Про затвердження Інструкції про порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо витрачання бланків свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, бланків свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця, бланків виписки, витягу, довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та бланків довідки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців про резервування найменування юридичної особи

Відповідно до вимог пункту 2 статті 7 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців" та Положення про Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва, затвердженого Указом Президента України від 25 травня 2000 року N 721/2000 (із змінами та доповненнями),

1. Затвердити Інструкцію про порядок замовлення, постачання, обліку та звітності щодо витрачання бланків свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, бланків свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця та бланків виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, що додається.

2. Департаменту реєстрації та ліцензування (Єфремов О.В.):

2.1. Забезпечити подання в установленому порядку цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

2.2. Здійснити організаційно-технічні заходи щодо забезпечення належного обігу бланків та обліку їх витрачання.

3. Цей наказ набирає чинності одночасно з набранням чинності Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Третьякова С.І.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до пункту 2 статті 7 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців", підпункту 25 пункту 4 та пункту 7 Положення про Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва, затвердженого Указом Президента України від 25 травня 2000 року N 721/2000 (із змінами та доповненнями). Вона визначає порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку і звітності щодо витрачання бланків свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи та бланків свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця, а також бланків виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (надалі - бланки).

1.2. Бланки використовуються для оформлення свідоцтв про державну реєстрацію юридичних осіб, свідоцтв про державну реєстрацію фізичних осіб-підприємців, а також для оформлення виписок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (надалі - Єдиний державний реєстр).

1.3. Бланки є необхідною складовою частиною документарного забезпечення процесу державної реєстрації та мають серію (тризначна комбінація літер та цифр) і номер (шість цифр).

Використання бланків інших зразків забороняється.

1.4. Облік надходження, витрачання бланків здійснюється департаментом реєстрації та ліцензування Держпідприємництва України (надалі - департамент) в електронному вигляді у Єдиному державному реєстрі.

1.5. У Єдиному державному реєстрі окремому обліку підлягають види бланків:

бланки свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи;

бланки свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця;

бланки виписки з Єдиного державного реєстру.

2.1. Бланки замовляються Держпідприємництвом України в централізованому порядку в межах коштів, передбачених на зазначені цілі Державним бюджетом України.

2.2. Державні реєстратори щорічно до 1 жовтня поточного року подають до Держпідприємництва України обґрунтовані заявки (додаток 1) про необхідну кількість за видами бланків на наступний рік для провадження державної реєстрації на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці.

2.3. Держпідприємництво України узагальнює заявки державних реєстраторів та організовує замовлення виготовлення необхідної кількості бланків.

3.1. Приймання тиражу виготовлених поліграфічним підприємством бланків здійснюється комісією, яка створюється наказом Голови Держпідприємництва України.

3.2. До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб. В обов'язковому порядку до складу включаються посадова особа департаменту, яка наказом Держпідприємництва України призначається відповідальною за зберігання, видачу та облік бланків (надалі - посадова особа департаменту), головний бухгалтер або його заступник та начальник адміністративно-господарського управління або його заступник. До роботи комісії може залучатися представник поліграфічного підприємства, яке виготовило бланки.

3.3. Комісія здійснює перевірку відповідності одержаних від поліграфічного підприємства пачок бланків супровідним документам та складає акт (додаток 2) про прийняття за кожним видом бланків.

3.4. Про прийняття департаментом на облік бланків до Єдиного державного реєстру вноситься така інформація:

вид прийнятих бланків;

кількість прийнятих бланків;

серія, номер першого бланка;

серія, номер останнього бланка;

дата прийняття на облік;

номер акта про прийняття бланків;

найменування поліграфічного підприємства;

вартість одного примірника бланка;

посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи департаменту.

3.5. Відповідно до внесеної інформації у Єдиному державному реєстрі формується окремий запис даних для кожного бланка, у якому зазначаються:

дата прийняття бланка на облік;

серія, номер бланка;

ознака, що бланк знаходиться на зберіганні у департаменті.

3.6. Приймання бланків у виконавчих комітетах міської ради міста обласного значення або у районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністраціях здійснюють комісії, створені наказами їх керівників.

3.7. Комісія, до складу якої в обов'язковому порядку повинні входити державні реєстратори, розкриває отримані пачки бланків та переглядає кожний бланк окремо.

У разі нестачі бланків або виявлення дефектних при виготовлені бланків (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту серій або номерів тощо), чи невідповідності серій і номерів бланків зазначеним у акті про прийняття-передавання бланків (пункт 4.3 Інструкції) складається акт за довільною формою у двох примірниках, перший з них, засвідчений печаткою державного реєстратора, надсилається до департаменту, а другий - залишається у державного реєстратора.

