Про затвердження Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України

У зв'язку з прийняттям Сімейного кодексу України, Цивільного кодексу України та відповідно до Закону України "Про нотаріат", Консульського статуту України НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України (далі - Положення), що додається.

2. Департаменту у справах цивільного стану громадян і нотаріату Міністерства юстиції України надіслати Положення Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції для застосування в роботі та доведення до відома нотаріусів.

3. Управлінню консульської служби Міністерства закордонних справ України довести вказане Положення до відома дипломатичних представництв та консульських установ України для використання в роботі.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Міністра юстиції України та Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

1.1. Це Положення, розроблене відповідно до Закону України "Про нотаріат", Цивільного та Сімейного кодексів України, глави XI Консульського статуту України, визначає порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України.

1.2. Вчинення нотаріальних дій покладається на консульських посадових осіб (далі - консул), які працюють в дипломатичних представництвах та консульських установах України.

1.3. Консулами вчиняються такі види нотаріальних дій:

1) посвідчуються правочини (договори, заповіти, довіреності та ін.), крім іпотечних договорів, договорів про відчуження та заставу жилих будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок, іншого нерухомого майна, розташованого в Україні, а також крім договорів оренди, суборенди, емфітевзису земельних ділянок сільськогосподарського призначення;

2) вживаються заходи до охорони спадкового майна;

3) видаються свідоцтва про право на спадщину;

4) видаються свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;

5) засвідчується вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

6) засвідчується вірність підпису на документах;

7) засвідчується справжність кваліфікованого електронного підпису на електронних документах;

8) засвідчується вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;

9) посвідчується факт, що фізична особа є живою;

10) посвідчується факт перебування фізичної особи в певному місці;

11) посвідчується тотожність фізичної особи з особою, зображеною на фотокартці;

12) посвідчується час пред'явлення документів;

13) приймаються у депозит грошові суми та цінні папери;

14) учиняються виконавчі написи;

15) учиняються морські протести;

16) приймаються на зберігання документи;

17) видаються дублікати посвідчених ними документів.

Законодавством України можуть бути передбачені й інші дії, що вчиняються консулами.

1.4. Консули відповідно до статті 7 Закону України "Про нотаріат" у своїй діяльності керуються Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України та іншими нормативно-правовими актами.

1.5. Консули зобов'язані додержувати таємниць нотаріальних дій та відомостей, одержаних ними у зв'язку з їх учиненням.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються тільки фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких учинялися нотаріальні дії.

На письмову вимогу суду, господарського суду, прокуратури, органів дізнання і слідства довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються у зв'язку з кримінальними, цивільними або господарськими справами, що перебувають у їх провадженні.

Письмова вимога, з якою звертаються суд та інші зазначені вище органи, має бути належним чином оформлена (зокрема, мати посилання на номер справи, щодо якої виникла потреба в отриманні інформації).

Довідки про заповіти (про наявність заповіту, його зміст та ін.) видаються особам, щодо яких було складено заповіт, а також органам, переліченим в абзаці третьому цього підпункту, та спадкоємцям за законом тільки після смерті заповідача за умови подання свідоцтва (нотаріально засвідченої копії) про його смерть.

Обов'язок додержання таємниці здійснюваних нотаріальних дій поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків.

1.6. Консули зобов'язані здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до Консульського статуту України, Закону України "Про нотаріат", сприяти фізичним та юридичним особам у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права й обов'язки, попереджати про наслідки нотаріальних дій, що вчиняються, для того, щоб юридична необізнаність не могла їм зашкодити, зберігати в таємниці відомості, одержані ними у зв'язку з учиненням нотаріальних дій, відмовляти у вчиненні нотаріальної дії у разі її невідповідності законодавству України або чинним міжнародним договорам, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

На прохання фізичних чи юридичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, консули мають право витребувати від юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення цих нотаріальних дій, складати проекти правочинів і заяв, виготовляти копії (фотокопії) документів та витягів з них, а також давати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій.

Чинним законодавством консулу можуть бути надані й інші права.

