Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах

Відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893, з метою впорядкування обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави в Пенсійному фонді України та його органах, створення умов для попередження несанкціонованого доступу до інформації, розкриття якої може завдати шкоди інтересам держави та окремих громадян, правління Пенсійного фонду України

1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах (додається).

2. Управлінню правового забезпечення подати Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах, на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

1. Ця Інструкція визначає обов'язковий для Пенсійного фонду України та його органів порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (далі - документи).

Перелік конфіденційної інформації, що є власністю держави в Пенсійному фонді України та його органах (далі - Перелік) і якій надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі - гриф "Для службового користування"), затверджується наказом Пенсійного фонду України.

2. На документах, що містять інформацію, віднесену до Переліку, у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі Переліку: на документі - виконавцем (особою, що приймає або складає документ) та особою, що підписує документ; на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

4. Голова правління Пенсійного фонду України в разі потреби має право зняти гриф "Для службового користування" з документів, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають Переліку.

Начальники управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі в разі потреби мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають Переліку, за умови, що гриф "Для службового користування" було поставлено у відповідному управлінні Пенсійного фонду України.

Голова праління Пенсійного фонду України, його заступники мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, одержаних від органів Пенсійного фонду України, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Пенсійного фонду України (з повідомленням їх про це).

5. Голова правління Пенсійного фонду України, начальники управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, начальники управлінь Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах (далі - Керівники) несуть відповідальність за організацію правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладаються на управління справами Пенсійного фонду України (далі - управління справами), загальні відділи управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі, загальні відділи або інші структурні підрозділи та спеціалістів, основною функцією яких є забезпечення діловодства в управліннях Пенсійного фонду України у районах містах і районах у містах (далі - загальні відділи).

6. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом "Для службового користування", здійснюється управлінням кадрового забезпечення Пенсійного фонду України (далі - управління кадрового забезпечення) та відділами кадрів управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві і Севастополі, відділами кадрів або іншими структурними підрозділами та спеціалістами, основною функцією яких є проведення кадрової роботи в управліннях Пенсійного фонду України у районах містах і районах у містах (далі - відділи кадрів).

7. До роботи зі справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно зі списками, погодженими з управлінням справами або загальними відділами, а до документів - особи, які включені до відповідних переліків, що затверджуються Керівниками.

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються Керівниками.

8. Працівники, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Ознайомлення здійснюють управління кадрового забезпечення та відповідні відділи кадрів.

Працівникам, допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах.

9. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" органи Пенсійного фонду України та їх службові особи керуються Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153, індивідуальними інструкціями з діловодства в організаціях, державними стандартами, що регламентують правила складання та оформлення документів.

10. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюють управління справами та загальні відділи.

На документи з грифом "Для службового користування" поширюється вимога одноразовості реєстрації.

11. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (далі - ПК), приймається і розкривається централізовано в управлінні справами або загальному відділі працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності в конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

12. Забороняється доставляти документи з грифом "Для службового користування" у неробочий час.

13. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

14. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або картках за формою 3 (додаток 3) окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках за формою 5 (додаток 5).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником управління справами або загального відділу та завіряється печаткою.

Якщо коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (у журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

15. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування органу Пенсійного фонду, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

16. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою 6 (додаток 6).

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

17. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть Керівники, за наказом яких вони тиражуються,

Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

18. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється відповідальними працівниками управління справами або загального відділу, які віднесені до переліків, зазначених у п. 7 цієї Інструкції. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

Друкування таких документів також допускається в інших структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа працівник, який надрукував відповідний документ, повинен зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

19. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації працівнику управління справами або загального відділу, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та працівником управління справами або загального відділу, про що на копії вихідного документа робиться запис "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи".

20. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, у яких містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.

Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.

Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

21. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу Керівників за підписаними ними нарядами під контролем управління справами або загального відділу. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

22. Облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

23. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

24. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних Керівниками (їх заступниками) та керівником управління справами або загального відділу, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

25. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами.

Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

26. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені в конверти або упаковані таким чином, щоб унеможливлювався доступ до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади Керівників, керівників структурних підрозділів і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

27. Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом "Для службового користування", а також передавання їм конфіденційної інформації здійснюються у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 р. N 558.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускаються у кожному окремому випадку за письмовими дозволами Керівників, які надали зазначеним документам гриф "Для службового користування".

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.

Експертні комісії є дорадчо-консультативними органами, що утворюються і діють на підставі наказів голови правління Пенсійного фонду України, начальників управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, у центральному апараті Пенсійного фонду України та в управліннях Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

До складу експертної комісії обов'язково включаються працівники управління справами (загального відділу), упправління кадрового забезпечення (відділу кадрів), управління правового забезпечення (юридичного відділу), а також працівники інших структурних підрозділів. Персональний склад комісій затверджується головою правління Пенсійного фонду України, начальниками управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або в засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

28. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

29. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того самого питання.

Якщо створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

Якщо створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

30. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінково членами експертної комісії та в разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо в справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється, і зазначається уточнений термін зберігання.

Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.

31. Справи з несекретними документами, у яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

32. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

33. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з управлінням справами або загальними відділом, а до документів - особи, які включені до відповідних переліків, що затверджуються Керівниками.

Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються Керівниками.

34. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу Керівників допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать Переліку.

35. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

36. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу Керівників, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування".

37. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за формою 7 (додаток 7).

38. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" працівниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу Керівників.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями - авторами цих документів.

39. Видання з грифом "Для службового користування" включаються тільки в службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.

40. Видача громадянам України видань з грифом "Для службового користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовими клопотаннями керівників організацій, у яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.

Забороняється зберігати документи з грифом "Для службового користування" у бібліотеках загального користування.

41. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією центрального апарату Пенсійного фонду України.

Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується головою правління Пенсійного фонду України. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".

Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

42. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

43. Справи з грифом "Для службового користування", передані до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо Пенсійним фондом України під час передачі справ до державної архівної установи не обумовлено вимоги щодо погодження з ним видачі таких справ.

44. Проведення експертизи наукової цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюються відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853.

45. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу передаються в упорядкованому стані. При цьому справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис за формою 8 (додаток 8) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом "Для службового користування" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ.

46. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, описування справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, установленими Головархівом.

47. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Головархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

48. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 9) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому в графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

49. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що унеможливлює прочитання їх.

50. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт N ____ від (дата)".

51. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

52. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях і шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються.

53. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню до управління справами (загального відділу) або архівного підрозділу у той самий день.

Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу керівника управління справами (загального відділу) або архівного підрозділу можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим працівникам здійснюється тільки через управління справами (загальний відділ) або архівний підрозділ.

54. Забороняється вилучення зі справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу керівника управління справами (загального відділу). Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

55. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень.

У разі потреби Керівники можуть дозволити виконавцям або працівникам управління справами (загального відділу) винести за межі службового приміщення документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

56. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження працівника відповідно до порядку, установленого пунктом 25 цієї Інструкції.

В окремих випадках з дозволу Керівників дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

57. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується Керівником.

58. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісіями, що призначаються наказами Керівників. До складу цих комісій обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники управління кадрового забезпечення (відділу кадрів).

В архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.

Результати перевірки наявності оформляються актом за формою 10 (додаток 10).

59. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома Керівників, керівників управління справами (загального відділу), управління кадрового забезпечення (відділу кадрів).

Для розслідування фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення фактів розголошення відомостей, що містяться в них, наказами Керівників призначаються комісії, висновки яких затверджуються Керівниками.

Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі актів комісій, затверджених Керівниками.

Акти комісій про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх Керівниками передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.

60. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.

61. Обов'язковому обліку підлягають Гербові печатки і штампи з повним найменуванням органу Пенсійного фонду України; бланки з кутовими та повздовжніми штампами органу Пенсійного фонду України, що мають необхідний трафаретизований текст документів; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на управління справами (загальні відділи) та осіб, відповідальних за діловодство.

62. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами Керівників.

63. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 11), бланків - у журналі за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

64. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються,

65. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

66. На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

67. Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 62 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

68. Знищення бланків, зазначених у пункті 62 цієї Інструкції, здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.

69. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

70. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісіями, призначеними наказами Керівників.

Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки в журналах обліку за формами 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома Керівників.

У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.

Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надсилання документів, яких не вистачає.

Примітка. Дозволяється окреме ведення журналів вхідних та вихідних документів і видання з грифом "Для службового користування".