Про затвердження Інструкції про порядок обліку депозитних операцій у державних нотаріальних конторах та в приватних нотаріусів

Відповідно до статей 85, 86 Закону України "Про нотаріат" та з метою удосконалення порядку обліку депозитних операцій у державних нотаріальних конторах та в приватних нотаріусів

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку депозитних операцій у державних нотаріальних конторах та в приватних нотаріусів, що додається.

2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Круковес Н.В.):

подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами та доповненнями);

довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та забезпечити його належне застосування в роботі.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря Л.В.Єфіменка.

1. Державні та приватні нотаріуси у випадках, передбачених законодавством України, приймають у депозит грошові суми та цінні папери.

2. Особа, що вносить у депозит грошові суми або цінні папери, подає нотаріусу відповідну заяву, яка реєструється нотаріусом у книзі вхідної кореспонденції і є підставою для вчинення нотаріальної дії.

3. Унесення особою грошових сум у депозит приватного нотаріуса провадиться шляхом переказу готівки через банки або підприємства поштового зв'язку чи безготівковим перерахуванням сум з рахунку особи на окремий поточний рахунок приватного нотаріуса. Для зберігання грошових сум, прийнятих у депозит державними нотаріальними конторами, в органах Державного казначейства відкриваються відповідні рахунки для обліку депозитних сум.

4. На підставі виписок з рахунків, указаних у пункті 3 цієї Інструкції, що свідчать про надходження відповідних сум, особі, яка внесла грошові суми в депозит, нотаріусом видається квитанція встановленого зразка (додаток 1). При цьому права частина квитанції (квитанція) видається особі, яка внесла грошову суму в депозит, а ліва її частина (корінець квитанції) залишається в справах державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.

5. У квитанції вказуються:

відомості щодо особи, від якої прийняті в депозит грошові суми, а також щодо особи, для якої вони вносяться (далі - депонент):

для фізичних осіб: прізвище, ім'я, по батькові, серія та номер паспорта, коли та ким він був виданий, місце проживання та ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів;

для юридичних осіб: їх найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України, реквізити поточного рахунку, відкритого в установі банку (якщо місцезнаходження депонента невідоме, то нотаріусом у квитанції вказуються останні дані, які відомі особі, що звернулася за внесенням у депозит грошових сум);

з якою метою чи для виконання якого зобов'язання внесено суму в депозит;

розмір грошової суми, унесеної у депозит;

сума справленого державного мита або плати за вчинену нотаріальну дію.

6. У разі внесення у депозит цінних паперів нотаріусом видається квитанція встановленого зразка (додаток 1). При цьому нотаріусом указується сумарна номінальна вартість цінних паперів, що прийняті в депозит.

7. При прийнятті в депозит цінних паперів на зворотному боці квитанції і корінця квитанції зазначаються вид цінних паперів, їх кількість та сумарна номінальна вартість.

8. У разі прийняття у депозит для передачі за належністю грошових сум або цінних паперів державними нотаріусами справляється державне мито в розмірі, установленому чинним законодавством; приватними нотаріусами справляється плата відповідно до статті 31 Закону України "Про нотаріат" та статті 1 Указу Президента України від 10 липня 1998 року N 762 "Про впорядкування справляння плати за вчинення нотаріальних дій". Документ, що свідчить про сплату державного мита, наклеюється на корінці квитанції. Особа, що внесла в депозит грошові суми або цінні папери, або її уповноважений представник розписується на корінці квитанції. Витрати, пов'язані з наданням банківськими установами послуг із зберігання цінних паперів, відшкодовуються депонентом.

9. Якщо під час ужиття заходів до охорони спадкового майна державним нотаріусом будуть виявлені грошові суми (цінні папери), що залишилися після померлого, вони вносяться на відповідні рахунки для обліку депозитних сум державної нотаріальної контори, про що виписується відповідна квитанція. Квитанція підшивається до спадкової справи, а її корінець залишається в справах державної нотаріальної контори.

У цьому разі в квитанції зазначаються:

прізвище, ім'я, по батькові державного нотаріуса, що вживав заходів до охорони спадкового майна;

прізвище, ім'я, по батькові та останнє місце проживання спадкодавця;

розмір грошових коштів або сумарна номінальна вартість цінних паперів, унесених державним нотаріусом у депозит.

На звороті корінця квитанції вказується номер спадкової справи, у якій зберігається квитанція.

10. Облік депозитних операцій здійснюється державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами в таких книгах:

книга обліку депозитних операцій (додаток 2);

книга обліку особових рахунків депонентів (додаток 3).

11. Надходження грошових сум чи цінних паперів обліковується в прибутковій частині книги обліку депозитних операцій.

