( Пункт 12.3 розділу 12 в редакції Рішення Аудиторської палати № 294/6 від 29.05.2014 )
12.4. Загальна тривалість засідання АПУ (з урахуванням часу можливих перерв) - чотири години.
У разі перевищення у ході засідання АПУ встановленої частиною першою цього пункту Регламенту загальної тривалості засідання АПУ, рішення про продовження засідання АПУ приймається голосуванням.
12.5. Час для доповіді з питання порядку денного на засіданнях АПУ надається в межах 15 хвилин, для співдоповідей і виступів при обговоренні - до 3 хвилин, для довідок - до 2 хвилин.
За потреби головуючий на засіданні АПУ може узгодити іншу тривалість часу для доповідей/співдоповідей/виступів/довідок через прийняття рішення голосуванням членів АПУ.
12.6. Голова АПУ головує на засіданнях АПУ. В разі відсутності Голови АПУ на засіданні АПУ, головувати на засіданні АПУ може один із його заступників.
12.7. Головуючий на засіданні АПУ:
12.7.1. відкриває засідання АПУ за наявності кворуму;
12.7.2. оголошує голосування членів АПУ щодо включення питань до порядку денного засідання АПУ;
12.7.3. проводить засідання АПУ, спрямовуючи роботу членів АПУ та інших учасників засідання АПУ на забезпечення повного, всебічного й об'єктивного розгляду всіх питань порядку денного засідання АПУ та прийняття виважених і змістовних рішень АПУ з усіх питань, включених до порядку денного засідання АПУ;
12.7.4. інформує членів АПУ про осіб, присутніх на засіданні АПУ;
12.7.5. надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, довідки;
12.7.6. забезпечує присутнім членам АПУ рівні можливості для участі в обговоренні питань порядку денного на засіданні АПУ;
12.7.7. ставить питання на голосування. Першими голосуються проекти рішень у редакції, запропонованій відповідною профільною комісією АПУ або Головою АПУ (в порядку п. 11.11 Регламенту), наступними - проекти рішень у порядку їх надходження та оголошення на засіданні АПУ;
12.7.8. оголошує результати голосування з кожного питання порядку денного щодо кожного внесеного на голосування проекту рішення безпосередньо після закінчення голосування щодо такого проекту рішення;
12.7.9. оголошує про прийняте АПУ рішення з кожного питання порядку денного безпосередньо після оголошення результатів голосування з такого питання порядку денного;
12.7.10. забезпечує дотримання вимог цього Регламенту всіма присутніми на засіданні АПУ;
12.7.11. закриває засідання АПУ за умов вичерпання порядку денного АПУ або встановленої цим Регламентом загальної тривалості засідання АПУ (з урахуванням можливих рішень про продовження засідання АПУ, прийнятих безпосередньо на самому засіданні АПУ), або встановлення факту відсутності кворуму безпосередньо під час засідання АПУ та інших випадках, передбачених цим Регламентом;
12.7.12. здійснює інші повноваження відповідно до Регламенту.
12.8. Члени АПУ беруть участь у засіданнях АПУ та голосують на них особисто.
12.9. Секретаріат АПУ здійснює повний диктофонний запис (від моменту оголошення засідання АПУ відкритим до моменту оголошення засідання АПУ закритим) кожного засідання АПУ та забезпечує належний рівень якості такого запису.
Секретаріат АПУ забезпечує належне зберігання матеріальних носіїв з диктофонними записами кожного засідання АПУ впродовж 1095 днів з дати проведення відповідного засідання АПУ.
12.10. Рішення щодо можливої присутності на засіданні АПУ або під час розгляду окремих питань порядку денного представників засобів масової інформації та/або проведення в приміщенні, в якому відбувається засідання АПУ аудіо- та/або відеофіксації, приймається членами АПУ голосуванням безпосередньо на засіданні АПУ, яке було оголошено відкритим.
13. Розгляд питань порядку денного на засіданні АПУ та порядок прийняття рішень АПУ
13.1. У час, який визначається відповідно до положень п. 12.3 цього Регламенту, головуючий визначає наявність або відсутність кворуму. За наявності кворуму головуючий оголошує засідання АПУ відкритим та проект порядку денного засідання АПУ.
13.2. Порядок денний засідання АПУ затверджується рішенням АПУ після оголошення головуючим засідання АПУ відкритим.
До порядку денного засідання АПУ не можуть бути включені питання, не зазначені в проекті порядку денного відповідного засідання АПУ, який був попередньо направлений членам АПУ (п. 11.9 Регламенту), за винятком випадків, зазначених у пунктах 11.10 та 11.11 Регламенту.
