Положення про порядок здійснення внутрішнього контролю в Міністерстві фінансів України

1.1. Положення про порядок здійснення внутрішнього контролю (далі - Положення) розроблено відповідно до Бюджетного кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 22 травня 2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю", Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, нормативів Аудиторської палати України, інших актів чинного законодавства.

1.2. Дія цього Положення поширюється на відносини, які виникають у зв'язку із виконанням Міністерством фінансів України (далі - Міністерство) функцій внутрішнього контролю.

1.3. Внутрішній контроль (далі - контроль) здійснюється у формах внутрішнього фінансового контролю та внутрішнього адміністративного аудита і спрямований на виконання таких завдань:

- забезпечення законності формування та використання фінансових і матеріальних ресурсів структурними підрозділами Міністерства, місцевими фінансовими органами та підприємствами, установами і організаціями, що належать до сфери його управління;

- дотримання принципів економності, доцільності та ефективності при плануванні і виконанні бюджетних програм Міністерства, відповідальними за супроводження яких є структурні підрозділи центрального апарату Міністерства та розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня;

- аналіз виконання управлінських рішень, виявлення фактів невиконання (неналежного виконання) управлінських рішень, оцінка їх негативного впливу та можливих наслідків для об'єкта контролю;

- ухвалення за результатами контролю управлінських рішень, спрямованих на оптимізацію або скасування попередніх управлінських рішень, та подальший контроль за їх виконанням.

1.4. Внутрішній фінансовий контроль (далі - фінансовий контроль) - це комплекс експертно-аналітичних, ревізійно-перевірочних та інших форм контрольних заходів, що забезпечують достовірну інформацію про використання об'єктами контролю фінансових ресурсів, майна, інших матеріальних активів спрямовані на виявлення та запобігання відхилень, що перешкоджають законному та ефективному використанню бюджетних коштів і майна.

1.5. Внутрішній адміністративний аудит (далі - адміністративний аудит) - це комплекс експертно-аналітичних, оціночних, перевірочних та інших форм контрольних заходів, спрямованих на діяльність об'єкта контролю та його посадових осіб, пов'язану з ухваленням ними управлінських рішень та виконанням функцій відповідно до нормативно-правових, адміністративних, розпорядчих, інших актів і відомчих документів на предмет визначення ефективності діяльності або адміністрування об'єкта контролю та підготовки рекомендацій з удосконалення управлінських процесів залежно від характеру виявленої проблеми.

2.1. Предметом контролю є:

управлінське рішення, порядок його ухвалення та виконання структурними підрозділами Міністерства, підприємствами, установами та організаціями, які належать до сфери управління Міністерства і є розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня, з питань правильності, доцільності та ефективності використання бюджетних коштів або ефективності системи управління.

Управлінське рішення - нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти і відомчі документи (постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції, порядки, стандарти, інструктивні листи тощо), рішення посадових осіб, на яких у встановленому порядку покладено виконання організаційно-розпорядчих, консультативно-дорадчих функцій, що впливають або можуть вплинути у майбутньому на об'єкт контролю.

2.2. Суб'єкт контролю - уповноважений структурний підрозділ Міністерства, посадові особи, які відповідно до визначених повноважень мають право здійснювати контрольні заходи.

2.3. Об'єкти контролю - структурні підрозділи Міністерства, їх функції, місцеві фінансові органи, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Міністерства, діяльність їх посадових осіб, що пов'язана з ухваленням управлінських рішень, виконанням своїх функціональних обов'язків щодо операцій з фінансовими ресурсами, майном та іншими матеріальними активами, що перебувають в їх управлінні або у повному господарському віданні.

Об'єктами фінансового контролю є:

- розпорядники бюджетних коштів другого рівня, які виконують бюджетні програми у системі Міністерства як головного розпорядника бюджетних коштів;

- розпорядники бюджетних коштів третього рівня, які виконують бюджетні програми у системі Міністерства як головного розпорядника бюджетних коштів;

- одержувачі бюджетних коштів, які отримують кошти на виконання бюджетних програм Міністерства;

- відповідальний виконавець бюджетної програми Міністерства "Керівництво та управління у сфері фінансів";

- підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Міністерства.