1.7. Мова нотаріального діловодства визначається у відповідності до статті 10 Конституції України та Закону України "Про забезпечення функціонування української мови як державної". Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй консулом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі.

Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.

2.1. Нотаріальні дії вчиняються у приміщенні дипломатичного представництва та консульської установи. В окремих випадках, коли фізична особа не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості вчинюваних нотаріальних дій, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями, але в межах території діяльності дипломатичного представництва або консульської установи, у межах консульського округу.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням дипломатичного представництва чи консульської установи України, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні тощо) із зазначенням адреси, а також часу вчинення нотаріальної дії та причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.

2.2. Нотаріальні дії вчинюються в день пред'явлення всіх необхідних для цього документів, сплати консульського збору і відшкодування фактичних витрат.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладене в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від фізичних та юридичних осіб або направлення документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону консул повинен упевнитись у відсутності в зацікавлених осіб заперечень проти вчинення цієї дії.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою зацікавленої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення яких просить інша зацікавлена особа, учинення нотаріальної дії повинно бути відкладене на строк не більше десяти днів.

Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду через Міністерство закордонних справ України повідомлення про надходження заяви зацікавленої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша зацікавлена особа, учинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

Законодавством України можуть бути встановлені й інші підстави для відкладення і зупинення нотаріальних дій.

2.3. При вчиненні нотаріальних дій консул установлює особу, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, та перевіряє факт застосування санкцій, передбачених Законом України "Про санкції".

2.3.1. При вчиненні нотаріальних дій консул установлює особу учасників цивільних відносин, які особисто звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

Встановлення особи здійснюється за паспортом громадянина України або за іншим документом, що посвідчує особу, передбаченим Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", національним паспортом іноземця або документом, що його замінює, посвідченням особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, посвідченням, виданим за місцем роботи фізичної особи. Посвідчення водія, особи моряка, члена екіпажу, особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочинів.

У разі якщо за фізичну особу, яка у зв’язку з хворобою або фізичною вадою не може власноручно підписати правочин чи інший документ, його підписує інша фізична особа. Консул встановлює як особу, що бере участь у такій нотаріальній дії, так і особу, яка підписалася за неї.

Відомості про документ (його реквізити), на підставі якого встановлюється особа, уносяться консулом до реєстру для реєстрації нотаріальних дій.

2.3.2. При вчиненні нотаріальної дії консул перевіряє факт застосовування санкцій відповідних видів, передбачених статтею 4 Закону України "Про санкції", рішення про застосування яких прийняте Радою національної безпеки і оборони України та введено в дію указом Президента України, до фізичних або юридичних осіб, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії.

У разі звернення фізичної або юридичної особи за вчиненням нотаріальної дії щодо розпорядження активами консул перевіряє також факт застосування санкції у виді блокування активів до юридичних та/або фізичних осіб, що можуть прямо чи опосередковано здійснювати вирішальний вплив (контроль) на фізичну або юридичну особу, яка звернулася за вчиненням такої нотаріальної дії.

У разі звернення за вчиненням нотаріальної дії представника фізичної або юридичної особи перевірка факту застосування санкцій відповідних видів, передбачених статтею 4 Закону України "Про санкції", здійснюється щодо фізичної або юридичної особи, в інтересах якої діє такий представник.

Перевірка факту застосування санкцій відповідних видів здійснюється за відомостями, що містяться у Державному реєстрі санкцій.

У разі встановлення факту застосування санкцій, передбачених статтею 4 Закону України "Про санкції", до фізичних або юридичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії (юридичних та/або фізичних осіб, що можуть прямо чи опосередковано здійснювати вирішальний вплив (контроль) на фізичну або юридичну особу, яка звернулася за вчиненням відповідної нотаріальної дії), консул відмовляє у вчиненні такої нотаріальної дії відповідно достатті 49 Закону України "Про нотаріат", якщо вчинення нотаріальної дії призведе до порушення обмежень (заборон), установлених санкцією відповідного виду.

Консул зобов’язаний не пізніше наступного робочого дня після звернення до нього відповідної особи повідомити Міністерство закордонних справ України про фізичну або юридичну особу, до якої застосовано санкції, якій було відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, із зазначенням відомостей про нотаріальну дію, вид санкції, а у разі застосування санкції у виді блокування активів - про актив, щодо якого звернулася така особа.

Термін "активи" вживається в цьому Положенні у значенні, наведеному у Законі України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення".

2.4. При посвідченні правочинів з'ясовується обсяг цивільної дієздатності фізичних та юридичних осіб, які беруть участь у них.

Перевірка цивільної правоздатності та дієздатності фізичної особи - громадянина України здійснюється шляхом отримання відомостей про таку особу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян. Перевірка цивільної правоздатності та дієздатності фізичної особи - іноземця або особи без громадянства здійснюється на підставі документа, що посвідчує його особу і є підставою для перебування в Україні.

Перевірка цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи, зареєстрованої відповідно до законодавства України, здійснюється шляхом отримання з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) відомостей про таку особу, у тому числі про її установчі документи, та перевірки відповідності реєстраційної дії, яка вчиняється, обсягу її цивільної правоздатності та дієздатності. Перевірка цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи - нерезидента здійснюється на підставі документа, що підтверджує реєстрацію такої особи у країні її місцезнаходження (витяг із торговельного, банківського, судового реєстру тощо), та її установчих документів (їх копій), що легалізовані (консульська легалізація чи проставлення апостиля) в установленому законодавством порядку, якщо інше не встановлено чинними міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

У разі укладання правочинів представником перевіряються його повноваження.

Довіреність, яка надає повноваження представникові, подається консулу. Консул, що має доступ до Єдиного реєстру довіреностей через інформаційну мережу Міністерства юстиції України або через Міністерство закордонних справ України, зобов'язаний перевірити за допомогою Єдиного реєстру довіреностей дійсність довіреності на право розпорядження майном, у тому числі транспортними засобами, про що на примірнику довіреності або її копії, що залишаються у справах консула, робиться відмітка про перевірку дійсності довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей з обов'язковим зазначенням ідентифікаторного номера перевірки.

2.5. При посвідченні правочинів і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України, консул перевіряє справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії.

2.6. Нотаріально посвідчувані правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності консула. Якщо правочин, заява чи інший документ підписаний за відсутності консула, фізична особа повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею, та в присутності консула проставити на окремому аркуші свій підпис з тим, щоб консул міг перевірити тотожність цих підписів.

2.7. Якщо фізична особа у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не може власноручно підписати правочин, заяву чи інший документ, за її дорученням і в її присутності та в присутності консула ці документи може підписати інша особа. Про причини, з яких фізична особа, зацікавлена у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.

Дієздатна фізична особа, яка за станом здоров'я не може самостійно здійснювати свої права та виконувати обов'язки, має право обрати собі помічника.

Якщо глуха, німа або глухоніма фізична особа, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, письменна, вона сама прочитує документ і підписує його. Якщо така особа неписьменна, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухою, німою або глухонімою особою і посвідчити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.

2.8. Нотаріальні дії з використанням кваліфікованого електронного підпису чи печатки вчиняються в порядку, визначеному законодавством.

2.9. При посвідченні договорів майнового характеру консулом у текстах договорів зазначаються: для юридичних осіб резидентів - відомості про найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України; для нерезидентів - найменування, місцезнаходження та державу, де зареєстровано юридичну особу; для фізичних осіб громадян України - прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), адресу постійного місця проживання та реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП) згідно з Державним реєстром фізичних осіб - платників податків або серія (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті; для іноземців, осіб без громадянства - прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), громадянство, адресу постійного місця проживання за межами України.

На підтвердження наявності РНОКПП або можливості здійснювати будь-які платежі за серією та/або номером паспорта консулу подається картка платника податків, засвідчена уповноваженою особою, або паспорт з внесеною до нього інформацією (відміткою), копія (фотокопія) якої(го) долучається до примірника договору, який залишається у справах консула.

