Про запровадження системи управління та контролю за виконанням Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001)

З метою виконання зобов’язань України, що випливають з положень Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-В Danube - CCI 2014TC16M6TN001), яка підписана 7 і 8 грудня 2017 р. у м. Брюсселі та 15 грудня 2017 р. у м. Будапешті і ратифікована Законом України від 19 вересня 2018 р. № 2554-VIII, та визначення механізму їх виконання Кабінет Міністрів України

1. Затвердити Порядок функціонування системи управління та контролю за виконанням Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми(Interreg V-В Danube - CCI 2014TC16M6TN001), що додається.

2. Взяти до відома, що функції виконує:

Національного контактного пункту Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-В Danube - CCI 2014TC16M6TN001) - Міністерство розвитку громад та територій;

Національного органу контролю за реалізацією Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-В Danube - CCI 2014TC16M6TN001) - Державна аудиторська служба;

представника України в Групі аудиторів Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-В Danube - CCI 2014TC16M6TN001) та органу, що відповідальний за здійснення аудиту, - Рахункова палата (за згодою).

3. Міністерству розвитку громад та територій, Державній аудиторській службі забезпечити у місячний строк з дня набрання чинності цією постановою функціонування структурних підрозділів, відповідальних за виконання Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-В Danube - CCI 2014TC16M6TN001).

1. Цей Порядок визначає механізм функціонування системи управління та контролю за виконанням Угоди про фінансування Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001) (далі - Угода).

2. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:

бенефіціар (партнер) проекту - юридична особа - резидент, яка отримує кошти ЄС для забезпечення реалізації проекту Програми відповідно до угоди про партнерство;

бенефіціар технічної допомоги - Мінрегіон, який виконує функції Національного контактного пункту Дунайської транснаціональної програми (Interreg V-B Danube - CCI 2014TC16M6TN001) (далі - Програма);

відповідальний контролер - посадова особа Держаудитслужби, уповноважена на проведення перевірок здійснених витрат (контролю першого рівня), які задекларовані бенефіціаром (партнером) проекту, бенефіціаром технічної допомоги в електронній моніторинговій системі, що охоплюють адміністративні, фінансові, технічні та фізичні аспекти операцій, здійснених в рамках реалізації проектів Програми;

головний бенефіціар (головний партнер) проекту - юридична особа - нерезидент, розташована в одній з країн - членів ЄС, яка бере участь у виконанні Програмі;

Група аудиторів - уповноважені представники кожної з країн - учасниць Програми, які допомагають Органу аудиту провадити свою діяльність;

електронна моніторингова система - система електронного обміну даними, що використовується для запису та зберігання в комп’ютеризованому вигляді даних про кожну операцію, необхідну для проведення моніторингу, оцінки, фінансового управління, перевірки та аудиту проектів Програми, включаючи дані щодо окремих учасників операцій;

заявка на відшкодування коштів (витрат) - документ, який головний бенефіціар (головний партнер) проекту надає Керівному органу та Спільному секретаріату з вимогою відшкодувати внески Європейського фонду регіонального розвитку, Інструменту передвступної допомоги та Європейського інструменту сусідства на компенсацію витрат, здійснених бенефіціарами (партнерами) проекту протягом певного звітного періоду та підтверджених відповідальним контролером;

звіт про хід реалізації проекту - інформація, що регулярно подається головним бенефіціаром (головним партнером) проекту Керівному органу та Спільному секретаріату для оновлення відомостей про хід реалізації проекту, а також для обґрунтування тих витрат, що зазначені у заявці на відшкодування коштів (витрат), поданої разом із зазначеною інформацією;

Керівний орган та Спільний секретаріат - інтегрована в єдиний структурний підрозділ при Міністерстві національної економіки Угорщини та Міністерстві фінансів Угорщини функціонально незалежна установа, що відповідає за виконання Програми та виконує функції, передбачені статтею 125 Регламенту Європейського Парламенту і Ради від 17 грудня 2013 р. № 1303/2013 та статтею 23 Регламенту Європейського Парламенту і Ради від 17 грудня 2013 р. (ЄС) № 1299/2013;