Об'єктами адміністративного аудита є функції структурних підрозділів Міністерства, в тому числі:

- функція головного розпорядника бюджетних коштів Міністерства;

- функція пов'язана із супроводженням загальнодержавних бюджетних програм та бюджетних програм Міністерства;

- функція управління об'єктами державної власності;

- інші управлінські функції, пов'язані з діяльністю Міністерства.

3.1. Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб суб'єкта контролю

Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб Міністерства, уповноважених здійснювати контрольні заходи, спеціалістів структурних підрозділів Міністерства та інших установ і організацій, залучених до проведення контрольного заходу, ґрунтуються на вимогах Стандартів державного фінансового контролю, цього Положення та інших актів чинного законодавства.

3.1.2. Посадові особи, уповноважені здійснювати контрольні заходи, мають право:

- отримувати усю інформацію та документацію щодо правових підстав, фінансово-економічних обґрунтувань, підготовки і ухвалення нормативно-правових, адміністративних, розпорядчих, інших актів і відомчих документів, що регулюють організаційно-розпорядчу та фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю;

- отримувати від посадових осіб об'єкта контролю первинні бухгалтерські, фінансові документи, необхідні довідки, інформацію, статистичні відомості, бухгалтерсько-фінансові звіти, іншу документацію та письмові пояснення і заяви з питань, що постають під час проведення контрольного заходу;

- отримувати від посадових осіб об'єкта контролю нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти і відомчі документи (постанови, розпорядження, рішення, накази, положення, інструкції, порядки, стандарти, інструктивні листи тощо);

- робити копії або виписки з усіх без винятку документів, які стосуються предмета контролю; вимагати від посадових осіб об'єкта контролю копії і виписки з документів та інших матеріалів, складати на основі цих документів розрахунки. Достовірність копій, виписок, розрахунків підтверджує своїм підписом посадова особа об'єкта контролю;

- контролювати виконання планів, кошторисів, правильність оформлення грошових, фінансових, бухгалтерських та інших документів, наявність коштів і цінностей, а у разі виявлення ознак підробки чи інших зловживань - вилучати необхідні документи до закінчення проведення контрольних заходів, залишаючи у справі акт вилучення та копії або реєстри вилучених документів;

- контролювати правильність придбання, зберігання, використання та списання сировини, палива, інших матеріальних цінностей, спожитої тепло- та електроенергії на витрати; повноту оприбуткування готової продукції; списання відходів, а також вимагати від керівника об'єкта контролю здійснення контрольного вимірювання обсягів виконаних робіт чи контрольного запуску сировини у виробництво;

- вимагати від керівника об'єкта контролю проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, перевірки наявних коштів і розрахунків, у разі потреби опечатувати каси і касові приміщення, склади, комори, сховища, архіви;

- одержувати у встановленому порядку від третіх осіб довідки, копії документів та пояснення, пов'язані з операціями, що перевіряються;

- вимагати від керівників та інших посадових осіб об'єкта контролю невідкладного усунення виявлених порушень, якщо обставини потребують негайного реагування, окремо зазначати про це в акті контрольного заходу;

- у разі потреби, за рішенням керівництва, залучати до контрольного заходу на будь-якому етапі незалежних спеціалістів чи експертів.

3.1.3. Посадові особи, уповноважені здійснювати контрольні заходи, зобов'язані:

- дотримуватися принципів законності, конфіденційності, повноти, об'єктивності, достовірності та доказовості результатів контрольного заходу;

- проводити контрольні заходи відповідно до затверджених плану та програми контрольного заходу за наявності доручення на їх проведення;

- не втручатися в оперативну діяльність об'єкта контролю, не оприлюднювати свої висновки до завершення контрольного заходу, відповідного оформлення результатів та їх розгляду керівництвом Міністерства;

- виявлені під час контрольного заходу факти порушень, обставини та причини їх скоєння відображати в акті контрольного заходу; долучати до нього відповідні документи, пояснення посадових осіб об'єкта контролю та інші обґрунтування виявлених фактів;

- в усіх випадках виявлення ознак підробки, зловживань та інших правопорушень отримувати від посадових, матеріально відповідальних та інших службових осіб об'єкта контролю докладні письмові пояснення обставин, мотивів, причин і умов учинення порушень, долучати їх до матеріалів контрольного заходу;