Пачки, в яких виявлена нестача або виявлені дефектні бланки, зберігаються окремо. Після отримання від департаменту повідомлення про завершення розслідування зазначених в акті обставин, відсутні та дефектні бланки знімаються з обліку у порядку, визначеному в пунктах 6.1-6.6 цієї Інструкції.

3.8. Державний реєстратор веде журнал обліку оприбуткування й витрачання бланків (надалі - журнал) за формою додатка 3, в який вноситься:

у розділ "Оприбуткування" - запис про прийняття на облік за кожним видом бланків на підставі акта про прийняття-передавання бланків та акта комісії про прийняття бланків;

у розділ "Видаток" - запис про зняття з обліку за кожним видом витрачених бланків на підставі прийнятих департаментом звітів про витрачання бланків (пункт 6.1 Інструкції).

3.9. Журнал повинен мати тверду обкладинку, бути прошнурованим, аркуші - пронумеровані. На внутрішньому боці обкладинки журналу робиться відмітка про загальну кількість аркушів у журналі, яка підписується державним реєстратором та засвідчується його печаткою.

3.10. Записи в журналі слід робити чорнильною або кульковою ручкою.

3.11. Підчистки у журналі не допускаються. Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується поряд чітким почерком. Кожне виправлення має бути завірене словами "Виправленому вірити", підписане державним реєстратором та засвідчене його печаткою.

3.12. З метою перевірки наявності бланків, які передані на зберігання посадовій особі департаменту або державному реєстратору, один раз на рік повинна проводитися інвентаризація бланків.

3.13. Інвентаризація також обов'язково проводиться:

при зміні посадової особи департаменту або державного реєстратора;

після стихійного лиха, пожежі;

при виявленні пошкодження або втрати облікової документації;

при встановленні факту розкрадання бланків.

4.1. Постачання державним реєстраторам бланків здійснюється двічі на рік з урахуванням даних електронного обліку бланків у Єдиному державному реєстрі.

4.2. Бланки передаються за видатковою накладною державному реєстраторові або іншій посадовій особі на підставі письмового доручення за наявності бухгалтерської довіреності та паспорта.

4.3. Передача бланків супроводжується складанням відповідного акта про прийняття-передавання бланків (додаток 4).

4.4. Акт заповнюється у двох примірниках, один з яких залишається у департаменті для контролю та звітності, а другий - передається посадовій особі, що отримала бланки.

4.5. Перший раз бланки передаються в обсягах, які розраховуються відповідно до поданої заявки у потребі в бланках та кількості централізовано замовлених бланків на 2004 рік.

4.6. Про передання державному реєстратору або іншій посадовій особі певної кількості бланків до Єдиного державного реєстру вноситься інформація:

дата передання бланків;

номер акта про прийняття-передавання бланків;

код за ЄДРПОУ та найменування відповідного виконавчого комітету міської ради міста обласного значення або районної, районної у містах Києві та Севастополі державної адміністрації;

кількість переданих бланків;

серія, номер першого переданого бланка;

серія, номер останнього переданого бланка;

вартість одного примірника бланка;

посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи департаменту, що передала бланки;

посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, що отримала бланки;

номер довіреності, за якою прийняті бланки;

дата видачі довіреності, за якою прийняті бланки.

5.1. Бланки є документами суворої звітності. Бланки повинні зберігатися у металевих шафах (сейфах).

5.2. У неробочий час металеві шафи (сейфи), а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути опечатані.

5.3. Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а в їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевірки їх діяльності.

5.4. Відповідальність за зберігання бланків несуть:

у Держпідприємництві України - адміністративно-господарське управління та посадова особа департаменту;

у місці проведення державної реєстрації - державні реєстратори.

5.5. Посадова особа департаменту зобов'язана проінструктувати новопризначеного державного реєстратора про порядок зберігання, обліку бланків, їх правильного витрачання та про відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків із згаданих питань.

5.6. У разі звільнення з посади державного реєстратора невикористані бланки після проведення інвентаризації передаються новопризначеному державному реєстратору за актом. Акт заповнюється у трьох примірниках, один з яких передається до департаменту, другий - залишається у звільненого державного реєстратора, третій - зберігається новопризначеним державним реєстратором.

5.7. У разі виявлення факту втрати (викрадання) бланків посадова особа департаменту або державний реєстратор зобов'язані у той самий день повідомити:

керівництво, конкретно зазначивши обставини втрати, кількість, серію та номери втрачених (викрадених) бланків, чи були порушені вимоги цієї Інструкції щодо їх зберігання;

органи внутрішніх справ за місцем їх викрадення для вжиття заходів щодо їх розшуку.

