| | | | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------------
Формат А3
Додаток 43
до п. 10.10
_________________________________________________________________
(найменування прокуратури)
_________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_________ N __________
на _______ рік
------------------------------------------------------------------
|Індекс справи| Заголовок | Кількість | Строк |Примітка|
| | справи | справ | зберігання | |
| | (тому, | (томів, |справи (тому,| |
| | частини) | частин) | частини) і | |
| | | |номери статей| |
| | | |за переліком | |
|-------------+-------------+-------------+-------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------------+-------------+-------------+-------------+--------|
| | | | | |
|-------------+-------------+-------------+-------------+--------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Посада керівника
структурного підрозділу _________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
ПОГОДЖЕНО
Зав. архівом (особа,
відповідальна за архів) __________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у ______ році в структурному підрозділі
------------------------------------------------------------------
| За строками |Усього | У тому числі |
| зберігання | |------------------------------------|
| | | таких, що |з позначкою "ЕПК"|
| | | переходять | |
|-------------------+-------+------------------+-----------------|
|Постійного | | | |
|-------------------+-------+------------------+-----------------|
|Тривалого (понад | | | |
|10 років) | | | |
|-------------------+-------+------------------+-----------------|
|Тимчасового (до | | | |
|10 років включно) | | | |
|-------------------+-------+------------------+-----------------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Посада особи,
відповідальної
за діловодство
у структурному
підрозділі ____________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Підсумкові відомості передано до служби діловодства
Посада керівника
структурного підрозділу ___________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4
Форма номенклатури справ структурного підрозділу
Додаток 44
до п. 10.10
_________________________________________________________________
(найменування прокуратури)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ Підпис Розшифровка підпису
__________ N ____________
на ______________ рік Дата
------------------------------------------------------------------
|Індекс справи| Заголовок | Кількість | Строк |Примітка|
| | справи | справ | зберігання | |
| | (тому, | (томів, |справи (тому,| |
| | частини) | частин) | частини) і | |
| | | |номери статей| |
| | | |за переліком | |
|-------------+-------------+-------------+-------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------------+-------------+-------------+-------------+--------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
_________________________________________________________________
(назва розділу*)
Посада керівника служби
діловодства прокуратури Підпис Розшифровка підпису
Дата
Віза зав. архівом
прокуратури (особи,
відповідальної
за архів)
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Протокол засідання ЕПК
ЕК прокуратури державного архіву
від ________ N _________ від __________ N ___________
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у _________ році в ______________________________________________
(найменування прокуратури)
------------------------------------------------------------------
| За строками |Усього | У тому числі |
| зберігання |-------+------------------------------------|
| | | таких, що |з позначкою "ЕПК"|
| | | переходять | |
|-------------------+-------+------------------+-----------------|
|Постійного | | | |
|-------------------+-------+------------------+-----------------|
|Тривалого | | | |
|(понад 10 років) | | | |
|-------------------+-------+------------------+-----------------|
|Тимчасового (до | | | |
|10 років включно) | | | |
|-------------------+-------+------------------+-----------------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Посада керівника служби
діловодства прокуратури Підпис Розшифровка підпису
Дата
Підсумкові відомості передано до архіву прокуратури
Посада особи,
відповідальної
за передавання
відомостей Підпис Розшифровка підпису
Дата
--------------
* Назва структурного підрозділу (для прокуратур, що не мають структурного поділу - напрямку діяльності)
Формат А4
Додаток 45
до п. 13.5.4
Найменування прокуратури
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури
________ N _________ Підпис Розшифровка підпису
____________________
(місце складання)
Дата
про нестачу архівних справ Печатка прокуратури
(документів) із зазначенням
ідентифікаційного коду
У результаті ________________________________ установлено нестачу
(назва заходів)
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо
розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку
з чим вважаємо можливим зняти з обліку
---------------------------------------------------------------------
|Опис N| Справа N | Заголовок |Дата справи| Кількість | Можливі |
| |(або номери| справи |(документу)| аркушів | причини |
| | аркушів |(документу)| | справи |відсутності |
| |документів)| | |(документу)| справ |
| | | | | |(документів)|
|------+-----------+-----------+-----------+-----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
---------------------------------------------------------------------
Разом ________________________________________ справ (документів)
(цифрами і літерами)
Зміст утрачених справ (документів) може бути частково
відтворений такими справами (документами):
_________________________________________________________________
(номери справ, аркушів, їх заголовки)