У графі 1 "N з/п" указується порядковий номер запису; у графі 2 "Дата" - дата надходження грошових сум або цінних паперів у депозит; у графі 3 - прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи (найменування юридичної особи), від якої прийняті грошові суми або цінні папери; за яким зобов'язанням або в рахунок яких платежів вони внесені; у графі 4 "N квитанції" - номер виданої квитанції; у графах 5, 6 "Прийнято" вказуються відповідно розмір внесеної у депозит грошової суми, вид, кількість, номінальна вартість та реквізити цінних паперів, унесених у депозит; у графі 7 - номер особового рахунку депонента.

12. Видача грошових сум та цінних паперів обліковується у видатковій частині книги обліку депозитних операцій.

У графі 1 "N з/п" указується порядковий номер запису; у графі 2 "Дата" - дата видачі грошових сум або цінних паперів; у графі 3 - прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи (найменування юридичної особи), якій видано (перераховано) грошові суми або цінні папери; у графі 4 - номер платіжного доручення; у графах 5 та 6 зазначаються відповідно розмір виданих (перерахованих) грошових сум або вид, кількість, номінальна вартість та реквізити цінних паперів; у графі 7 - номер особового рахунку депонента.

13. Наприкінці кожного місяця в прибутковій та видатковій частинах книги обліку депозитних операцій підбиваються підсумки за графами 5 та 6, вираховуються залишки коштів за депозитними операціями на перше число наступного місяця, а також указуються суми нарахованих банком відсотків за зберігання на поточних рахунках грошових сум у разі, якщо нарахування останніх передбачається укладеним з банком договором про розрахунково-касове обслуговування. Залишки депозитних сум та суми відсотків за станом на перше число кожного місяця звіряються із сумами, указаними у виписках з окремих поточних рахунків, відкритих у банківських установах.

14. Унесення відомостей про грошові суми або цінні папери, що надійшли в депозит, до книги обліку депозитних операцій є підставою для відображення відповідних сум на особових рахунках депонентів у книзі обліку особових рахунків депонентів.

15. Нотаріусом у депозит приймаються цінні папери, випущені в документарній формі. Нотаріус складає їх опис у трьох примірниках, кожен з яких підписується особою, що вносить цінні папери в депозит. Прийняті в депозит цінні папери в опечатаних пакетах, на яких позначається їх сумарна номінальна вартість та в які вкладається один примірник опису, здаються на зберігання до банку.

В описі вказуються: найменування та місцезнаходження державної нотаріальної контори або прізвище, ім'я по батькові та нотаріальний округ приватного нотаріуса, кількість, вид, сумарна номінальна вартість та реквізити цінних паперів.

Цінні папери, що надійшли в депозит, здаються нотаріусом до банківської установи не рідше 1 разу на 5 днів.

16. Видача з депозиту грошових сум або цінних паперів здійснюється за заявою, яку подає депонент. На заяві нотаріусом здійснюється службова відмітка про встановлення особи депонента, реквізити документа, на підставі якого особу було встановлено, та вказується документ, що підтверджує право на одержання депозитних сум (свідоцтво про право на спадщину, довіреність тощо).

17. Видача банками грошових сум депонентам провадиться на підставі платіжних доручень приватних нотаріусів шляхом безготівкового перерахування на рахунок депонента або переказу коштів для виплати депоненту готівкою в банку. Здійснення видатків органами Державного казначейства провадиться відповідно до п. 11.4 Порядку виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи, затвердженого наказом Державного казначейства України від 10.08.2001. N 140 і зареєстрованого в Мін'юсті 28.08.2001 за N 756/5947.

18. Копія платіжного доручення, на підставі якого перераховано грошові суми, залишається в справах державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.

19. Про одержання від нотаріуса цінних паперів депонент розписується на заяві, указаній в п.16 цієї Інструкції.

20. Повернення грошових сум і цінних паперів особі, що внесла їх у депозит, допускається лише за згодою депонента. Вимога про повернення грошових сум і цінних паперів і згода на їхнє повернення повинні бути висловлені в письмовій формі.

21. Невитребувані з депозиту грошові суми та цінні папери, що підлягають передачі фізичним та юридичним особам, зберігаються в депозиті державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса протягом 3 років і після закінчення встановлених термінів їх зберігання підлягають перерахуванню до Державного бюджету України в порядку, установленому чинним законодавством України.

22. Грошові суми, що зберігаються в органах Державного казначейства, спрямовуються до загального фонду державного бюджету України як інші неподаткові надходження. До державного бюджету наприкінці бюджетного року перераховуються також суми нарахованих банком відсотків за зберігання на поточних рахунках грошових сум, зданих в депозит. Перерахування невитребуваних грошових сум до бюджету відображається в графі 8 книги обліку особових рахунків депонентів.

23. Книги обліку депозитних операцій, обліку особових рахунків депонентів мають бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені печаткою та підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції із зазначенням кількості аркушів, що містяться в них.

24. Квитанційні книжки обліковуються за правилами обліку документів суворої звітності.