Консул перевіряє наявність ідентифікаційного коду юридичної особи, використовуючи безоплатний доступ до відомостей Єдиного державного реєстру за допомогою порталу електронних сервісів або з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг. Консул роздруковує відповідні відомості з Єдиного державного реєстру та долучає до примірника договору, який залишається у його справах.

2.10. У відповідності до статті 46 Закону України "Про нотаріат" консул управі витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Такі відомості і (або) документи повинні бути подані в строк, указаний консулом. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

2.11. Консул не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їхніх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер). У цих випадках учинення нотаріальних дій за участю цих осіб може бути здійснено іншою консульською посадовою особою, яка працює в дипломатичному представництві або консульській установі України.

2.12. Консули не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також які написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені особою, що видала документ. Виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, у яких не можна прочитати все в них написане, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.

Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена особою, що видала документи.

2.13. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і виписок з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко; дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням їх місцезнаходження. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах), а також дата, місце народження та місце роботи фізичних осіб.

Прізвища, імена, по батькові фізичних осіб, у тому числі представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання. Для представників юридичних осіб місце їх проживання у текстах правочинів зазначається на їхнє бажання, але з обов'язковим його зазначенням у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені консулом перед підписом відповідних осіб (сторін правочину та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.), повторені в кінці посвідчувального напису, скріплені підписом та печаткою консула. Виправлення мають бути зроблені за згодою сторін правочину та інших осіб, які підписали правочин, на всіх примірниках оформлюваних консулом документів і так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються консулом лише в кінці посвідчувального напису до підпису консула і проставлення печатки.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно (чи складений з порушенням вимог чинного законодавства), консул пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На бажання зацікавленої особи документ може бути складений консулом.

У разі якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті або скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення їхньої цілісності, з проставленням печатки та підпису консула з зазначенням кількості скріплених аркушів.

2.14. При посвідченні правочинів, засвідченні вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, справжності підпису на документах, правильності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа на відповідних документах учиняються посвідчувальні написи (додатки 1-29).

Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.

Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, дописок та інших виправлень і застережений підписом консула та його печаткою.

Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись штампи з текстом відповідного напису.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому разі аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються або скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом консула і скріплюється його печаткою.

На підтвердження права на спадщину, права власності на частку в спільному майні подружжя, яке видається після відкриття спадщини, а також посвідчення фактів, що фізична особа є живою, про перебування її у певному місці, тотожності фізичної особи з особою, зображеною на фотокартці, про час пред'явлення документів, про прийняття на зберігання документів видаються відповідні свідоцтва (додатки 30-47).

2.15. Усі нотаріальні дії, учинені консулами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій (додаток 48).

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається на документах, що видаються консулом, чи в посвідчувальних написах.

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом консульської посадової особи, уповноваженої на те керівником дипломатичного представництва чи консульської установи України. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

Запис нотаріальної дії у реєстр провадиться консулом чи іншою консульською посадовою особою або особою, яка перебуває у трудових відносинах з керівником дипломатичного представництва чи консульської установи України, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається консулом, ним підписані та скріплені печаткою.

Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту реєстрації її в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені консулом і скріплені його підписом.

2.16. Консули вправі видавати витяги з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій з урахуванням вимог, встановлених підпунктом 1.5 цього Положення.

Витяги з реєстрів нотаріальних дій щодо заповітів видаються тільки після смерті заповідача.

2.17. Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, долучаються до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., що залишаються у справах консула.

У разі коли державну реєстрацію права власності на земельну ділянку та об'єкт нерухомого майна проведено без видачі документа, що посвідчує таке право, або у зв'язку із втратою, пошкодженням чи псуванням відповідного державного акта на право власності, свідоцтва про право власності на нерухоме майно, нотаріальна дія щодо такого майна вчиняється на підставі інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі - Державний реєстр прав), отриманої шляхом безпосереднього доступу до нього. Така інформація долучається до примірника правочину, свідоцтва тощо, що залишаються у справах консула.

Оригінали документів (наприклад, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в консула залишаються їх копії (фотокопії).