13.3. У разі виникнення обставин, за яких виважене та обґрунтоване рішення АПУ з питання, включеного до порядку денного засідання АПУ, не може бути прийняте на даному засіданні, питання знімається з розгляду на такому засіданні АПУ на основі відповідного рішення, прийнятого на засіданні АПУ.
Розгляд такого питання за відповідним окремим рішенням АПУ може бути перенесений на одне із наступних чергових засідань АПУ або може бути внесений на окреме позачергове засідання АПУ.
Обставинами, які зумовлюють можливість зняття з розгляду окремого питання, включеного до порядку денного засідання АПУ, є:
13.3.1. відсутність доповідача на момент початку розгляду відповідного питання порядку денного в приміщенні, в якому відбувається засідання АПУ;
13.3.2. недостатність наявних у членів АПУ матеріалів або часу для опрацювання таких матеріалів членами АПУ для прийняття виваженого та змістовного рішення;
13.3.3. необхідність залучення експертів для дослідження та оцінки наявних матеріалів;
13.3.4. необхідність залучення до участі в розгляді питання інших зацікавлених осіб;
13.3.5. інші обставини, що перешкоджають повному, всебічному та об'єктивному розгляду питання і суттєво утруднюють прийняття виваженого та змістовного рішення АПУ.
13.4. Розгляд кожного питання, включеного до порядку денного на засіданні АПУ, розпочинається з виступу доповідача, який у межах відведеного часу доповідає по суті питання.
13.5. Доповідач зобов'язаний у визначений цим Регламентом час викласти зміст питання та навести мотиви, які були покладені в основу запропонованого проекту рішення.
13.6. Усім присутнім на засіданні членам АПУ, які бажають взяти участь в обговоренні відповідного питання порядку денного або висловитися з мотивів голосування з такого питання, головуючий зобов'язаний забезпечити таку можливість з дотриманням відведеного цим Регламентом ліміту часу.
13.7. Після закінчення обговорення кожного окремого питання порядку денного головуючий оголошує про закінчення процедури розгляду питання і пропонує присутнім на засіданні членам АПУ визначитися щодо такого питання голосуванням.
Черговість винесення на голосування проектів рішень щодо кожного окремого питання порядку денного визначається відповідно до підпункту 12.7.5 Регламенту.
13.8. Рішення АПУ з усіх питань порядку денного приймаються на засіданнях АПУ відкритим голосуванням, якщо інше не визначено цим Регламентом або рішення щодо іншого порядку голосування щодо окремого питання порядку денного не було прийнято безпосередньо на засіданні АПУ.
13.9. Головуючий зобов'язаний забезпечити всім присутнім на засіданні членам АПУ рівність прав і можливостей під час розгляду питань порядку денного та прийнятті рішень.
13.10. Головуючий на засіданні під час встановлення результатів голосування з кожного окремого питання порядку денного, внесеного на засідання АПУ, зобов'язаний брати до уваги результати волевиявлення виключно тих членів АПУ, які були присутні в приміщенні (в якому відбувалося засідання АПУ) безпосередньо під час голосування з такого окремого питання порядку денного.
Голосування членів АПУ за довіреностями, дорученнями та будь-якими іншими документами не допускається та не береться головуючим до уваги при встановленні результатів голосування з питань порядку денного.
13.11. Рішення АПУ приймаються на її засіданнях простою більшістю голосів за наявності більш як половини її членів за винятком:
13.11.1. рішень стосовно затвердження Статуту АПУ та внесення до нього змін і доповнень, які приймаються двома третинами голосів від загальної кількості членів АПУ;
13.11.2. рішення про обрання Голови АПУ або його дострокове звільнення з посади, які приймаються більшістю голосів від загальної кількості членів АПУ.
14. Протокол засідання АПУ
14.1. Засідання АПУ протоколюється.
Протокол засідання АПУ веде працівник Секретаріату АПУ, до посадових обов'язків якого віднесено ведення протоколу засідання АПУ.
14.2. У протоколі засідання АПУ в обов'язковому порядку зазначаються:
• дата, час і місце проведення засідання;
• склад присутніх і відсутніх членів АПУ;
• прізвища та посади осіб, запрошених на засідання АПУ для участі в розгляді окремих питань;
• затверджений порядок денний засідання АПУ;
• короткий зміст доповідей та виступів учасників засідання;
• посилання на факти та/або обставини, які учасники засідання просили зафіксувати у протоколі;
• результати голосування з кожного питання порядку денного;
• прийняті рішення з кожного питання порядку денного.
14.3. Протокол засідання АПУ має бути складений, повністю оформлений та підписаний головуючим на засіданні АПУ та завідувачем Секретаріату АПУ не пізніше семи календарних днів з дати відповідного засідання АПУ.
Завідувач Секретаріату зобов'язаний забезпечити та несе персональну відповідальність за відповідність підписаного ним протоколу засідання АПУ диктофонному запису засідання АПУ, який зберігається у Секретаріаті АПУ відповідно до п. 12.9 Регламенту.
Не пізніше восьми календарних днів після дати засідання АПУ завідувач Секретаріату АПУ зобов'язаний забезпечити направлення кожному члену АПУ копію протоколу засідання АПУ із засвідченням такої копії власноручним підписом із зазначенням дати.
У разі, якщо член АПУ вважає, що між текстом отриманої ним копії протоколу засідання АПУ, з одного боку, та текстами рішень, прийнятих на засіданні АПУ, результатами голосування, обставинами та порядком проведення самого засідання АПУ, з іншого боку, існують невідповідності, такий член АПУ негайно письмово інформує Голову АПУ про виявлені ним невідповідності.
Голова АПУ зобов'язаний забезпечити впродовж п'яти календарних днів з'ясування фактів та обставин, пов'язаних із можливим існуванням невідповідностей, та доповісти членам АПУ про результати проведеної перевірки І вжиті ним відповідні заходи на найближчому засіданні АПУ.
14.4. Завідувач Секретаріату АПУ зобов'язаний упродовж семи календарних днів від дати відповідного засідання АПУ проінформувати виконавців про прийняті на засіданні АПУ рішення АПУ, якими встановлені доручення АПУ таким виконавцям із зазначенням змісту доручення, строків, порядку його виконання, звітування про виконання.
Зазначене в частині першій цього пункту Регламенту інформування виконавців щодо наданих їм із боку АПУ доручень здійснюється шляхом направлення кожному такому виконавцю відповідного витягу із протоколу АПУ із засвідченням такого витягу власноручним підписом завідувача Секретаріату АПУ із зазначенням дати.
14.5. Контроль за виконанням рішень, прийнятих на засіданнях АПУ, здійснює Голова АПУ.
Голова АПУ на початку кожного засідання АПУ зобов'язаний інформувати її членів про поточний стан виконання рішень АПУ, прийнятих на попередніх засіданнях.
15. Підготовка та прийняття рішень АПУ шляхом письмового опитування членів АПУ
15.1. Відповідно до п. 5.6 Статуту АПУ в окремих випадках, на підставі письмової пропозиції не менше п'яти членів АПУ, рішення можуть прийматись шляхом письмового опитування всіх членів АПУ.
Шляхом проведення письмового опитування членів АПУ не можуть прийматися рішення АПУ щодо затвердження нормативних актів, які АПУ приймає відповідно до п. 9.3.2 цього Регламенту.
15.2. Члени АПУ, які ініціюють прийняття рішення шляхом письмового опитування, разом з письмовою пропозицією, яка містить обґрунтування необхідності прийняття такого рішення, подають до Секретаріату АПУ відповідний проект рішення АПУ, проекти документів, підготовлених для затвердження АПУ, протоколи профільних комісій та інші матеріали для розгляду членами АПУ питання по суті.
15.3. Секретаріат АПУ оформлює протокол проведення письмового опитування членів АПУ щодо прийняття даного рішення та з метою з'ясування позиції членів АПУ невідкладно (в день оформлення протоколу) надсилає його всім членам АПУ електронною поштою, факсом чи в будь-який інший спосіб.
15.4. Член АПУ після ознайомлення зі змістом протоколу невідкладно (не пізніше наступного робочого дня після дня отримання протоколу) повідомляє Секретаріатові АПУ про свою позицію щодо прийняття рішення шляхом проставлення у протоколі навпроти свого прізвища підпису в одній з граф - "за", "проти" чи "утримався" та/або шляхом висловлення окремої думки, яка додається у письмовому вигляді до протоколу.
15.5. Рішення шляхом опитування вважається прийнятим, якщо "за" проголосувало більше половини від загальної кількості членів АПУ.
15.6. Набрання чинності рішеннями АПУ, прийнятими шляхом письмового опитування членів АПУ, та їх оформлення здійснюються згідно з розділом 16 цього Регламенту з врахуванням особливостей, визначених цим розділом Регламенту.
15.7. Про всі рішення АПУ, які прийняті шляхом письмового опитування між засіданнями АПУ, Голова АПУ інформує членів АПУ на наступному засіданні АПУ.
15.8. Завідувач Секретаріату АПУ несе персональну відповідальність за виконання процедур та повне дотримання всіх вимог, встановлених цим Регламентом для прийняття рішень АПУ шляхом письмового опитування членів АПУ.
( Розділ 15 в редакції Рішення Аудиторської палати № 294/6 від 29.05.2014 )
16. Оформлення прийнятих на засіданнях АПУ рішень АПУ і порядок набрання ними чинності
16.1. Рішення АПУ поділяються на такі, що підлягають оприлюдненню (про що прямо має бути зазначено у рішенні АПУ), та такі, що не підлягають оприлюдненню.