- у разі відмови посадової або матеріально відповідальної особи об'єкта контролю від надання пояснень фіксувати цей факт в акті;

- на будь-якій стадії контрольного заходу приймати від посадових, матеріально відповідальних та інших осіб об'єкта контролю подані з їх ініціативи усні та письмові заяви, зауваження, пояснення щодо предмета контрольного заходу та, за потреби, проводити їх перевірку;

- за результатами контрольного заходу складати акт або довідку. Акт складається у разі виявлення порушень у трьох примірниках, з ним ознайомлюють посадових осіб об'єкта контролю під розписку. Один примірник акта залишається керівникові, а за його відсутності - іншій уповноваженій особі об'єкта контролю, під розписку;

- у разі відмови від підписання керівником або іншою відповідальною посадовою особою акта контрольного заходу, зробити у ньому відповідний запис;

- у разі незгоди керівника чи іншої посадової особи об'єкта контролю з фактами, викладеними у акті, запропонувати подати упродовж п'яти робочих днів письмові зауваження, провести їх перевірку і з результатами перевірки та висновками ознайомити зазначених посадових осіб. Зауваження та результати перевірки разом із висновками додати до довідки чи акта як невід'ємну частину;

- у разі невиконання або неналежного виконання посадовою особою об'єкта контролю законних вимог посадової особи, уповноваженої проводити контрольний захід, скласти відповідний акт із зазначенням дати, часу, місця, відомостей про посадову особу, що припустилася таких дій, і негайно доповісти про це керівництву Міністерства.

3.1.4. У разі невиконання або неналежного виконання службових обов'язків, необ'єктивного, упередженого, недбалого, поверхового проведення контрольного заходу, викладення в акті контрольного заходу недостовірних фактів і обґрунтувань їх скоєння, посадову особу, що проводила контрольний захід, притягують до відповідальності відповідно до чинного законодавства.

3.1.5. Якщо об'єкт контролю не вжив заходів щодо повного усунення у визначений термін виявлених порушень, то посадові особи суб'єкта контролю, які здійснювали контрольний захід, подають керівництву об'єкта контролю вимогу про усунення виявлених порушень та вжиття заходів щодо притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у невиконанні або неналежному виконанні вимог суб'єкта контролю.

3.2. Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб об'єкта контролю

Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб об'єкта контролю (далі - посадові особи об'єкта контролю) ґрунтуються на вимогах Стандартів державного фінансового контролю, цього Положення, інших актів чинного законодавства.

3.2.1. Посадові особи об'єкта контролю мають право:

- вимагати від посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, пред'явлення доручення на проведення контрольного заходу та відмовляти у проведенні контрольного заходу у разі його непред'явлення;

- на будь-якому етапі контрольного заходу подавати посадовим особам, уповноваженим проводити контрольний захід, усні та письмові заяви, зауваження, пояснення з предмета цього заходу;

- вимагати від посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, один примірник акта контрольного заходу для ознайомлення, підписання та усунення виявлених порушень;

- подавати письмові зауваження до акта контрольного заходу у разі незгоди з викладеними фактами і вимагати розгляду їх посадовими особами, уповноваженими проводити контрольний захід, і складання додатка як невід'ємної частини акта;

- оскаржувати дії посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, перед керівником структурного підрозділу, відповідального за проведення контрольного заходу, чи керівництвом Міністерства.

Посадові особи об'єкта контролю зобов'язані:

- допускати посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, за наявності відповідного доручення, до проведення контрольного заходу;

- створювати необхідні умови для роботи посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, а саме: своєчасно надавати належну інформацію, матеріали, документи, пояснення; забезпечувати окремими приміщеннями із технічним оснащенням, засобами зв'язку та, за необхідності, транспортними засобами разом з обслуговуючим персоналом;

- на вимогу посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, надавати, з урахуванням вимог законодавства про державну таємницю, всю без винятку інформацію, документи та матеріали, у тому числі архівні, які стосуються діяльності посадових осіб та колегіальних органів об'єкта перевірки, про підготовку, розгляд, ухвалення та підписання нормативно-правових, організаційно-розпорядчих актів і відомчих документів (постанов, розпоряджень, рішень, наказів, положень, інструкцій, порядків, стандартів, інструктивних листів тощо), а також матеріали з питань виконання цих документів, Закону України про Державний бюджет України на відповідний рік, інших актів чинного законодавства щодо використання бюджетних коштів;

- надавати всю без винятку інформацію, документи і матеріали про фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю щодо використання бюджетних коштів, руху коштів, а також інших бюджетних ресурсів;

- надавати інші інформаційні матеріали - довідки, інформаційні бюлетені, статистичні відомості, бухгалтерсько-фінансові звіти тощо;

- надавати копії та виписки із документів, інших матеріалів, завіряти своїм підписом їх достовірність;

- сприяти посадовим особам суб'єкта контролю, уповноваженим проводити контрольний захід, у проведенні в разі потреби обстежень та огляду документів, матеріалів, приміщень, іншого майна об'єкта контролю, підписувати відповідні акти за результатами проведення зазначених дій;

- на вимогу посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, проводити інвентаризацію основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, перевірку наявних коштів і розрахунків, не перешкоджати опечатуванню кас і касових приміщень, складів, комор, архівів, інших сховищ, вилученню документів, що вказують на факти або ознаки підробки, зловживання; поновлювати бухгалтерський облік та фінансову звітність за період, що контролюється;

- давати усні та письмові пояснення з предмета контрольного заходу, підтверджувати своїм підписом акт контрольного заходу. У разі незгоди із викладеними у ньому фактами і доказами, зробити відповідний письмовий запис;

- на вимогу посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, вжити невідкладних заходів щодо усунення виявлених порушень.

3.2.3. Посадові особи об'єкта контролю, у разі невиконання або неналежного виконання законних вимог посадових осіб, уповноважених проводити контрольний захід, порушення вимог цього Положення, інших актів чинного законодавства, притягуються до відповідальності згідно із чинним законодавством.

4.1. Контрольний захід - сукупність способів і методичних прийомів фінансового контролю та адміністративного аудиту, які застосовуються суб'єктами внутрішнього контролю у межах повноважень, визначених Стандартами державного фінансового контролю та цим Положенням. Контрольний захід здійснюють у формі перевірки, ревізії, оцінки, вивчення, дослідження, моніторингу, аналізу.

Мета контрольного заходу полягає в обстеженні та вивченні окремих ділянок організаційно-розпорядчої і фінансово-господарської діяльності; здійсненні оцінки ефективності діяльності об'єкта контролю та законності, ефективності і доцільності використання коштів державного бюджету і державного майна.

За типами контрольні заходи поділяються на:

- превентивні (попереджувальні), які здійснюються на стадії проектування програм, планів;

- поточні, які здійснюються у процесі виконання програм, планів;

- результативні, які здійснюються за результатами діяльності за звітний період;

- тематичні, які здійснюються за конкретними проблемами або напрямами.

4.2. При проведенні контрольних заходів стосовно одержувачів та розпорядників коштів державного бюджету нижчого рівня, які виконують бюджетні програми у системі Міністерства як головного розпорядника бюджетних коштів, основними завданнями є:

- перевірка дотримання вимог чинного законодавства щодо розробки, аналізу, впровадження бюджетних програм та визначення ресурсів, необхідних для їх реалізації, і відповідно - досягнення поставленої мети та оцінка очікуваних результатів;

- перевірка законності використання коштів Державного бюджету України, виділених на виконання бюджетних програм, відповідності здійснюваних фінансових операцій бюджетному законодавству та правильності їх відображення у бухгалтерському обліку;

- аналіз ефективності використання бюджетних коштів, виділених на виконання програм, співвідношення досягнутих результатів і витрат та їх відповідності визначеній меті;

- оцінка виконання структурними підрозділами Міністерства функцій пов'язаних із супроводженням бюджетних програм.