Копії (фотокопії) подаються зацікавленими особами або на їх прохання виготовляються консулом чи іншим працівником або особою, яка перебуває у трудових відносинах з керівником дипломатичного представництва чи консульської установи України. На таких копіях консул робить напис "З оригіналом згідно", ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.

Документи, що посвідчують особу фізичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників юридичних осіб, повертаються особам, що їх подали, а в реєстрі записуються найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.

Якщо фізична особа звернулася за засвідченням вірності копії (фотокопії) документа чи виписки з документа, консул встановлює його особу і робить у реєстрі відмітку "Особу встановлено".

2.18. Не залишаються у справах консула:

- документи, що підтверджують право власності фізичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частини, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право власності на землю, договори купівлі-продажу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), будівлі, садиби, квартири, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, у тому числі зареєстровані на біржі, договори про виділення в натурі частки з нерухомого майна, договори про поділ нерухомого майна та ін.), договори про відчуження не закінчених будівництвом житлових будинків, будівель (їх частин) або інших споруд, - якщо видається свідоцтво про право на спадщину на частку (чи частку від частки) майна померлого співвласника, якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний документ, що підтверджує право власності;

- свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку; при видачі свідоцтва про право на спадщину чи про право власності на неї.

Про наявність зазначених документів робиться відмітка на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, у якій зазначаються назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується консулом.

Можливе залишення у справах консула копій (фотокопій) документів, що повертаються сторонам правочинів. У таких випадках, крім необхідних відміток, на залишених копіях (фотокопіях) консул робить напис "З оригіналом згідно", проставляє дату, свій підпис, який скріплює печаткою.

2.19. У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого консулом, за письмовою заявою осіб (представників юридичних осіб), за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, консулом видається дублікат утраченого документа.

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих консулом, дублікат утраченого документа видається консулом за місцем його зберігання.

Дублікати документів, посвідчених або виданих консулом, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких учинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту. Консулу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або про видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких учинялася нотаріальна дія, а також до заяви виконавця заповіту консул долучає копію (фотокопію) свідоцтва про смерть та копії (фотокопії) інших документів, зокрема тих, які підтверджують родинні стосунки спадкоємців (копія свідоцтва виконавця заповіту), та ін. На таких копіях (фотокопіях) консул робить напис "З оригіналом згідно", ставить дату і свій підпис, який скріплює печаткою.

Дублікат секретного заповіту не видається.

Копія (фотокопія) оголошеного секретного заповіту, засвідчена в установленому порядку, може бути приєднана до дубліката протоколу про оголошення секретного заповіту, який видається у разі його втрати.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Про видачу дубліката консул робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах консула.

2.20. Консули, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону учасниками цивільних відносин, або якщо справжність поданого документа викликає сумнів, повідомляють про це через Міністерство закордонних справ України відповідні органи для вжиття необхідних заходів.

2.21. Консул відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо:

- учинення такої дії суперечить законові;

- не подані відомості (інформація) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії;

- дія не підлягає вчиненню консулом;

- з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа, особа, цивільна дієздатність якої обмежена, або представник, який не має необхідних повноважень;

- правочин, що укладається від імені юридичної особи, не відповідає обсягу її цивільної дієздатності;

- в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.

Консули не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що паплюжать честь і гідність людини.

2.22. Консул на прохання особи, якій відмовлено в учиненні нотаріальної дії, повинен викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. У цих випадках консул не пізніше як у триденний строк виносить постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії.

У постанові про відмову вказуються:

- дата винесення постанови;

- прізвище, ініціали консула, який виніс постанову, найменування та адреса дипломатичного представництва чи консульської установи України;

- прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, місце її проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи;

- про вчинення якої нотаріальної дії просила особа, що звернулася до консула (короткий зміст прохання);

- мотиви, з яких відмовлено в учиненні нотаріальної дії, з посиланням на чинне законодавство;

- порядок і строки оскарження відмови з посиланням на цивільне процесуальне законодавство.

Консул не має права на безпідставну відмову в учиненні нотаріальної дії.

2.23. За вчинення нотаріальних дій консули справляють консульський збір.

