"Документи з цього питання див. також у розділі за _____ рік, N _________".
8.3.17. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником ВОД і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
8.3.18. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до ВОД, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
8.3.19. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Головдержслужби України, за яким справи передаються на зберігання до Державного архіву.
8.3.20. Зведений опис справ постійного строку зберігання Головдержслужби України складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК Державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві.
Для затвердження до Державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у Державному архіві, а решта повертається до Головдержслужби України. Передавати справи до Державного архіву необхідно в установлені строки.
8.3.21. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання Державним архівом не затверджуються.
8.3.24. Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.
8.3.25. Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".
Додаток 1
до Інструкції
Міністерство закордонних
справ України
^
| 3 інтервали
v
Згідно з Протоколом про наміри щодо співробітництва між
Головним управлінням державної служби України та Головою
Управління Цивільної Служби Республіки Польща, підписаним
12 грудня 2000 року, Головдержслужбою України підготовлено проект
робочої програми співробітництва між Головним управлінням
державної служби України і Управлінням цивільної служби Республіки
Польща на 2005 рік.
Просимо сприяння щодо отримання проекту робочої програми
Управлінням цивільної служби Республіки Польща.
Приклад Республіки Польща, як країни - члена Європейського
Союзу, є дуже корисним для України в питаннях здійснення заходів
щодо розвитку та модернізації державної служби з урахуванням
стандартів ЄС.
Враховуючи викладене, звертаємось з проханням:
- підтримати ініціативу Головдержслужби України та сприяти у
зміцненні співпраці з Управлінням цивільної служби Республіки
Польща;
- доручити Посольству України в Республіці Польща підготувати
та надати інформацію про донорські організації, які б могли
здійснити фінансування заходів відповідно до робочої програми.
Просимо інформувати Головдержслужбу України щодо стану
проходження зазначених документів з метою здійснення необхідних
заходів та швидкого реагування.
^
| 1 інтервал
v
Додаток: на 3 арк.
^
| 2 інтервали
v
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
Додаток 2
до Інструкції
Міністру Кабінету Міністрів
України
І.І.Іванову
^
| 2 інтервали
v
Шановний Іване Івановичу!
^
| 1 інтервал
v
Головне управління державної служби України направляє Вам у
порядку інформації копію Пам'ятної записки з питань реформи
державного управління та державної служби місії Світового банку,
що працювала з 25 травня по 7 червня 2004 року, та лист до неї
директора Світового банку по Україні, Білорусі та Молдові Луки
Барбоне.
^
| 1 інтервал
v
Додаток: на 16 арк.
^
| 2 інтервали
v
З повагою
^
| 1 інтервал
v
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
Додаток 3
до Інструкції
Першому заступнику Міністра
Кабінету Міністрів України
І.І.Іванову
На лист від 26.08.2004
N 5712/0/2-04
^
| 2 інтервали
v
Шановний Іване Івановичу!
^
| 1 інтервал
v
Головне управління державної служби України розглянуло Ваш
лист від 26.08.2004 N 5712/0/2-04 щодо погодження виїзду до Канади
з 2 по 24 жовтня 2004 року Загаєцької О.А. з метою участі у
конференції "Інформаційно-телекомунікаційні технології заради
розвитку - від стратегії бачення до дії"".
Згідно з Положенням про Головне управління державної служби
України (пункт 21), затвердженим Указом Президента України від
02.10.99 N 1272, Порядком надання Головному управлінню державної
служби інформації про направлення за кордон державних службовців з
метою навчання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 26.12.2003 N 2019, погоджуємо подані документи для подальшого
оформлення наказу про службове відрядження за кордон з метою
навчання вказаної особи.
^
| 2 інтервали
v
З повагою
^
| 1 інтервал
v
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
Додаток 4
до Інструкції
Міністерство закордонних
справ України
01018, Київ-18,
Михайлівська пл., 1
^
| 3 інтервали
v
Згідно з Протоколом про наміри щодо співробітництва між
Головним управлінням державної служби України та Головою
Управління Цивільної Служби Республіки Польща, підписаним
12 грудня 2000 року, Головдержслужбою України підготовлено проект
робочої програми співробітництва між Головним управлінням
державної служби України і Управлінням цивільної служби Республіки
Польща на 2005 рік.
Просимо сприяння щодо отримання проекту робочої програми
Управлінням цивільної служби Республіки Польща.
Приклад Республіки Польща, як країни - члена Європейського
Союзу, є дуже корисним для України в питаннях здійснення заходів
щодо розвитку та модернізації державної служби з урахуванням
стандартів ЄС.