кошти ЄС - кошти, що надаються на безоплатній та безповоротній основі ЄС головному бенефіціару (головному партнеру проекту), бенефіціару (партнеру) проекту, бенефіціару технічної допомоги для виконання Програми;

місцеві органи виконавчої влади - місцеві держадміністрації та інші місцеві органи виконавчої влади, на території яких реалізуються проекти Програми;

Національний контактний пункт - центральний орган виконавчої влади, який відповідає за загальну координацію участі України у виконанні Програми, ефективне функціонування системи управління та контролю, а також взаємодію з Керівним органом та Спільним секретаріатом для доповнення їх транснаціональної діяльності, зокрема шляхом співробітництва з іншими органами управління Програмою та залучення заінтересованих сторін національного та транснаціонального рівня;

Національний орган контролю - центральний орган виконавчої влади, який відповідає за здійснення відповідальними контролерами в електронній моніторинговій системі контролю та перевірок витрат у рамках реалізації проектів Програми;

невідповідність (порушення) - будь-яке порушення вимог законодавства ЄС або України, що стосується його застосування, яке виникає внаслідок дій або бездіяльності суб’єкта господарської діяльності, який бере участь у здійсненні допомоги Європейського фонду регіонального розвитку та Європейського інструменту сусідства, і має або буде мати негативний вплив на бюджет ЄС як внесення невиправданої видаткової статті до такого бюджету;

Орган аудиту - Генеральний директорат з питань аудиту використання європейських фінансових фондів, що здійснює функції, передбачені статтею 127 Регламенту Європейського Парламенту і Ради від 17 грудня 2013 р. № 1303/2013 та частиною першою статті 25 Регламенту Європейського Парламенту і Ради від 17 грудня 2013 р. (ЄС) № 1299/2013, зокрема проведення аудиту систем управління та контролю за відповідною вибіркою операцій та річних рахунків;

Орган сертифікації - Угорське державне казначейство, що здійснює функції, передбачені статтею 24 Регламенту Європейського Парламенту і Ради від 17 грудня 2013 р. (ЄС) № 1299/2013, зокрема складення та подання до Європейської Комісії завірених звітів про витрати і заявки на оплату, а також отримання від неї платежів для відшкодування витрат бенефіціарам;

партнерський звіт - стандартна форма звітування, що використовується кожним бенефіціаром (партнером) проекту для надання належної інформації для відповідального контролера та головного бенефіціара (головного партнера) проекту щодо діяльності та ходу фінансування його частини проекту;

перевірка здійснених витрат - процес перевірки відповідальними контролерами конкретних аспектів витрат на реалізацію проекту, задекларованих бенефіціарами (партнерами) проектів, бенефіціаром технічної допомоги;

представник України в Групі аудиторів - Рахункова палата (за згодою), яка є членом Групи аудиторів і бере участь в проведенні оцінки національної частини системи управління та контролю, вибіркових аудитів витрат за проектами і річної звітності за Програмою, а також допомагає Органу аудиту у проведені аудитів та перевірок систем управління та контролю, операцій за відповідною вибіркою та річних рахунків;

сертифікат контролю першого рівня - документ, виданий відповідальним контролером бенефіціару (партнеру) проекту, бенефіціару технічної допомоги, в якому визначена сума підтверджених витрат за відповідний звітний період та який підтверджує законність і правильність здійснених бенефіціаром (партнером) проекту, бенефіціаром технічної допомоги витрат відповідно до правил ЄС, правил на програмному та національному рівні;

система управління та контролю - система прав та обов’язків державних органів України та інших учасників Програми, що виникають під час її виконання та регулюються цим Порядком, відповідними документами органів управління Програмою, Угодою та іншими міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України;

угода про партнерство - угода, укладена між головним бенефіціаром (головним партнером) проекту та бенефіціаром (партнером) проекту/бенефіціарами (партнерами) проектів про спільну реалізацію проекту у рамках Програми;

угода про технічну допомогу - угода, укладена між бенефіціаром технічної допомоги і Керівним органом та Спільним секретаріатом з метою виконання Програми.

Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Угоді.

3. Основними завданнями Національного контактного пункту є координація участі України у виконанні Програми.

Національний контактний пункт відповідно до основних завдань здійснює:

співпрацю з Керівним органом та Спільним секретаріатом, Моніторинговим комітетом, національними контактними пунктами інших країн - учасниць Програми, робочими органами (установами) Програми та іншими заінтересованими сторонами на національному та транснаціональному рівні з метою сприяння ефективному управлінню Програмою;

надання у межах своїх повноважень допомоги Керівному органу та Спільному секретаріату, іншим органам управління Програмою у здійсненні їх функцій в Україні, зокрема шляхом надання інформації щодо виконання Програми в Україні та досягнення очікуваних цілей і результатів;

координацію співробітництва Держаудитслужби та Рахункової палати з Керівним органом та Спільним секретаріатом, іншими органами управління Програмою у рамках її виконання;

у межах повноважень заходи щодо запобігання, виявлення та усунення невідповідностей (порушень), що виникають під час реалізації проектів та виконання Програми;

співпрацю з центральним органом виконавчої влади, який здійснює функції Національного контактного пункту з організації взаємодії з Європейським управлінням з питань запобігання зловживанням та шахрайству (OLAF) та Європейським судом аудиторів (ЄСА) з питань виконання розділу VI "Фінансове співробітництво та положення щодо боротьби із шахрайством" Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським співтовариством з атомної енергії і їхніми державами-членами, з іншої сторони, та додатків до нього;

інформування Керівного органу та Спільного секретаріату, Органу сертифікації, Органу аудиту та представника України у Групі аудиторів про підозру у шахрайстві та у разі виявлення невідповідностей (порушень) у рамках реалізації проектів та виконання Програми;

сприяння (у разі потреби) у межах повноважень Керівному органу та Спільному секретаріату, іншим уповноваженим органам і установам на національному та транснаціональному рівні у поверненні (відшкодуванні) неналежно витрачених коштів ЄС бенефіціарами (партнерами) проекту, бенефіціаром технічної допомоги;

співробітництво з Держаудитслужбою з питань організації проведення перевірок здійснених витрат у рамках виконання Програми;

координацію та моніторинг реалізації проектів у рамках Програми на території України;

надання у межах повноважень на запити Керівного органу та Спільного секретаріату, інших органів управління Програмою інформації щодо застосування законодавства України, зокрема у сферах оподаткування, бухгалтерського обліку та аудиту, оплати праці;

сприяння Керівному органу та Спільному секретаріату у проведенні навчань та тренінгів для відповідальних контролерів, зокрема щодо роз’яснення правил звітності, реалізації проектів, перевірки витрат, задекларованих головним бенефіціаром (головним партнером) проекту, бенефіціаром (партнером) проекту, а також правил та процедур підтвердження витрат за проектами в рамках Програми;

подання кандидатур від Української Сторони для призначення до складу Моніторингового комітету та інших допоміжних робочих органів (установ) управління Програмою;

укладення (у разі потреби) додаткових договірних документів з Керівним органом та Спільним секретаріатом щодо отримання Українською Стороною технічної допомоги у рамках виконання Програми в Україні;

здійснення інших функцій у межах повноважень, необхідних для управління, координації та виконання Програми в Україні.

4. Порядок організації роботи Національного контактного пункту, а також напрями використання та розподілу коштів технічної допомоги, що спрямовані на забезпечення реалізації функцій Національного контактного пункту за заходами щодо управління, координації та виконання Програми в Україні, визначаються Мінрегіоном.

