Про затвердження типових форм первинного обліку та Інструкції про порядок їх виготовлення, зберігання і застосування

Відповідно до статті 12 Закону України "Про державну статистику" та з метою посилення контролю за дотриманням касової дисципліни, наявністю, рухом і зберіганням товарно-матеріальних цінностей і запобігання зловживанням у фінансово-господарській діяльності підприємств, установ, організацій всіх форм власності та господарювання

1. Затвердити такі, що додаються:

типові форми первинного обліку N КО-1 "Прибутковий касовий ордер" і N М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей" як форми суворої звітності (обліку);

Інструкцію про порядок виготовлення, зберігання і застосування типових форм первинного обліку N КО-1 "Прибутковий касовий ордер" і N М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей".

2. Зазначені типові форми первинного обліку N КО-1 і N М-20 та Інструкцію про порядок їх виготовлення, зберігання і застосування ввести в дію з 1 березня 1999 року.

3. Управлінню статистичної методології та планування (Павелко Р.В.) у місячний термін з моменту їх затвердження та реєстрації в Мін'юсті України надіслати Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським державним адміністраціям, Держкомстату Автономної Республіки Крим, обласним, Київському і Севастопольському міським управлінням статистики, міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, корпораціям, концернам, іншим об'єднанням зразки затверджених форм первинної облікової документації та Інструкцію про порядок їх виготовлення, зберігання і застосування.

4. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, корпораціям, концернам, іншим об'єднанням довести вказані в п.1 цього наказу матеріали до підвідомчих підприємств та організацій і забезпечити їх впровадження в облікову практику.

5. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Мінстату України від 15.02.96 N 51 у частині затвердження типової форми первинного обліку касових операцій N КО-1.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Загальні положення

1.1. Типові форми первинного обліку N КО-1 "Прибутковий касовий ордер" та N М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей" з 1 березня 1999 року є обов'язковими для застосування всіма підприємствами, організаціями, філіями, відділеннями, іншими структурними підрозділами, що розташовані за межами їх територій (надалі - підприємства), незалежно від форм власності та господарювання, а також бюджетними установами - в разі приймання готівки та відпуску товарно-матеріальних цінностей підприємствам, установам, фізичним особам.

За потреби (при значній кількості назв, видів, типів цінностей, що відпускаються) накладна за формою N М-20 складається як обов'язковий додаток до товарно-транспортної накладної (типова форма N 1-ТН), затвердженої наказом Мінтрансу і Мінстату України 29.12.95 N 488/346, або товарно-транспортної накладної на перевезення спирту етилового (форма N 1-ТН спирт), затвердженої наказом Мінстату, Мінфіну, Мінтрансу, Держхарчопрому України 03.01.97 N 378/3/417/103.

Якщо відомості про цінності, що відпускаються і вивозяться автотранспортом "на сторону", вміщуються у товарно-транспортних накладних, то накладна за формою N М-20 не складається.

1.2. Бланки типових форм первинного обліку N КО-1 і N М-20 є бланками суворої звітності (обліку), що вимагає:

обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності (обліку);

їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказами Міністерства фінансів України від 25 листопада 1993 р. N 98, Служби безпеки України від 15 листопада 1993 р. N 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24 листопада 1993 р. N 740 та зареєстрованих Міністерством юстиції України 14 січня 1994 року за N 8/217;

видачі бланків форм особі апарату управління підприємства або особі, на яку покладено обов'язки з реєстрації виданих і повернутих типових форм первинного обліку N КО-1 і N М-20, за прибутково-видатковою накладною на бланки суворої звітності (типова форма N СЗ-1);

списання використаних бланків за актом "Акт на списання використаних бланків суворої звітності" (типова форма N СЗ-3).

2. Заповнення типових форм:

2.1. З обліку касових операцій N КО-1

Типова форма N КО-1 застосовується для оформлення надходження до каси грошових коштів та інших грошових документів при обробці інформації як з використанням обчислювальної техніки, так і без неї.

Типова форма N КО-1 виписується в одному примірнику та реєструється за друкарським номером у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (типова форма N КО-3) працівником бухгалтерії, підписується головним бухгалтером або особою, яка на те уповноважена, та передається до каси підприємства, установи.

Квитанція до прибуткового касового ордера, завірена підписами головного бухгалтера і касира та печаткою підприємства, видається на руки особі, яка здала гроші. Прибутковий касовий ордер, за яким одержано готівку, залишається у касі.

2.2. З обліку сировини та матеріалів N М-20

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (типова форма N М-20) є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей підприємством, що здійснило їх відпуск, для оприбуткування їх підприємством-одержувачем та для дозволу на вивіз їх з території підприємства-постачальника, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку.

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (типова форма N М-20) виписується підприємством, що здійснює відпуск товарно-матеріальних цінностей, у трьох примірниках на підставі договору (контракту), нарядів, інших відповідних документів та підписується особою, яка надала дозвіл на відпуск товарно-матеріальних цінностей, і головним бухгалтером.

Перший примірник надається підприємству-одержувачеві товарно-матеріальних цінностей як супровідний документ і як підстава для їх оприбуткування, другий - залишається на складі підприємства-постачальника і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей підприємством, що здійснило їх відпуск, третій - передається пропускному пункту для контролю за вивозом товарно-матеріальних цінностей за межі території підприємства (філії, відділення, відособленого підрозділу). Другий та третій примірники вказаними службами передаються до бухгалтерії для включення до обліку.

Заповнення накладної на відпуск товарно-матеріальних цінностей (типова форма N М-20) здійснює відповідний структурний підрозділ центрального апарату управління підприємства або інша посадова особа, призначена керівником цього підприємства, а рядок "Усього відпущено" та графу 8 заповнює матеріально відповідальна особа, яка здійснила відпуск товарно-матеріальних цінностей.

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (типова форма N М-20) оформлюється на кожну партію вантажу в такій послідовності:

під заголовком вказується дата виписки накладної;

у рядках "Виробник (постачальник)", "Одержувач" записуються найменування підприємств (організацій), що проводять, відповідно, відпуск (списання) і одержання (оприбуткування) перелічених у накладній товарно-матеріальних цінностей;

у рядку "Замовник (платник)" вказується найменування підприємства (організації), що проводить оплату замовлених і отриманих товарно-матеріальних цінностей;

у рядках "Виробник (постачальник)", "Одержувач" та "Замовник (платник)" проставляються їх ідентифікаційні коди за ЄДРПОУ;

у рядку "Підстава" записується N документа, що є підставою для видачі товарно-матеріальних цінностей;

у рядку "Через кого" записуються ініціали і прізвище одержувача, N та дата видачі довіреності;

у рядку "Додаток до товарно-транспортної накладної (серія, номер)" вказуються серія і номер відповідної товарно-транспортної накладної (типова форма N 1-ТН, форма N 1-ТН спирт), згідно з якою транспортуються відпущені підприємством-постачальником товарно-матеріальні цінності;

у графах з 3 до 7, 9 записуються назва, номенклатурний номер, одиниця виміру (код і її найменування), кількість (підлягає відпущенню і фактично відпущено) та ціна окремо кожного виду товарно-матеріальних цінностей, що відпускаються;

у графі 10 вказується загальна вартість відпущених товарно-матеріальних цінностей;

у рядку "Усього відпущено" проставляється кількість (літерами) відпущених найменувань товарно-матеріальних цінностей;

у рядку "На суму" вказується загальна вартість (літерами) відпущених товарно-матеріальних цінностей;

у рядку "Відпуск дозволив" вказується посадова особа (ініціали та прізвище), яка своїм підписом дозволяє відпуск товарно-матеріальних цінностей;

у рядку "Відпустив" вказується матеріально відповідальна особа, яка своїм підписом засвідчує відпуск товарно-матеріальних цінностей;

у рядку "Головний бухгалтер" розписується головний бухгалтер підприємства-виробника або особа, яка на те уповноважена.

у рядку "Одержав" вказується особа, яка одержала товарно-матеріальні цінності і яка своїм підписом підтверджує їх одержання.