Враховуючи викладене, звертаємось з проханням:
- підтримати ініціативу Головдержслужби України та сприяти у
зміцненні співпраці з Управлінням цивільної служби Республіки
Польща;
- доручити Посольству України в Республіці Польща підготувати
та надати інформацію про донорські організації, які б могли
здійснити фінансування заходів відповідно до робочої програми.
Просимо інформувати Головдержслужбу України щодо стану
проходження зазначених документів з метою здійснення необхідних
заходів та швидкого реагування.
^
| 1 інтервал
v
Додаток: на 3 арк.
^
| 2 інтервали
v
| Начальник Головдержслужби | Т.Мотренко |
Додаток 5
до Інструкції
Начальнику Головдержслужби
Т.В.Мотренку
^
| 2 інтервали
v
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
^
| 1 інтервал
v
Від: першого заступника Начальника Головдержслужби БОРСУКА М.О.
^
| 1 інтервали
v
Стосовно: виконання окремого доручення Начальника
Головдержслужби України від 04.05.2006 щодо
розроблення проекту Порядку проведення
щоквартальної наради апарату Головдержслужби України
^
| 1 інтервал
v
Суть питання:
^
| 1 інтервал
v
З урахуванням пропозицій керівників структурних підрозділів
Головдержслужби України управлінням організаційної роботи,
документообігу та контролю розроблено Порядок проведення
щоквартальної наради апарату Головдержслужби України (додається).
^
| 1 інтервал
v
Пропозиції:
^
| 1 інтервал
v
Прошу Вас погодити зазначений Порядок з метою використання
при підготовці та проведенні розширеної щоквартальної апаратної
наради.
^
| 2 інтервали
v
З повагою
"___" ___________ 200_ року М.Борсук
Додаток 6
до Інструкції
(Державний
Герб
України)
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
^
| 2 інтервали
v
Н А К А З
^
| 1 інтервал
v
м. Київ
"___" __________ 2006 року N _________
^
| 1 інтервал
v
Про внесення змін до наказу Головдержслужби від 14.11.2003 N 132
^
| 1 інтервал
v
З метою забезпечення реалізації конституційного права
громадян на звернення і відповідно до статті 22 Закону України
"Про звернення громадян", Указу Президента України від 13.08.2002
N 700 "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації
громадянами конституційного права на звернення"
^
| 1 інтервал
v
Н А К А З У Ю:
^
| 1 інтервал
v
1. Внести зміни до наказу Головдержслужби від 14.11.2003
N 132, виклавши пункти 4 та 5 у такій редакції:
"4. Управлінню справами (Яремчук І.М.) разом з юридичним
управлінням та департаментом персоналу державних органів та
місцевого самоврядування двічі на рік (у січні та липні)
аналізувати стан роботи зі зверненням громадян, аналітичні довідки
з цього питання надавати Начальникові Головдержслужби.
5. Інформаційно-аналітичному управлінню (Балюк В.В.)
забезпечити оприлюднення аналітичних матеріалів про стан роботи зі
зверненнями громадян у журналі "Вісник державної служби".
2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого
заступника Начальника Головдержслужби Борсука М.О.
^
| 3 інтервали
v
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко
Підготовлено: Погоджено:
управління організаційної роботи, перший заступник
документообігу та контролю Начальника Головдержслужби
________________________ О.Яцуба ___________________ М.Борсук
заступник
Начальника Головдержслужби
_______________ В.Буяльський
заступник
Начальника Головдержслужби
___________________ В.Сороко
заступник
Начальника Головдержслужби
_____________________ В.Ткач
юридичне управління
__________________ В.Баланюк
управління справами
__________________ І.Яремчук
департамент персоналу
державних органів та
місцевого самоврядування
___________________ В.Саєнко
інформаційно-аналітичне
управління
____________________ В.Балюк
управління
організаційно-аналітичного
забезпечення роботи
керівника та кадрової роботи
____________________ Ю.Піжук
Додаток 7
до Інструкції
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації відділом організації документообігу управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головдержслужби України
1. Копії листів, що надійшли до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрати матеріалів.
10. Вітальні листи і запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Наукові звіти за темами.
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
14. Форми статистичної звітності.
15. Листи та телеграми з вдячністю щодо власного привітання.