_________________________________________________________________
Керівник архіву (особа,
яка відповідальна за архів
прокуратури, або особа,
відповідальна за діловодство
у структурному підрозділі) __________ ____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Керівник служби
діловодства ___________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЕК
державного архіву
прокуратури
від __________ N __________ від _________ N __________
Формат А4
Додаток 46
до п. 13.5.6
________________________________
(найменування прокуратури)
АКТ ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури
________ N _________
Підпис Розшифровка підпису
__________________
(місце складання)
про вилучення для знищення Дата
документів, не внесених
до Національного Печатка прокуратури
архівного фонду із зазначенням
ідентифікаційного коду
На підставі _____________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
із зазначенням строків їх
_________________________________________________________________
зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _______
(найменування фонду)
--------------------------------------------------------------------------------
| N |Заголовок| Дата |Номери описів|Індекс справи|Кількість| Строк |Примітка|
|з/п| справи |справи|(номенклатур)| (тому, | справ |зберігання| |
| | або | або |за рік (роки)| частини) за | (томів, | справи | |
| |груповий |крайні| |номенклатурою| частин) | (тому, | |
| |заголовок| дати | | або номер | | частини) | |
| | справ |справ | | справи за | | і номери | |
| | | | | описом | |статей за | |
| | | | | | |переліком | |
|---+---------+------+-------------+-------------+---------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
--------------------------------------------------------------------------------
Посада особи,
яка проводила експертизу
цінності документів _________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання
ЕПК (ЕК) ЕК прокуратури
державного архіву
від __________ N __________ від _________ N __________
Разом _____________________________ справ за _______________ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ________ роки
схвалено, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК) ______________
(найменування
_________________________________________________________________
державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від ________ N ________)
Документи в кількості _____________________________________ справ
(цифрами і літерами)
вагою __________________ кг здано в _____________________________
(найменування установи)
___________________________ на переробку за приймально-здавальною
накладною від ____________ N _______ або знищено шляхом спалення.
Посада особи,
яка здала (знищила)
документи ____________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4
Додаток 47
до п. 14.3.2
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ______
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс | Дата | Заголовок | Номери |Примітки|
|з/п| документа | документа | документа | аркушів | |
| | | | | справи | |
|---+------------+------------+------------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---+------------+------------+------------+------------+--------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Разом ________________________________________________ документів
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________
(цифрами і літерами)
Посада особи,
яка склала внутрішній
опис документів справи ___________ ______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4
Додаток 48
до п. 14.4.1
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
справи N ______
У справі підшито (вкладено) і пронумеровано _____________________
____________________ аркуша(ів),
(цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні аркуші __________________________________________________
пропущені номери аркушів ______________________________ + аркушів
внутрішнього опису ______________________________________________
------------------------------------------------------------------
|Особливості фізичного стану та формування справи |Номери аркушів|
|-------------------------------------------------+--------------|
| 1 | 2 |
------------------------------------------------------------------
Посада особи, яка склала
засвідчувальний напис ___________ ___________________
(підпис) (розшифровка)
Дата
Формат А4
Додаток 49
до п. 14.6.1
( vb018900-10 )
Додаток 50
до п. 14.6.1
( vb018900-10 )
Додаток 51
до п. 14.6.1
( vb018900-10 )
Додаток 52
до п. 14.6.1
( vb018900-10 )
Додаток 53
до п. 14.7.1
_________________________________________________________________
(найменування прокуратури)
_________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник управління
(відділу)
Підпис Розшифровка підпису
Дата
ОПИС N ____
_________________________________________________________________
(назва розділу)
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок| Крайні |Кількість| Строк |Примітка|
|з/п | справи | справи | дати |аркушів у|зберігання| |
| | (тому, | (тому, | справи | справі | справи | |
| |частини) |частини) | (тому, | (томі, | (тому, | |
| | | |частини) |частині) |частини), | |
| | | | | |стаття за | |
| | | | | |переліком*| |
|----+---------+---------+---------+---------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей опис включено _________________ справ з N _____ по N _____,
(цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери ___________________
______________________ __________ _______________________
(посада укладача опису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
ПОГОДЖЕНО
Начальник
__________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
--------------
* Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.
Передав ___________________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
___________________________________________
(посада працівника структурного підрозділу)
_____________ ____________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Прийняв _____________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
Керівник архіву
(особа відповідальна
за архів) прокуратури ___________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4
Форма опису справ постійного, тривалого (понад 10 років)
зберігання, з особового складу структурного підрозділу
Додаток 54
до п. 15.1.2
до п. 15.1.6
(найменування прокуратури)
Фонд N ______ ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури
Підпис Розшифровка підпису
ОПИС N ______
справ постійного зберігання Дата
за __________ рік
Печатка прокуратури
із зазначенням
ідентифікаційного коду
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу прокуратури)
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс | Заголовок |Дата справи | Кількість |Примітка|
|з/п| справи | справи | (тому, | аркушів у | |
| | | (тому, | частини) | справі | |
| | | частини) | | (томі, | |
| | | | | частині) | |
|---+------------+------------+------------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено __________________ справ з N _________
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _______________________
пропущені номери _____________________
Посада особи,
яка склала опис ____________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Архіваріус (особа,
відповідальна за архів) ____________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
СХВАЛЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЕК
державного архіву прокуратури
від _________ N _______ від __________ N ___________
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу зведеного опису справ постійного
зберігання
Додаток 55
до п. 15.1.8
до п. 15.2.2
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
розділу опису
До розділу опису включено _________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N ____ до N _____
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________
пропущені номери ________________________________________________
Посада особи, яка склала
засвідчувальний напис __________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Підсумковий запис до розділу опису за ______ рік засвідчено.
Керівник секретаріату
у прокуратурі ___________ ______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4
Додаток 56
до п. 15.2.3
_________________________________________________________________
(найменування державної архівної установи,
архівного відділу міської ради*)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд N _______
ОПИС N _____
______________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ _________
Формат А4
--------------
* Заповнюється в державній архівній установі, архівному відділі міської ради
Додаток 57
до п. 15.3.1
____________________________________________
(найменування прокуратури)
Фонд N ______ ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури
Підпис Розшифровка підпису
ОПИС N ______
справ тривалого
(понад 10 років) Дата
зберігання
за __________ рік Печатка прокуратури
із зазначенням
ідентифікаційного коду
________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу прокуратури)
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість|Примітка|
|з/п | справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини) | (тому, | (томі, | |
| | | | | частини) |частині) | |
|----+---------+---------+---------+----------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________, у тому числі:
літерні номери _________________________
пропущені номери _______________________
Посада особи,
яка склала опис ___________ _________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів) ____________ _______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
ЕК прокуратури
від __________ N ___________
Формат А4
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Додаток 58
до п. 15.4.1
_______________________________________
(найменування прокуратури)
Фонд N _____________ ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника прокуратури
ОПИС N ____________ Підпис Розшифровка підпису
справ з особового складу Дата
за __________ рік
Печатка прокуратури
із зазначенням
ідентифікаційного коду
________________________________________________________
(назва розділу)
------------------------------------------------------------------
|N з/п | Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість|Примітка|
| | справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |
| | | | | частини) |частині) | |
|------+--------+---------+--------+----------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ внесено ______________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N ___________ до N ___________, у тому числі:
літерні номери _______________________
пропущені номери _____________________
Посада особи,
яка склала опис ______________ ______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник кадрового
підрозділу _______________ ______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЕК
державного архіву прокуратури
від ______________ N _______ від ______________ N _______
Формат А4
Додаток 59
до п. 16.5.9
до п. 17.4
_____________________________
(найменування прокуратури)
АКТ
________________ N _____
(місце складання)
про вилучення справ (документів)
____________________________
(найменування судового
або слідчого органу,
його поштова адреса)
Підстава ________________________________________________________
_________________________________________________________________
З якою метою вилучаються справи (документи) _____________________
_________________________________________________________________
Вилучаються такі справи (документи) з фонду N ___________________
(назва фонду)
------------------------------------------------------------------------
|N з/п|Опис N| Справа N | Заголовок |Крайні дати | Кількість |Примітка|
| | | (аркуші | справи | справи | аркушів у | |
| | |документів|(заголовки |(документів)| справі | |
| | | N) |документів)| |(документах)| |
|-----+------+----------+-----------+------------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------------
Справи (документи) видані в упорядкованому стані, з
пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами.
