ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ
при Кабінеті Міністрів України
П Е Р Е Л І К
N 11-а від 31.03.97
м.Київ
Утвержден
приказом Главного архивного
управления при Кабинете
Министров Украины от
31.03.97 г. N 11-а
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов
--- ------------------------------------------ ----------------------------- ---------------------------------
| N | Вид документа | Срок хранения документов | Примечания |
|ста| |-------------- --------------| |
|тьи| |в учреждениях,|в учреждениях,| |
| | |организациях, |организациях, | |
| | |на предприяти-|на предприяти-| |
| | |ях, документы |ях, документы | |
| | |которых посту-|которых посту-| |
| | |пают в госар- |пают в госар- | |
| | |хивы |хивы | |
|--- ------------------------------------------ -------------- -------------- ---------------------------------|
| 4.2. Бухгалтерский учет и отчетность |
|--- ------------------------------------------ -------------- -------------- ---------------------------------|
|308|Бухгалтерские отчеты и балансы организаций| | |*При отсутствии годовых - |
| |и пояснительные записки к ним: | | | постоянно |
| |а) сводные годовые |Постоянно | - |**При отсутствии годовых - |
| |б) годовые |Постоянно |10 лет | 10 лет |
| |в) квартальные | 3 года* | 3 года** | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|309|Отчеты по финансированию: | | |*При отсутствии годовых - |
| |а) сводные годовые |Постоянно | - | постоянно |
| |б) годовые |Постоянно |10 лет |**При отсутствии годовых - |
| |в) квартальные | 3 года* | 3 года** | 10 лет |
| |г) месячные | 1 год*** | 1 год*** |***При отсутствии годовых |
| | | | | и квартальных-постоянно |
| | | | |****При отсутствии годовых |
| | | | | и квартальных - 10 лет |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|310|Передаточные, разделительные, ликвидацион-|Постоянно |10 лет | |
| |ные балансы и приложения, пояснительные | | | |
| |записки к ним | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|311|Протоколы заседаний комиссий по рассмотре-| | |*При отсутствии годовых - |
| |нию и утверждению отчетов и балансов: | | | постоянно |
| |б) годовые |Постоянно |10 лет |**При отсутствии годовых - |
| |в) квартальные | 3 года* | 3 года** | 10 лет |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|312|Аналитические таблицы по разработке и |Постоянно | 5 лет | |
| |анализу годовых отчетов и балансов | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|313|Переписка по утверждению и уточнению | | | |
| |балансов и отчетов | 3 года | 3 года | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|314|Переписка по срокам представления бухгал- | | | |
| |терской и финансовой отчетности | 1 год | 1 год | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|315|Первичные документы и приложения к ним, | 3 года* | 3 года* |* При условии завершения ревизий.|
| |фиксирующие факт выполнения хозяйственных | | |В случае возникновения споров, |
| |операций и являющиеся основанием для бух- | | |противоречий, следственных и су- |
| |галтерских записей (кассовые, банковские | | |дебных дел - хранятся до вынесе- |
| |документы, извещения банков и переводные | | |ния окончательного решения |
| |требования, выписки банков, наряды на | | | |
| |работу, табеля, акты о приемке, сдаче, | | | |
| |списании имущества и материалов, квитанции| | | |
| |и накладные по учету товарно-материальных | | | |
| |ценностей, авансовые отчеты и т.п.) | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|316|Лицевые счета: | | |* После завершения выплаты посо- |
| |а) для рабочих и служащих, студентов |75 лет -"В" |75 лет -"В" |бый и пенсий; для одноразовой |
| |б) для получателей пенсий и государствен- | 5 лет* | 5 лет* |помощи - 1 год |
| | ных пособий | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|317|Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет* | 5 лет* |* При отсутствии лицевых сче- |
| |(в том числе на машинных носителях) | | |тов - 75 лет |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|318|Инвентарные карточки и журналы учета | 3 года* | 3 года* |*После ликвидации основных |
| |основных средств | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|319|Доверенности на получение денежных сумм и | 3 года | 3 года | |
| |товарно-материальных ценностей (в том чис-| | | |
| |ле аннулированные доверенности) | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|320|Гарантийные письма | 3 года | 3 года | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|321|Учетные реестры | | |* При условии завершения ревизий.|
| |(главная книга, журналы-ордера, разработо-| 3 года* | 3 года* |В случае возникновения споров, |
| |чные таблицы и т.п.) | | |противоречий, следственных и су- |
| | | | |дебных дел - хранятся до вынесе- |
| | | | |ния окончательного решения |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|322|Вспомогательные и контрольные книги, | 3 года* | 1 год* |* При условии завершения ревизий.|
| |журналы, картотеки, кассовые книги, | | |В случае возникновения споров, |
| |оборотные ведомости | | |противоречий, следственных и су- |
| | | | |дебных дел - хранятся до вынесе- |
| | | | |ния окончательного решения |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|323|Книги учета депонированной заработной | 3 года | 3 года | |
| |платы, журналы регистрации исполнительных | | | |
| |листов | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|324|Журналы, книги регистрации счетов, кассо- | 3 года | 3 года | |
| |вых ордеров, доверенностей, платежных по- | | | |
| |ручений и т.п. | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|325|Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, | 3 года* | 3 года* |* При условии завершения ревизий.|
| |накладных, квитанций, чековый книжек, | | |В случае возникновения споров, |
| |ассигнаций | | |противоречий, следственных и су- |
| | | | |дебных дел - хранятся до вынесе- |
| | | | |ния окончательного решения |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|326|Реестры счетов к оплате | 3 года* | 3 года* |* При условии завершения ревизий.|
| | | | |В случае возникновения споров, |
| | | | |противоречий, следственных и су- |
| | | | |дебных дел - хранятся до вынесе- |
| | | | |ния окончательного решения |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|327|Отчеты, ведомости по поступлению, расхо- | 3 года | 3 года | |
| |дованию и остаткам драгоценных металлов, | | | |
| |алмазов и изделий из них | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|328|Сведения по использованию кредитов: | | | |
| |а) годовые | 3 года | 3 года | |
| |б) квартальные | 1 год | 1 год | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|329|Сведения по учету фондов, лимитов заработ-| 3 года | 3 года | |
| |ной платы и контролю за их распределением,| | | |
| |по расчетам по перерасходованию и задолже-| | | |
| |нности по заработной плате, по отчислениям| | | |
| |с заработной платы, по средствам социаль- | | | |
| |ного страхования, по выплате отпускных и | | | |
| |выходного пособия и т.п. | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|330|Документы (протоколы заседаний инвентари- | 3 года* | 3 года* |* При условии завершения ревизий.|
| |зационных комиссий, инвентарные описи, | | |В случае возникновения споров, |
| |акты, сличительные ведомости) по инвента- | | |противоречий, следственных дел - |
| |ризации | | |хранятся до вынесения окончатель-|
| | | | |ного решения |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|331|Документы (копии отчетов, выписки из про- |Пока не прой- |Пока не прой- | |
| |токолов, заключения) по выплате пособий, |дет необходи- |дет необходи- | |
| |пенсий, оплате листов нетрудоспособности |мость |мость | |
| |из фонда социального страхования | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|332|Исполнительные листы |Пока не прой- |Пока не прой- | |
| | |дет необходи- |дет необходи- | |
| | |мость |мость | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|333|Поручения-обязательства на товары, полу- |Пока не прой- |Пока не прой- | |
| |чаемые в кредит, переписка по оформлению |дет необходи- |дет необходи- | |
| |поручений-обязательств |мость |мость | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|334|Справки, представляемые в бухгалтерию на |Пока не прой- |Пока не прой- | |
| |оплату учебных отпусков, получение льгот |дет необходи- |дет необходи- | |
| |по налогам и т.п. |мость |мость | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|335|Документы (справки, акты, обязательства, |Пока не прой- |Пока не прой- | |
| |переписка) по дебиторской задолженности, |дет необходи- |дет необходи- | |
| |растратам, недостачам, хищениям |мость |мость | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|336|Документы (протоколы, акты, отчеты) |Постоянно |До новой | |
| |по переоценке основных фондов | |переоценки | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|337|Акты, ведомости переоценки и определения |Постоянно |До новой | |
| |износа основных средств | |переоценки | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|338|Паспорта зданий*, сооружений*, оборудова- | 3 года* | 3 года* |* Паспорта зданий, сооружений - |
| |ния | | |памятников архитектуры, находя- |
| | | | |щиеся под охраной государства, |
| | | | |постоянно |
| | | | |** После ликвидации основных |
| | | | |средств |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|339|Наблюдательные дела по надзору за зданиями|Постоянно | - | |
| |и сооружениями, находящимися под охраной | | | |
| |государства | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|340|Переписка по паспортизации зданий и | 3 года | 3 года | |
| |сооружений | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|341|Документы (планы, отчеты, переписка) по | 3 года | 3 года | |
| |проведению документальных ревизий и | | | |
| |контрольно-ревизионной работы | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|342|Акты документальных ревизий финансово- | 5 лет | 5 лет* |* При условии завершения ревизий.|
| |хозяйственной деятельности организаций, | | |В случае возникновения споров, |
| |документы (справки, докладные записки) | | |противоречий, следственных и су- |
| |к ним | | |дебных дел - хранятся до вынесе- |
| | | | |ния окончательного решения |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|343|Переписка по финансово-хозяйственной | 3 года | 3 года | |
| |деятельности (по учету фондов, наложе- | | | |
| |нию и взысканию штрафов, приемке, сдаче, | | | |
| |списанию материальных ценностей и т.п.) | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|344|Акты проверок касс, правильности взимания | 3 года | 3 года | |
| |налогов и т.п. | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|345|Договоры, соглашения | 3 года* | 3 года* |*По истечении сроков действия |
| |(хозяйственные, операционные, трудовые | | |договоров, соглашений при усло- |
| |и т.п.) | | |вии завершения ревизий |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|346|Реестры договоров | 3 года | 3 года | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|347|Договоры о материальной ответственности | 5 лет* | 5 лет* |* После увольнения материально- |
| | | | |ответственного лица |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|348|Образцы подписей (материально |Пока не прой- |Пока не прой- | |
| |ответственных лиц) |дет необходи- |дет необходи- | |
| | |мость |мость | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|349|Сведения по регистрации государственных | 5 лет* | 5 лет* |* После ликвидации предприятий, |
| |предприятий, учреждений, организаций, | | |учреждений, организаций |
| |кооперативов, малых предприятий и т.п. | | | |
|---|------------------------------------------|--------------|--------------|---------------------------------|
|350|Расчетные ведомости уплаты взносов в | 3 года | 3 года | |
| |различные фонды | | | |
--- ------------------------------------------ -------------- -------------- ---------------------------------
Напечатано: "Деловая неделя" N 19, 8 сентября 1997 г.