5.8. Державний реєстратор також повинен негайно повідомити департамент, зазначивши дату виявлення та обставини викрадення або втрати бланків, їх кількість, серію та номери, про прийняті заходи щодо їх розшуку.

5.9. Після завершення розслідування обставин утрати (викрадення) складається акт за довільною формою про визнання бланків втраченими (викраденими).

6.1. Для отримання наступної кількості бланків державний реєстратор подає до департаменту звіти про витрачення отриманих раніше бланків. За кожним видом отриманих бланків подається окремий звіт (додаток 5) у двох примірниках.

6.2. Разом із звітами подаються:

перелік бланків, які зіпсовані при оформленні, пошкоджені при зберіганні, втрачені (викрадені) або виявлені дефектними при виготовленні бланків, на папері (додаток 6) та в електронному вигляді (додаток 7);

акт про списання та знищення бланків, які зіпсовані при оформленні, пошкоджені при зберіганні або визнані дефектними при виготовленні бланків (далі - акт про списання та знищення бланків) за формою додатка 8 та (або) акт про визнання бланків втраченими (викраденими) (за наявності таких бланків).

6.3. Перелік використаних бланків формується із застосуванням кодів, які наведено у таблиці 1.

6.4. Акт про списання та знищення бланків складається комісією, склад якої затверджується керівником відповідного виконавчого комітету міської ради міста обласного значення або районної, районної у містах Києві та Севастополі державної адміністрації. На першому примірнику акта про списання та знищення бланків проти кожного зіпсованого при оформленні, пошкодженого при зберіганні або визнаного дефектним при виготовленні бланка наклеюються вирізані у відповідному бланку серія й номер. Перший примірник акта передається до департаменту, а другий (без вирізаних номерів) - залишається у державного реєстратора.

6.5. Зазначені в акті бланки знищуються у паперорізальній машині або спалюються.

6.6. У разі прийняття департаментом звіту державного реєстратора зазначені у звіті бланки знімаються з обліку. При цьому до Єдиного державного реєстру вноситься інформація:

дата зняття бланків з обліку;

вид бланків, що знімаються з обліку;

кількість бланків, що знімаються з обліку;

серія та номер бланків, що знімаються з обліку.

6.7. Посадова особа департаменту щоквартально передає звіт та первинні прибутково-видаткові документи до управління фінансування та звітності (бухгалтерії).

У звіті повинні зазначатися такі дані:

вид бланків;

залишок на початок періоду (кількість бланків, сума);

від кого одержано і кому видано;

підстава (найменування документа, номер і дата);

прибуток (кількість, серія і номер бланків, сума);

видаток (кількість, серія і номер бланків, сума);

залишок на кінець періоду (кількість бланків, сума).

6.8. Акти про прийняття-передавання бланків, звіти державних реєстраторів про витрачання бланків, акти про списання та знищення бланків, зіпсованих при оформлені, пошкоджених під час зберігання або визнаних дефектними при виготовленні бланків, зберігаються у Держпідприємництві України 10 років, а після закінчення цього терміну знищуються.

* Графи заповнюються при формуванні потреби у бланках на 2004-2005 роки.

Згідно з наказом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від "__" _______ ___ р. N ______ комісія у складі:

ОПРИБУТКУВАННЯ

ВИДАТОК

Відповідно до пункту 4.3 Інструкції про порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку та звітності щодо витрачання бланків свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, бланків свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи-підприємця та бланків виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, затвердженої наказом Держпідприємництва України від _______ N ____, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України ______________ року за N ______, складено цей акт про те, що "_____" _________ _____ р.

Пошкоджених пачок немає, серія й номери бланків, які зазначені на маркувальних ярликах пачок, відповідають акту.

2) бланків, які зіпсовано при оформлені або пошкоджено при зберіганні в кількості _________________ одиниць;

3) бланків, які втрачено (викрадено), в кількості _________________ одиниць;

4) бланків, які при розкритті пачок виявлено дефектними, в кількості _________________ одиниць;

5) бланків, які при розкритті пачок виявлено відсутніми, в кількості _________________ одиниць.

Перелік серій та номерів зіпсованих при оформленні, пошкоджених при зберіганні, утрачених (викрадених), виявлених при розкритті пачок дефектними або відсутніми бланків на папері та в електронному вигляді _____________________ додаються.

Усього витрачено бланків _________________.

______________________________________________________,

за період з "___" _______ ____ р. до "___" ________ ___ р.

від "___" ___________ _____ р. N ________ у складі:

склала цей акт про те, що "___" ___________ ____ р. було проведено списання та знищення бланків, які за період з "___" __________ _____ р. до "___" ___________ ____ р. були зіпсовані при оформленні, пошкоджені під час зберігання або при розкритті пачок, виявлені дефектними при виготовленні бланків.

З них:

таких серій і номерів: