4.12.1. Документи виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки або друкарською машинкою. Для основного тексту використовується розмір шрифту - 14.
4.12.2. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи Міністерства та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.
4.12.3. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.
4.12.4. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
Погоджено
1,5
Заступник Міністра транспорту
1
та зв'язку України
2
__________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
1,5
Дата
4.12.5. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.
4.12.6. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.7. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
4.12.8. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.12.9. При оформленні документа необхідно дотримуватися таких відступів від межі лівого краю (берега) документа:
- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
- 92 мм - для реквізиту "Адресат";
- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
- 125 мм - для розшифровування підпису в реквізиті "Підпис";
- не робиться відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документів", "Заголовок до тексту документа" "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчуваного напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, які друкуються великими літерами без лапок.
4.12.10. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, перший гриф - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.
4.12.11. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого берега.
4.12.12. При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.12.13. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша, а документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
4.13. Розмноження документів
4.13.1. Розмноження документів, що надійшли до Міністерства і підлягають опрацюванню структурними підрозділами, установами та організаціями Міністерства транспорту та зв'язку України, а також у відповідності до резолюції керівництва Міністерства, здійснюється відділом діловодства Управління контролю та діловодства.
4.13.2. Прийняття рішення щодо необхідності розмноження інших документів та відповідальність за це покладається на керівників структурних підрозділів.
4.13.3. Розмноження окремих документів, створених у структурних підрозділах і які стосуються їх компетенції, здійснюється у структурних підрозділах з дозволу їх керівників.
4.13.4. Підставою для розмноження документів є резолюція керівництва щодо участі (причетності) у роботі з документами різних виконавців або інша письмова вказівка керівника, заступника керівника структурного підрозділу.
4.13.5. Виконання розмножувальних робіт здійснюється в копіювальній Міністерства згідно із замовленням (додаток 14), що підписує керівник структурного підрозділу і затверджує начальник Управління контролю та діловодства або його заступник.
4.13.6. Розмножені екземпляри документа та його оригінал приймаються представником замовника (структурного підрозділу) з проставленням підпису та дати на відповідному замовленні.
4.13.7. Оформлені бланки замовлення на розмноження документів підлягають обліку та зберіганню у відділі діловодства Управління контролю та діловодства.
4.13.8. Розмноження великих за обсягом документів здійснюється спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:
- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;
- документи на розмноження передаються у розмножувальний цех разом із замовленням;
- замовлення реєструється у мережі обліку роботи розмножувального цеху. Особа, що одержує розмножений документ, підписується на замовленні з відміткою про дату одержання;
- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії Міністерства
4.14.1. Засідання колегії Міністерства проводяться відповідно до затвердженого плану роботи колегії та за потребою.
У плані роботи колегії зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду на колегії, термін подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегії.
4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:
- доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
- проект рішення колегії, а у разі потреби і проект наказу, погоджений з зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;
- список осіб, які запрошуються на засідання колегії.
4.14.3. Про кожне засідання колегії складається протокол, який оформляється відповідно до правил.
Документи, підготовлені на колегію, а також один примірник їхніх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання окремо.
У разі проведення закритого засідання колегії підготовка документів здійснюється з дотриманням правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.14.4. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку до засідань колегії покладається на керівників відповідних структурних підрозділів, установ, організацій та підприємств Міністерства транспорту та зв'язку України.
4.14.5. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на колегії секретар доповідає голові колегії, після цього той приймає рішення щодо доцільності та можливості включення до розгляду порядку денного засідання колегії.
4.14.6. Особи, які одержали проекти рішень та інші документи до засідання колегії, уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозицій.
4.15. Оформлення документів про відрядження
4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу у доповідній записці на ім'я Міністра або його заступника у відповідності до розподілу обов'язків зазначає куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника. Доповідна записка разом з посвідченням про відрядження передається керівникові як правило не пізніше як за добу до початку відрядження. Для реєстрації посвідчень про відрядження в Управлінні контролю та діловодства ведеться окремий журнал (додаток 15).
4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії Міністерства транспорту та зв'язку України.
4.15.3. Розпорядчим документом, що визначає необхідність відрядження є наказ по Міністерству або Окреме доручення керівника Міністерства транспорту та зв'язку України.
5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
5.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації у відділі діловодства Управління контролю та діловодства.
5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:
- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.
5.5. При надсиланні кореспонденції до інших установ і міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну поштову адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиці, номер будинку) у відповідності до діючих правил.
