Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в системі МНС

Відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України та з метою впровадження єдиного порядку та методики укладання договорів у системі МНС, підвищення відповідальності посадових осіб і вдосконалення роботи з договорами

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в системі МНС (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам урядових органів державного управління, департаментів та самостійних структурних підрозділів центрального апарату Міністерства, ГУ МНС в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, навчальних і науково-дослідних закладів, підприємств, установ, організацій і спеціальних формувань системи МНС організувати ведення договірної роботи відповідно до Порядку.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Скіб'яка А.Ю.

1.1. Порядок ведення договірної роботи в МНС (далі - Порядок) визначає загальні засади організації робіт із укладання, реєстрації, виконання договорів та контролю за їх виконанням, зберігання та ведення реєстру договорів, крім контрактів, що укладаються відповідно до законодавства про працю.

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Положення про Міністерство України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 листопада 2006 р. N 1539, інших законодавчих та нормативно-правових актів.

1.3. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

суб'єкти МНС - це урядові органи державного управління, центральний апарат Міністерства, ГУ МНС в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, навчальні та науково-дослідні заклади, підприємства, установи, організації та спеціальні формування сфери управління МНС;

договір - це договір або інший правочин (меморандум, угода, протокол тощо), однією із сторін якого є суб'єкт МНС, укладений за домовленістю двох або більше сторін і спрямований на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків;

міжнародний договір України - укладений у письмовій формі з іноземною державою або іншим суб'єктом міжнародного права, який регулюється міжнародним правом, незалежно від того, міститься договір в одному чи декількох пов'язаних між собою документах, і незалежно від його конкретного найменування (договір, угода, конвенція, пакт, протокол тощо);

ініціативний підрозділ - це самостійний структурний підрозділ урядового органу державного управління, центрального апарату Міністерства, ГУ МНС в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, навчального і науково-дослідного закладу, підприємства, установи, організації чи спеціального формування сфери управління МНС, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору.

1.4. Договір укладається у письмовій формі керівником суб'єкта МНС або одним з його заступників, який має право підпису відповідних договорів, після візування проекту договору заінтересованими структурними підрозділами суб'єкта МНС.

1.5. Вартість договору погоджується сторонами до початку його виконання і залежить від ефективності, якості, терміну виконання договору та інших критеріїв оцінки.

Суб'єкт МНС має право укладати договори в межах коштів, які передбачені та затверджені кошторисом чи фінансовим планом.

При укладенні договорів про створення науково-технічної продукції сторони керуються Законом України "Про наукову та науково-технічну діяльність" та Положенням про договори на створення (передачу) науково-технічної продукції, затвердженим постановою Держкомітету СРСР по науці і техніці від 9 листопада 1987 р. N 435.

2.1. Проект договору готується ініціативним підрозділом.

У разі отримання проекту договору від іншої сторони ініціативний підрозділ розглядає умови проекту договору, його економічну ефективність та доцільність.

Ініціативний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору (контракту), копій статутних документів сторони договору та здійснює підготовку проекту договору разом з техніко-економічним обґрунтуванням, у якому мають бути відображені підстави необхідності укладення та істотні умови договору.

Під час укладання договору ініціативний підрозділ перевіряє наявність у виконавця за договором відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, здійснення робіт, надання послуг.

2.2. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами.

Істотними умовами договору є ті, які визначені такими за законодавством або необхідні для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:

найменування сторін;

дата і місце його укладання;

предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, соціальним, економічним та іншим вимогам);

права та обов'язки сторін за договором;

відповідальність сторін;

способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

строк дії договору;

порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

форс-мажорні обставини;

порядок врегулювання спорів;

юридичні адреси сторін.

2.3. Невід'ємною частиною представленого для розгляду проекту договору можуть бути:

специфікація;

протокол про договірну ціну та калькуляція кошторисної вартості з розрахунками відповідно до статей витрат;

графік виконання робіт;

технічні вимоги (у разі потреби);

інша документація, що є підставою підписання договору чи його невід'ємною складовою.

2.4. Крім умов, зазначених у підпункті 2.2, договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.

2.5. До проекту договору також додаються такі документи:

копія свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності, юридичної особи, витяг із Статуту щодо юридичного статусу підприємства та його місцезнаходження;

копія свідоцтва про реєстрацію платника податку та копія довідки про платника податку на додану вартість;

довідка від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок; МФО; код ЄДРПОУ).

2.6. Ініціативний підрозділ обов'язково здійснює погодження проекту договору з фінансово-економічною службою (бухгалтерією), юридичною службою та підрозділом, відповідальним за формування Річного плану закупівель суб'єкта МНС.

За умови укладання договору Міністерством ініціативний підрозділ також погоджує проект договору з Управлінням протидії корупції та контрольно-ревізійної роботи.

У разі необхідності такий проект договору погоджується іншими заінтересованими структурними підрозділами суб'єкта МНС.