5. Основними завданнями Національного органу контролю є:

здійснення на національному рівні контролю за витратами бенефіціарів (партнерів) проектів, бенефіціара технічної допомоги у рамках виконання Програми в Україні;

сприяння Національному контактному пункту у формуванні та ефективному функціонуванні системи управління та контролю;

сприяння Керівному органу та Спільному секретаріату, іншим органам управління Програмою у здійсненні їх функцій на території України;

уповноваження відповідних посадових осіб (відповідальних контролерів) на здійснення контролю та перевірок здійснених витрат на національному рівні відповідно до правил, встановлених Програмою;

забезпечення організації та проведення відповідальними контролерами перевірок витрат на національному рівні, що здійснюються бенефіціарами (партнерами) проектів, бенефіціаром технічної допомоги у рамках виконання Програми;

забезпечення підключення до електронної моніторингової системи відповідальних контролерів та призначення відповідального контролера для кожного бенефіціара (партнера) проекту, бенефіціара технічної допомоги.

Методичні рекомендації щодо проведення перевірок у рамках виконання Програми розробляються Національним органом контролю та затверджуються у встановленому законодавством порядку.

6. Основними завданнями відповідального контролера є:

здійснення контролю за витратами, які здійснені та задекларовані бенефіціарами (партнерами) проектів, бенефіціаром технічної допомоги в електронній моніторинговій системі, шляхом проведення адміністративних перевірок та перевірок на місцях;

видача за результатами перевірок сертифікатів контролю першого рівня, які формуються в електронній моніторинговій системі;

здійснення у межах повноважень заходів щодо сприяння усуненню порушень, які виникають під час реалізації проектів Програми;

інформування Керівного органу та Спільного секретаріату з одночасним повідомленням Національному контактному пункту про виявлені під час здійснення контролю (перевірок) невідповідності (порушення), допущені бенефіціарами (партнерами) проекту, бенефіціаром технічної допомоги;

співробітництво з представниками Мінрегіону і Рахункової палати з метою здійснення належного контролю за виконанням Програми;

дотримання Стратегії запобігання шахрайству, прийнятої у рамках Програми, для підвищення результативності попередження ризиків шахрайства у рамках її виконання.

7. Відповідно до покладених завдань відповідальні контролери мають право:

надсилати в установленому законодавством порядку до державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, фізичних осіб - підприємців запити стосовно інформації, документів і матеріалів, необхідних для виконання покладених завдань;

робити запити та отримувати від представників бенефіціара (партнера) проекту, бенефіціара технічної допомоги оригінали або завірені у встановленому порядку копії документів з питань щодо реалізації проектів Програми;

отримувати від представників бенефіціара (партнера) проекту, бенефіціара технічної допомоги письмові пояснення з питань щодо реалізації проектів Програми.

8. Моніторинговий комітет приймає рішення щодо відбору проектів, які будуть фінансуватися у рамках виконання Програми, за результатами проведених відкритих конкурсів.

За результатами прийнятого рішення щодо відбору проектів Керівний орган та Спільний секретаріат укладають договір субсидування з головним бенефіціаром (головним партнером) проекту за кожним обраним проектом.

9. Після підписання договору субсидування та угоди про партнерство бенефіціар (партнер) проекту за рахунок власних коштів (у разі, коли бенефіціаром (партнером) проекту є бюджетна установа, - за рахунок бюджетних коштів) та/або інших джерел, не заборонених законодавством, здійснює витрати на виконання угоди про партнерство, які відшкодовуються Керівним органом та Спільним секретаріатом за умови підтвердження відповідальним контролером їх законності та правильності шляхом видачі сертифіката контролю першого рівня.

10. Функція із здійснення контролю за витратами у рамках Програми на національному рівні здійснюється відповідальними контролерами шляхом проведення перевірки витрат кожного бенефіціара (партнера) проекту, бенефіціара технічної допомоги, за результатами якої головний бенефіціар (головний партнер) готує заявку на відшкодування коштів.

