Про затвердження форми податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (ф. N 1ДФ) та Порядку заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку

У зв'язку з набранням чинності Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" та керуючись статтею 8 Закону України "Про державну податкову службу в Україні",

1. Затвердити форму податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (ф. N 1ДФ) (додається).

2. Затвердити Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (додається).

3. Податковий розрахунок перший раз подавати за I-й квартал 2004 року. Інформацію про нараховані та виплачені фізичним особам суми доходів і суми утриманих з них податків за IV-й квартал 2003 року подавати за ф. N 8ДР.

4. Департаменту оподаткування фізичних осіб (Дубель В.С.) та Департаменту автоматизації процесів оподаткування (Семирга М.І.) подати цей наказ до Міністерства юстиції України на державну реєстрацію.

5. Департаменту громадських зв'язків та масово-роз'яснювальної роботи (Косарчук В.П.) після державної реєстрації цього наказу забезпечити його опублікування у засобах масової інформації.

6. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної податкової адміністрації України від 30 грудня 1997 року N 473 "Про затвердження форми довідки "Про суми виплачених доходів і утриманих з них податків та інших обов'язкових платежів фізичних осіб юридичними особами усіх форм власності та фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності" (ф. N 8ДР); Порядку заповнення та подання юридичними особами усіх форм власності і фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності довідки ф. N 8ДР", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 19 січня 1998 року за N 26/2466 (із змінами та доповненнями).

7. Цей наказ набирає чинності з 01.04.2004 року.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Степанова М.В.

1.1. Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за ф. N 1ДФ (далі - Порядок) регулює заповнення і подання органам державної податкової служби України податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, та сум утриманого з них податку (далі - податковий розрахунок) відповідно до вимог підпункту "б" пункту 19.2 статті 19 Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб" (далі - Закон).

1.2. Дія цього Порядку поширюється на юридичних осіб (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), фізичних осіб, нерезидентів або їх представництв, які незалежно від їх організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок з доходів фізичних осіб до бюджету від імені та за рахунок платника податку та є податковими агентами відповідно до норм Закону.

1.3. Подання податковими агентами податкового розрахунку за ф. N 1ДФ за період, у який здійснювалась ліквідація (припинення діяльності) податкового агента, проводиться до оформлення його ліквідації (припинення діяльності).

2.1. Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий податковий розрахунок за календарний рік не подається. Якщо останній день терміну подання податкового розрахунку припадає на вихідний чи святковий день, то останнім днем терміну вважається наступний за вихідним або святковим операційний (банківський) день. Якщо до закінчення терміну подання податкового розрахунку податковий агент виявляє помилки в раніше поданому за поточний звітний період податковому розрахунку, він зобов'язаний подати новий податковий розрахунок. При цьому штрафні санкції та адміністративні штрафи не застосовуються, а раніше поданий податковий розрахунок скасовується.

2.2. У разі коли податковий агент протягом звітного кварталу не виплачує доходи або виплачує доходи не всім платникам податку, податковий розрахунок не подається або подається по тих платниках податку, яким нараховані (сплачені) доходи.

2.3. Податковий розрахунок подається до органу державної податкової служби за місцезнаходженням податкового агента - юридичної особи або його відокремлених підрозділів чи до органу державної податкової служби за місцем проживання фізичної особи - податкового агента (далі - органи державної податкової служби).

2.3.1. На непошкодженому паперовому носії формату А4 (кількість аркушів не обмежується) розрахунок заповнюється машинописним текстом чи друкованими літерами без замазок, закреслень, виправлень і уточнень. Указуються порядкові номери сторінок. Якщо в інформаційному рядку є незаповнені поля, вони заповнюються прочерками. Подання ксерокопії розрахунку не дозволяється.

2.3.2. За наявності комп'ютерної техніки податкові агенти формують і подають інформацію про доходи й утримані з них податки у вигляді файла даних, який передається в електронному вигляді (можна на дискеті), та його роздрукованої копії (за формою розрахунку). Структура файла визначена в додатку до цього Порядку. Друкована копія завіряється згідно з пунктом 5.4 цього Порядку.

2.3.3. Податковий розрахунок готується у двох примірниках. Один примірник подається до органу державної податкової служби. Другий - з підписом особи, відповідальної за приймання розрахунку, штампом та проставленим номером порції, отриманим при обов'язковій реєстрації розрахунку в органі державної податкової служби, - повертається податковому агенту.