Фінансово-економічна служба (бухгалтерія) перевіряє проект договору на відповідність плану закупівель та кошторисним призначенням, порядок розрахунків (попередня оплата, за фактом постачання), реквізити замовника, наявність (відсутність) штрафних санкцій за невиконання умов договору.

Юридична служба, за наявності погодження керівників заінтересованих структурних підрозділів, здійснює правову оцінку проекту договору, зокрема його відповідність вимогам чинного законодавства, наявність у договорі (можливих відповідно до предмета договору) способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і, у разі відсутності зауважень, погоджує проект договору.

Управління протидії корупції та контрольно-ревізійної роботи перевіряє проект договору та наданий пакет документів, що є невід'ємною частиною договору, на дотримання вимог актів законодавства в частині закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти.

2.7. Термін розгляду проекту договору з усіма додатками в кожному підрозділі не може перевищувати 2 робочих днів.

2.8. У разі виявлення у проекті договору помилок та інших недоліків, що вимагають додаткового опрацювання, проект договору повертається ініціативному підрозділу на доопрацювання.

2.9. Зміни до договору можуть здійснюватися шляхом укладення додаткових договорів як за ініціативою суб'єкта МНС, так і другої сторони за договором. Погодження та підписання додаткового договору здійснюється в тому самому порядку, що й основного договору.

2.10. Для виконання договору, умовами про предмет якого є роботи чи спеціальні послуги, строк дії виконання яких перевищує один фінансовий рік, щороку після затвердження кошторису (фінансового плану) оформляється додатковий договір. У межах додаткового договору можуть уточнюватися обсяги робіт, терміни його виконання, порядок фінансування тощо.

3.1. Проект договору, погоджений із дотриманням встановленої цим Порядком процедури, подається на підпис керівнику суб'єкта МНС або його заступнику, який має право на укладення відповідних договорів.

Примірники договорів, які складено на двох і більше аркушах, прошнуровуються і скріплюються печаткою.

3.2. Оригінали укладеного договору ініціативний підрозділ надає до підрозділу, відповідального за формування Річного плану закупівель, для реєстрації його в журналі обліку договорів та присвоєння йому номера.

У журналі обліку договорів обов'язково зазначаються номер за порядком по журналу, дата договору, номер договору, назва суб'єкта господарювання, з яким укладено договір, код за ЄДРПОУ суб'єкта господарювання, з яким укладено договір, код програмної класифікації видатків (КПКВ), за яким здійснюється фінансова операція, код економічної класифікації видатків (КЕКВ), за яким здійснюються видатки, термін дії договору, сума зобов'язання за договором, сума фактичного виконання зобов'язань за договором на момент закінчення звітного періоду (бюджетного року) чи його дії, примітка - додаткова інформація щодо виконання договору, його доповнення чи пролонгації, дебіторської чи кредиторської заборгованості тощо.

Після присвоєння договору відповідного номера ініціативний підрозділ передає його для зберігання до фінансово-економічної служби (бухгалтерії), яка з метою ведення контролю за виконанням умов договору може вести свій журнал обліку договорів.

Облік договорів має забезпечити створення документальної бази для аналізу причин невиконання договірних зобов'язань, розроблення заходів щодо запобігання та усунення цих причин, а також сприяти правильному розгляду претензії та позовів контрагентів.

Документація, що є підставою підписання договору, зберігається в підрозділі, відповідальному за формування Річного плану закупівель.

3.3. Супроводження договору та контроль за його виконанням (у тому числі за термінами виконання та нарахуванням фінансово-економічною службою (бухгалтерією) штрафних санкцій за порушення умов договору) здійснюється ініціативним підрозділом. У разі необхідності ініціативний підрозділ звертається до юридичної служби, яка, в свою чергу, готує матеріали для пред'явлення претензій до сторони, якою було порушено умови договору, або звернення до суду.

3.4. Своєчасна та повна оплата договору, нарахування штрафних санкцій забезпечується фінансово-економічною службою (бухгалтерією). У разі затримки бюджетного фінансування фінансово-економічна служба (бухгалтерія) письмово доводить до відома керівника суб'єкта МНС інформацію про загрозу порушення виконання договірних зобов'язань.

3.5. Договори про внесення змін та доповнень до укладених договорів реєструються з присвоюванням номера за порядком відповідно до раніше укладених договорів про внесення змін і доповнень до договору та через дріб порядкового номера такого договору.

4.1. Відповідальність за ведення договірної роботи: розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірку відповідності виконуваних робіт умовам укладених договорів, за правильність визначення форм оплати покладається на керівника ініціативного підрозділу, що супроводжує договір з моменту підготовки проекту договору до повного його виконання.

4.2. Відповідальність за відповідність договірних документів вимогам чинного законодавства покладається на юридичну службу суб'єкта МНС.

5.1. Фінансування договорів здійснюється за рахунок коштів, передбачених та затверджених кошторисом (фінансовим планом) суб'єкта МНС.

