Відділ контролю здійснює облік і ведення бази данихконтрольних документів для надання структурним підрозділамміськдержадміністрації попереджувальних інформаційних матеріалівщодо термінів їх виконання та подальшого аналізу і узагальнення.
90. Контроль за ходом виконання актів законодавства, дорученьПрезидента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень ідоручень голови міськдержадміністрації здійснюється шляхом:
- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмовоїінформації виконавців про стан виконання в цілому або окремихвстановлених ними завдань;
- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних,що характеризують стан їх виконання;
- періодичної комплексної або цільової перевірки організаціїта стану виконання завдань безпосередньо на місцях;
- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців наапаратних нарадах у голови міськдержадміністрації або йогозаступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконаннявстановлених завдань.
91. Відповідальність за виконання документа несуть особи,зазначені у розпорядчому документі та у резолюції керівникапершими, або визначені відповідальними.
Співвиконавці не пізніше 5 робочих днів до закінчення строкузобов'язані подати відповідальному виконавцю для узагальнення іпідготовки відповіді всі необхідні матеріали.
92. Строки розгляду службових документів, що надійшли доміської державної адміністрації, не повинні перевищувати 30 днів(за винятком тих, по яких встановлено конкретний строк) від дня їхреєстрації у секторі службової кореспонденції.
При необхідності подовжити строк виконання окремого дорученняабо іншого розпорядчого документа відповідальний за виконанняповинен звернутись з відповідною пропозицією до посадової особи,яка встановила термін виконання та письмово повідомити відділконтролю про згоду посадової особи щодо подовження термініввиконання. Питання про перенесення строку виконання порушується непізніше як за 4 робочі дні до його закінчення.
( Пункт 92 в редакції Розпорядження КМДА N 2058 ( ra2058017-01 )від 03.10.2001 )
93. Щокварталу і по мірі вирішення визначених завданьвідповідальні, за їх виконання або контроль відповідні керівникиструктурних підрозділів міської та районних у м. Києві державнихадміністрацій надають звіт про виконання розпоряджень міськоїдержавної адміністрації або окремих їх пунктів, доручень апаратнихнарад, інших контрольних документів для узагальнення і аналізу.
94. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконаннявизначених завдань доповідаються керівнику апарату міськоїдержавної адміністрації на щотижневих апаратних нарадах, а в разінеобхідності - голові міської державної адміністрації.
З матеріалів, що містять відомості про можливий зривсвоєчасного чи повного виконання завдань, голова міської державноїадміністрації або його заступник (відповідно до розподілуобов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиттядодаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконаннюзавдань.
95. Інформація (звіт) про стан виконання законів України,указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов,розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів іншихорганів виконавчої влади вищого рівня, що подається відповідноПрезиденту України, Кабінету Міністрів України, іншим органамвиконавчої влади вищого рівня, підписується головою місцевоїдержавної адміністрації або за його дорученням заступником(відповідно до розподілу обов'язків).
96. Виконані документи знімаються з контролю відповіднимкерівником міської державної адміністрації за погодженням звідділом контролю.
97. Щоквартально відділом контролю міської державноїадміністрації готується голові міської державної адміністраціїаналітична довідка про стан виконавської дисципліни.
ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ТА ПРОВЕДЕННЯ
АПАРАТНИХ НАРАД, ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ
ПОСТІЙНИХ ТА ТИМЧАСОВИХ РОБОЧИХ ОРГАНІВ
КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
98. Апаратна нарада проводиться головою Київської міськоїдержавної адміністрації або за його дорученням одним іззаступників голови міської державної адміністрації, як правилощоп'ятниці о 9 годині.
Організаційно-технічне забезпечення підготовки та проведенняапаратних нарад здійснює організаційний відділ.
99. Порядок денний апаратної наради формується на підставіпримірного переліку питань, що складається на квартал тазатверджується головою міської державної адміністрації.
За рішенням голови Київської міської державної адміністраціїна розгляд апаратної наради можуть вноситися питання, непередбачені примірним переліком.
100. До кожного питання порядку денного апаратної нарадивідповідними службами готується довідковий матеріал, проектпротокольних доручень та, при необхідності, проект розпорядженняКиївської міської державної адміністрації, список запрошених осібдля розгляду питання.
101. Відповідальність за якість та своєчасність підготовкиматеріалів покладається на першого заступника та заступниківголови міської державної адміністрації згідно з розподіломобов'язків.
102. Підготовлені матеріали, погоджені в установленомупорядку, подаються до організаційного відділу за 4 дні дозасідання для узагальнення і підготовки необхідного комплектудокументів.
103. Коло службових осіб, які запрошуються на апаратну нарадуз питань порядку денного, визначається першим заступником тазаступниками голови міської державної адміністрації,відповідальними за підготовку питань.
104. Учасники апаратної наради запрошуються на засіданняорганізаційним відділом міської державної адміністрації. Додатковозапрошені на апаратні наради з окремих питань учасникизапрошуються відповідним секретаріатом заступника голови, якийвідповідає за підготовку цього питання.
105. Доручення, напрацьовані під час апаратної наради,оформляються протокольне організаційним відділом і подаються назатвердження головуючому на засіданні. Протокол апаратної нарадивізується керівником відповідної служби та заступником головиміської державної адміністрації, відповідальними за підготовкупитання.
У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань нарівні заступників голови міської державної адміністрації рішенняпро остаточну редакцію окремих пунктів протоколу апаратної нарадиприймається головою міської державної адміністрації. В цьомувипадку спірне питання вноситься заступником голови - керівникомапарату на розгляд голові міської державної адміністрації дляприйняття ним остаточного рішення.
106. Порядок підготовки та проведення нарад з окремих питань,організація роботи постійних або тимчасових робочих органіввизначається положеннями про них.
107. Наради з окремих питань проводяться головою, першимзаступником, заступниками голови міської державної адміністраціївідповідно до планів роботи, а також виходячи з оперативноїнеобхідності.
Коло службових осіб, запрошених на наради, визначаєтьсявідповідним керівником, з ініціативи якого вони проводяться.
108. Запрошення на наради (крім апаратних) або за іншоюслужбовою необхідністю голів районних державних адміністраційздійснюється за погодженням з головою міської державноїадміністрації.
109. Повідомлення про запрошення на наради здійснюєтьсявідповідним секретаріатом завчасно, як правило не пізніше ніж за1 день до їх проведення. Рішення, прийняті на нарадах,оформляються протоколами із зазначенням виконавців та термініввиконання. Питання, що потребують фінансового забезпечення,узгоджуються з Головним фінансовим управлінням. Ведення протоколіві контроль за їх виконанням покладається на відповіднісекретаріати.
ОРГАНІЗАЦІЯ ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН
У КИЇВСЬКІЙ МІСЬКІЙ ДЕРЖАВНІЙ АДМІНІСТРАЦІЇ.
ПОРЯДОК РОЗГЛЯДУ ПИСЬМОВИХ ЗВЕРНЕНЬ
110. Прийом громадян у Київській міській державнійадміністрації здійснюють: голова Київської міської державноїадміністрації, перший заступник, заступники голови міськоїдержавної адміністрації згідно з графіком, затвердженим головоюміської державної адміністрації. Порядок прийому громадян уміській державній адміністрації, запис громадян на прийом докерівників міської державної адміністрації проводить відділ пороботі із зверненнями громадян.
Організацію прийому громадян головою міської державноїадміністрації забезпечує відділ по роботі із зверненнями громадян,першим заступником та заступниками голови - відповіднісекретаріати.
111. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийомугромадян, здійснює відповідно відділ по роботі із зверненнямигромадян та секретаріати першого заступника та заступників головиміської державної адміністрації. Результати їх виконаннядоповідаються відповідним керівникам міської державноїадміністрації у встановлені строки.
112. Письмові звернення громадян, що надходять до Київськоїміської державної адміністрації, приймаються, реєструються тапопередньо розглядаються відділом по роботі із зверненнямигромадян міської державної адміністрації, який передає їхвідповідним секретаріатам для доповіді керівникам міськоїдержавної адміністрації та розгляду по суті.
При необхідності, окремі звернення з відповідними дорученнямиможуть надсилатися на розгляд районним державним адміністраціямвідділом по роботі із зверненнями громадян безпосередньо.
113. Контроль за своєчасним та якісним розглядом зверненьгромадян у Київській міській державній адміністрації здійснюють:
відділ по роботі із зверненнями громадян по зверненнях, якінадійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатівусіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів іпоставлених ними на контроль, а також по зверненнях, якірозглядаються відділом безпосередньо;
секретаріати першого заступника та заступників голови міськоїдержавної адміністрації по письмових зверненнях, які надійшли зорганів державної влади та управління вищого рівня, депутатів усіхрівнів, засобів масової інформації і надісланих до Київськоїміської державної адміністрації для розгляду, а також позверненнях, які надійшли до міської державної адміністрації.
114. Відділ по роботі із зверненнями громадян міськоїдержавної адміністрації здійснює узагальнення та аналіз прийомугромадян і розгляду письмових звернень у Київській міськійдержавній адміністрації та інформує голову міської державноїадміністрації за підсумками роботи за півріччя та рік.
ВИКОНАННЯ МАШИНОПИСНИХ І
РОЗМНОЖУВАЛЬНИХ РОБІТ У КИЇВСЬКІЙ
МІСЬКІЙ ДЕРЖАВНІЙ АДМІНІСТРАЦІЇ
115. Друкування службових документів у Київській міськійдержавній адміністрації здійснюється у секторі друкуваннядокументів.
Невеликі за обсягом службові документи (до 1 стор.)друкуються в структурних підрозділах апарату міської державноїадміністрації.
116. Рукописи, що підлягають друкуванню у секторі друкуваннядокументів, повинні бути розбірливо написані, ретельно вивірені тазавізовані виконавцем. Тексти, написані олівцем, до друкування неприймаються. На рукопису виконавець зазначає кількістьпримірників, які необхідно надрукувати, на якому бланку абопапері, дату і час передачі матеріалів до друкарського бюро.
117. Машинописні роботи виконуються за трьома категоріямитерміновості: особливо термінові, термінові і звичайні.
Особливо термінові роботи виконуються при наявності резолюціїзавідуючого загальним відділом або його заступника - негайно,термінові - в строк до 3-х годин. Звичайні роботи виконуютьсяпротягом 2-х днів.
118. Надрукований текст перевіряється виконавцем і, принаявності друкарських помилок, повертається до сектора друкуваннядокументів на виправлення разом з рукописом. Виправлення текстуолівцем або ручкою в службових документах не допускається.
119. Порядок розмноження документів засобами розмножувальноїтехніки у Київській міській державній адміністрації визначаєтьсязавідуючим та заступником завідуючого загальним відділом, анеобхідність розмноження окремих документів - керівникамиструктурних підрозділів апарату міської державної адміністрації.
120. Для виконання розмножувальних робіт виконавцемоформляється замовлення, яке підписує керівник структурногопідрозділу апарату міської державної адміністрації. У замовленнізазначається терміновість, кількість примірників, дата і часпередачі матеріалів на розмноження. Дозвіл на зняття копій укількості понад 10 примірників надає загальний відділ.
121. Оригінали документів, після зняття з них копій,повертаються за належністю.
ІНФОРМУВАННЯ НАСЕЛЕННЯ МІСТА
ПРО ДІЯЛЬНІСТЬ МІСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
122. Інформування населення міста Києва про діяльністьКиївської міської державної адміністрації здійснюється Головнимуправлінням преси та інформації через засоби масової інформації.
123. Джерелами інформації є:
- розпорядження міської державної адміністрації, протоколинарад, плани офіційних та робочих заходів голови, першогозаступника і заступників голови міської державної адміністрації.
124. Керівники структурних підрозділів апарату міськоїдержавної адміністрації забезпечують взаємодію з Головнимуправлінням преси та інформації та оперативно надають на йогопрохання всі необхідні матеріали та інформацію, зміст якоїпогоджується з головою або відповідними заступниками головиміської державної адміністрації.
125. Запрошення представників засобів масової інформації дляучасті в нарадах та інших офіційних заходах Київської міськоїдержавної адміністрації чи окремих її структурних підрозділівздійснюється виключно Головним управлінням преси та інформаціїКиївської міської державної адміністрації.
Заступник голови В.Ромашко