Порядок набрання чинності рішенням АПУ, яке не підлягає оприлюдненню, визначається в тексті такого рішення АПУ.
16.2. Рішення АПУ оформлюються та підписуються головуючим на відповідному засіданні АПУ із зазначенням дати підписання не пізніше 10 календарних днів з дати відповідного засідання АПУ, враховуючи вимоги п. 14.3 Регламенту.
16.3. Рішення АПУ складається з таких структурних елементів: назва, вступна частина, зміст, додатки (у разі наявності), інформація про наявність викладеної письмово окремої думки члена/членів АПУ, підпис Голови АПУ або головуючого на засіданні АПУ.
Рішення АПУ має такі реквізити: порядковий реєстраційний номер, місце і дату прийняття.
16.4. Назва рішення повинна має лаконічною та відображати його основний зміст. Вступна частина рішення АПУ складається зі слів "Аудиторська палата України вирішила:".
У разі потреби перед цими словами може зазначатися мета прийняття рішення АПУ або посилання на акт законодавства, на виконання якого вона спрямована, тощо.
16.5. Зміст рішень АПУ має бути викладений офіційно-діловим стилем із дотриманням норм державної мови. Вживані у тексті рішення АПУ терміни мають застосовуватися в одному значенні та не допускати різного тлумачення. Речення повинні бути стислими, простими і доступними за змістом.
16.6. За формою викладу рішення АПУ складається з пунктів. Пункт містить завершене положення і може мати підпункти, а підпункти - абзаци. Пункти, а в разі потреби абзаци, нумеруються. У разі потреби весь текст рішення АПУ може бути поділений на розділи та підрозділи. Розділи мають заголовки і нумеруються.
16.7. Прийняті на засіданні АПУ рішення, які підлягають оприлюдненню, після їх підписання Головою АПУ оприлюднюються шляхом розміщення на офіційному веб-сайті АПУ в мережі Інтернет з електронною адресою http://www.apu.com.ua та можуть бути опубліковані у черговому номері фахового видання АПУ журналі "Аудитор України".
16.8. Прийняті на засіданні АПУ рішення АПУ набирають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо в рішенні АПУ не встановлено більш пізній термін набрання ним чинності.
17. Порядок розгляду скарг на рішення, дії чи бездіяльність АПУ
17.1. Скарга на рішення, дії чи бездіяльність АПУ реєструється Секретаріатом АПУ і в день її надходження передається на розгляд Голови АПУ. Залежно від характеру та суті скарги згідно з резолюцією Голови АПУ в дводенний строк скарга передається через Секретаріат АПУ на розгляд відповідної профільної комісії АПУ для проведення впродовж не більше ніж 14 календарних днів перевірки відомостей, викладених у скарзі.
За наслідками розгляду скарги на дії чи бездіяльність АПУ відповідною профільною комісією АПУ, на основі прийнятого нею рішення Секретаріат АПУ готує та не пізніше 30 календарних днів від дати надходження до АПУ скарги, направляє скаржнику мотивовану відповідь за підписом завідувача Секретаріату АПУ.
17.2. Розгляд скарги щодо скасування рішення АПУ підлягає включенню до порядку денного та розгляду на засіданні АПУ.
17.3. За наслідками розгляду скарги на рішення АПУ має право:
17.3.1. залишити скаргу без задоволення, а рішення АПУ без змін;
17.3.2. змінити рішення АПУ;
17.3.2. скасувати рішення АПУ з ухвалою (прийняттям) нового рішення АПУ або без ухвалення (прийняття) нового рішення АПУ.
18. Порядок прийняття Регламенту, внесення до нього змін і доповнень
18.1. Регламент приймається на засіданні АПУ та затверджується рішенням АПУ, прийнятим простою більшістю голосів від присутніх на засіданні членів АПУ.
18.2. Рішення АПУ про затвердження Регламенту, внесення до нього змін та доповнень, а також сам Регламент оприлюднюється шляхом розміщення на офіційному веб-сайті АПУ в мережі Інтернет з електронною адресою http://www.apu.com.ua та може бути опубліковане у черговому номері фахового видання АПУ журналі "Аудитор України".
18.3. Зміни та доповнення до Регламенту затверджуються рішенням АПУ на засіданнях АПУ, якщо за відповідне рішення АПУ проголосувала проста більшість членів АПУ, присутніх на засіданні АПУ.
( Регламент із змінами, внесеними згідно з Рішенням Аудиторської палати N 227/5 від 27.01.2011; в редакції Рішення Аудиторської палати № 286/7 від 19.12.2013 )