Додаток 8
до Інструкції
------------------------------------------------------------------
|ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ|2. 09.08.2006 |
| | |
| 1. РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА |--------------------|
| |(Контрольний термін)|
| (доручення) (Доручення) | |
|-------------------------------------------+--------------------|
|3. Реєстраційний N та|4. Кореспондент |5. Вихідні |
|дата документа |м/р Донецька обл. |реєстраційний N та |
| |м. Торез |дата документа |
|N 9410/0/11-06 | |02-32-1519 |
|10.07.2006 14:41:09 | |03.07.2006 |
|-------------------------------------------+--------------------|
|6. Короткий зміст |7. На N |
| |--------------------|
|Про обчислення та зарахування до стажу д/с |8. Відповідальний |
| |підрозділ: |
|9. Резолюція та її автор |02/ |
------------------------------------------------------------------
Додаток 9
до Інструкції
(Державний
Герб
України)
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
01601, м. Київ, вул. Прорізна, 15, тел. приймальня: 279-05-29,
відділ організації документообігу 279-57-90,
E-mail: infau@guds.gov.ua
-----------------------------------------------------------------
____________ N ___________
на N _____________________
Зразок
Додаток 10
до Інструкції
ПЕРЕЛІК
індексів по апарату Головного управління державної служби України
01 Начальник Головдержслужби України
02 Перший заступник Начальника Головдержслужби України
03 Заступник Начальника Головдержслужби України
04 Заступник Начальника Головдержслужби України
05 Заступник Начальника Головдержслужби України
10 Юридичне управління
11 Відділ нормативно-правової роботи та взаємодії з Верховною Радою України
12 Відділ консультативно-правової роботи
20 Управління організаційної роботи, документообігу та контролю
21 Організаційний відділ
22 Відділ контролю
23 Відділ організації документообігу
30 Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи
31 Відділ організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника
32 Відділ протоколу та консультацій з громадськістю
40 Департамент персоналу державних органів та місцевого самоврядування
41 Відділ центральних державних органів
42 Відділ моніторингу професійної діяльності державних службовців I-III категорій посад
46 Відділ координації діяльності територіальних підрозділів Головдержслужби
47 Відділ місцевих державних адміністрацій та служби в органах місцевого самоврядування
50 Управління стратегічного розвитку та ефективності державної служби
51 Відділ стратегічного планування та професіоналізації державної служби
52 Відділ європейської інтеграції та міжнародного співробітництва
60 Інформаційно-аналітичне управління
61 Відділ аналітичного супроводження державної служби
62 Відділ інформаційних технологій
70 Контрольно-інспекційне управління
71 Відділ з питань запобігання проявам корупції
72 Відділ з контролю за дотриманням законодавства з питань державної служби
80 Управління справами
81 Фінансово-бюджетний відділ
82 Відділ господарського обслуговування та матеріально-технічного забезпечення
83 Сектор внутрішнього фінансового контролю
90 Координаційна рада з питань державної служби при Президентові України
92 Редакційна колегія видання "Бібліотека молодого державного службовця"
94 Центр сприяння інституційному розвитку державної служби
95 Сектор кадрової роботи
96 Наукова рада
97 Редколегія журналу "Вісник державної служби України"
98 Громадська рада при Начальнику Головдержслужби України
Додаток 11
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації працівників, які відбувають у відрядження з Головного управління державної служби України
--------------------------------------------------------------------------
| N | Прізвище, |Посада,| Номер | Прізвище, | Дата |
|п/п| ім'я, по | яку |посвідчення| посада |-----------------------|
| | батькові | він | про |працівника,|відбуття у |прибуття з |
| |відрядженого|займає |відрядження| який |відрядження|відрядження|
| |працівника | |та наказу | підписав | | |
| | | | |посвідчення| | |
| | | | | про | | |
| | | | |відрядження| | |
|---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------|
| | | | | | | |
|---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------|
| | | | | | | |
|---+------------+-------+-----------+-----------+-----------+-----------|
| | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
Додаток 12
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку працівників, які прибувають у відрядження до Головного управління державної служби України
-----------------------------------------------------------------------
| N | Прізвище, | Посада, | Найменування | Дата |
|п/п| ім'я, по | яку | об'єднання, |-----------------------|
| | батькові | займає | підприємства, |відбуття у |прибуття з |
| |відрядженого| | установи, що |відрядження|відрядження|
| |працівника | |видала посвідчення| | |
| | | | про відрядження | | |
|---+------------+---------+------------------+-----------+-----------|
| | | | | | |
|---+------------+---------+------------------+-----------+-----------|
| | | | | | |
|---+------------+---------+------------------+-----------+-----------|
| | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------
Додаток 13
до Інструкції
ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ,
на які ставиться гербова печатка
- Акти (списання, експертизи тощо)
- Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів
- Довідки (лімітні; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)
- Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення
- Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо)
- Заявки (на обладнання, винаходи тощо)
- Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції
- Посвідчення про відрядження та доручення на право перевірки органів виконавчої влади
- Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)
- Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)
- Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями)
- Протоколи (погодження планів поставок)
- Реєстри (чеків, бюджетних доручень)
- Специфікації (виробів, продукції тощо)
- Статути державних підприємств (об'єднань)
- Титульні списки
- Штатні розписи
- Телеграми