Посада укладача опису Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО
Керівник служби діловодства Підпис Розшифровка підпису
Дата
Передав ______________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Посада працівника
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Прийняв ___________________________________________________ справ
цифрами і словами)
Особа, відповідальна
за архів суду Підпис Розшифровка підпису
Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 26
до Інструкції
(пункт 4.4.4)
Найменування господарського
суду
ОПИС № ___________
справ постійного зберігання
за ____________ рік
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду
Фонд № ______________ Підпис Розшифровка підпису
Дата
Печатка із зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
| № з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
У цей розділ опису внесено ______________ справ з № ___ до № ___,
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________
пропущені номери ________________________________________________
Посада особи, яка
склала опис Підпис Розшифровка підпису
Дата
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання
державної архівної установи ЕК суду
____________ № _____ __________ № _____
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 27
до Інструкції
(пункт 4.4.10)
ФОРМА
титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання
_________________________________________________________________
(найменування державної архівної установи)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
__________
* Заповнюється в державній архівній установі
Фонд № __________________________________________________________
ОПИС № __________________________________________________________
_________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ ________________________
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 28
до Інструкції
(пункт 4.4.11)
Найменування господарського
суду
Фонд № ____________________
ОПИС № ______
справ тривалого ЗАТВЕРДЖУЮ
(понад 10 років) Керівник апарату суду
зберігання Підпис Розшифровка підпису
за ____________ рік Дата
Печатка із зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
| № з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
У цей розділ опису внесено _______________справ з № ___ до № ___,
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________
пропущені номери ________________________________________________
Посада особи,
яка склала опис Підпис Розшифровка підпису
Дата
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК суду
__________________ № _____
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 29
до Інструкції
(пункт 4.4.11)
Найменування господарського
суду
Фонд № ____________________
ОПИС № ________
справ з кадрових ЗАТВЕРДЖУЮ
питань (особового складу) Керівник апарату суду
за ____________ рік Підпис Розшифровка підпису
Дата
Печатка із зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу)
| № з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи (тому, частини) | Строк зберігання справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
У цей розділ опису внесено____________________справ з №__ до №__,
(цифрами і словами)
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________
пропущені номери ________________________________________________
Посада особи,
яка склала опис Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання
державної архівної установи ЕК суду
____________ № _____ __________ № _____
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 30
до Інструкції
(пункт 4.5.5)
_________________________________________________________________
(найменування господарського суду)
ЖУРНАЛ
обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду
Том № _________________________________
Початий _______________________________
Закінчений ____________________________
Разом у ____________ році надійшло ________________________ справ
(цифрами і словами)
(наводяться підсумкові дані за графами 5-8)
вибуло ____________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
(наводяться підсумкові дані за графами 9-12)
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 31
до Інструкції
(пункт 4.5.13)
Кому надсилається _________________________________________
(найменування й адреса одержувача)
Ким надсилається _________________________________________
(найменування й адреса суду, що звітує)
ПАСПОРТ
архіву суду*
__________
* Надсилається відповідній державній установі до 1 грудня поточного року.
| Найменування суду | Дата створення суду |
I. Відомості про документи
II. Відомості про приміщення
| Площа архівосховища в м-2 | Ступінь завантаженості в % | Коротка характеристика приміщення | Наявність робочих кімнат, читального залу |
III. Відомості про кадри
| Кількість штатних працівників | Прізвище, ім'я, по батькові | Освіта, фах | Стаж роботи |
_________________________________________________________________
(адреса і номер телефону суду)
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 32
до Інструкції
(пункт 4.6.14)
Найменування господарського
суду
АКТ
_________________________ № ____________
________________________________________
(місце складання)
видавання справ у тимчасове користування
________________________________________
(найменування установи (посада),
________________________________________
його поштовий індекс, адреса (П.І.Б.))
Підстава ________________________________________________________
_________________________________________________________________
З якою метою видаються справи ___________________________________
_________________________________________________________________
Видано такі справи з архіву:
_________________________________________________________________
(назва опису, категорії заголовку справи)
| № з/п | Опис № | Справа № | Заголовок справи | Крайні дати документів справи | Кількість аркушів справи | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
__________________________________
(цифрами і словами)
справ на строк __________________________________________________
Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в
обкладинки, з пронумерованими аркушами. Отримувач зобов'язується
не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім
особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не
публікувати документи без дозволу суду.
Отримувач зобов'язується повернути справи в строк,
зазначений в акті. Отримувача попереджено про відповідальність
згідно з чинним законодавством у разі пошкодження або втрати
справ, що видані.
Керівник апарату суду, Посада керівника
який видав справи установи, особи,
що отримала справи
підпис розшифровка підпису підпис розшифровка підпису
Дата Дата
Гербова печатка суду Гербова печатка
Особа, відповідальна
за архів
підпис розшифровка підпису
Дата
Справи повернені в повному
обсязі та збереженості
Прийняв справи Здав справи
Особа, ____________________________
відповідальна за архів (назва посади)
підпис розшифровка підпису підпис розшифровка підпису
Дата Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 33
до Інструкції
(пункт 4.6.16)
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № ___
наявності та стану справ архіву суду
_________________________
(назва)
Перевіряння проводили ______________________________________
_________________________________________________________________
(дата перевіряння, посада, прізвище, ініціали)
Разом _____________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Перевірку провели: ______________________________________________
(посади, підписи, розшифровка підписів)
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 34
до Інструкції
(пункт 4.6.19)
Найменування господарського
суду
АКТ
__________ № ___________ ЗАТВЕРДЖУЮ
перевіряння наявності та Керівник апарату суду
стану справ підпис розшифровка підпису
Дата
Гербова печатка суду
________________________
(постійного, тривалого
зберігання, з кадрових
питань (особового
складу))
________________________
(назва опису)
Перевіряння проводилось з _________________ до __________________
Перевірянням установлено:
1. Нараховується за описами _______________________________ справ
(кількість)
2. Не виявлено в наявності ________________________________ справ
(кількість)
3. Мають літерні номери ___________________________________ справ
(кількість)
а) з них перераховано в описі,
але не обліковано в підсумковому
записі _________________________ справ
(кількість)
б) не перераховано в описі,
але обліковано в підсумковому
записі _________________________ справ
(кількість)
4. Пропущено номерів:
а) не облікованих у
підсумковому записі _________________________ справ
(кількість)
б) облікованих у підсумковому
записі _________________________ справ
(кількість)
5. У наявності за даним описів (з тих, що включені в описи),
з них: _________________________ справ
(кількість)
5.1. Потребують дезінфекції
і дезінсекції _________________________ справ
(кількість)
5.2. Потребують реставрації _________________________ справ
(кількість)
5.3. Потребують ремонту _________________________ справ
(кількість)
5.4. Потребують оправлення
або підшивання _________________________ справ
(кількість)
5.5. Потребують відновлення
згасаючих текстів _________________________ справ
(кількість)
5.6. Непоправно пошкоджені _________________________ справ
(кількість)
5.7. Видано в тимчасове
користування _________________________ справ
(кількість)
6. Разом в наявності є _________________________ справ
(кількість)
7. Характеристика умов зберігання справ
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Перевірку проводили ________________________________________
(посади, підписи, розшифровка підписів)
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК суду
_________________ № ______
Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 35
до Інструкції
(пункт 4.6.26)
Найменування господарського суду
АКТ
____________ № ____________ ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________ Керівник апарату суду
(місце складання) підпис розшифровка підпису
про невиправні пошкодження Дата
справ Гербова печатка суду
Опис _______________________
(назва опису)
Виявлено непоправно пошкодженими такі справи:
| № з/п | Опис № | Справа № | Заголовок пошкодженої справи | Крайні дати справи | Кількість аркушів справи | Сутність та причини пошкоджень |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом виявлено пошкоджених ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
Перелічені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки _____
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання
державної архівної установи ЕК суду
____________ № ____ ___________ № ____
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 36
до Інструкції
(пункт 4.6.26)
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду Посада керівника
установи-приймальника
________ _____________________ ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата Дата
Гербова печатка суду Печатка установи із
зазначенням ідентифікаційного
коду (гербова печатка)
АКТ
_______________________________________________
(місце складання)
приймання-передавання справ (документів) в архів іншої установи
Підстава: _______________________________________________________
(зміст рішення, номер і повна назва описів,
_________________________________________________________________
що передаються; найменування та адреса архіву
_________________________________________________________________
суду-здавальника)
___________________________________________________________ здав,
а _______________________________________________________________
(найменування та адреса архіву установи-приймальника)
прийняв документи названих описів і довідковий апарат до них:
| № з/п | Номер і назва описів | Кількість примірників кожного опису | Кількість справ | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Усього __________________________________________________________
(за графами 2-4)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
_______________________ _______________________
(посада, підпис, (посада, підпис,
розшифровка підпису) розшифровка підпису)
Дата Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 37
до Інструкції
(пункт 4.6.26)
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду _______________________________
(посада керівника державної
архівної установи)
________ _____________________ ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата Дата
Гербова печатка Печатка установи із зазначенням
ідентифікаційного коду (гербова
печатка)
АКТ
__________________________
(місце складання)
приймання-передавання справ на постійне зберігання
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"
У зв'язку з _____________________________________________________
(завершенням строку зберігання документів,
ліквідацією суду тощо)
_________________________________________________________________
(назва опису)
_____________________________________________ приймає на постійне
(найменування державної архівної установи)
зберігання документи за ________________________________________,
(роки)
а також довідковий апарат до них:
| № з/п | Номери і назви описів | Кількість примірників | Кількість справ | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Номери відсутніх справ __________________________________________
Усього прийнято ___________________________________________ справ
(цифрами і словами)
У ________________________________________________ фонд № _______
(найменування державної архівної установи)
Передавання Приймання
здійснив: _____________________ здійснив: _____________________
(посада, підпис, (посада, підпис,
розшифровка підпису) розшифровка підпису)
Дата Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 38
до Інструкції
(пункт 4.6.27)
КАРТКА ОБЛІКУ
невиявленої справи
Найменування господарського
суду Фонд № _____________________
(назва фонду)
Опис № _____________________
(назва опису)
| Номер справи | Заголовок справи | Крайні дати | Кількість аркушів | Позначки про хід розшуку | Результати розшуку |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
Додаток 39
до Інструкції
(пункт 4.7.2)
_________________________________________________________________
(найменування господарського суду)
ЖУРНАЛ
видавання справ з архіву суду
Титульний аркуш журналу видавання справ з архіву суду
| № з/п | Дата видавання | Опис № | Справа № | Крайні дати документів справи | Кому видана | Підпис про отримання | Підпис про повернення, дата | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Разом у _______________________________ році видано з архіву суду
___________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Особа, відповідальна
за архів Підпис Розшифровка підпису
Дата
| Начальник управління з питань судового діловодства | О. Слоніцький |
( Текст взято з сайту ДСА України http://court.gov.ua )