3.1. Реквізити податкового розрахунку, що заповнюються:

3.1.1. Навпроти напису "Стор." податковим агентом проставляється номер сторінки податкового розрахунку.

3.1.2. Відмічається відповідна клітинка "Звітний", "Новий звітний" чи "Уточнюючий" залежно від того, який податковий розрахунок подається.

3.1.3. Навпроти напису "Порція" працівником органу державної податкової служби, відповідальним за приймання розрахунку, проставляється номер порції при обов'язковій реєстрації розрахунку в органі державної податкової служби.

3.1.4. Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (1), реєстраційний (обліковий) номер платника податків (юридичної особи) або десятирозрядний ідентифікаційний номер (2) фізичної особи - податкового агента, який подає розрахунок. Заповнення клітинок проводиться зліва направо (доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше 8).

(1) Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.

(2) З Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів.

3.1.5. Відмічається відповідна клітинка "Юридична особа" або "Фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності".

3.1.6. "Працювало у штаті" - проставляється найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікових чисельностей штатних працівників облікового складу юридичної особи чи фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності (3).

(3) Згідно з Інструкцією із статистики чисельності працівників, зайнятих у народному господарстві України, затвердженою наказом Міністерства статистики України від 7 липня 1995 року N 171 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 7 серпня 1995 року за N 287/823.

3.1.7. "Працювало за сумісництвом" - кількість працівників за сумісництвом (крім внутрішніх сумісників) та за договорами цивільно-правового характеру у звітному періоді; реквізити, передбачені підпунктами 3.1.6 та 3.1.7, заповнюються тільки в разі наявності в юридичної особи чи у фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності найманих працівників. Реквізити, передбачені підпунктами 3.1.6 та 3.1.7, заповнюються тільки для першої порції розрахунку.

3.1.8. Назва юридичної особи чи прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, що подає розрахунок.

3.1.9. Ідентифікаційний код органу державної податкової служби, куди подається розрахунок, за ЄДРПОУ.

3.1.10. Назва органу державної податкової служби, куди подається розрахунок.

3.1.11. "Звітний період" - відображається арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу і рік.

3.1.12. У графі 1 "N з/п" відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється.

3.1.13. У графі 2 "Ідентифікаційний номер" відображається десятирозрядний ідентифікаційний номер фізичної особи, про яку надається інформація в розрахунку.

3.2. У графі 3а "Сума нарахованого доходу" відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізичній особі, відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

3.2.1. Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку з доходів фізичних осіб, збору до Пенсійного фонду України чи внесків до фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування.

3.3. У графі 3 "Сума виплаченого доходу" відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом. Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітна плата була нарахована. Наприклад, до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, яка нарахована у січні та виплачена у лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена у березні), за березень (нарахована у березні та виплачена у квітні).

3.3.1. Сума нарахованого доходу у графі 3а, сума виплаченого доходу у графі 3, сума нарахованого прибуткового податку в графі 4а та сума перерахованого до бюджету прибуткового податку в графі 4 відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками), незалежно від того, у якій формі або у якій валюті здійснювалося нарахування та виплата доходу.

3.4. У графі 4а "Сума нарахованого податку" відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно з чинним законодавством.

3.5. У графі 4 "Сума перерахованого податку" відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету.

3.6. У графі 5 "Ознака доходу" зазначається ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватися у наступних кварталах, ознака доходу в разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого в попередньому кварталі доходу.

3.6.1. Про кожну фізичну особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати тільки один рядок з обов'язковими заповненнями графи 2 "Ідентифікаційний номер", крім випадків, зазначених у підпунктах 3.7 та 3.8.

3.7. Графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді. Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі. Наприклад, особу звільнено 1 лютого 2003 року, знову прийнято 20 лютого 2003 року, знову звільнено 3 березня 2003 року і утретє прийнято 25 березня 2003 року. У такому разі в податковому розрахунку на особу потрібно заповнити один рядок з першою датою звільнення 1 лютого 2003 року у графі 7, другий рядок з датою прийняття 20 лютого 2003 року у графі 6 і датою звільнення 3 березня 2003 року у графі 7 та третій рядок з датою прийняття 25 березня 2003 року у графі 7.

3.7.1. У графі 6 "Дата прийняття на роботу" відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття 26 грудня 2003 року, то у графі 6 потрібно вказати "26.12.2003".

3.7.2. У графі 7 "Дата звільнення з роботи" відображається дата звільнення фізичної особи з роботи аналогічно підпункту 3.7.1.

3.8. У графі 8 "Ознака податкової соціальної пільги" відображається ознака податкової соціальної пільги згідно з довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у додатку до Порядку. Графа 8 заповнюється тільки для фізичних осіб, які мали пільги щодо податку у звітному періоді згідно з чинним законодавством, за місцем отримання основного доходу. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді графа 8 заповнюється прочерком. При заповненні графи 8 слід враховувати ту ознаку пільги, яка відповідає нарахованому доходу. Допускається наявність кількох рядків з однією ознакою доходу тільки у разі наявності у фізичної особи кількох ознак пільг за такою ознакою доходу (наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу).

3.9. У графі 9 "Ознака (0, 1)" відображається ознака "0", якщо рядок потрібно ввести, чи ознака "1", якщо рядок потрібно вилучити. Графа 9 заповнюється тільки для нового звітного та уточнюючого податкових розрахунків.

3.10. У разі потреби довідники ознак доходів та ознак податкових соціальних пільг можуть доповнюватись Державною податковою адміністрацією України у випадку змін у чинному законодавстві України.

3.11. В останньому рядку розрахунку вказуються загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу за графою 3, нарахованого податку за графою 4а та перерахованого податку за графою 4.

3.11.1. У кінці податкового розрахунку проставляються:

кількість заповнених рядків, кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію, та кількість аркушів у розрахунку. При визначенні кількості заповнених рядків підсумковий рядок відповідно до підпункту 3.11 не враховується;

десятирозрядний ідентифікаційний номер керівника підприємства, який подає розрахунок;

десятирозрядний ідентифікаційний номер головного бухгалтера підприємства, який подає розрахунок.

3.11.2. Завіряється розрахунок згідно з підпунктом 5.4 цього Порядку.

3.11.3. "Дата подання" - проставляється дата подання розрахунку податковим агентом.

3.12. У кінці податкового розрахунку проставляються відмітки службових осіб органу державної податкової служби про внесення даних з податкового розрахунку до електронної бази податкової звітності (дата, підпис, прізвище, службові відмітки).

4.1. Коригування поданого і прийнятого податкового розрахунку проводяться на підставі самостійно виявлених податковим агентом помилок, а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені органом державної податкової служби.

4.2. У разі необхідності проведення коригувань податкового розрахунку до закінчення терміну приймання (протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу) подається новий звітний податковий розрахунок.

4.3. Уточнюючий податковий розрахунок подається у разі необхідності проведення коригувань після закінчення терміну приймання. Уточнюючий податковий розрахунок може подаватися як за звітний період, так і за попередні періоди відповідно до підпункту 5.1 статті 5 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами".

4.4. Порядок заповнення нового звітного і уточнюючого податкових розрахунків є однаковим і відрізняється лише заповненням відповідних клітинок "Новий звітний" або "Уточнюючий".

4.5. Новий звітний та уточнюючий податкові розрахунки подаються на підставі інформації з копії попередньо поданого податкового розрахунку. Для заповнення також використовується інформація з повідомлень про виявлені помилки, які відправляються органами державної податкової служби до податкового агента.

4.5.1. Для вилучення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 9 указати "1" - рядок на вилучення.

4.5.2. Для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи і у графі 9 указати "0" - рядок на введення.

4.5.3. Для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно вилучити помилкову інформацію за правилами підпункту 4.5.1 та ввести вірну інформацію за правилами підпункту 4.5.2, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких вилучає попередньо внесену інформацію, а другий - вносить вірну інформацію. У такому разі в першому рядку в графі 9 указується "1" - рядок на вилучення, а в другому вказується "0" - рядок на введення.

5.1. Податковий розрахунок подається податковими агентами із штатною чисельністю працівників до 1000 осіб єдиним документом на всіх, що працюють з обов'язковим заповненням їхніх десятирозрядних ідентифікаційних номерів - однією порцією. Якщо штатна чисельність працівників є більшою ніж 1000 осіб, можливе подання податкового розрахунку кількома порціями, кожна з яких являє собою окремий податковий розрахунок із своїм номером порції. Термін подання останньої порції не повинен перевищувати встановленого терміну подання податкового розрахунку. Аркуші окремого податкового розрахунку зшиваються.

5.2. Релігійні організації, а також створені ними добродійні заклади повинні подавати податковий розрахунок на всіх платників податку.

5.3. Якщо юридична особа має філію або інший відокремлений підрозділ (далі - філія), які мають окремий ідентифікаційний код за ЄДРПОУ та інше місцезнаходження, не такі як у головного підприємства, то податковий розрахунок на працівників філії потрібно подавати до органу державної податкової служби, де знаходиться філія. У разі відсутності у філії коду за ЄДРПОУ податковий розрахунок у вигляді окремої порції за філію подає головне підприємство до органу державної податкової служби за своїм місцезнаходженням.

5.4. Податковий розрахунок або друкована копія даних файла на своєму останньому аркуші завіряється:

для юридичної особи - підписами керівника юридичної особи і головного бухгалтера та засвідчується печаткою;

для фізичної особи - податкового агента - підписом особи, яка подає податковий розрахунок, а за наявності печатки - нею засвідчується.

5.5. Обов'язково мають бути вказані службові телефони керівника юридичної особи і головного бухгалтера або фізичної особи - податкового агента.

5.6. Податковий розрахунок, отриманий податковим органом від податкового агента, заповнений усупереч правилам, зазначеним у Порядку, а саме: якщо в ньому не зазначено обов'язкових реквізитів, його не підписано відповідними посадовими особами, не скріплено (у разі наявності) печаткою податкового агента, - може бути не визнаний податковим органом як податковий розрахунок. При зверненні органу державної податкової служби до податкового агента з письмовою пропозицією надати новий податковий розрахунок податковий агент може подати уточнюючий податковий розрахунок або оскаржити рішення податкового органу в порядку апеляційного узгодження.

1.1. Структура довідника ознак доходів надається за таблицею 1:

1.2. Оскільки щодо доходів за ознаками "56 - 66" нотаріусами не виконуються функції податкового агента, у формі N 1ДФ підлягають заповненню графи 1, 2 та 5.

При заповненні довідника ознак доходів і довідника ознак податкових соціальних пільг слід ураховувати можливі варіанти їх поєднання, наведені у таблиці 2.

2.1. Структура довідника ознак податкових соціальних пільг надається за таблицею 3:

Реквізит D_END заповнюється у програмному забезпеченні тільки після припинення дії відповідної ознаки. Якщо реквізит "Дата кінця дії ознаки" не визначений, по замовчуванню він - "31.12.2999".

3.1. За наявності комп'ютерної техніки інформацію про доходи й утримані податки слід подавати у вигляді DBF-файла з іменем - DArrccnn.k, де:

DA - маска файла з даними про доходи;

rr - код області;

сс - код органу державної податкової служби, куди подається податковий розрахунок;

nn - номер файла за звітний період (01, 02...);

к - порядковий номер звітного кварталу.

3.2. Структура файла даних розрахунку надається за таблицею 4:

Останні три записи файла заповнюються таким чином.

У першому записі заповнюються тільки такі поля: "NP" - заповнюється чотирма цифрами "9" і однією цифрою "1"; "TIN" - вноситься ідентифікаційний номер керівника підприємства; "S_DOX" - вноситься службовий телефон керівника підприємства; "PERIOD", "RIK", "KOD", "TYP" - заповнюються відповідно до попередніх записів файла. Решта полів цього запису не заповнюється.

У другому записі заповнюються тільки такі поля: "NP" - заповнюється чотирма цифрами "9" і однією цифрою "2"; "TIN" - вноситься ідентифікаційний номер головного бухгалтера; "S_DOX" - вноситься службовий телефон головного бухгалтера; "PERIOD", "RIK", "KOD", "TYP" - заповнюються відповідно до попередніх записів файла. Решта полів цього запису не заповнюється.

У третьому записі заповнюються тільки такі поля: "NP" - заповнюється п'ятьма цифрами "9"; "PERIOD", "RIK", "KOD", "TYP" - заповнюються відповідно до попередніх записів файла; "S_NAR" - підраховується загальна сума нарахованого доходу за всіма записами файла; "S_DOX" - підраховується загальна сума виплаченого доходу за всіма записами файла; "S_TAXN" - підраховується загальна сума нарахованого податку з доходів фізичних осіб за всіма записами файла; "S_TAXP" - підраховується загальна сума перерахованого податку з доходів фізичних осіб за всіма записами файла. Решта полів цього запису не заповнюється.