Про затвердження Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України із зазначенням строків зберігання

З метою організації надійного зберігання документів і дотримання належного порядку ведення архівної справи в банківській сфері та відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про Національний архівний фонд та архівні установи" Правління Національного банку України

1. Затвердити Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік), що додається.

2. Зобов'язати Національний банк України та банки України дотримуватися строків зберігання документів, установлених Переліком.

3. Управлінню діловодства (В.В. Врублевський) після реєстрації цієї постанови в Міністерстві юстиції України довести її зміст до відома структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України, Асоціації українських банків, Київського банківського союзу та банків України.

4. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Правління Національного банку України від 23.12.96 N 327 "Про Перелік документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання";

постанову Правління Національного банку України від 19.12.2001 N 531 "Про внесення змін до Переліку документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних банків України із зазначенням строків зберігання" скасувати.

5. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови В.Л. Кротюка.

6. Постанова набирає чинності через 10 днів після її державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

1. Цей Перелік розроблено відповідно до Законів України "Про Національний банк України", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004, і Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 (зі змінами), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 N 576/3016 (далі - Перелік типових документів).

2. Перелік є основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберігання відповідних категорій документів, які утворюються в процесі діяльності центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України та банків України, їх філій, представництв та відділень (далі - банківські установи).

3. Перелік призначено для обов'язкового використання всіма банківськими установами.

4. На підставі Переліку здійснюється експертиза цінностей документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або знищення.

5. Документи, що мають позначку (*), підлягають зберіганню в умовах особливого періоду.

6. Для спрощення використання Переліку в ньому застосовані абревіатури, зазначені в додатку.

7. Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою. Перелік складається з розділів, що відповідають основним напрямам діяльності Національного банку України та банків України.

8. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа. У разі об'єднання в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках зазначаються найменування всіх видів документів.

9. У примітках уточнюються місце та строки зберігання документів і містяться застереження щодо строків зберігання певних документів. Для визначення строків зберігання документів потрібно враховувати всі примітки до статей Переліку.

10. Ураховуючи мультивалютність рахунків бухгалтерського обліку, що визначена Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку банків України, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 17.06.2004 N 280 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 26.07.2004 за N 919/9518 (зі змінами), до Переліку включені статті зі зберігання регістрів та документів бухгалтерського обліку за усіма видами валют, у тому числі банківських металів (якщо інше не передбачено Переліком).

11. Строки зберігання документів, що визначені в цьому Переліку, є мінімальними і зменшенню не підлягають. Банківські установи можуть лише збільшувати строки зберігання документів, якщо це викликано специфічними особливостями їх роботи.

12. Перелік установлює строки зберігання документів незалежно від виду носія, на якому вони складені (паперовий, електронний, у вигляді мікрофільмів тощо). Для первинної інформації та звітності, що формується на її підставі, установлюється однаковий строк зберігання незалежно від виду носія.

13. Визначення строків зберігання справ і документів, у тому числі книг і журналів, якщо вони ведуться впродовж кількох років, проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення діловодства за ними. Наприклад, обчислення строку зберігання документів, завершених діловодством у 2003 році, починається з січня 2004 року.

14. Для документів, яким установлено строки зберігання "75 р. - "В", визначення строків зберігання потрібно здійснювати з урахуванням віку людини (позначеного в Переліку літерою "В") на час закінчення справи. Наприклад, особова справа службовця завершена діловодством, коли йому було 35 років. Таким чином, зазначена особова справа має зберігатися 40 років (75 відняти 35).

15. У Переліку деякі види документів, що можуть мати культурну цінність, позначені літерами "ЕПК" (експертно-перевірна комісія) державної архівної установи. Ці документи обов'язково переглядаються відповідною ЕПК або ЕК (експертна комісія) банківської установи з метою визначення доцільності їх подальшого віднесення до НАФ або для знищення після практичного використання.

16. Для документів, що мають тривале практичне значення, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба". Конкретний строк їх зберігання визначає ЕК банківської установи.

17. Документи із зазначенням строку зберігання "до ліквідації організації" підлягають експертизі цінності, окремі з них, що зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються у відповідні державні або інші архіви для подальшого зберігання.

18. Визначення строків зберігання документів, які не перелічені в цьому Переліку, здійснюється відповідно до Переліку типових документів.

19. Перелік має використовуватися під час підготовки номенклатури справ та формування справ у поточному діловодстві.

20. Для складання номенклатури справ з Переліку потрібно брати відповідні найменування видів документів з певних напрямів, доповнюючи їх іншими обов'язковими елементами заголовка, оскільки Перелік не містить конкретних заголовків документів, а лише визначає їх категорії і види. У номенклатурі справ зазначаються строки зберігання документів з посиланням на номери відповідних статей Переліку.

21. Документи, строк зберігання яких визначений Переліком як постійний, відносяться до документів НАФ.

22. Підрозділи центрального апарату, територіальні управління Національного банку України передають документи НАФ на державне зберігання в повному обсязі. Для інших структурних підрозділів і одиниць, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України форму прийняття (повний або вибірковий відбір), а також види документів визначають відповідні архівні установи.

23. Банки України передають документи до державних архівів або інших архівних установ згідно з договором або зберігають їх постійно в своїх архівних підрозділах. Документи, що утворюються в діяльності філій, представництв, відділень банків, інших організацій не відносяться до документів НАФ і не підлягають постійному зберіганню.

24. Документи НАФ, що належать державі, передаються до відповідних державних архівних установ у строки, передбачені Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 N 58 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.08.2002 за N 682/6970 (зі змінами).

25. Документи НАФ, що не належать державі, передаються до державних архівних установ згідно з договором або зберігаються постійно в архівних підрозділах, враховуючи Примірне положення про архівний підрозділ підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, об'єднання громадян, релігійної організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 05.06.2002 N 42 (зі змінами).

26. Для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, відбору їх для зберігання або знищення створюється ЕК банківської установи. Утворення та діяльність ЕК здійснюються на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 N 183, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.01.2008 за N 13/14704.

Банківська установа недержавної форми власності здійснює організацію і проведення попередньої експертизи цінності документів відповідно до Примірного положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 06.05.2008 N 83.

27. Експертиза цінності документів та оформлення її результатів у банківських установах проводиться в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (зі змінами).

28. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного строку зберігання, тривалого (понад 10 років) строку зберігання, з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, строки зберігання яких закінчилися. Зведені описи та акти розглядаються ЕК банківської установи одночасно.

29. Банківські установи, що передають документи НАФ на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного строку зберігання у чотирьох примірниках, описи справ з особового складу в трьох примірниках, які подаються на погодження ЕПК відповідного державного архіву. Документи тривалого (понад 10 років) строку зберігання включаються до відповідних описів, що складаються в двох примірниках, погоджуються ЕК банківської установи і затверджуються їх керівником.

30. Банківські установи, що зберігають документи НАФ постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного строку зберігання та з особового складу в двох примірниках. Після погодження ЕК банківської установи описи затверджуються керівником банківської установи.

31. Банківські установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) строку зберігання в трьох примірниках, які направляються на погодження ЕК банківської установи вищого рівня.

32. Банківська установа-фондоутворювач набуває право на знищення (утилізацію) документів після затвердження ЕПК державної архівної установи описів справ постійного строку зберігання та з особового складу, а також затвердження актів про вилучення для знищення справ керівником цієї банківської установи.

33. Банківські установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів лише після затвердження описів справ тривалого (понад 10 років) строку зберігання та з особового складу. Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником банківської установи і його погодження з відповідним державним архівом.

34. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються в установленому порядку (з оформленням приймально-передавальних накладних) організаціям, що займаються заготівлею вторинної сировини, з метою перероблення на паперових фабриках. Використання цих документів для господарських потреб забороняється.

35. Знищення документів без відповідного оформлення і погодження, а також порушення строків їх зберігання забороняється. Посадові особи, винні в недбалому зберіганні, псуванні і знищенні документів, відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" несуть відповідальність згідно із законодавством України.

36. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності і застосуванням Переліку здійснюють Національний банк України та державні архівні установи.

АРМ-АДМ - автоматизоване робоче місце адміністратора;

Архіви АРМ - архіви автоматизованого робочого місця;

АРМ СТП - автоматизоване робоче місце системи термінових переказів;

АС - автоматизована система;

В - вік людини;

ЕК - експертна комісія банківської установи;

ЕПЗ - еталони програмного забезпечення;

ЕПК - експертно-перевірна комісія (державної архівної установи);

ІАСБВ - інтегрована автоматизована система банківського виробництва;

ІПС - інформаційно-пошукова система;

НАФ - Національний архівний фонд;

NBU-NEN - назва відомчої електронної пошти;

НСМЕП - Національна система масових електронних платежів;

ОВДП - облігації внутрішньої державної позики;

ОПЕРУ НБУ - Операційне управління Національного банку України;

Р - рік;

РРО - реєстратори розрахункових операцій;

САБ - система автоматизації банку;

САРС - спеціалізована автоматизована робоча станція;

САРС-БОН - спеціалізована автоматизована робоча станція банківського обслуговування нагляду;

Ф - форма;

ЦЕПК - Центральна експертно-перевірна комісія Державного комітету архівів України.