5.6. У реєстраційній картці зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (стислий зміст) документа, номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
Рекомендована кореспонденція відправляється з Міністерства за реєстрами, складеними у відділі діловодства Управління контролю та діловодства в трьох примірниках, два з яких передаються у відділ зв'язку, а третій зберігається протягом року у відділі діловодства зазначеного Управління.
5.7. Документи, які призначені місцевим адресатам, у тому числі ті, що доставляються кур'єром, передаються під розпис у реєстрі.
Документи на адресу Секретаріату Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України доставляються кур'єром протягом робочого дня.
5.8. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються у Міністерстві транспорту та зв'язку України. До інших установ і організацій надсилаються завірені копії.
5.9. Документи, виготовлені на дискетах та CD-дисках, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.10. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до відділу діловодства (каб. N 1011) Управління контролю та діловодства щоденно до 13.00.
5.11. Перед наданням документів до відділу діловодства Управління контролю та діловодства на відправку посадова особа, яка веде діловодство в структурному підрозділі, зобов'язана:
- на документі, що відправляється, перевірити наявність реєстраційного номера та дати підписання;
- перевірити правильність адреси, наявність дати, вказаних у документах додатків, а також підписів;
- відправлення декільком адресатам надавати з розрахунком розсилки на листах, які відправляються кільком адресатам, підкреслювати того адресата, якому надсилається даний примірник листа.
6. Організація контролю за виконанням документів
6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного виконання.
6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язково контролюється виконання законів України, Постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, наказів Міністерства, інших доручень керівництва Міністерства з загальних питань, що потребують оперативного вирішення.
6.1.3. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- створення інформаційної бази контрольних документів;
- постановку документів (доручень) на контроль, встановлення терміну виконання;
- своєчасне доведення документів до виконавців;
- постійний моніторинг і регулювання ходу виконання;
- зняття документа з контролю, стислий запис вирішення поставлених питань, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді;
- формування баз виконаних документів (архіву);
- облік і узагальнення результатів контролю;
- інформування керівництва про хід та підсумки виконання контрольних доручень;
- доведення результатів контролю щодо виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегії, надання звітів вищим інстанціям;
- підготовка матеріалів щодо стану виконавської дисципліни для оприлюднення.
6.1.4. Контроль за виконанням документів здійснюється за інформаційними довідками, які є основним документом знаходження відповідного документа на контролі. Постановка документа на контроль здійснюється шляхом проставлення у верхній правій частині першого аркуша документа штампа "Контроль".
6.1.5. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, Постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України здійснюється згідно з Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, та іншими нормативними актами.
6.1.6. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим або за яким встановлено узагальнення або відповідальність.
6.1.7. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, Постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює перший заступник Міністра згідно з розподілом обов'язків. Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів покладається на відділ контролю Управління контролю та діловодства. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, у якого ці обов'язки передбачені посадовою інструкцією або іншим письмовим розпорядженням керівника підрозділу.
6.1.8. За своєчасне і кваліфіковане виконання доручень відповідають керівники структурних підрозділів Міністерства, а підписання - помічник керівника Міністерства.
6.2. Строки виконання документів
6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 16).
6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. При необхідності строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначеного терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.
6.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, Постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Міністр транспорту та зв'язку України особисто, а у разі його відсутності - перший заступник Міністра (відразу ж після реєстрації документа).
6.2.5. Доопрацювання проектів рішень, повернутих Кабінетом Міністрів України, проводиться не пізніше ніж у 5-денний термін після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше. Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого терміну.
6.2.6. Депутатське звернення, адресоване безпосередньо Міністру транспорту та зв'язку України, розглядається ним особисто або особою, що його заміщає. Письмова відповідь про результати розгляду звернення надається народному депутату України у 10-денний термін з дня надходження. Якщо розгляд з об'єктивних причин не може бути проведено у 10-денний термін, народний депутат України повідомляється про це листом з викладенням мотивів продовження терміну. При цьому загальний термін розгляду не повинен перевищувати 30 календарних днів з дня його реєстрації.
6.2.7. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:
- проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до Міністерства, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного терміну від дня підписання таких документів, якщо інший термін не зазначений у документі;
- запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10 і 5-денний термін після реєстрації у Міністерстві;
- датою виконання завдань, визначених законами України, актами, дорученнями Президента України, рішенням Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів
6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документів (доручень) на контроль;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- постійний моніторинг опрацювання контрольних документів, отриманих від виконавців і вивчення відповідної проміжної та підсумкової інформації, її аналіз;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегії;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за інформаційними довідками. Під час взяття документа на контроль у верхній частині першого аркуша проставляється штамп "Контроль", після чого документ передається виконавцеві.
