Про затвердження Положення про порядок зберігання Національним банком України та банками України документів в умовах особливого періоду

Згідно із Законами України "Про Національний банк України", "Про банки і банківську діяльність", постановою Правління Національного банку України від 18.06.2003 N 261 "Про схвалення документів з питань функціонування банківської системи України в умовах особливого періоду" та з метою забезпечення надійної збереженості архівних та поточних документів системи Національного банку України та банків України Правління Національного банку України

1. Затвердити Положення про порядок зберігання Національним банком України та банками України документів в умовах особливого періоду (далі - Положення), що додається.

2. Встановити, що здійснення організаційно-технічних заходів щодо порядку та умов зберігання документів в особливий період відповідно до Положення в територіальних управліннях, спеціалізованих підприємствах, навчальних закладах Національного банку України та банках України забезпечують їх керівники.

3. Експертній комісії Національного банку України для проведення експертизи цінності документів (Лукасевич Б.В.) визначити в Переліку документів Національного банку України, установ та організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання статті, відповідно до яких документи підлягають обов'язковому зберіганню в умовах особливого періоду.

4. Господарсько-експлуатаційному управлінню (Руденко О.П.) разом з Департаментом інформатизації (Савченко А.С.) здійснити організаційно-технічні заходи та забезпечити належне функціонування технічного обладнання автоматизованої системи діловодства та електронного архіву Національного банку України відповідно до вимог Положення.

5. Управлінню діловодства (Врублевський В.В.):

здійснювати координацію роботи та методичне керівництво службами діловодства та архівними підрозділами системи Національного банку України у питаннях підготовки документів до зберігання в особливий період;

після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України довести зміст цієї постанови до відома центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України та банків України.

6. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови Національного банку України Кротюка В.Л. та Управління діловодства (Врублевський В.В.).

7. Постанова набирає чинності через 10 днів після її державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.

1.1. Це Положення розроблене відповідно до статті 7 Закону України "Про Національний банк України", статті 66 Закону України "Про банки і банківську діяльність" та постанови Правління Національного банку України від 18.06.2003 N 261 "Про схвалення документів з питань функціонування банківської системи України в умовах особливого періоду" і визначає порядок організації та умови для роботи з документами в банках щодо забезпечення їх зберігання в особливий період.

1.2. Вимоги цього Положення поширюються на Національний банк України, навчальні заклади Національного банку України та банки України.

1.3. У цьому Положенні терміни вживаються в такому значенні:

архів - структурний підрозділ банку, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства;

архівний документ - документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об'єкт рухомого майна;

архівна копія - повне (автентичне) відтворення машинописним, фото- та електрографічним або іншим способом усього тексту документа, офіційно засвідчене керівником архіву;

документ Національного архівного фонду - архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню;

документ тривалого зберігання - документи, які зберігаються в архіві понад 10 років;

експертна комісія (далі - ЕК) - комісія з питань проведення експертизи цінності документів, яка створюється в банку згідно з наказом його керівника;

особливий період - період функціонування органів державної влади, Збройних Сил України та інших військових формувань, утворених відповідно до законів України, органів місцевого самоврядування, органів управління у справах цивільної оборони і сил цивільної оборони, а також галузей національної економіки, підприємств, установ та організацій, який настає з часу оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення до відома виконавців рішення стосовно прихованої мобілізації чи з часу введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій;

Перелік документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затверджений постановою Правління Національного банку України від 08.12.2004 N 601, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 24.12.2004 за N 1646/10245 (далі - Перелік), - основний нормативно-правовий акт, що визначає строки зберігання відповідних категорій документів, які утворюються в процесі діяльності центрального апарату, структурних підрозділів і одиниць, територіальних управлінь, спеціалізованих підприємств, навчальних закладів Національного банку України та банків України, їх філій, представництв та відділень.

2.1. Для зберігання в умовах особливого періоду підлягають документи Національного архівного фонду та документи тривалого зберігання, а також окремі документи тимчасового зберігання за рішенням ЕК.

2.2. Статті Переліку, відповідно до яких визначається склад документів для зберігання в особливий період, установлює ЕК з урахуванням пропозицій структурних підрозділів Національного банку України. Склад документів, що підлягають зберіганню в умовах особливого періоду, визначається керівниками самостійних структурних підрозділів, територіальних управлінь, установ Національного банку України та банків України.

3.1. Порядок опрацювання документів та формування їх бази даних у структурних підрозділах Національного банку України регулюється Інструкцією з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 26.11.2002 N 450 (зі змінами), у банках України - відповідними інструкціями.

3.2. Із введенням в експлуатацію автоматизованої системи діловодства та електронного архіву Національного банку України документи, які надходять до Національного банку та створюються в процесі його діяльності, зберігаються у вигляді електронних файлів на спеціальному захищеному сервері. На позаміському запасному пункті управління зберігається копія бази даних автоматизованої системи документообігу та електронного архіву Національного банку України, яка підтримується в актуальному стані шляхом здійснення захищеного обміну даними між серверами.

3.3. У разі потреби робота з базою даних автоматизованої системи документообігу та електронного архіву здійснюється на резервних серверах. Підрозділи, що забезпечують роботу технічного обладнання автоматизованої системи документообігу та електронного архіву, забезпечують зв'язок між основною та резервною базами даних з періодичним (не рідше одного разу на добу) дублюванням бази даних системи на запасний сервер, розташований на позаміському запасному пункті управління.

3.4. Архівні підрозділи установ Національного банку України, керуючись у своїй діяльності Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16 та зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (зі змінами), з урахуванням вимог особливого періоду, забезпечують такий порядок підготовки документів:

засобами автоматизованої системи документообігу та електронного архіву Національного банку України здійснюють дублювання документів Національного архівного фонду та документів тривалого зберігання на паперових носіях шляхом їх сканування та перетворення в електронні копії;

відбирають та готують архівні справи, визначені для зберігання лише на паперових носіях, для вивезення у разі потреби до позаміського запасного пункту управління або призначених районів евакуації установ.

3.5. Банки України забезпечують опрацювання та підготовку документів для зберігання в особливий період із застосуванням зазначеної в цій главі технології або інших.

4.1. Документи структурних підрозділів Національного банку України в особливий період зберігаються:

на паперових носіях - у спеціально обладнаному приміщенні архіву Національного банку;

окремі визначені ЕК документи на паперових носіях - у спеціально обладнаних сховищах позаміського запасного пункту управління;

електронні документи - на спеціальному сервері, розташованому на позаміському запасному пункті управління.

4.2. Для здійснення зберігання архівних документів в електронному вигляді позаміський запасний пункт управління має бути устаткований потрібним обладнанням, яке постійно має функціонувати в штатному режимі.

4.3. Архівні документи територіальних управлінь Національного банку України в особливий період зберігаються відповідно до вимог цього Положення у приміщеннях відомчих архівів, у разі потреби основні документи, головним чином на магнітних носіях, підлягають вивезенню до призначених районів евакуації.

4.4. Архівні документи установ Національного банку України на паперових носіях в особливий період перевозяться на зберігання до приміщення архіву Національного банку України, на цифрових носіях - зберігаються у відповідних електронних архівах на позаміському запасному пункті управління.

4.5. Організаційно-технічні заходи та умови для зберігання документів банків України в особливий період визначаються відповідними рішеннями їх правлінь.