Про затвердження Інструкції з діловодства Головдержслужби України

Наприклад:

415/01-13/27 або 41/68/59.

5.5. Погодження документів

5.5.1. З метою оцінки доцільності документа та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у Головдержслужбі України посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа (згідно з положеннями про відповідні структурні підрозділи та покладеної резолюції) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

5.5.2. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем в робочому порядку.

Проект документа подається на погодження в окремій папці з обов'язковим зазначенням відповідного структурного підрозділу, прізвища безпосереднього виконавця та внутрішнього контактного телефону.

Проекти таких документів розглядаються Начальником Головдержслужби України невідкладно.

5.5.3. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

5.5.4. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою.

Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату і час візування.

У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Віза може проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Головдержслужбі України.

5.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються як правило на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

5.5.6. Проекти нормативно-правових актів Головдержслужби України перевіряються юридичним управлінням Головдержслужби України на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта після погодження з усіма співвиконавцями.

5.5.7. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для розгляду.

Зовнішнє погодження проектів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

5.5.8. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

5.5.9. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

5.6. Засвідчення документів

5.6.1. Документи засвідчуються підписом, грифом затвердження та печаткою.

5.6.2. Документи підписуються посадовими особами Головдержслужби України відповідно до їх компетенції.

На бланках Головдержслужби України документи підписуються Начальником Головдержслужби України або його заступниками відповідно до їх повноважень, враховуючи вимоги нормативно-правових актів та цієї Інструкції.

Документи, що надсилаються управлінням державної служби Головдержслужби, підписуються Начальником Головдержслужби України, першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України, а також директором департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування відповідно до їх компетенції.

Відповіді на листи підписуються першим заступником або заступниками Начальника Головдержслужби України, які розглядали відповідні вхідні документи, якщо інше не передбачено дорученням Начальника Головдержслужби.

5.6.3. За підписом Начальника Головдержслужби або особи, яка його офіційно заміщує, мають надсилатися наступні листи:

на виконання законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, за виключеннями доручень Кабінету Міністрів України, які передаються на розгляд першому заступникові, заступникам Начальника Головдержслужби України;

висновки Головдержслужби України щодо подань про погодження призначення на посади та звільнення з посад перших заступників міністрів - керівників апаратів, заступників керівників інших центральних органів виконавчої влади, відповідальних за роботу апарату, заступників голів облдержадміністрацій - керівників апаратів, керівників кадрових служб центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також керівників центрів перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, керівників державних підприємств, установ та організацій;

відповіді на листи за підписом першої особи, надіслані головним розробником проектів нормативно-правових актів щодо їх погодження;

щодо направлення на погодження та внесення в установленому порядку до Кабінету Міністрів України проектів нормативно-правових актів;

відповіді на інші листи центральних органів виконавчої влади та облдержадміністрацій за підписом першої особи, якщо інше не передбачено дорученням Начальника Головдержслужби України до вказаних листів. При цьому проміжні відповіді дописувачам підписуються заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

За підписом Начальника Головдержслужби України надсилаються листи щодо погодження продовження терміну перебування на державній службі державним службовцям, які досягли граничного віку.

На бланках структурних підрозділів Головдержслужби України, довідках з окремих питань, при засвідченні копій тощо ставиться підпис посадової особи, у межах компетенції якої робиться відповідь.

5.6.4. Підпис друкується жирним шрифтом в один ряд і складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища.

Наприклад:

Начальник Головдержслужби України підписує лише перший примірник документа, який йому подається на підпис.

Для оформлення архівних справ виконавцем знімається копія цього документа та додається до другого примірника з візами.

5.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня Начальник Головдержслужби України підписує всі перші примірники.

5.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям підписується тільки оригінал, який залишається у справі Головдержслужби України, а на місця розсилаються засвідчені ВОД примірники.

5.6.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами.

При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

5.6.8. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні.

Наприклад:

5.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем (якщо є).

Наприклад:

5.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або використання косої риски перед найменуванням посади.

5.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними посадовими особами Головдержслужби України, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

5.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

5.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

5.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

5.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою (додаток 13).

Гербова печатка ставиться також на договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка, яка відтворює найменування Головдержслужби України або структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

5.7. Адресування документів

5.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному.

Наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено.

Наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

5.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Наприклад:

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Наприклад:

5.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

5.8. Відмітки про проходження та виконання документів

5.8.1. Під час проходження документа в Головдержслужбі України обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому полі першого аркуша документа (дата надходження документа, індекс документа) відповідно до п. 3.2 цієї Інструкції;

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця).

Наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

5.8.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на зворотному боці останнього аркуша документа.

Наприклад:

5.9.1. Копія документа для зовнішнього використання виготовляється і видається тільки з дозволу Начальника Головдержслужби України, його першого заступника чи заступників.

Головдержслужба України може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються нею.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

5.9.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.

Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис".

Наприклад:

5.9.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

Наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою Головдержслужби України (негербовою) або ВОД.

Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

5.10. Оформлення додатків до документів

5.10.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому.

Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

5.10.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер.

Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.

Наприклад:

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на II квартал 2005 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 2005 р. на 2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.2005 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

5.11. Розмноження документів

5.11.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається Начальником Головдержслужби України, а необхідність розмноження окремих документів - заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до їх компетенції та керівниками структурних підрозділів.

5.11.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо відповідальним за діловодство за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

5.11.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися за окремим дорученням Начальника Головдержслужби України або особи, яка виконує його обов'язки.

Для виконання розмножувальних робіт великих за обсягом документів виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу, і передає керуючому справами разом із замовленням.

Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

Тиражування і копіювання документів згідно заявок структурних підрозділів здійснюється також через ВОД з наданням номера врахованого екземпляру по списку поширення.

5.12. Порядок подання документів на підпис Начальникові Головдержслужби України

5.12.1. Документи, що подаються для підпису Начальникові Головдержслужби України, приймаються відділом організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи не пізніше ніж за один день до терміну, визначеного Начальником Головдержслужби України, щоденно (крім вихідних днів) з 10-00 до 17-00.

Такі документи подаються на розгляд Начальникові Головдержслужби України наступного дня при розгляді пошти.

Виконавець повинен враховувати, що документ перевіряється у вказаному відділі на предмет:

- дотримання контрольних термінів;

- формальної частини;

- змістовної частини.

5.12.2. Документ приймається особисто заступником начальника управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи - начальником відділу організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника.

Усі документи, завізовані вказаною особою впродовж дня та прийняті до подальшого розгляду, передаються на розгляд та візування начальникові управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи не пізніше 18-00.

5.12.3. Документи на виконання доручень, термін виконання яких визначено Начальником Головдержслужби України 10 і менше днів (такі доручення при розгляді Начальником Головдержслужби України помічаються червоною позначкою "терміново"), а також доручень щодо підготовки проектів нормативно-правових актів (крім службових записок, подань про перенесення термінів та зняття з контролю), можуть бути подані до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи у порядку подання на підпис Начальникові Головдержслужби України, як виняток, у день контролю, визначений дорученням Начальника Головдержслужби України, до 13-00.

Такі документи доповідаються Начальникові Головдержслужби України під час розгляду невідкладних документів.

5.12.4. Управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи здійснює контроль за дотриманням структурними підрозділами вимог зазначеного порядку та доповідає Начальникові Головдержслужби України щодо його порушень.

5.12.5. У випадку, якщо документ подається до управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи з порушенням вказаних вимог, начальник цього управління, з урахуванням робочого графіка Начальника Головдержслужби України, приймає остаточне рішення щодо доповіді вказаного документа як невідкладного Начальникові Головдержслужби України.

Вказане стосується лише документів без зовнішніх термінів виконання. Щодо можливості зриву термінів виконання по таких документах відповідальність несе виключно керівник структурного підрозділу - головний виконавець зазначеного документа.

6.1. Обробка та організація централізованої розсилки вихідних документів здійснюється працівниками ВОД в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у ВОД.

6.2. Під час приймання від діловодів вихідних документів обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначення адреси;

прізвище та телефон виконавця;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;

наявність на документі відмітки про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

6.3. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

6.4. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

6.5. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

6.6. У РКК або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

6.7. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

6.8. Документи на електронних носіях надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження електронних носіїв із записаною на них інформацією. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

6.9. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до ВОД у години, встановлені для цього Інструкцією.

7.1. Контроль у центральному апараті Головдержслужби України, Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю, затвердженого наказом Головдержслужби України від 25 листопада 2005 року N 284, та Методики процесу "Виконання актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України".

7.2. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

7.3. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

7.4. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю;

формування картотеки виконаних документів.

7.4. Організацію контролю в Головдержслужбі України за виконанням завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України здійснює перший заступник Начальника Головдержслужби України.

Безпосередній контроль за виконанням документів/доручень покладається на відділ контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю.

У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України, Центрі та управліннях державної служби Головдержслужби України безпосередній контроль за виконанням доручень здійснюють працівники, до посадових обов'язків яких входить здійснення поточного контролю та діловодства.

Їх діяльність, основні завдання, обов'язки, права та відповідальність визначені Типовою інструкцією відповідального за здійснення поточного контролю та діловодства в центральному апараті та управліннях державної служби Головдержслужби України, затвердженою наказом Головдержслужби України від 25 листопада 2005 року N 284.

7.5. Безпосередній контроль за дотриманням термінів виконання доручень першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування структурними підрозділами центрального апарату

Головдержслужби України та управліннями державної служби Головдержслужби України здійснює відділ контролю управління організаційної роботи, документообігу та контролю за системою "АСД Головдержслужби України".

Загальний контроль в структурних підрозділах центрального апарату та управліннях державної служби Головдержслужби України - відповідальні за здійснення поточного контролю та діловодства.

Персональну відповідальність за невиконання або недотримання термінів виконання зазначених доручень несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України та керівники управлінь державної служби Головдержслужби України.

8.1. Складання номенклатур справ

8.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

8.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

8.1.3. Номенклатура справ Головдержслужби України складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

8.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за документообіг у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів та підписується керівником.

8.1.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

8.1.6. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ.

Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

8.1.7. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

8.1.8. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом відповідальний працівник.

8.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) і керівником ВОД;

перший примірник - зберігається у структурному підрозділі; другий примірник - передається у ВОД Головдержслужби України; третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

8.1.10. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться ВОД в єдину (зведену) номенклатуру справ Головдержслужби України.

8.1.11. Управління державної служби Головдержслужби України складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Головдержслужби України.

8.1.12. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

8.1.13. Зведена номенклатура справ Головдержслужби України після її остаточного доопрацювання погоджується з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву та затверджується Начальником Головдержслужби України.

8.1.14. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Головдержслужби України протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.

8.1.15. У кінці діловодного року номенклатура справ Головдержслужби України обов'язково закривається підсумковим записом.

Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник ВОД.

8.1.16. Зведена номенклатура справ складається у трьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі у ВОД;

другий - надсилається до державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

третій - розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

8.1.17. Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

8.2. Формування справ

8.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

8.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких вимог:

групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи Головдержслужби України, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу.

8.2.3. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву документи розкладаються за окремими справами згідно з номенклатурою:

в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

документи, розміщені на електронних носіях, групуються у справи на загальних підставах;

справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

8.2.4. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

8.2.5. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

8.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи.

При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

8.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

8.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

8.2.9. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю.

8.3. Зберігання документів

8.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх у ВОД зберігаються за місцем їх формування у справах. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

8.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і діловодами.

8.3.3. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

8.3.4. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу Начальника Головдержслужби України з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.3.5. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися у ВОД для наступного зберігання та використання.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у ВОД за погодженням з її керівником.

8.3.6. Підготовка документів до передачі включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

8.3.7. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.3.8. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

8.3.9. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.3.10. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ.

При передачі документів на державне зберігання акти затверджуються Начальником Головдержслужби України після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК).

Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками ВОД управлінню справами Головдержслужби України або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.3.11. Документи Головдержслужби України групуються у справи після закінчення діловодного року.

Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.3.12. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

8.3.13. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.

8.3.14. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

8.3.15. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.3.16. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: