--------------------------------------------------------------------------------------------------
|N | Назва | Видано або надійшло | Розподіл |Повернення |Знищення|
|з/п|видання| | | | |
| | |------------------------------+--------------------------------+-----------+--------|
| | |звідки | вхідний |кількість |куди і до | номер |кількість |дата, |дата, |
| | |надійшло| номер |примірників| кого |вхідного |примірників|номери |номер |
| | |або де |супровід-| та їх |направлено|документа| та їх |примірників|акта |
| | |надруко-| ного | номери | (або | (або | номери | | |
| | |вано | листа і | | видано) |відмітка | | | |
| | | | дата | | | про | | | |
| | | | | | |отримання| | | |
| | | | | | | і дата) | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 7
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 7
КАРТКА ОБЛІКУ
справ та видань, що видаються з грифом "Для службового користування"
Назва справи або видання
-----------------------------------------------------------------
| N | Номер |Підрозділ і | Розписка і дата | Примітка |
|з/п | справи, | прізвище |--------------------| |
| | номери |співробітника|отримання|повернення| |
| |примірників| | | | |
| |видань та | | | | |
| | кількість | | | | |
| | сторінок | | | | |
| | | | | | |
-----------------------------------------------------------------
Додаток 8
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 8
ЗАТВЕРДЖУЮ ___________________
(підпис)
______________________________
Керівник органу Пенсійного
фонду України
______________________________
(прізвище та ініціали)
______________________________
(дата)
Найменування органу Пенсійного фонду України
____________________________________________
Фонд N ___________________________________________________________
Опис справ
постійного зберігання
N _________ за ______________ рік
___________________________________________________________
(найменування органу Пенсійного фонду України або
структурного підрозділу)
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок | Дата | Кількість | Примітка |
|з/п | справи | справи | справи | сторінок у | |
| | (тому, | (тому, | (тому, |справі (томі, | |
| |частини) |частини) |частини) | частині) | |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ______________________________________
справ з N _____ до N ______, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Посада особи, яка
склала опис
Дата ____________ ______________ _____________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
Керівник управління
справами (загального
відділу)
Дата ____________ _____________ _____________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
Керівник архівного
підрозділу
Дата ____________ _____________ _____________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
ЗАТВЕРДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК державної Протокол ЕК органу Пенсійного
архівної установи фонду України
від ______ N _____ від _________ N ___
Усього в цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано
___________________________________________________________ справ,
(цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні номери: __________________________________________________
пропущені номери: ________________________________________________
_________________________________________________________________
(посада працівника архівного підрозділу, відповідального за
ведення обліку)
___________ __________________________
(підпис) (прізвище та ініціали)
Дата ________________
Формат A4 (210 х 297)
Додаток 9
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 9
ЗАТВЕРДЖУЮ ________________________
(підпис)
___________________________________
(керівник органу Пенсійного фонду
України)
___________________________________
(прізвище та ініціали)
___________________________________
(дата)
Найменування органу Пенсійного фонду України
____________________________________________
АКТ
про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню
від _____________ N ____________
_______________________________
(місце складання)
На підставі ______________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)
відібрані для знищення як такі, що не мають наукової,
історико-культурної цінності та втратили практичне значення,
справи і документи фонду N _______________________________________
__________________________________________________________________
(найменування фонду)
---------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок |Дата справи | Номери | Індекс |Кількість| Термін |Примітка |
|з/п | справи |(документа) | описів | справи | справ |зберігання| |
| |(документа) |або крайні |(номен- | (тому, | (томів, | справи | |
| |або спільний|дати справ |клатур) |частини)|частин) | (тому, | |
| | заголовок |(документів)| за рік | за | |частини) і| |
| | справ | |(роки) | номен- | | номери | |
| |(документів)| | |клатурою| |статей за | |
| | | | | або | |переліком | |
| | | | | номер | | | |
| | | | | справи | | | |
| | | | | за | | | |
| | | | |описом | | | |
---------------------------------------------------------------------------------
Разом справ за _______________ роки
__________________________
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені,
а з особового складу - погоджені з ЕПК ___________________________
__________________________________________________________________
(найменування державної архівної установи)
Протокол від ______________ N ______________
Експертизу проводив
_________________ _______________ ________________________
(посада особи) (підпис) (прізвище та ініціали)
Дата _______________
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ______________ N _______
Документи в кількості ______________________________________ справ
(цифрами і літерами)
вагою ___________________________ кілограмів здано _______________
__________________________________________________________________
(найменування організації)
на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ N _____
____________________ _________________ ______________________
(посада особи, яка (підпис) (прізвище та ініціали)
здала документи)
___________________
(дата)
Формат A4 (210 х 297)
Додаток 10
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 10
ЗАТВЕРДЖУЮ _______________________
(підпис)
___________________________________
Керівник органу Пенсійного фонду
України
___________________________________
(прізвище та ініціали)
___________________________________
(дата)
Найменування органу Пенсійного фонду України
АКТ
перевірки наявності та стану документів і справ
від _____________ N ____________
_______________________________
(місце складання)
Складений на підставі наказу від __________________ N ______
комісією:
голова комісії
__________________________________________________________________
(посада, прізвище, ініціали)
члени комісії
__________________________________________________________________
(посада, прізвище, ініціали)
Перевіркою встановлено:
1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)
налічується ________________________________________________
документів, справ
З них наявні _______________________________________________
Не виявлено _________________________________________________
(індекси (номери) документів, справ, видань)
2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ,
журналів обліку)
_____________________________________________________________
3. Характеристика стану документів, справ та видань:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Рішення керівника управління справами (загального відділу,
архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Формат A4 (210 х 297)
Додаток 11
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 11
ЖУРНАЛ
обліку та видачі печаток і штампів
-------------------------------------------------------------------
| N |Відбитки| Кому видано | Дата | При-|
|з/п |печаток |----------------------------------|повернення|мітка|
| | і |Найменування| Прізвище | Дата і |і розписка| |
| |штампів |підрозділу, | та | розписка | про | |
| | | у якому | ініціали | про |приймання | |
| | |зберігаються|відповіда-|отримання | | |
| | | печатки і | льної | | | |
| | | штампи | особи | | | |
| | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------
Додаток 12
до Інструкції про порядок
обліку, зберігання і
використання документів,
справ, видань та інших
матеріальних носіїв
інформації, які містять
конфіденційну інформацію, що
є власністю держави, в
Пенсійному фонді України та
його органах
Форма 12
ЖУРНАЛ
обліку бланків
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Надходження | Видача |
|---------------------------------------------+----------------------------------------------------------------|
| дата | номер | звідки |кількість|серія і|дата|дата і |кому видано |кількі|серія і|розписка |примі-|
|надходже-|супрові-|надійшли|примірни-|номери | | номер |-------------------|-сть |номери | про | тка |
| ння | дного | | ків |бланків| |докуме-|наймену- |прізвище |примі-|бланків|отримання|(від- |
| | листа | | | | | нта |вання |та |рників| | |мітка |
| | | | | | | |підроз- |ініціали | | | | про |
| | | | | | | |ділу |отримува-| | | |знище-|
| | | | | | | | |ча | | | |ння) |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------