За надання консулами додаткових послуг правового характеру, які не пов'язані з учинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру (складання проектів правочинів, заяв, виготовлення копій (фотокопій) документів чи виписок з них тощо) справляється окрема плата. Перелік таких послуг та розмір плати за них установлюються Тарифами консульського збору.

3.1. Основні правила посвідчення правочинів

3.1.1. Зміст правочину не може суперечити Цивільному кодексу України, іншим актам цивільного законодавства, а також моральним засадам суспільства (стаття 203 Цивільного кодексу України).

Консули зобов'язані роз'яснити сторонам зміст і значення поданих ними проектів правочинів і перевірити, чи відповідає зміст посвідчуваних правочинів вимогам закону і дійсним намірам сторін.

3.1.2. Документи, у яких викладено зміст правочинів, що посвідчуються в нотаріальному порядку, виготовляються консулом не менше ніж у двох примірниках, один з яких залишається у справах консула, а інші видаються сторонам.

Усі примірники підписуються учасниками правочину. Посвідчувальний напис учиняється на всіх примірниках правочину.

На бажання учасників правочину кожному з них видається по одному примірнику, про що зазначається у тексті договору.

3.1.3. При посвідченні правочинів консул з'ясовує обсяг цивільної дієздатності фізичних осіб, які є учасниками правочинів (стаття 44 Закону України "Про нотаріат", виходячи з того, що цивільною дієздатністю фізичної особи визнається її здатність своїми діями набувати для себе цивільних прав і самостійно їх здійснювати, а також здатність своїми діями створювати для себе цивільні обов'язки, самостійно їх виконувати та нести відповідальність у разі їх невиконання.

Повну цивільну дієздатність має фізична особа, яка досягла вісімнадцяти років (повноліття).

Повна цивільна дієздатність може бути надана фізичній особі, яка досягла шістнадцяти років і працює за трудовим договором, особі, яка займається підприємницькою діяльністю, а також неповнолітній особі, яка записана матір'ю або батьком дитини.

У разі реєстрації шлюбу фізичної особи, яка не досягла повноліття, вона набуває повної цивільної дієздатності з моменту реєстрації шлюбу.

На підтвердження набуття повної цивільної дієздатності неповнолітньою особою консулу подаються відповідні документи (трудовий договір, виписка з наказу, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дитини тощо).

У разі перевірки цивільної дієздатності фізичної особи, яка досягла 16 років і займається підприємницькою діяльністю, консул перевіряє інформацію про таку особу у Єдиному державному реєстрі, використовуючи безоплатний доступ до відомостей Єдиного державного реєстру за допомогою порталу електронних сервісів або з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг.

У разі припинення шлюбу до досягнення фізичною особою повноліття, у разі припинення дії трудового договору, припинення фізичною особою здійснення підприємницької діяльності набута нею повна цивільна дієздатність зберігається.

Якщо у консула є підстави вважати, що хтось з учасників правочину страждає на хронічний, стійкий психічний розлад, що істотно впливає на здатність усвідомлювати значення своїх дій та (або) керувати ними, зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами, токсичними речовинами тощо, а відомостей про визнання особи недієздатною чи про обмеження цивільної дієздатності фізичної особи немає, консул відкладає вчинення правочину і з'ясовує, чи є рішення суду про визнання особи недієздатною або про обмеження цивільної дієздатності фізичної особи, яке набрало законної сили. Якщо таке рішення судом не виносилось, консул повідомляє про своє припущення одну з осіб чи один з органів, указаних у статті 296 Цивільного процесуального кодексу України, які можуть звернутись до суду із заявою про визнання цієї особи недієздатною або про обмеження цивільної дієздатності фізичної особи.

У своєму листі консул пропонує повідомити його про прийняте рішення. Залежно від прийнятого цією особою чи органом рішення консул або вчиняє нотаріальну дію, або зупиняє вчинення нотаріальної дії до розгляду справи в суді.

3.1.4. У разі укладення правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, за участю осіб, над якими встановлено опіку або піклування, консул перевіряє наявність дозволу органу опіки та піклування на укладення таких договорів (стаття 71 Цивільного кодексу України.

