• найменування робочої копії;
• дату надходження робочої копії;
• дату копіювання робочої копії;
• номер фонду;
• номер опису;
• номер справи;
• номер аркуша;
• обсяг файлу (байт);
• П. І. Б. особи, яка виконувала оцифрування;
• Назва алгоритму криптографічного гешування: геш-значення файлу;
• Примітки.
Відомості про цифрові копії вносяться до книг обліку надходжень на підставі замовлення на виготовлення цифрових копій документів (додаток 10) та акта приймання-передавання цифрових копій документів (додаток 7). У замовленні фіксують:
• Номер фонду;
• Номер опису;
• Номер справи;
• Номери аркушів;
• Кількість сторінок справи, у т. ч. зворотів;
• Кількість слайдів;
• Обсяг інформації (байт);
• Підпис оператора;
• Примітки.
У акті приймання-передавання фіксують:
• Номер фонду;
• Номер опису;
• Номер справи;
• Найменування файлу;
• Назву алгоритму криптографічного гешування: геш-значення файлу;
• Розмір файлу у байтах;
• Примітки.
Якщо цифрові копії приймаються на зберігання на оптичних дисках, додатково зазначається їхня кількість.
До книг обліку надходжень майстер-копій і робочих копій щорічно складають підсумкові записи із зазначенням кількості майстер-копій і робочих копій, що надійшли до фонду користування впродовж року.
Задля забезпечення своєчасного інформування користувачів про наявність цифрових копій документів рекомендовано проставляти відповідну відмітку в описі справ постійного зберігання (розділ "Примітки"), а також розмістити перелік оцифрованих справ фондів на офіційному веб-сайті установи.
3.4.2 Облік зовнішніх носіїв інформації для зберігання майстер-копій та робочих копій (за наявності)
Облік зовнішніх електронних носіїв інформації, на які планується записувати цифрові копії, ведеться окремо для майстер-копій та робочих копій фонду користування. Для цього необхідно створити журнали обліку:
1) Журнал обліку зовнішніх електронних носіїв, на яких зберігаються цифрові майстер-копії (додаток 11). Облік проводиться в підрозділах, до яких вони були передані. Журнал містить наступні елементи:
• Обліковий номер зовнішнього електронного носія;
• Дата взяття на облік;
• Вид електронного носія, серійний номер;
• Дані про цифрові майстер-копії, що містяться на носії (найменування цифрової копії, номер фонду, номер опису, номер справи, номери аркушів);
• Гарантійний термін експлуатації (Дата);
• Відмітка про знищення електронного носія (дата та номер акта);
• Примітки.
2) Журнал обліку зовнішніх електронних носіїв, на яких зберігаються цифрові робочі копії (додаток 12). Облік проводиться в підрозділах, до яких вони були передані. Журнал містить наступні елементи:
• Обліковий номер зовнішнього електронного носія;
• Дата взяття на облік;
• Вид електронного носія, серійний номер;
• Дані про цифрові робочі копії, що містяться на носії (найменування цифрової копії, номер фонду, номер опису, номер справи, номери аркушів);
• Гарантійний термін експлуатації (Дата);
• Відмітка про знищення електронного носія (дата та номер акта);
• Примітки.
Забороняється зберігати цифрові копії на зовнішньому електронному носії інформації, який не внесено до журналу обліку.
Для обліку оптичних дисків з цифровими робочими копіями, які були передані для користування у читальному залі, необхідно створити журнал видачі оптичних дисків (додаток 13). В журналі зазначають:
• Номер зовнішнього електронного носія, що видається для роботи у читальному залі;
• Відмітка про отримання (дата видачі; П. І. Б. та підпис користувача про одержання; П. І. Б. та підпис особи, що видала);
• Дані про цифрові копії, що містяться на носії (номер фонду; номер опису; номер одиниці зберігання; номер аркуша);
• Відмітка про повернення (дата повернення; підпис користувача про повернення; підпис особи, що прийняла);
• Примітки.
3.4.3 Облік вибуття цифрових копій документів
Вибуття одиниць обліку та одиниць зберігання фонду користування з цифровим носієм, а також зовнішніх цифрових носіїв, на яких вони зберігаються (за наявності), фіксують в книгах обліку надходжень, журналах реєстрації зовнішніх електронних носіїв. В розділі "примітки" проставляють штамп "Вибуло".
Підставою для вибуття одиниць обліку та одиниць зберігання фонду користування є:
• зміни кількості документів-оригіналів внаслідок проведення експертизи цінності, об'єднання справ під час перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання;
• передача оригінальних документів до іншого архіву;
• втрата цифрових майстер-копій та робочих копій фонду користування тощо.
Підставами для списання зовнішніх носіїв інформації є:
• фізичні ушкодження;
• неможливість зчитування інформації;
• закінчення гарантійного терміну експлуатації тощо.
Зовнішній носій інформації, який вийшов з ладу, треба утилізувати. Для цього необхідно скласти Акт про його списання (додаток 14).
3.5 Облік цифрових копій фонду користування (традиційний варіант)
У випадку, коли архівна установа на даному етапі розвитку не має достатньої кількості кадрових та матеріально-технічних ресурсів, необхідних для ведення обліку цифрових копій за перехідною методикою, облік рекомендовано здійснювати відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 р. № 656/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 р. за № 584/23116 (зі змінами), та Інструкції "Облік документів у державних архівах України", схваленої Науково-методичною комісією Державної архівної служби України 29 грудня 2014 p., протокол № 4, розмежувавши при цьому облік майстер-копій та робочих копій.
Обліку підлягають цифрові копії справ фонду користування документами НАФ. Якщо установа використовує для довгострокового зберігання цифрових копій зовнішні цифрові носії інформації, їх теж, по можливості, необхідно брати на облік.
Облік фонду користування ведеться окремо від обліку страхового фонду. Його рекомендовано здійснювати як за допомогою облікових форм, створених і заповнених у текстових редакторах (Microsoft Word, Microsoft Excel).
Для обліку майстер-копій та робочих копій необхідно створити наступні документи:
1) Книгу обліку надходжень фонду користування з цифровим носієм (майстер-копії) (додаток 15). У ній містяться наступні відомості:
• Дата надходження;
• Дата копіювання;
• Номер фонду;
• Номер опису;
• Кількість справ, на які створено майстер-копії (разом та унікальних справ);
• Кількість слайдів;
• Об'єм інформації, що міститься в справах (Гб);
• Примітки.
2) Книгу обліку надходжень фонду користування з цифровим носієм (робочі копії) (додаток 16)
• Дата надходження;
• Дата копіювання;
• Номер фонду;
• Номер опису;
• Кількість справ, на які створено цифрові копії (разом та унікальних справ);
• Кількість слайдів;
• Об'єм інформації, що міститься в справах (Гб);
• Примітки.
3) Опис фонду користування (для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання фонду користування) (додаток 17). В описі відображають наступні відомості:
• номер одиниці зберігання;
• дату копіювання;
• кількість кадрів одиниці зберігання (разом та унікальних);
• кількість справ, внесених до одиниці зберігання;
• відомості про справи, які входять до одиниці зберігання (номери фондів, номери описів, номери унікальних справ).
Опис фонду користування складають у 3-х примірниках: перший передають разом із копіями користування до спеціального сховища, два залишають в архіві (один - недоторканий, у структурному підрозділі з обліку, другий - робочий, в архівосховищі).
Копії фонду користування з цифровим носієм обліковують на підставі їх замовлення на виготовлення (додаток 18) та акта приймання-передавання копій фонду користування з цифровим носієм (додаток 19).
У замовленні зазначають:
• Порядковий номер запису;
• Номер фонду;
• Номер опису;
• Номер справи;
• Кількість аркушів;
• Кількість сторінок справи, у т. ч. зворотів;
• Кількість слайдів (фото) копії справи;
• Об'єм інформації, що міститься у копії справи (заповнюється виконавцем після проведення копіювання);
• Сумарну кількість справ та сторінок, що передаються на копіювання за цим замовленням.
У акті приймання-передавання фіксують:
• номер фонду,
• номер опису,
• кількість цифрових носіїв інформації,
• кількість справ, на які створено цифрові копії,
• кількість слайдів.
Якщо цифрові копії приймаються на зберігання на оптичних дисках, додатково зазначається їхня кількість.
До книг обліку надходжень майстер-копій і робочих копій щорічно складають підсумкові записи із зазначенням кількості майстер-копій справ і робочих копій справ, що надійшли до фонду користування впродовж року.
Задля забезпечення своєчасного інформування користувачів про наявність цифрових копій документів рекомендовано проставляти відповідну відмітку в описі справ постійного зберігання (розділ "Примітки"), а також розмістити перелік оцифрованих справ фондів на офіційному веб-сайті установи.
Вибуття одиниць обліку та одиниць зберігання фонду користування з цифровим носієм фіксують в книгах обліку надходжень та описі фонду користування: в розділі "примітки" проставляють штамп "Вибуло".
Підставою для вибуття одиниць обліку та одиниць зберігання фонду користування є:
• зміни кількості документів-оригіналів внаслідок проведення експертизи цінності, об'єднання справ під час перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання;
• передача оригінальних документів до іншого архіву;
• втрата цифрових майстер-копій та робочих копій фонду користування тощо.
4 ЗБЕРІГАННЯ ЦИФРОВИХ КОПІЙ ФОНДУ КОРИСТУВАННЯ ТА ДОСТУП ДО НИХ
4.1 Основні принципи забезпечення збереженості цифрових копій
При здійсненні заходів із забезпечення збереженості цифрових копій документів НАФ треба дотримуватися принципів цілісності, автентичності та надійності.
Для забезпечення збереженості цифрових копій фонду користування НАФ необхідно:
• Зберігати копії у рекомендованих форматах;
• Кожній цифровій копії присвоїти унікальне найменування, яке дасть змогу її ідентифікувати і відшукати у разі необхідності;
• Дотримуватися рекомендацій щодо вибору надійного носія для довгострокового зберігання цифрових копій;
• Забезпечити чітку папкову структуру організації цифрових копій;
• Забезпечити належні умови для зберігання носіїв інформації, на яких зберігаються цифрові копії;
• Систематично здійснювати резервне копіювання та планові перевірки стану цифрових копій та носіїв інформації, на яких вони зберігаються.
4.2 Створення папкової структури організації цифрових копій на носії інформації
На носії інформації цифрові копії мають бути організовані за певною системою. Для цього рекомендовано використовувати той самий принцип організації, що і для документів-оригіналів. Наприклад, для цифрових копій документів це буде фондова організація. У такому випадку для кожного фонду потрібно створити окрему папку. У ній розміщуватимуться папки зі справами відповідно до їх переліку в описі. В папках справ розміщуватимуться цифрові копії аркушів справ. Наочно цей принцип проілюстровано у схемі.
( див. текст )
Організація цифрових копій документів НАФ з паперовим носієм
Звертаємо увагу, що всі найменування потрібно транслітерувати латиницею, наприклад:
• Назва папки фонду: Fond 110
• Назва папки справ відповідно до опису: Fond 110. Opys 1
• Назва папки справи: Sprava 25b
• Назва файлу, розміщеного у папці справи: 804-03494349-l-a-m-4620-5-16-001.tiff
Якщо йдеться про робочу копію всієї справи у форматі pdf, то формувати для неї окрему папку не потрібно. Наприклад:
• Назва папки фонду: Fond 110
• Назва папки справ відповідно до опису: Fond 110. Opys 1
• Назва справи: 804-03494349-t-a-w-4620-5.pdf
4.3 Вибір носія інформації для зберігання цифрових копій
Зберігання файлів на CD-R або DVD-R дисках на полицях в окремому приміщенні не здатне забезпечити ні їхньої довготривалої збереженості, ні постійного доступу до них. Тому рекомендовано зберігати цифрові копії документів та файли їх описів в цифровому сховищі, а при виборі підходящого носія інформації для тої чи іншої процедури керуватися поданою нижче класифікацією носіїв інформації.
Залежно від призначення, носії інформації, на яких зберігаються цифрові копії, поділяють на три категорії:
1) носії інформації для транспортування цифрових копій з установи, яка їх виготовила, до установи, в якій вони мають зберігатися - призначені для короткострокового зберігання цифрових копій. Найбільш підходящими для цього є диски CD-R, DVD-R, зовнішні жорсткі диски або USB-накопичувачі. При виборі котрогось з перелічених носіїв необхідно враховувати, що найбільш швидким буде перенесення цифрових копій з/на зовнішній жорсткий диск, а найповільнішим - з/на оптичні диски;
2) носії інформації для зберігання цифрових копій в архівній установі - призначені для довгострокового зберігання різного виду цифрових копій. При виборі виду носія інформації у цій категорії необхідно пам'ятати, що найбільш підходящими для тривалого зберігання цифрових копій є жорсткі диски серверного класу, об'єднані в один логічний елемент за допомогою RAID-системи;
3) носії інформації для передачі цифрових копій з установи, у якій вони зберігаються, замовнику - призначені для короткострокового зберігання цифрових копій. Найбільш підходящими для цього є диски CD-R, DVD-R, зовнішні жорсткі диски або USB-накопичувачі.
Також варто наголосити, що цифрові копії фонду користування також заборонено зберігати на жорстких дисках комп'ютерів, під'єднаних до мережі Інтернет, задля забезпечення їхнього захисту від несанкціонованого доступу.
4.4 Умови зберігання цифрових копій документів НАФ на жорстких дисках, що працюють у складі RAID-масивів на серверному обладнанні
Для надійного зберігання цифрових копій документів НАФ використовуються жорсткі диски, що працюють у складі RAID-масивів на серверному обладнанні, зокрема в системах зберігання даних.
Ці типи носіїв дозволяється брати лише на бухгалтерській облік, а матеріальна відповідальність за них має бути покладена на відповідального за збереження цифрових копій фонду користування документами НАФ.
Жорсткі диски, з яких формуються RAID-масиви, мають визначений термін роботи, який гарантується їхніми виробниками. За умов належного фінансування після завершення гарантійного терміну їх роботи жорсткі диски необхідно замінити. Виведення з RAID-масиву носіїв інформації, гарантійний термін експлуатації яких завершився, відбувається лише після перевірки наявності та стану (цілісності даних) документів, перенесених на нові носії.
При зберіганні цифрових копій на RAID-масивах необхідно застосовувати наступні засоби захисту обладнання (від механічних, теплових, електромагнітних та інших впливів) та даних (від втрати та несанкціонованого доступу до них):
• розмістити серверне і комунікаційне обладнання в приміщеннях з обмеженим доступом та ефективною системою кондиціонування повітря;
• підключати технічні засоби до мережі через систему безперебійного електропостачання із заземленням;
• обов'язково здійснювати ідентифікацію та перевірку користувачів при вході в систему;
• періодично проводити резервне копіювання даних, розміщених на RAID-масиві.
4.5 Умови зберігання цифрових копій документів НАФ на зовнішніх носіях інформації (для установ, які поки що не можуть відмовитися від їхнього використання)
Зовнішні носії інформації, на яких зберігаються цифрові копій фонду користування, потребують особливих умов зберігання і догляду.
Зокрема, оптичні диски мають знаходитися в індивідуальних коробках (футлярах), які захищають їх від згубної дії зовнішніх чинників. Такий футляр повинен надійно фіксувати диск, унеможливлюючи його вільне переміщення. Також до нього має бути прикріплена вся необхідна інформація про зовнішній носій, його обліковий номер. Оптичні диски кладуть до футлярів робочою поверхнею донизу.
Всі оптичні диски в футлярах необхідно зберігати у спеціальних шафах або контейнерах, які передбачають можливість поставити диски вертикально і забезпечують між ними відстань, достатню для вільного і безперешкодного переміщення дисків працівниками.
Для комфортної роботи з цифровими копіями фонду користування, записаними на оптичних дисках, їх швидкої ідентифікації з-поміж інших диски необхідно розмістити у такий спосіб, щоб було чітко видно їхні облікові номери або відомості про цифрові копії, що зберігаються на них.
Для зберігання шаф (контейнерів) з оптичними дисками необхідно виділити спеціальне приміщення, захищене від дії сонячного випромінювання. Диски зберігають в темноті, при температурі від +8 до +18 градусів і відносній вологості повітря 45 - 65 %.
Також працівникам архівних установ, які мають доступ до дисків, на яких зберігаються цифрові копії, обов'язково необхідно дотримуватися основних правил поводження з ними:
• при безпосередньому контакті з оптичним диском працівник обов'язково має одягнути спеціальні рукавички;
• брати диск можна лише за його краї, не торкаючись робочої поверхні;
• при обробці дисків та очистці від пилу та бруду можна використовувати лише спеціальні засоби;
• під час прибирання приміщень, шаф (контейнерів), де зберігаються оптичні диски, необхідно уникати потрапляння води та очисних засобів на їхню поверхню;
• під час транспортування або переміщення дисків категорично заборонено їх перегинати, дряпати, кидати, ставити на них сторонні предмети, залишати їх під дією високих температур, торкатися їхньої поверхні голими руками.
Зовнішні жорсткі диски мають зберігатися в спеціальних чохлах (футлярах), які захищають їх від згубної дії зовнішніх чинників. До чохла має бути прикріплена вся необхідна інформація про зовнішній носій.
Всі зовнішні жорсткі диски в чохлах необхідно зберігати у спеціальних шафах або контейнерах, які передбачають можливість вільного і безперешкодного доступу до них працівників.
Для комфортної роботи з цифровими копіями фонду користування, записаними на зовнішніх жорстких дисках, їх швидкої ідентифікації з-поміж інших диски необхідно розмістити у такий спосіб, щоб було чітко видно їхні облікові номери або відомості про цифрові копії, що зберігаються на них.
Для зберігання шаф (контейнерів) з зовнішніми жорсткими дисками необхідно виділити спеціальне приміщення, захищене від дії сонячного випромінювання. Диски зберігають в темноті, при температурі від +8 до +18 градусів і відносній вологості повітря 45 - 65 %.
Під час прибирання приміщень, шаф (контейнерів), де зберігаються зовнішні жорсткі диски, необхідно уникати потрапляння води та очисних засобів на їхню поверхню. Під час транспортування або переміщення контейнерів з зовнішніми жорсткими дисками категорично заборонено їх кидати, ставити на них сторонні предмети, залишати їх під дією високих температур.
Якщо установа зберігає цифрові майстер-копії та робочі копії на зовнішніх носіях, то, задля запобігання їхній втраті, їх необхідно зберігати щонайменше у двох примірниках (особливо це стосується майстер-копій) і записувати на різні типи зовнішніх носіїв. Ці носії мають зберігатися у різних приміщеннях для унеможливлення втрати даних внаслідок надзвичайних ситуацій. При цьому необхідно здійснювати планові та позапланові заходи з перевірки наявності цифрових копій та фізичного стану носіїв інформації, на яких вони зберігаються. Такий підхід істотно зменшить ризик втрати цифрових копій.
Рекомендуємо при виборі типів зовнішніх носіїв інформації керуватися наступними комбінаціями (список подано за принципом від найбільш прийнятної комбінації до найменш підходящої):
• зовнішній жорсткий диск та DVD-R;
• зовнішній жорсткий диск та CD-R;
• DVD-R та CD-R.
4.6 Контроль за наявністю та технічним станом цифрових копій та носіїв, на яких вони зберігаються (перехідний варіант)
Перевірку наявності та фізичного стану цифрових копій фонду користування, записаних на зовнішніх носіях, необхідно здійснювати раз на три роки.
Перевірка можливості зчитування інформації з зовнішнього носія інформації має проводитися після кожного його переміщення, зокрема, після його перебування у користуванні відвідувачів читального залу.
Процедура перевірки складається з декількох етапів, до яких належать перевірка наявності цифрових копій, перевірка їхньої відповідності даним, що занесені до облікових документів, перевірка фізичного стану носія інформації, перевірка можливості зчитування інформації з носія за допомогою визначеного програмного забезпечення.
Зокрема, перевірка наявності та стану цифрових копій, що зберігаються на RAID-масивах, включає:
• перевірку відповідності фактичної кількості цифрових копій їхній кількості, вказаній в обліковій документації;
• звірку назв файлів, їхніх обсягів та геш-значення з даними, вказаними в обліковій документації;
• перевірку можливості відтворення цифрових копій шляхом візуального перегляду файлів на носіях інформації;
• контроль гарантійного терміну експлуатації носіїв інформації.
Результати перевірки відображаються в Акті про перевірку наявності та фізичного стану цифрових копій фонду користування НАФ (додаток 20). В ньому заповнюють наступні позиції:
• Дата надходження на зберігання цифрових копій архівних документів (файлів описів).
• Дата проведення перевірки.
• Перелік невідповідностей у найменуванні, геш-значенні, розмірі файлів, що були встановлені під час перевірки.
• Кількість файлів цифрових копій архівних документів, відсутність яких на носії інформації була встановлена під час перевірки (на основі звірки з обліковую документацією).
• Кількість цифрових копій з порушеною цілісністю даних (файли, чиї фактичні розміри та геш-значення не відповідають відомостям, що містяться в облікових документах).
• Кількість вбудованих носіїв інформації, чий гарантійний термін експлуатації закінчився на момент проведення перевірки.
• Прізвище особи (осіб), що проводила перевірку.
Перевірка наявності та стану зовнішніх носіїв інформації та цифрових копій, що зберігаються на них, включає:
• перевірку відповідності фактичної кількості носіїв інформації їхній кількості, вказаній в обліковій документації;
• звірку облікових номерів носіїв інформації, зазначених в журналі обліку та на їхніх індивідуальних етикетках;
• перевірку відповідності фактичної кількості цифрових копій, записаних на носій інформації, їхній кількості, вказаній в обліковій документації;
• перегляд інформації, записаної на носії інформації, і звірку назв файлів, їхніх обсягів та геш-значення з даними, вказаними в обліковій документації;
• перевірку можливості відтворення цифрових копій шляхом візуального перегляду файлів на носіях інформації;
• контроль терміну придатності носіїв інформації за допомогою журналу їх обліку.
Результати перевірки відображаються в Акті про перевірку наявності та фізичного стану цифрових копій фонду користування НАФ та зовнішніх носіїв інформації, на яких вони зберігаються (додаток 21). У ньому заповнюють наступні позиції:
• Обліковий номер зовнішнього носія інформації.
• Дата надходження на зберігання цифрових копій архівних документів (файлів описів).
• Дата проведення перевірки.
• Кількість та облікові номери зовнішніх носіїв інформації з файлами цифрових копій, чия відсутність була виявлена під час перевірки.
• Кількість та облікові номери зовнішніх носіїв інформації з нечитабельною інформацією, виявлених під час перевірки.
• Кількість зовнішніх носіїв інформації, чий гарантійний термін експлуатації закінчився на момент проведення перевірки.
• Перелік невідповідностей у найменуванні, геш-значенні, розмірі файлів, що були встановлені під час перевірки.
• Кількість файлів цифрових копій архівних документів, відсутність яких на носії інформації була встановлена під час перевірки (на основі звірки з обліковою документацією).
• Кількість цифрових копій з порушеною цілісністю даних (файли, чиї фактичні розміри та геш-значення не відповідають відомостям, що містяться в облікових документах).
• Прізвище особи (осіб), що проводила перевірку.
Перевірка наявності та стану цифрових копій, що зберігаються на RAID-масивах, включає:
• перевірку відповідності фактичної кількості цифрових копій справ їхній кількості, вказаній в обліковій документації;
• перевірку можливості відтворення цифрових копій шляхом візуального перегляду файлів на носіях інформації;
• контроль гарантійного терміну експлуатації носіїв інформації.
Результати перевірки відображаються в Акті про перевірку наявності та фізичного стану цифрових копій фонду користування НАФ (додаток 22). В ньому заповнюють наступні позиції:
• Дата надходження на зберігання цифрових копій архівних документів (файлів описів).
• Дата проведення перевірки.
• Кількість файлів цифрових копій архівних документів, відсутність яких на носії інформації була встановлена під час перевірки.
• Кількість цифрових копій, які неможливо відтворити.
• Кількість вбудованих носіїв інформації, чий гарантійний термін експлуатації закінчився на момент проведення перевірки.
• Прізвище особи (осіб), що проводила перевірку.
4.7 Контроль за наявністю та технічним станом цифрових копій та носіїв, на яких вони зберігаються (традиційний варіант)
Перевірку наявності та фізичного стану цифрових копій справ фонду користування, записаних на зовнішніх носіях, необхідно здійснювати раз на три роки.
Перевірка можливості зчитування інформації з зовнішнього носія інформації має проводитися після кожного його переміщення, зокрема, після його перебування у користуванні відвідувачів читального залу.
Процедура перевірки складається з декількох етапів, до яких належать перевірка наявності цифрових копій справ, перевірка їхньої відповідності даним, що занесені до облікових документів, перевірка фізичного стану носія інформації, перевірка можливості зчитування інформації з носія за допомогою визначеного програмного забезпечення.
Перевірка наявності та стану цифрових копій, що зберігаються на RAID-масивах, включає:
• перевірку відповідності фактичної кількості цифрових копій справ їхній кількості, вказаній в обліковій документації;
• перевірку можливості відтворення цифрових копій шляхом візуального перегляду файлів на носіях інформації;
• контроль гарантійного терміну експлуатації носіїв інформації.
Результати перевірки відображаються в Акті про перевірку наявності та фізичного стану цифрових копій фонду користування НАФ (додаток 22). В ньому заповнюють наступні позиції:
• Дата надходження на зберігання цифрових копій архівних документів (файлів описів).
• Дата проведення перевірки.
• Кількість файлів цифрових копій архівних документів, відсутність яких на носії інформації була встановлена під час перевірки.
• Кількість цифрових копій, які неможливо відтворити.
• Кількість вбудованих носіїв інформації, чий гарантійний термін експлуатації закінчився на момент проведення перевірки.
• Прізвище особи (осіб), що проводила перевірку.
Перевірка наявності та стану зовнішніх носіїв інформації та цифрових копій, що зберігаються на них, включає перевірку можливості відтворення цифрових копій шляхом візуального перегляду файлів на носіях інформації та контроль терміну придатності носіїв інформації.
Результати перевірки відображаються в Акті про перевірку наявності та фізичного стану цифрових копій фонду користування НАФ та зовнішніх носіїв інформації, на яких вони зберігаються (додаток 23). У ньому заповнюють наступні позиції:
• Номер зовнішнього носія інформації.
• Дата надходження на зберігання цифрових копій справ архівних документів (файлів описів).
• Дата проведення перевірки.
• Кількість та номери зовнішніх носіїв інформації з цифровими копіями справ, чия відсутність була виявлена під час перевірки.
• Кількість та номери зовнішніх носіїв інформації з нечитабельною інформацією, виявлених під час перевірки.
• Кількість зовнішніх носіїв інформації, чий гарантійний термін експлуатації закінчився на момент проведення перевірки.
• Кількість файлів цифрових копій архівних документів, відсутність яких на носії інформації була встановлена під час перевірки.
• Прізвище особи (осіб), що проводила перевірку.
4.8 Доступ співробітників архіву до цифрових копій різного призначення
Доступ до цифрових майстер-копій та робочих копій є обмеженим. Доступ до цифрових майстер-копій регламентується найбільш суворо і надається лише співробітникам структурного підрозділу, до повноважень якого належать створення цифрових копій та їх зберігання.
Регулювання доступу співробітників архівної установи до цифрових робочих копій і копій наступних поколінь здійснюється керівником архівної установи.
( Додатки )( Текст взято з сайту Укрдержархіву http://old.www.archives.gov.ua )
