Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Державного агентства України з інвестицій та інновацій

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Держінвестицій. В інші установи, у разі потреби, надсилаються їх завірені копії.

5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівництва, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один з заступників Голови Держінвестицій відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Сектор документального забезпечення та контролю Держінвестицій.

У самостійних структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють їх керівники.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 11).

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби, строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Голова Держінвестицій особисто (відразу після реєстрації документа).

6.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається Держінвестицій до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіального органу;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки самостійного структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

6.3.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.6. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

6.3.7. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву Держінвестицій (додатки 12, 13).

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Держінвестицій, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення в Держінвестицій єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Номенклатура справ Держінвестицій складається з номенклатур справ окремих самостійних структурних підрозділах.

7.1.4. Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у самостійному структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником самостійного структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником канцелярії (додаток 14).

7.1.5. Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.7. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі самостійного структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи самостійного структурного підрозділу складається з індексу самостійного структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором самостійних структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ самостійного структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у самостійному структурному підрозділі.

7.1.11. Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження начальником канцелярії;

перший примірник - недоторканний, зберігається у самостійному структурному підрозділі;

другий примірник - передається в канцелярію;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Номенклатури справ самостійних структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ Держінвестицій.

7.1.12. Організації, які належать до сфери управління Держінвестицій, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Держінвестицій.

7.1.13. Під час розроблення єдиної номенклатури справ Держінвестицій, крім зведення номенклатур самостійних структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність Держінвестицій в цілому. При цьому використовуються положення про Держінвестицій та його самостійні структурні підрозділи; штатні розписи; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання Держінвестицій, на наступний рік.

7.1.14. Під час складання зведеної номенклатури справ використовуватися структурний принцип її внутрішньої побудови.

Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування самостійного структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури необхідно зазначати канцелярію.

7.1.15. Як до номенклатури справ самостійного структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ Держінвестицій включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

7.1.16. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.17. Зведена номенклатура справ Держінвестицій після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією Держінвестицій і експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України, після чого затверджується Головою Держінвестицій (додаток 15).

7.1.18. Як у номенклатурі справ самостійного структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Держінвестицій протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в канцелярію та інші установи для їх продовження тощо.

7.1.19. У кінці діловодного року номенклатура справ Держінвестицій обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом начальник канцелярії.

7.1.20. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається у справі в канцелярії;

другий - передається до канцелярії для здійснення контролю за формуванням справ у самостійних структурних підрозділах;

третій - надсилається до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними самостійними структурними підрозділами для практичної роботи.

7.1.21. Зведена номенклатура справ Держінвестицій, як і номенклатура справ самостійного структурного підрозділу, щорічно (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін зведена номенклатура справ передруковується і затверджується Головою Держінвестицій.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України один раз на п'ять років, або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Держінвестицій.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в Держінвестицій;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів.

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.

7.2.5. Документи засідань колегіального органу групуються у дві справи:

- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Держінвестицій та його самостійних структурних підрозділах здійснюється канцелярією.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в канцелярію зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У разі зберігання справ у самостійних структурних підрозділах, схоронність документів і справ забезпечується керівниками самостійних структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

7.3.3. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу Голови Держінвестицій. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається самостійний структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.4. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва Держінвестицій з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в канцелярію для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в канцелярію за погодженням з Головою Держінвестицій.

8.2. Описи справ постійного, тривалого та тимчасового строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються за формою згідно з додатками 17, 18.

8.3. Документи Держінвестицій групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання внутрішнього опису документів (додаток 19); складання підсумкового напису (додаток 20); оформлення обкладинки справи.

8.4. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.5. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 21).

8.6. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи.

8.7. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.8. Опис справ самостійного структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису самостійного структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення самостійного структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання Юридичного департаменту (08), що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2006, будуть мати номери: 08 П-06; 08 Т-06;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим самостійним структурним підрозділам, про наявність копій тощо;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю).

8.9. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались діловодством, зазначається: "Документ з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____".

8.10. Опис справ самостійного структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником канцелярії і затверджується керівником самостійного структурного підрозділу.

8.11. Опис справ самостійного структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в канцелярію, а другий залишається як контрольний примірник у самостійному структурному підрозділі.

8.12. Описи справ самостійних структурних підрозділів є підставою для складання зведеного опису справ Держінвестицій, за яким справи передаються на зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

8.13. Канцелярія складає зведений опис справ постійного строку зберігання Держінвестицій у чотирьох примірниках і подає його на затвердження експертно-перевірній комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України через два роки після завершення справ у діловодстві. Канцелярія надсилає для затвердження до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у вказаному архіві, а решта повертається Держінвестицій.

Відповідно до затверджених описів канцелярія передає справи до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України в установлені строки.

8.14. Канцелярія складає зведені описи справ тривалого строку зберігання у двох примірниках і забезпечує їх оформлення так, як і описів на справи постійного зберігання.

8.15. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання передаються самостійними структурними підрозділами в канцелярію через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2006 рік передаються в канцелярію у 2009 році). Справи тимчасового строку зберігання залишаються в самостійному структурному підрозділі.

Передача справ в канцелярію здійснюється за графіком, складеним канцелярією, погодженим з керівниками самостійних структурних підрозділів і затвердженим Головою Держінвестицій.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, канцелярія оформляє видачу справ у тимчасове користування.

8.16. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником канцелярії в присутності працівника, який відповідає за діловодство у самостійному структурному підрозділі, за умови повного упорядкування та оформлення справи. Справи постійного та тривалого строку зберігання передаються самостійними структурними підрозділами в канцелярію за описами. У кінці кожного примірника опису начальник канцелярії розписується в прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до канцелярії справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається самостійному структурному підрозділу, всі інші залишаються в канцелярії.

9.1. Робота Сектору документального забезпечення та контролю (діловодної служби) регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Положення про Держінвестицій і цієї Інструкції та затверджується наказом Держінвестицій.

9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються нею на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються Головою Держінвестицій.

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Поздоровні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

1. Акти (перевірок і ревізій, експертизи, передачі справ).

2. Завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання будинків, приміщень, споруд тощо).

5. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

6. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів із зазначенням строків зберігання документів тощо).

7. Плани (науково-дослідних робіт; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств.

11. Структура і штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи.

1. Акти (прийому об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Довідки (лімітні; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).

4. Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, платіжні доручення.

5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

6. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

7. Посвідчення про відрядження.

8. Кошторис витрат (на утримання апарату; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

9. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

10. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

11. Протоколи (погодження планів поставок).

12. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

13. Специфікації (виробів, продукції тощо).

14. Статути державних підприємств.

15. Титульні списки.

16. Штатні розписи.

1. Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

2. Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

3. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

4. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

5. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

Примітка. Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у самостійному структурному підрозділі.

Примітка. Якщо річний документообіг перевищує 25 тисяч, зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).