Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України

8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового індексу структурного підрозділу згідно з номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, і останніх двох цифр року, у якому заведено справи.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання та справ особового складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2001 році, будуть мати номери: 5 П-01; 5 Т-01; 5 О/С-01;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітки" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим структурним підрозділам митного органу, про наявність копій тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і митного органу;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком повністю зазначається лише заголовок першої справи, а інші відомості про ці справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ, що значаться за описом (цифрами й літерами), першого й останнього номерів справ за описом, а також запис про наявні особливості нумерації справ в описі (пропущені номери справ, номери з доданням літери, тощо).

До річного розділу опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у справі N ______ розділу за _________ рік".

8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується керівником діловодної служби митного органу та затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в митному органі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

8.24. Опис справ структурного підрозділу митного органу складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архівного підрозділу митного органу, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис складається в трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу засідання ЕК.

8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ митного органу, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.

8.26. Зведений опис справ постійного терміну зберігання митного органу складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ діловодством. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники опису, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається митному органу. Відповідно до затверджених описів митний орган зобов'язаний передавати справи до державного архіву в установлені терміни.

8.27. Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так, як і опис справ постійного терміну зберігання.

Описи справ тривалого терміну зберігання державним архівом не затверджуються.

8.28. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, реєстраційно-контрольними картками на документи передаються до архівного підрозділу митного органу через два роки після завершення їх діловодством (наприклад, справи за 2000 рік передаються до архівного підрозділу у 2003 році). Належно оформлені справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу й раніше зазначеного терміну за рішенням керівника митного органу.

Передання справ до архівного підрозділу митного органу здійснюється за технологічною схемою та графіком, складеним особою, відповідальною за ведення архіву, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником митного органу.

Якщо окремі справи потрібно залишити в діловодстві для подальшої поточної роботи, то архівний підрозділ митного органу оформлює видачу справ у тимчасове користування.

8.29. Прийняття (передання) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного й тривалого термінів зберігання передаються до архівного підрозділу за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу митного органу розписується в прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й словами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі митного органу.

Справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу митного органу за номенклатурою справ.

8.30. Справи передаються до архівного підрозділу митного органу, зв'язаними належним чином.

8.31. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" схоронність документів у митному органі забезпечується наявністю архівного підрозділу або посадової особи, відповідальної за ведення архіву.

9. Функції діловодної служби

9.1. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про митний орган і цієї інструкції та затверджується наказом митного органу.

9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, що розробляються керівником діловодної служби та затверджуються керівником митного органу.

9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органі на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та зменшення обсягів документообігу.

9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук документів, інформування за документами;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у митному органі, вживає заходів до скорочення термінів проходження й виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

уніфікує системи документації та документи з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення справ і використання документів, що створюються під час діяльності митного органу та його структурних підрозділів, для передання на державне зберігання;

удосконалює форми та методи роботи з документами в митному органі та організаціях, що належать до сфери його управління, з урахуванням можливостей організаційної техніки й ПК;

організує й забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах митного органу;

організує підвищення кваліфікації працівників митного органу в роботі з документами;

організує друкарське виготовлення (комп'ютерний набір), копіювання й тиражування документів для структурних підрозділів;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи в митному органі та його структурних підрозділах;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією інструкцією чи нормативно-розпорядчими документами Держмитслужби України.

9.5. Діловодну службу митного органу очолює керівник, який призначається на посаду й звільняється з неї наказом митного органу за погодженням: у регіональній митниці та митному органі, безпосередньо підпорядкованому Держмитслужбі України, - з начальником управління Секретаріату Держмитслужби України, у митниці та митному органі, підпорядкованій регіональній митниці, - з начальником відповідної регіональної митниці та начальником управління Секретаріату Держмитслужби України.

9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту й стаж роботи в діловодній службі не менше трьох років.

Посадова особа, відповідальна за діловодство в митному органі, який не має діловодної служби, повинна мати базову вищу освіту та досвід роботи в діловодній службі не менше двох років.

9.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів митного органу - з питань роботи з документами, контролю й перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки й подання потрібних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичною службою митного органу - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

з підрозділами по роботі з особовим складом і фінансово-економічними підрозділами - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами тощо;

зі службами матеріально-технічного постачання й господарського обслуговування - з питань забезпечення митного органу та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, з питань облаштування робочих місць і приміщень тощо.

9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших організацій з питань роботи з документами.

9.9. Керівник діловодної служби:

контролює дотримання встановлених правил роботи з документами в митному органі та його структурних підрозділах;

доповідає керівникові митного органу про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва митного органу подання про прийняття, переведення й звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення та застосування до них дисциплінарних стягнень і заходів дисциплінарного впливу;

здійснює контроль та вживає організаційних заходів до зменшення обсягів зайвої документаційної інформації в митному органі та його структурних підрозділах;

підписує й візує документи в межах своєї компетенції;

бере участь у нарадах, що проводяться керівництвом митного органу, складає протоколи нарад, забезпечує контроль за виконанням прийнятих рішень.

Керівник діловодної служби має право:

перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах митного органу та в підпорядкованих митних органах;

вносити на розгляд керівництва митного органу пропозиції щодо вдосконалення роботи з документами;

залучати спеціалістів структурних підрозділів митного органу до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів митного органу відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи й вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

виконання в повному обсязі вимог положення про загальний відділ митного органу;

забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами;

збереження й використання гербової печатки митного органу та печаток і штампів, закріплених за відділом;

виконання плану роботи й створення необхідних умов праці посадовим особам діловодної служби;

дотримання трудової та виконавської дисципліни в колективі діловодної служби.

10. Механізація й автоматизація діловодних процесів

10.1. Механізація й автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожному митному органі, засобом підвищення продуктивності й здешевлення управлінської праці.

10.2. Механізація й автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі впорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

10.3. Механізація й автоматизація впроваджуються на всіх етапах діловодного процесу: підготовки документів, їх копіювання, оперативного зберігання й транспортування, контролю за виконанням тощо.

10.4. Засоби механізації й автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними й передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

10.5. Склад програмного забезпечення й засобів, що використовуються, залежить від конкретних умов роботи апарату управління митного органу з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості й змісту документів, потреб в оперативній інформації, ступеня централізації робіт з документами.

10.6. Технічні засоби, ПК повинні використовуватися раціонально та ефективно, при достатньому навантаженні.

10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання й пересилання інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її оброблення у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.

10.8. Під час впровадження нових технічних засобів у роботі з документами необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування та ремонту техніки.

10.9. Керівник митного органу несе відповідальність за ефективність використання технічних засобів у роботі з документами, забезпечує здійснення перевірку знань посадовими особами технічних інструкцій з роботи з відповідною технікою.

1. Повідомлення про збори, конференції, засідання колегії тощо, запрошення, програми й повідомлення про порядок денний.

2. Графіки нарад, заявки, рознарядки, фондові повідомлення (підлягають обліку в адміністративно-господарських відділах).*

3. Пояснювальні записки з питань порушення трудової дисципліни, адресовані на ім'я керівника структурного підрозділу.

4. Поздоровчі листи.

5. Надіслані до відома зведення, довідки, інформація, доповіді.

6. Рекламні повідомлення, проспекти, каталоги виставок і оглядів, плакати тощо.

7. Навчальні плани й програми занять, заяви на відпустки, переміщення, звільнення тощо (підлягають обліку в підрозділі по роботі з особовим складом).*

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрат матеріалів.

10. Бухгалтерські документи (підлягають обліку в бухгалтерії).*

11. Місячні, квартальні, піврічні звіти (підлягають обліку в бухгалтерії).*

12. Проекти внутрішніх документів.

13. Форми статистичної звітності (місячної, квартальної, піврічної) (обліковуються у підрозділах статистики, платежів, тарифів).*

14. Листи з дрібних адміністративно-господарських питань.*

15. Протоколи про порушення митних правил.*

16. ВМД, пасажирські декларації, документи контролю за доставкою вантажів, провізні відомості (реєструються на митних постах чи у вантажних відділах).*

17. Договори з фінансово-господарських питань, з питань супроводження вантажу.*

18. Передатні відомості, товаротранспортні накладні.

Якщо зазначені в цьому Переліку документи надходять до загальних відділів чи канцелярій, то вони передаються до підрозділів тільки за реєстром - без реєстрації в журналах чи реєстраційно-контрольних картках.

1. Малий Герб України (порядок використання визначається чинним законодавством).

2. Емблема Державної митної служби України.

3. Зображення нагород (якщо такі є).

4. Код митного органу за Українським класифікатором митних органів.

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування: ДЕРЖАВНА МИТНА служба України (Держмитслужба).

7. Найменування митного органу.

8. Найменування структурного підрозділу митного органу.

9. індекс підприємства зв'язку, поштова та електронна адреси, номер телефону і факсу, номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату й індекс вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця й номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

1. Акти (комплексних і цільових перевірок, ревізій, експертизи прийняття закінчених будівництвом об'єктів, списання; передання справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на вивчення конкретних ситуацій, пов'язаних з розробленням технологій проведення митного контролю та митного оформлення товарів, предметів з нарахуванням і стягненням податків і зборів; на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про службову діяльність, відрядження, стан підготовки та перепідготовки особового складу митних органів, науково-дослідні роботи в галузі митної справи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо).

5. Нормативи (витрачання матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

6. Переліки (посад працівників, уповноважених на прийом громадян у митних органах; типових документальних матеріалів, що створюються в митних органах, із зазначенням строків зберігання документів тощо).

7. Плани (діяльності за напрямами митної справи; науково-дослідних, будівельно-монтажних робіт; впровадження нової техніки; роботи колегії Держмитслужби України, Митно-тарифної ради України тощо).

8. Програми (проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт (науково-дослідних, видавничих тощо).

10. Структура й штатна чисельність митного органу, його структурних підрозділів.

11. Форми уніфікованих документів.

12. Штатні розписи.

1. Аркуш погодження проекту нормативно-правового акту.

2. Подання й клопотання (про нагородження орденами й медалями, преміями тощо).

3. Висновки й відзиви митних органів на дисертації й автореферати, і направляються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану й належну зарплату тощо).

5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей; бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряд, оренду приміщень, здійснення робіт тощо).

7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8. Акти (про прийняття закінчених будівництвом об'єктів; отримання обладнання; виконання окремих робіт; списання; проведення експертизи тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і зразки підписів працівників, що мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання митного органу; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14. Протоколи (погодження планів поставок).

15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

16. Специфікації (виробів, продукції тощо).

17. Статути державних підприємств (об'єднань).

18. Титульні списки.

19. Штатні розписи.

20. Посвідчення про відрядження.

21. Доручення на ведення справ у судових інстанціях.