Правочини за малолітніх, які не досягли 14 років, а також від імені фізичних осіб, визнаних у судовому порядку недієздатними, учиняють батьки (усиновлювачі) або опікуни.

При вчиненні правочину одним з батьків малолітньої дитини вимагається письмова нотаріально засвідчена згода другого з батьків.

У разі неможливості отримання згоди другого з батьків (батько дитини записаний зі слів матері; у разі смерті другого з батьків, що підтверджується свідоцтвом про смерть або витягом з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть, або документом, виданим компетентним органом іноземної держави, за умови його легалізації, якщо інше не передбачено законом, міжнародними договорами України; у разі визнання другого з батьків безвісно відсутнім чи померлим, у разі ухвалення рішення суду про позбавлення батьківських прав) правочини щодо майна дитини вчиняються тим з батьків, з ким дитина проживає. Про обставини, які свідчать про неможливість отримання згоди другого з батьків, зазначається в тексті правочину.

Консул не приймає для посвідчення правочин, що укладається від імені малолітньої дитини представником батьків (усиновлювачів) або одного з них.

Правочин, що вчиняється батьками (усиновлювачами), не може суперечити правам та інтересам їхніх малолітніх, неповнолітніх чи непрацездатних дітей (стаття 203 Цивільного кодексу України.

Правочини від імені неповнолітніх віком від 14 до 18 років, а також від імені осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, можуть бути посвідчені за умови, якщо вони вчинені за згодою батьків (усиновлювачів) або піклувальника.

На вчинення неповнолітньою особою правочину щодо транспортних засобів або нерухомого майна має бути згода обох батьків (усиновлювачів) або піклувальника.

Для укладення інших правочинів неповнолітньою дитиною консул має одержати згоду будь-кого з батьків (усиновлювачів). У разі заперечення того з батьків (усиновлювачів), з яким проживає неповнолітня особа, правочин може бути здійснений з дозволу органу опіки та піклування.

Опікун не має права укладати, а піклувальник давати згоду на укладення договорів між підопічним та своєю дружиною (своїм чоловіком) або своїми близькими родичами, крім передавання майна підопічному у власність за договором дарування або в безоплатне користування на підставі договору позички.

Справжність підпису(ів) батьків (усиновлювачів) або піклувальників на заяві про їх згоду на посвідчення правочинів від імені неповнолітніх віком від 14 до 18 років, а також від імені осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, повинна бути нотаріально засвідчена. Засвідчення справжності підпису не потрібне, якщо батьки, усиновлювачі або піклувальники особисто подадуть консулу заяву про згоду на посвідчення правочину. У цьому разі консул установлює особу заявника, перевіряє справжність його підпису, про що робить відмітку на заяві, і вказує назву документа, його номер, дату видачі та назву установи, що видала документ, який стверджує особу. Заява про згоду на посвідчення правочину може бути викладена на звороті примірника правочину, що залишається у справах консула, або на окремому аркуші.

3.1.5. При перевірці обсягу цивільної правоздатності юридичних осіб, які беруть участь у правочинах, консули зобов'язані ознайомитись з установчими документами (статут, засновницький договір), установчими актами, інформацією про таку особу, що міститься в Єдиному державному реєстрі, використовуючи безоплатний доступ до відомостей Єдиного державного реєстру за допомогою порталу електронних сервісів або з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг, положенням про філію та представництво юридичної особи, наказом юридичної особи про призначення керівника філії або представництва і перевірити, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, обсягу цивільної правоздатності юридичної особи.

3.1.6. При укладенні правочину представником консул перевіряє його повноваження. Консул, що має доступ до Єдиного реєстру довіреностей через інформаційну мережу Міністерства юстиції України або через Міністерство закордонних справ України, зобов'язаний перевірити за допомогою Єдиного реєстру довіреностей дійсність довіреності на право розпорядження майном, у тому числі транспортними засобами. На примірнику довіреності або її копії, що залишаються у справах дипломатичного представництва чи консульської установи, робиться відмітка про перевірку дійсності довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей з обов'язковим зазначенням ідентифікаторного номера перевірки.