Процедура контролю здійснюється у такому порядку:

бенефіціари (партнери) проекту, бенефіціар технічної допомоги відповідно до звітного періоду подають через електронну моніторингову систему відповідальному контролеру партнерський звіт, у якому зазначають здійснені витрати для отримання підтвердження щодо їх законності та правильності, а також підтвердні бухгалтерські документи (рахунки-фактури (інвойси), інші первинні документи, що мають еквівалентну доказову силу).

Разом з партнерським звітом бенефіціар (партнер) проекту, бенефіціар технічної допомоги надсилає на офіційну електронну адресу Національного органу контролю скановані копії усіх фінансово-господарських і бухгалтерських документів, що підтверджують здійснені ними витрати у межах реалізації проекту, з подальшим надсиланням їх завірених в установленому порядку копій;

на основі фінансово-господарських і бухгалтерських документів відповідальний контролер проводить адміністративну перевірку витрат, задекларованих бенефіціаром (партнером) проекту, бенефіціаром технічної допомоги в електронній моніторинговій системі, перевіряє достовірність надання товарів та послуг, виконання робіт, зазначених витрат та відповідність таких витрат законодавству України, правилам Програми та ЄС;

за результатами перевірки відповідальний контролер видає сертифікат контролю першого рівня, який формується за допомогою електронної моніторингової системи, після чого партнерські звіти та відповідні сертифікати стають доступними головному бенефіціару (головному партнеру) проекту в такій системі для перегляду та підготовки звіту про хід реалізації проекту;

головний бенефіціар (головний партнер) проекту готує звіт про хід реалізації проекту в електронній моніторинговій системі на основі партнерських звітів, які в ній доступні;

на підставі наявних відповідних фінансових даних головний бенефіціар (головний партнер) проекту готує заявку на відшкодування коштів (витрат), яку підписує та завантажує в електронну моніторингову систему;

головний бенефіціар (головний партнер) проекту подає Керівному органу та Спільному секретаріату звіт про хід реалізації проекту та заявку на відшкодування коштів (витрат) через електронну моніторингову систему протягом троьох місяців після закінчення кожного звітного періоду;

бенефіціар технічної допомоги для відшкодування підтверджених витрат подає заявку на відшкодування коштів один раз на рік в установленому Моніторинговим комітетом порядку;

головний бенефіціар (головний партнер) проекту відповідно до угоди про партнерство відшкодовує витрати (перераховує належну частину коштів ЄС) бенефіціару (партнеру) проекту, бенефіціару технічної допомоги, здійснені ними під час реалізації проекту.

11. З метою перевірки фінансових, технічних, фізичних та інших аспектів операцій у рамках реалізації проекту відповідальний контролер має право проводити перевірку на місцях щонайменше один раз протягом періоду реалізації проекту для кожного бенефіціара (партнера) проекту.

Відповідальний контролер має право перевірити оригінали документів у приміщенні бенефіціара (партнера) проекту, бенефіціара технічної допомоги або у разі потреби отримати їх поштою за відповідним запитом.

Під час проведення зазначеної перевірки відповідальний контролер керується законодавством України, правилами Програми, а також методичними рекомендаціями Національного органу контролю.

12. Бенефіціар (партнер) проекту, бенефіціар технічної допомоги зобов’язані забезпечити відповідальному контролеру, представникам Національного контактного пункту та органів управління Програмою усі необхідні умови для проведення перевірок на місцях та доступ до оригіналів документів відповідного проекту.

13. Керівний орган та Спільний секретаріат із залученням Національного органу контролю та представників Національного контактного пункту в установленому правилами Програми порядку може здійснювати моніторингові візити щодо реалізації проектів на місцях з відвідуванням відповідних об’єктів, які є частиною проектів, для проведення оцінки прогресу їх реалізації та встановлення відповідності здійснюваних витрат вимогам Програми, надання учасникам Програми консультаційної та іншої допомоги.

14. Бенефіціар технічної допомоги за запитом до Керівного органу та Спільного секретаріату може отримати попереднє фінансування у рамках технічної допомоги на виконання Програми.

Отримання технічної допомоги здійснюється в установленому законодавством порядку.

15. Процедура звітування та контролю за використанням технічної допомоги у рамках Програми на території України здійснюється в установленому Моніторинговим комітетом порядку.

16. Головні бенефіціари (головні партнери) проекту, бенефіціари (партнери) проектів, бенефіціар технічної допомоги на запит Керівного органу та Спільного секретаріату зобов’язані забезпечити повернення коштів ЄС, які неправомірно отримані ними внаслідок невідповідностей (порушень).

17. Головні бенефіціари (головні партнери) проекту, бенефіціари (партнери) проектів не пізніше ніж протягом місяця після початку реалізації проекту на території України подають Мінекономіки відповідні документи для державної реєстрації проекту в установленому законодавством порядку.

18. Моніторинг та контроль за реалізацією проектів здійснюються відповідно до компетенції Національним контактним пунктом, Мінекономіки, бенефіціарами (партнерами) проектів, Керівним органом та Спільним секретаріатом (за згодою) на заключному етапі та під час реалізації проекту.

19. Бенефіціари (партнери) проектів забезпечують подання відповідальним контролерам, Національному контактному пункту звітів про хід реалізації проекту у строки, передбачені договором про субсидування, укладеним Керівним органом та Спільним секретаріатом з головним бенефіціаром (головним партнером) проекту.

Копія звітів в електронному вигляді надсилається Мінекономіки та місцевим органам виконавчої влади.

20. Основними завданнями місцевих органів виконавчої влади є:

забезпечення співробітництва відповідно до компетенції з Керівним органом та Спільним секретаріатом, Моніторинговим комітетом та іншими органами управління Програми;

сприяння Мінрегіону, Держаудитслужбі у підготовці статистичних даних та фінансової інформації про стан реалізації проектів та виконання Програми в Україні і досягнення очікуваних цілей і результатів, а також в ідентифікації ризиків для реалізації проектів у рамках виконання Програми на території України, проведенні моніторингу їх реалізації;

сприяння Держаудитслужбі, відповідальним контролерам у здійсненні належного контролю за цільовим та ефективним використанням коштів ЄС на території України;

інформування Мінрегіону, Держаудитслужби, Керівного органу та Спільного секретаріату про можливі ризики, які можуть негативно вплинути на подальшу реалізацію проекту на відповідній території, підозру у шахрайстві та виявлені випадки невідповідності (порушення) і шахрайства в рамках реалізації відповідного проекту Програми;

сприяння відповідно до запиту Керівного органу та Спільного секретаріату та/або Національного контактного пункту, Національного органу контролю їх представникам у проведенні на місцях спільних перевірок ходу реалізації проектів;

сприяння уповноваженим державним органам та іншим органам управління Програмою у поверненні бенефіціарами (партнерами) проектів, бенефіціаром технічної допомоги неналежно витрачених та/або невикористаної частини коштів ЄС.

21. Національний орган контролю, місцеві органи виконавчої влади, бенефіціар (партнер) проекту, бенефіціар технічної допомоги невідкладно надсилають Національному контактному пункту інформацію про виявлені невідповідності (порушення) під час реалізації конкретного проекту Програми, інформацію про вірогідні ризики, які можуть негативно вплинути на подальшу реалізацію конкретного проекту Програми, підозру у шахрайстві в рамках реалізації конкретного проекту Програми.

Національний контактний пункт узагальнює отриману інформацію та надсилає її Керівному органу та Спільному секретаріату.

22. Національний контактний пункт, бенефіціари (партнери) проектів, бенефіціар технічної допомоги забезпечують збереження наявних у них документів (архівування даних), пов’язаних з виконанням Програми або реалізацією проекту, протягом п’яти років з дати виплати залишку коштів за Програмою відповідно до статті 70 Імплементаційного Регламенту Європейської Комісії від 18 серпня 2014 р. № 897/2014.