6.3.3. Інформаційні довідки документів, що перебувають на контролі, групуються в автоматизованій системі "Діловодство і контроль виконавської дисципліни" за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
6.3.4. Дані про хід виконання документів, у тому числі одержаних шляхом телефонного запиту або під час моніторингу, проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до інформаційної довідки у графу "Стан виконання". При цьому попередні записи залишаються незмінними.
6.3.5. У порядку моніторингу стану опрацювання контрольних доручень періодично складаються і надсилаються до підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до Управління контролю та діловодства, а при наявності у підрозділі автоматизованої системи "Діловодство і контроль виконавської дисципліни", включеної до загальної системи Міністерства, відповідальні за контроль (підрозділ з контролю) інформацію вносять до автоматизованої системи.
6.3.6. Контроль за виконанням документів провадиться з використанням автоматизованої системи "Діловодство та контроль виконавської дисципліни". Пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.
6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на інформаційній довідці робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до інформаційної довідки у графу "Стан виконання".
7. Складання номенклатур і формування справ
7.1. Складання номенклатур справ
7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у Міністерстві транспорту та зв'язку України, та оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення у Міністерстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
7.1.3. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців Управління контролю та діловодства, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи (додаток 17).
7.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
7.1.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
7.1.6. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за затвердженою структурою Міністерства) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться безпосередньо на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
7.1.7. У кінці кожного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.
7.1.8. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться відділом діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.
7.1.9. При складанні зведеної номенклатури справ використовується структурний принцип її внутрішньої побудови.
7.1.10. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ установи включається найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи.
До номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.
7.1.11. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Міністерства протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.
7.1.12. У кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник відділу діловодства. Про наявність заведених за рік справ повідомляється в архівний підрозділ установи.
7.1.13. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним комітетом архівів України.
7.1.14. Зведена номенклатура справ установ, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передається і затверджується керівником установи.
7.2. Формування справ
7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
7.2.2. Під час формування справ дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії правильно оформлених і виконаних документів), не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ), особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
- в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;
- включати до справи документи тільки одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводяться нові справи з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ, про що попередньо повідомляється Управління контролю та діловодства;
- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
- у справах підшивається не більше 250 аркушів, які нумеруються графітним олівцем у правому верхньому кутку. У кінці складається листок-засвідчувач, який підписується особою, що формувала справу.
7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
Накази з основної діяльності; по особовому складу; про надання відпусток; відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.
7.2.5. Документи засідань колегії групуються у дві справи:
- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним.
7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. У середині справи документи систематизуються за датами доручень.
7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включення до справи, заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів форми П-2ДС; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включається у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється відділом діловодства Управління контролю та діловодства.
7.3. Оперативне зберігання документів
7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ Міністерства зберігаються за місцем їх формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
7.3.2. У структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів, посадовими особами, відповідальними за діловодство.
7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегії зберігаються у секретаря колегії. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії несе відповідальність за їх схоронність.
7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
7.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівників Міністерства, а структурним підрозділам - начальника Управління контролю та діловодства. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата та підпис у прийомі справи, дата її повернення.
7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8. Підготовка справ до зберігання та використання
8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (10 і більше років) термінів зберігання повинні здаватись в архів Міністерства для наступного зберігання та використання. Справи до 10 років зберігання зберігаються в структурних підрозділах Міністерства або в архіві документів тимчасового терміну зберігання після експертизи їх цінності та необхідного оформлення.
8.2. Підготовка документів постійного та тривалого зберігання до передачі в архів Міністерства включає:
- експертизу цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передача справ в архів і забезпечення схоронності документів.
Підготовка документів тимчасового зберігання до передачі в архів оперативного зберігання документів включає:
- експертизу цінності документів,
- оформлення справ,
- складання описів справ,
- передача справ до архіву оперативного зберігання.
8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів їх зберігання у Міністерстві та відбору на державне зберігання. Експертиза проводиться на підставі номенклатури справ і переліку типових документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного зберігання, тривалого зберігання та по особовому складу, а також акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. На документи, що передаються до архіву тимчасового зберігання документів, складаються описи справ тимчасового зберігання (додаток 18).
8.4. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного зберігання і тривалого зберігання за цей же період; акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Акти затверджуються заступником Міністра після затвердження описів справ постійного зберігання експертною комісією державного архіву вищих органів влади (додаток 19).
8.5. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи передаються господарській службі Міністерства для знищення або передачі підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
8.6. Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі графітним олівцем у правому верхньому кутку кожного аркуша, складання підсумкового напису, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів, оформлення обкладинки справ. Справи тимчасового зберігання, які передаватимуться до архіву тимчасового зберігання документів, підлягають спрощеному оформленню: підшивка в теки з цупкого картону або формування їх в теки з клапанами; в будь-якому випадку слід нумерувати документи графітним олівцем у правому верхньому кутку кожного аркуша, а на останньому чистому аркуші зробити підсумковий напис (додаток 20), складання описів справ тимчасового зберігання.
8.7. Документи тимчасового терміну зберігання, які не передаються до архіву, але сформовані у справи, можуть не підшиватися, аркуші не нумеруватися, уточнення елементів обкладинки не проводитися.
8.8. У справах з наказами, постановами, рішеннями, звітами, звітами підвідомчих установ повинен бути внутрішній опис документів.
8.9. Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформляються за встановленою формою (додаток 21).
8.10. Дата на обкладинці справи повинна відповідати даті року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за роки". Якщо справи складаються з кількох томів, на обкладинці проставляються дати першого та останнього документа. Написи на обкладинках справ робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
8.11. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного зберігання, тривалого зберігання і з особового складу. Описи складаються за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за стан діловодства в структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву Міністерства. Опис підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником відділу діловодства, затверджується керівником структурного підрозділу і затверджується експертною комісією Міністерства.
8.12. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за якими справи передаються на зберігання до державного архіву вищих органів влади.
8.13. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання за описами передаються до архіву Міністерства транспорту та зв'язку України через 2 роки після завершення їх у діловодстві. До архіву документів тимчасового терміну зберігання справи передаються через 1 рік після завершення їх у діловодстві. Передача справ у архіви здійснюється за графіками, складеними архівами, погодженими з керівниками структурних підрозділів і затвердженими заступником Міністра. Справи передаються у архів Міністерства запакованими належним чином. Подальше зберігання документів забезпечує архів Міністерства транспорту та зв'язку України та архів оперативного зберігання документів.
9. Механізація і автоматизація діловодних процесів
9.1. Механізація та автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці. Вона здійснюється на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
9.2. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.
9.3. Засоби автоматизації діловодних процесів у Міністерстві об'єднані в єдину комп'ютерну систему.
9.4. Склад і засоби програмного забезпечення діловодних процесів у Міністерстві забезпечуються Сектором інформаційних технологій Міністерства та відповідним відділом ДП "Укрсервіс Мінтрансу".
9.5. Відповідальність за ефективність і якість використання комп'ютерної мережі Міністерства транспорту та зв'язку України, знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з технікою несе керівник структурного підрозділу.
| Начальник Управління контролю та діловодства | О.Геращенко |
Додаток 1
до пункту 3.3.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою
1. Листи, що надійшли в копії до відома,
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрати матеріалів.
10. Поздоровні листи і запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Наукові звіти за темами.
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
14. Форми статистичної звітності.
Додаток 2
до пункту 3.3.10 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Індекс управління
________________
Відділ діловодства
Міністерство транспорту
та зв'язку України
РЕЄСТР
вихідної кореспонденції
"___" ____________ 200_ р.
| N за/п | Куди, кому | Дата | Номер | Примітка |
Додаток 3
до пункту 3.3.10 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Індекс управління
________________
Відділ діловодства
Міністерство транспорту
та зв'язку України
РЕЄСТР
вхідної кореспонденції
"___" ____________ 200_ р.
| N за/п | Від кого | Дата | Номер | Примітка |
Додаток 4
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
пр-т. Перемоги, 14, м. Київ, 01135, Україна
тел.: (+38 044) 461-65-96, 461-65-01,
факс: (+38 044) 486-72-06
wvwv.mtu.gov.ua, e-mail: com@mtu.gov.ua
Додаток 5
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
МІНІСТР
ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
Додаток 6
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
В.О. МІНІСТРА
ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
Додаток 7
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
ПЕРШИЙ ЗАСТУПНИК
МІНІСТРА ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
Додаток 8
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
ЗАСТУПНИК
МІНІСТРА ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
Додаток 9
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
НАКАЗ
______________ N ____________
Додаток 10
до пункту 4.2.1 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
СКЛАД
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
2. Найменування міністерства, влади.
3. Найменування структурного підрозділу.
4. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.
5. Назва виду документа.
6. Дата.
7. Індекс.
8. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
