Щодо переліку та способу надання підтвердних документів, які повинні надавати фізичні особи - підприємці відрядженим працівникам при здійсненні з ними готівкових розрахунків

У зв'язку з чисельними запитами від установ та організацій, підпорядкованих МВС України, стосовно переліку та способу надання підтвердних документів, які повинні надавати фізичні особи - підприємці відрядженим працівникам при здійсненні з ними готівкових розрахунків, просимо надати роз'яснення законодавства з наступних питань.

Пунктом 7 постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або часткою утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" визначено, що "державним службовцям, а також іншим особам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтвердних документів відшкодовуються:

1) витрати:

на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях".

Пунктом 15 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року N 59, визначено, що "підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Податкового кодексу України".

Досить часто працівники, які відряджені, проводять розрахунки готівкою за отримані послуги з найму житлового приміщення та переїзду з фізичними особами - підприємцями. При затвердженні авансового звіту установою, що відрядила працівника, виникають суперечливі питання з приводу підтвердних документів у працівника, що звітується, та наявної в них інформації для визначення наступних питань:

1. Яким чином переконатися, що кошти, які сплатив працівник установи фізичній особі - підприємцю, є для останнього доходом, з якого сплачується (сплачений) єдиний податок, та відповідно до пункту 165.1.36 статті 165 розділу IV Податкового кодексу України не включається до оподатковуваного доходу, з якого податковим агентом (установою, що відрядила працівника) необхідно було б утримати податок на доходи фізичних осіб.

2. Яким чином переконатися, що єдиний податок сплачений саме з доходів по тому виду послуг, що отримані працівником установи та чи взагалі фізична особа - підприємець має право на надання таких послуг.

3. Яким чином підтвердити повноту проведеного розрахунку готівкою, коли фізичні особи - підприємці переважно не застосовують реєстратори розрахункових операцій, які б друкували розрахункові документи (наприклад, касовий чек).

Ураховуючи викладене, а також з метою уникнення зловживань при здійсненні готівкових розрахунків працівниками установ з фізичними особами - підприємцями за надані (отримані) послуги з переїзду та найму житлового приміщення під час відрядження, просимо надати роз'яснення з приводу вичерпного переліку та способу надання підтвердних документів до авансового звіту працівником, що повернувся з відрядження та здійснював розрахунки готівкою з фізичними особами - підприємцями, які б відображали наступну інформацію:

1. Найменування видів діяльності, які повинна здійснювати фізична особа - підприємець для законного відшкодування витрат працівникові на:

а) проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

б) на оплачу вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях.

2. Підтвердження сплати єдиного податку за зазначеними вище видами діяльності.

3. Підтвердження повноти проведеного розрахунку готівкою відрядженим працівником з фізичною особою - підприємцем.