Фінансування договору здійснюється на умовах, визначених у відповідному договорі. Можливі такі схеми фінансування:

оплата за результатами виконання договору;

поетапна оплата за результатами виконання окремих етапів, передбачених календарним планом;

попередня оплата у випадках, визначених чинним законодавством.

Конкретна схема фінансування визначається в договорі, враховуючи вимоги чинного законодавства.

5.2. Розрахунки за виконані за договором зобов'язання здійснюються на підставі вартості, визначеної договором, з урахуванням виконання сторонами договірних зобов'язань та відповідно до строків платежів, передбачених договором (за умови поетапності виконання замовлення).

У договорі може бути передбачена одноразова оплата вартості зобов'язань за договором у встановлений сторонами термін.

5.3. У разі дострокового виконання договору може передбачатись його дострокове прийняття і оплата за ціною, визначеною у договорі.

6.1. Приймання чи здача робіт (товарів, послуг) оформлюється двостороннім актом, який складається сторонами і є підставою для взаємних розрахунків. Зі сторони суб'єкта МНС акт візується ініціативним підрозділом і підписується керівником суб'єкта МНС або його заступником, який має право на підписання відповідних документів.

6.2. Суб'єкт МНС у термін, встановлений договором, зобов'язаний направити іншій стороні за договором підписаний акт або мотивовану відмову від приймання робіт (товарів, послуг).

У разі мотивованої відмови суб'єкта МНС від приймання робіт (товарів, послуг), сторонами складається двосторонній акт з переліком необхідних доопрацювань, які виконуватимуться за рахунок іншої сторони за договором у відповідні строки.

Сторони в договорі можуть передбачити інший порядок і терміни приймання виконаних роби (наданих послуг).

6.3. У разі дострокового виконання договору суб'єкт МНС в праві достроково прийняти виконані роботи (надані послуги) за договором.

7.1. Зміна або розірвання договору допускається лише за згодою сторін.

7.2. Договір може бути змінений або розірваний за рішенням суду на вимогу однієї із сторін у разі істотного порушення умов договору іншою стороною та у випадках, встановлених договором або законом.

Істотним є таке порушення стороною договору, коли внаслідок завданої цим шкоди інша сторона значною мірою позбавляється того, на що вона розраховувала при укладенні договору.

7.3. У разі односторонньої відмови від договору у повному обсязі або частково, якщо право на таку відмову встановлено договором або законом, договір є відповідно розірваним або зміненим.

7.4. У разі істотної зміни обставин, якими сторони керувалися при укладенні договору, договір може бути змінений або розірваний за згодою сторін.

Зміна обставин є істотною, якщо вони змінилися настільки, що, якби сторони могли це передбачити, вони не уклали б договір або уклали б його на інших умовах.

7.5. Якщо сторони не досягли згоди щодо приведення договору у відповідність з обставинами, які істотно змінились, або щодо його розірвання, договір може бути розірваний, а з підстав, встановлених пунктом 7.7, - змінений за рішенням суду на вимогу заінтересованої сторони при наявності одночасно таких умов:

у момент укладення договору сторони керувалися тим, що така зміна обставин не настане;

зміна обставин зумовлена причинами, які заінтересована сторона не могла усунути після їх виникнення при всіх намаганнях та обачності, які від неї вимагалися;

виконання договору порушило б співвідношення майнових інтересів сторін і позбавило б заінтересовану сторону того, на що вона розраховувала при укладенні договору;

із суті договору або звичаїв ділового обороту не випливає, що ризик зміни обставин несе заінтересована сторона.

7.6. У разі розірвання договору внаслідок істотної зміни обставин суд, на вимогу будь-якої із сторін, визначає наслідки розірвання договору виходячи з необхідності справедливого розподілу між сторонами витрат, понесених ними у зв'язку з виконанням цього договору.

7.7. Зміна договору у зв'язку з істотною зміною обставин допускається за рішенням суду у виняткових випадках, коли розірвання договору суперечить суспільним інтересам або потягне для сторін шкоду, яка значно перевищує затрати, необхідні для виконання договору на умовах, змінених судом.

8.1. У разі зміни договору зобов'язання сторін змінюються відповідно до змінених умов щодо предмета, місця, строків виконання тощо.

8.2. У разі розірвання договору зобов'язання сторін припиняються.

8.3. У разі зміни або розірвання договору зобов'язання змінюється або припиняється з моменту досягнення домовленості про зміну або розірвання договору, якщо інше не встановлено договором чи не обумовлено характером його зміни. Якщо договір змінюється або розривається у судовому порядку, зобов'язання змінюється або припиняється з моменту набрання рішенням суду про зміну або розірвання договору законної сили.

8.4. Сторони не мають права вимагати повернення того, що було виконане ними за зобов'язанням до моменту зміни або розірвання договору, якщо інше не встановлено договором або законом.

8.5. Якщо договір змінено або розірвано у зв'язку з істотним порушенням договору однією із сторін, інша сторона може вимагати відшкодування збитків, завданих зміною або розірванням договору.

8.6. Зміна або розірвання договору здійснюється за такою ж формою, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту.