203. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Відмітки про виконання". При цьому попередні записи зберігаються.
204. Автоматизований контроль за виконанням документів є складовою системи електронного документообігу "ДОК ПРОФФСТЕП 2.0".
205. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.
206. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;
завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;
завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами.
Система електронного документообігу інформує виконавців і контролерів про наближення термінів виконання або їх порушення.
207. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки керівник територіального органу Держгеокадастру, його заступники, які встановили контрольний термін у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
208. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в територіальному органі Держгеокадастру, вихідних документів про виконання завдань.
Виконані документи подаються на підпис керівництва територіального органу Держгеокадастру не менш як за один день до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва.
209. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву у вигляді зведень про виконання документів (додаток 13).
Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.
210. У територіальному органі Держгеокадастру з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично у строки, передбачені Інструкцією, складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток 14 ). Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до служби контролю.
Інформаційно-довідкова робота з документами
211. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням системи електронного документообігу "ДОК ПРОФФСТЕП 2.0".
212. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства Держгеокадастру розробляються такі класифікаційні довідники:
класифікатор з питань діяльності;
класифікатор видів документів;
класифікатор кореспондентів;
класифікатор тематики наказів з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності;
нумерація територіальних органів Держгеокадастру.
213. Службою діловодства територіального органу Держгеокадастру з урахуванням конкретних умов діяльності розробляються:
класифікатор резолюцій;
класифікатор структурних підрозділів;
класифікатор результатів виконання документів;
номенклатура справ тощо.
214. У системі електронного документообігу "ДОК ПРОФФСТЕП 2.0" пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
215. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.
Категорія поштового відправлення та вид надсилання визначається виконавцем документа.
216. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства територіального органу Держгеокадастру відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.
217. З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
218. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
Документи, адресовані центральному апарату Держгеокадастру, територіальним органам Держгеокадастру, надсилаються через систему електронного документообігу "ДОК ПРОФФСТЕП 2.0" в електронному вигляді. Одночасно в паперовій формі надсилаються документи постійного та тривалого зберігання, зокрема:
копії наказів з основних питань діяльності територіального органу Держгеокадастру та копії наказів з кадрових питань;
документи, які подаються на отримання електронного цифрового підпису;
документи, які подаються на проведення державної експертизи землевпорядної документації;
документи з кадрових питань (призначення, звільнення, переведення, нагородження працівників тощо);
документи, які надсилаються керівництву для затвердження, погодження;
фінансова та статистична звітність.
219. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
220. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
221. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.
222. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах територіального органу Держгеокадастру;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
223. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
224. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
225. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
226. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
227. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.
228. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, встановлені для цього інструкцією територіального органу Держгеокадастру.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
229. Номенклатура справ - це обов'язковий для територіального органу Держгеокадастру систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються у його діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
230. Номенклатура справ призначена для встановлення у територіальному органі Держгеокадастру єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
231. У територіальному органі Держгеокадастру складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 15) і зведена номенклатура справ (додаток 16).
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом або діловодною службою.
232. Зведена номенклатура справ територіального органу Держгеокадастру схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи територіального органу Держгеокадастру після чого затверджується керівником територіального органу.
233. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий -використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву територіального органу Держгеокадастру для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до державного архіву.
Структурні підрозділи територіального органу Держгеокадастру отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
234. Зведена номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
235. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в територіальному органі Держгеокадастру, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
236. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06 - 12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1 - 07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); адресат (найменування установи, до якої адресовані документи) або кореспондент (від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у територіальних органах Держгеокадастру нижчого рівня".
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа територіального органу Держгеокадастру.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Головного управління Держгеокадастру у Волинській області ".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Держгеокадастром про затвердження і зміну штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань земельних відносин".
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів Головного управління Держгеокадастру у Запорізькій області на 2015 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів Головного управління Держгеокадастру у Запорізькій області за 2015 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
237. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
Формування справ
238. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
239. Справи формуються в територіальному органі Держгеокадастру, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. У територіальних органах Держгеокадастру з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.
240. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).
241. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
242. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
243. Накази з питань основної діяльності територіального органу Держгеокадастру, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються у різні справи. Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
244. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
245. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
246. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності територіального органу Держгеокадастру або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
247. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
248. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
249. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
250. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
251. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у територіальному органі Держгеокадастру та його структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом.
Зберігання документів у територіальних органах Держгеокадастру
252. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.
253. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
254. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
255. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
256. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
257. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
258. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
259. Для організації та проведення експертизи цінності документів у територіальних органах Держгеокадастру утворюються постійно діючі експертні комісії.
260. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією територіального органу Держгеокадастру під методичним керівництвом служби діловодства та архіву.
261. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву або особі, відповідальній за ведення архіву, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
262. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та галузевих переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ територіального органу Держгеокадастру шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
263. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 17).
264. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань і акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією територіального органу Держгеокадастру одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву. Погоджені акти затверджуються керівником територіального органу Держгеокадастру, після чого документи можуть бути знищені.
265. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи територіального органу Держгеокадастру. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, включено документи з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в територіальному органі Держгеокадастру, ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії територіального органу Держгеокадастру, наприклад:
Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени експертної комісії:
(підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
(підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
(підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище)
Дата
Складення описів справ
266. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
267. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації територіального органу Держгеокадастру такі описи складаються обов'язково.
268. Описи справ структурного підрозділу територіального органу Держгеокадастру складаються щороку за встановленою формою (додаток 18) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву.
269. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2008 році, матимуть такі номери: 5 П - 2008; 5 Т - 2008; 5 ОС - 2008.
270. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам територіального органу Держгеокадастру або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
271. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
272. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: "Документи за цей рік див. також у розділі за ____ рік, № _____".
273. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.
274. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву територіального органу Держгеокадастру, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
275. На основі описів справ структурних підрозділів архів готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.
276. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією територіального органу Держгеокадастру в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником територіального органу Держгеокадастру. Один примірник затвердженого опису передається до державного архіву.
277. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією територіального органу Держгеокадастру і затверджуються її керівником.
278. Зведені описи справ з кадрових питань складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією територіального органу Держгеокадастру, погоджуються експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником територіального органу Держгеокадастру. Один примірник зведеного опису подається державному архіву.
279. Територіальні органи Держгеокадастру зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.
Оформлення справ
280. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
281. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
282. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією по роботі з документами з обмеженим доступом.
283. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
284. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і року закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".
285. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
286. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом - номер опису і фонду.
287. У разі зміни найменування територіального органу Держгеокадастру протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
288. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
Передача справ до архіву територіального органу Держгеокадастру
289. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням керівника територіального органу Держгеокадастру.
290. Передача справ до архіву здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником територіального органу Держгеокадастру.
291. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів оформлює видачу справ у тимчасове користування.
292. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
293. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші - залишаються в архіві.
294. Справи, що передаються до архіву повинні бути зв'язані належним чином.
295. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Територіальні органи Держгеокадастру зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передання документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві для постійного зберігання до відповідного державного архіву.
СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертної комісії
25 серпня 2015 року № 3
Додаток 1
до Інструкції
(пункт 18)
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо. У таблицях використовувати шрифт розміром 12 друкарських пунктів.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра - для абзаців у тексті;
92 міліметри - для реквізиту "Адресат";
104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 20)
Державний Герб України
ДЕРЖГЕОКАДАСТР
Головне управління Держгеокадастру у Чернігівській області
(місце для назви виду документа)
___________________ м. Чернігів № __________________
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 20)
Державний Герб України
ДЕРЖГЕОКАДАСТР
Головне управління Держгеокадастру у Львівській області
просп. В. Чорновола, 4, м. Львів, 79000,
тел. (03222) 35-13-00, факс (03222) 35-13-00
E-mail: lviv_gu@lang.gov.ua
_____________________________________________________________________________
________________ № ______________ На __________________ від _________________
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 20)
Державний Герб України
ДЕРЖГЕОКАДАСТР
Головне управління Держгеокадастру у Миколаївській області
НАКАЗ
___________________ м. Миколаїв № __________________
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 39)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження
1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем тощо).
9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
10. Посадові інструкції.
11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути (положення) установ.
15. Структура установи.
16. Форми уніфікованих документів.
17. Штатні розписи.
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 73)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
14. Номенклатури справ.
15. Описи справ.
16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
17. Протоколи (погодження планів поставок).
18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
19. Специфікації (виробів, продукції тощо).
20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
21. Статути установ.
22. Титульні списки.
23. Трудові книжки.
24. Штатні розписи.
Додаток 7
до Інструкції
(пункт 138)
ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень
| № | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 147)
ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ____________ 20__ р.
| Документи | Кількість документів | ||
| оригінали | копії | усього | |
| Вхідні | |||
| Вихідні | |||
| Внутрішні | |||
| Усього | |||
Керівник служби діловодства ________ ____________________
(підпис) (ініціали (ініціал
імені), прізвище)
______ ____________ 20__ р.
__________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 160)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
__________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах територіальних органів Держгеокадастру (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 172)
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
( Див. текст )
Додаток 11
до Інструкції
(пункт 172)