляється дата надходження документа, його реєстраційний номер, назва підрозділу - головного виконавця документа, номер службового телефону виконавця, а також вихідний реєстраційний номер і дата реєстрації (дата відправлення) - у разі виконання документа на час запиту.

94. Забороняється надавати будь-яку інформацію щодо змісту резолюцій керівництва Національного банку (установи) стороннім особам.

95. Для систематизації документів в електронній або паперовій формі складається зведена номенклатура справ Національного банку (далі - номенклатура справ), яка готується підрозділом діловодства центрального апарату або установи Національного банку.

Під час складання номенклатури справ слід керуватися Переліком документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 08 грудня 2004 року № 601, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 24 грудня 2004 року за № 1646/10245.

Номенклатура справ складається за структурним принципом її побудови на підставі штатного розпису, цифрових індексів підрозділів, їх положень, номенклатури та описів справ за минулі роки, а також з урахуванням пропозицій підрозділів. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування підрозділів.

Закріплення цифрових індексів за підрозділами центрального апарату та установами Національного банку здійснюється підрозділом діловодства і затверджується наказом Національного банку.

96. Номенклатура справ схвалюється Експертною комісією Національного банку з проведення експертизи цінності документів, а затверджується керівництвом Національного банку (установи) згідно з розподілом функціональних обов'язків.

97. До номенклатури справ уключаються назви (заголовки) справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Національному банку, зокрема справи постійно діючих комісій, комітетів.

До номенклатури справ уносяться також назви (заголовки) справ, що ведуться лише в електронній формі.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, журнали, експрес-інформація. Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.

98. Номенклатура справ щорічно (не пізніше грудня поточного року) переглядається, аналізується, уточняється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

99. До номенклатури справ за рішенням керівника підрозділу можуть вноситися зміни, про що інформується підрозділ діловодства.

100. Новостворений підрозділ не пізніше трьох місяців із дати створення подає номенклатуру справ до підрозділу діловодства.

101. Порядок складання та підготовки номенклатури справ визначається розпорядчим актом Національного банку.

102. Документи незалежно від паперової або електронної форми групуються у справи відповідно до номенклатури справ у хронологічному та/або логічному порядку.

Формування справ документів у паперовій формі здійснюється в підрозділі діловодства.

103. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

1) вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

2) групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення);

3) вміщувати у справи лише оригінали або, якщо їх немає, то засвідчені в установленому порядку копії документів;

4) не допускати включення до справ чорнових, особистих документів;

5) до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

6) окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

7) за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

104. Документи в паперовій формі з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до архіву Національного банку зберігаються за місцем формування справ у підрозділі діловодства.

Документи в паперовій формі передаються до архівного підрозділу через один рік після закінчення діловодства за ними.

Електронні документи або копії документів в електронній формі, які зареєстровані в СЕД та систематизовані відповідно до зведеної номенклатури справ Національного банку, зберігаються в СЕД до часу побудови електронного архіву Національного банку.

105. Надання доступу до документів (справ) в електронній або паперовій формі для тимчасового користування працівникам Національного банку здійснюється з дозволу керівника підрозділу, в якому було створено документ, іншим установам (організаціям) лише в паперовій формі - з письмового дозволу керівництва Національного банку (установи). Надання документів (справ) у тимчасове користування здійснюється не більше ніж на один місяць.

106. Передавання документів у разі реорганізації або ліквідації підрозділу центрального апарату або установи Національного банку здійснюється згідно з вимогами Інструкції з ведення архівної справи в системі Національного банку України, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 31 серпня 2010 року № 399 (зі змінами).

1. Інформація, що надсилається корпоративною електронною поштою (e-mail) Національного банку України, не потребує реєстрації, крім інформації з обмеженим доступом, яка підлягає обов'язковій реєстрації в системі електронного документообігу Національного банку України.

2. Документи, що стосуються кадрових питань.

3. Заяви та пояснювальні записки, що мають характер особистих пояснень або заяв.

4. Графіки, наряди, рознарядки, заявки.

5. Зведення та інформація, що надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, проспекти, плакати, огляди, порядок денний нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти цін, норми витрат матеріалів.

9. Вітальні листи, телеграми, запрошення на участь у заходах тощо.

10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені, збірники).

11. Наукові звіти за темами.

12. Поточні, місячні, квартальні, піврічні звіти.

13. Форми статистичної звітності.

14. Замовлення переговорних кімнат, послуг для проведення нарад (мікрофонів, здійснення аудіо-, відеозаписів, візуалізація презентацій) та послуг з буфетного обслуговування для проведення нарад та засідань.