Посада керівника прокуратури, Посада керівника
що видала справи (документи) судово-слідчого органу,
що отримав справи
(документи)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Гербова печатка Гербова печатка
Видав справи (документи) Отримав справи (документи)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Формат А4
Додаток 60
до п. 16.5.9
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
Посада керівника Посада керівника
установи-здавальника установи-приймальника
__________ ______________
(підпис) (підпис)
_____________________ _________________________
(розшифровка підпису) (розшифровка підпису)
Дата Дата
Печатка установи із зазначенням Печатка установи
ідентифікаційного коду із зазначенням
(гербова печатка) ідентифікаційного коду
(гербова печатка)
АКТ
_____________________
(місце складання)
приймання-передавання документів в архів іншої установи
Підстава:
_________________________________________________________________
(зміст рішення, номер і повна назва фонду, що передається;
___________________________________________________________ здав,
найменування та адреса архіву установи-здавальника)
а _____________________________________________ прийняв документи
названого фонду і довідковий апарат до нього:
------------------------------------------------------------------
|N з/п | Номер і назва | Кількість |Кількість справ|Примітка|
| | описів | примірників | | |
| | | кожного опису | | |
|------+----------------+---------------+---------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Усього __________________________________________________________
(за графами 2-4)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
_________________________ ____________________________
(посада, підпис, (посада, підпис,
розшифровка підпису) розшифровка підпису)
Дата Дата
Формат А4
Додаток 61
до п. 17.1
ЗАМОВЛЕННЯ
на одержання архівних матеріалів N _____
Прошу видати у тимчасове користування наглядове провадження
(справу) для відділу (управління) ________________________________
(індекс відділу)
_____________________ __________________________
(індекс області) (номер н/п, справи)
_________________________________________________________________
(заголовок справи, прізвище)
_________________________________________________________________
(мета роботи з документами)
Спеціаліст відділу
(управління) ____________ ____________________
(підпис) (прізвище)
Дата
Формат А5
Додаток 62
до п. 17.1
КНИГА
обліку наглядових проваджень (справ) що видаються у тимчасове користування структурним підрозділам
------------------------------------------------------------------
| N |Номер н/п,| Заголовок | Індекс | Підпис | Відмітка |
|з/п | (справи) | н/п |структурного|працівника,| про |
| | | (справи) |підрозділу, | який |повернення |
| | | | до якого |одержав н/п| н/п |
| | | | видано н/п | (справу), | (справи), |
| | | | (справа) | дата | дата |
|----+----------+-----------+------------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----+----------+-----------+------------+-----------+-----------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Формат А4
Додаток 63
до п. 18.1.8
КНИГА
обліку бланків
------------------------------------------------------------------
| НАДХОДЖЕННЯ |
|----------------------------------------------------------------|
| Дата | Номер | Звідки | Кількість | Серія і |
|надходження |супровідного| надійшли |примірників | номери |
| | листа | | | бланків |
|------------+------------+------------+------------+------------|
