Про затвердження Положення про порядок постачання, зберігання, обліку й витрачання бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження

Відповідно до Закону України "Про виконавче провадження", Інструкції про проведення виконавчих дій, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 15.12.99 N 74/5 і зареєстрованої в Мін'юсті 15.12.99 за N 865/4158 (із змінами і доповненнями), та наказу Міністерства юстиції України від 04.12.2000 N 62/5 "Про затвердження зразків і технічних описів бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження та внесення доповнень до Інструкції про проведення виконавчих дій", зареєстрованого в Мін'юсті 28.12.2000 за N 964/5185 (із змінами і доповненнями), і з метою забезпечення в органах державної виконавчої служби належного обліку й витрачання бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження.

1. Затвердити Положення про порядок постачання, зберігання, обліку й витрачання бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження, що додається.

2. Департаменту Державної виконавчої служби (Павлова Л.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами і доповненнями).

3. Департаменту Державної виконавчої служби (Павлова Л.М.) довести цей наказ до відома відділів державної виконавчої служби та спільно з Департаментом планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку, звітності та контролю (С.В. Которобай), державним підприємством "інформаційний центр" Міністерства юстиції України (Добжанський В.Б.) забезпечити його належне виконання.

4. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції забезпечити належне виконання вимог даного Положення.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Це Положення розроблено відповідно до Закону України "Про виконавче провадження", Інструкції про проведення виконавчих дій, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 15.12.99 N 74/5 і зареєстрованої в Мін'юсті 15.12.99 за N 865/4158 (із змінами і доповненнями), та наказу Міністерства юстиції України від 04.12.2000 N 62/5 "Про затвердження зразків і технічних описів бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження та внесення доповнень до Інструкції про проведення виконавчих дій", зареєстрованого в Мін'юсті 28.12.2000 за N 964/5185 (із змінами і доповненнями).

1.2. Це Положення встановлює порядок постачання, зберігання, обліку постачання і звітності про витрачання бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження (далі-бланки).

1.3. Бланки є невід'ємною складовою документального забезпечення виконавчого провадження.

1.4. Бланки виготовляються відповідно до зразків і технічних описів, затверджених Міністерством юстиції України. Використання бланків інших зразків забороняється.

1.5. Право інтелектуальної власності на дизайн бланків належить Міністерству юстиції України.

1.6. Міністерство юстиції України забезпечує організацію постачання, зберігання, обліку постачання й звітності про витрачання бланків.

1.7. Для обліку постачання й звітності про витрачання бланків утворюється й ведеться Єдиний реєстр бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження (далі - Єдиний реєстр).

1.8. Створення та ведення Єдиного реєстру покладається на державне підприємство "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України (далі - Держінформ'юст), який є Адміністратором Єдиного реєстру, має повний доступ до комп'ютерної бази даних і відповідає за її створення та ведення, матеріально-технічне та технологічне забезпечення, за збереження і захист даних, що містяться в Єдиному реєстрі.

2.1. Замовником бланків є Міністерство юстиції України.

2.2. Постачання бланків районним, міським (міст обласного значення), районним у містах відділам державної виконавчої служби (далі - відділи державної виконавчої служби) здійснюється за єдиною ціною.

2.3. Відомості про постачання бланків відділам державної виконавчої служби передаються із Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції (далі - управління юстиції) до Держіформ'юсту для внесення до Єдиного реєстру.

2.4. Відомості про постачання бланків відділи державної виконавчої служби передають до управлінь юстиції та Держінформ'юсту для внесення до Єдиного реєстру.

2.5. Облік за надходженням й витрачанням бланків в управліннях юстиції здійснюється відповідно до розділу 6 цього Положення.

3. Порядок одержання бланків відділами державної виконавчої служби

3.1. Відділи державної виконавчої служби одержують бланки в управлінні юстиції.

3.2. Видача бланків відділам державної виконавчої служби супроводжується складанням акта приймання-передавання бланків, внесенням відповідних даних до Єдиного реєстру та до книг обліку оприбуткування та витрачання бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження відповідно до розділу 6 цього Положення.

3.3. Дозволяється передання бланків між відділами державної виконавчої служби в межах регіону. Такі операції супроводжуються складанням акта приймання-передавання з одночасним наданням повідомлення про це до управління юстиції, Держінформ'юсту для внесення ним відповідних змін до Єдиного реєстру.

3.4. Облік за надходженням й витрачанням бланків у відділах державної виконавчої служби здійснюється відповідно до розділу 6 цього Положення.

4.1. Зберігання бланків в управліннях юстиції, відділах державної виконавчої служби організовується таким чином, щоб повністю забезпечити збереження їх від крадіжок, пожеж та пошкоджень.

4.2. В управліннях юстиції відповідальність за зберігання, видачу та облік бланків несе уповноважена особа, яка призначається наказом начальника відповідного управління юстиції. У відділі державної виконавчої служби уповноважена особа, яка призначається наказом начальника відповідного відділу державної виконавчої служби.

4.3. Начальники відділів державної виконавчої служби, державні виконавці несуть персональну відповідальність за організацію зберігання, витрачання та облік бланків.

4.4. У разі виявлення факту втрати чи крадіжки бланків в управлінні юстиції, особа, що відповідає за зберігання бланків, зобов'язана негайно повідомити про це Держінформ'юст для внесення інформації до Єдиного реєстру, а також органи внутрішніх справ для вжиття заходів їх розшуку. Відповідним управлінням юстиції за фактом крадіжки або втрати бланків призначається службове розслідування.

4.5. У разі виявлення факту втрати чи крадіжки бланків у відділах державної виконавчої служби начальник відділу державної виконавчої служби зобов'язаний негайно повідомити відповідне управління юстиції та Держінформ'юст для внесення інформації до Єдиного реєстру, а також органи внутрішніх справ для вжиття заходів їх розшуку. Відповідним управлінням юстиції за фактом крадіжки або втрати бланків призначається службове розслідування.

4.6. При перевірках управліннями юстиції роботи відділів державної виконавчої служби в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, витрачання й обліку бланків.

5.1. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані (при виготовленні документа), дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо), відсутні (що виявлено при відкритті пачки), викрадені чи втрачені.

5.2. Про факти виявлення недійсних бланків відділи державної виконавчої служби у триденний строк з моменту виявлення повідомляють управління юстиції та Держінформ'юст.

5.3. Про факти виявлення недійсних бланків управління юстиції у триденний строк з моменту виявлення повідомляють Держінформ'юст для внесення інформації до Єдиного реєстру.

5.4. Відділи державної виконавчої служби здають зіпсовані, дефектні бланки в управління юстиції, про що складається акт.

5.5. Управління юстиції самостійно один раз на квартал знищують зіпсовані, дефектні бланки, про що складають акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається на адресу Держінформ'юсту. Знищення бланків та складання акта про це здійснює комісія.

5.6. До складу комісії входить не менше трьох осіб: начальник відділу державної виконавчої служби управління юстиції, працівник цього відділу державної виконавчої служби та працівник з іншого підрозділу управління юстиції.

5.7. Знищення бланків здійснюється шляхом їх спалення, про що зазначається в акті.

6.1. Облік надходження та витрачання бланків здійснюється в управліннях юстиції, відділах державної виконавчої служби.

6.2. Внесення до Єдиного реєстру відомостей про постачання та витрачання бланків здійснює Держінформ'юст.

6.3. Одержані бланки в день отримання оприбутковуються посадовою особою управління юстиції, відділу державної виконавчої служби, відповідальною за їх зберігання.

6.4. Облік надходження бланків до управлінь юстиції, відділів державної виконавчої служби здійснюється на підставі супровідних документів.

6.5. Для обліку надходження та витрачання бланків ведуться книги: обліку оприбуткування бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження (додаток 1) та обліку витрачання бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження (додаток 2).

6.6. Управління юстиції, відділи державної виконавчої служби забезпечують зберігання актів про знищення зіпсованих, дефектних бланків протягом трьох років.

7.1. Управління юстиції, відділи державної виконавчої служби про витрачання бланків складають щоквартальні звіти про витрачання бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження (далі - звіти), за встановленою формою (додаток 3).

7.2. Відділи державної виконавчої служби до 8-го числа наступного місяця після звітного періоду надають ці звіти відповідному управлінню юстиції. Управління юстиції подає зведені звіти до 15-го числа наступного місяця після звітного періоду Міністерству юстиції України та Держінформ'юсту.

7.3. У звіті вказується: назва управління юстиції (відділу державної виконавчої служби); кількість, серія та номер за видами документів: залишок документів на початок звітного періоду; отриманих; використаних; зіпсованих (при виготовленні документа); дефектних (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів на бланках, наявність дубльованих номерів тощо); відсутніх (що виявлено при відкритті пачки), викрадених; втрачених; залишок на кінець звітного періоду.

7.4. Контроль за правильністю на кожному етапі складання звіту здійснюється за допомогою умови логічного контролю:

по рядках: 1 + 2 = 3 + 4 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9.

7.5. Звіти управліннями юстиції, відділами державної виконавчої служби складаються шляхом підсумовування даних за відповідні звітні періоди з накопичувальним підсумком (квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік).

8.1. Єдиний реєстр (комп'ютерна база даних) призначений для обліку постачання й звітності витрачання бланків, а також містить відомості про недійсні бланки.

8.2. Унесення даних до Єдиного реєстру здійснюється на підставі первинних документів обліку протягом трьох робочих днів з моменту їх отримання.

8.3. Управління юстиції, відділи державної виконавчої служби у 3-денний термін з моменту отримання (складання) первинних документів надсилають їх копії до Держінформ'юсту для внесення відповідних даних до Єдиного реєстру.

8.4. Первинними документами обліку є:

акти приймання-передавання бланків;

копії доповідних записок про викрадені бланки;

повідомлення про недійсні бланки;

акти про знищення зіпсованих, дефектних бланків;

звіти про витрачання бланків документів виконавчого провадження та бланків для копій документів виконавчого провадження.

8.5. В акті приймання-передавання зазначаються: назва управління юстиції, яке видає (передає) бланки; назва відділу державної виконавчої служби, який одержує бланки; дата передавання; найменування бланків (із зазначенням номерів додатків); серія, номер (початковий та останній), кількість виданих (переданих) бланків.

8.6. У доповідній записці про викрадені бланки зазначаються: назва управління юстиції (відділу державної виконавчої служби), у якого викрадені бланки; дата виявлення факту викрадення; найменування бланків (із зазначенням номерів додатків); серії, номери, кількість викрадених бланків.

8.7. У повідомленні про недійсні бланки зазначаються: назва управління юстиції (відділу державної виконавчої служби), у якому виявлено недійсні бланки; дата виявлення недійсних бланків; найменування бланків (із зазначенням номерів додатків); серія, номери, кількість недійсних бланків.

8.8. В актах про знищення зіпсованих, дефектних бланків зазначаються: назва управління юстиції, яке провело знищення зіпсованих, дефектних бланків; дата знищення; найменування бланків (із зазначенням номерів додатків); серія, номери, кількість бланків, що знищені.

8.9. Управління юстиції, відділи державної виконавчої служби відповідають за своєчасність та вірогідність відомостей, які вони надають Держінформ'юсту для внесення до Єдиного реєстру.

8.10. Держінформ'юст відповідає за своєчасність унесення та відповідність даних у Єдиному реєстрі даним, що надані управліннями юстиції, відділами державної виконавчої служби.

8.11. Єдиний реєстр використовується Міністерством юстиції України, управліннями юстиції та відділами державної виконавчої служби для перевірки дійсності бланків та статистичного аналізу.

8.12. Перевірка органами державної виконавчої служби дійсності бланків здійснюється шляхом комп'ютерного доступу до Єдиного реєстру чи телефонного зв'язку з Держінформ'юстом.

8.13. Відомості з Єдиного реєстру можуть надаватися на письмовий запит суду, господарського суду, прокуратури, органів дізнання і слідства - у зв'язку з кримінальним, цивільними або господарськими справами, що перебувають у їх провадженні.