4.3. При проведенні контрольних заходів на підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери управління Міністерства, основними завданнями є:

- перевірка фінансово-господарської діяльності щодо відповідності до норм чинного законодавства, положень Статуту та внутрішніх розпорядчих актів;

- аналіз економічного стану підприємств, установ та організацій, результатів виконання ними виробничих та фінансових планів;

- аналіз ефективності системи управління (керівництва), дотримання умов контракту з керівником;

- перевірка законності операцій у сфері майнових прав, оперативного управління майном, будівлями, спорудами і майновими комплексами та забезпечення їх збереження;

- перевірка додержання порядку формування, встановлення та застосування цін і тарифів;

- перевірка дотримання фінансової дисципліни та цільового й ефективного використання власних і бюджетних коштів;

- перевірка правильності ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, своєчасності і повноти відображення в обліку фінансових, кредитних та розрахункових операцій, а також законності їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами;

- оцінка виконання функцій управління об'єктами державної власності.

4.4. При проведенні контрольних заходів щодо оцінки виконання структурними підрозділами функцій пов'язаних із супроводженням бюджетних і загальнодержавних бюджетних програм (далі - програм), головним розпорядником бюджетних коштів яких є Міністерство, основними завданнями є:

- перевірка дотримання вимог чинного законодавства щодо складання бюджетного запиту, правильності та обґрунтованості кошторисних призначень, законності спрямування коштів державного бюджету на виконання програм;

- аналіз системи моніторингу і поточного контролю за виконанням програм;

- аналіз системи оцінки результативності програм;

- оцінка процесу адміністративного управління програмами.

4.5. При проведенні контрольних заходів щодо оцінки виконання функцій структурними підрозділами Міністерства основними завданнями є:

- аналіз діяльності посадових осіб структурних підрозділів Міністерства щодо ухвалення та виконання управлінських рішень відповідно до нормативних, розпорядчих, інших актів і відомчих документів у сфері виконання функцій головного розпорядника бюджетних коштів, функцій управління об'єктами державної власності та окремих управлінських функцій, що пов'язані з діяльністю Міністерства (далі - функції);

- визначення ефективності діяльності та адміністрування процесу здійснення функцій структурними підрозділами Міністерства та їх посадовими особами;

- аналіз виконання управлінських рішень, оцінка негативного впливу і можливих наслідків.

5.1. Контрольні заходи проводяться планово і позапланово.

5.2. Планові контрольні заходи проводяться на підставі піврічних планів контрольних заходів Міністерства. План контрольних заходів затверджується Міністерством за погодженням із ГоловКРУ.

Позапланові контрольні заходи проводяться за рішенням керівництва або колегії Міністерства. Рішення щодо проведення позапланового контрольного заходу доводять до відома Головного контрольно-ревізійного управління України (далі - ГоловКРУ) за 10 днів до початку такого заходу.

5.3. План контрольних заходів містить:

- тему контрольного заходу;

- назву об'єкта контролю та місце його розташування;

- період, який підлягає контролю;

- термін проведення контрольного заходу;

- перелік суб'єктів державного фінансового контролю, які будуть спільно проводити контрольні заходи (за їх погодженням) (додаток 1) (не наводиться).

5.4. Суб'єкт контролю готує і обґрунтовує кожен пункт проекту плану контрольних заходів на підставі пропозицій, наданих структурними підрозділами Міністерства. Під час планування пріоритет надається контрольним заходам превентивного типу.

5.5. До плану контрольних заходів не вносять об'єкти контролю щодо яких:

- уже здійснено контрольні заходи іншими суб'єктами державного фінансового контролю або контрольними органами з тих самих питань та за період, який підлягає контролю;

- термін проведення попередніх контрольних заходів з тих же питань менший одного року (365 календарних днів).

5.6. Внесення змін до плану контрольних заходів проводиться у тому ж порядку, що і затвердження. Про зміни, внесені до плану контрольних заходів, повідомляють інших суб'єктів державного фінансового контролю, які проводять контрольні заходи спільно з Міністерством.

5.7. Суб'єкт контролю за відповідними запитами та погодженням із керівництвом Міністерства надає іншим суб'єктам державного фінансового контролю власні плани контрольних заходів, пропозиції з проведення спільних контрольних заходів, інформацію про терміни проведення останніх контрольних заходів щодо конкретних суб'єктів контролю та іншу інформацію, що стосується питань формування плану контрольних заходів.

5.8. Для запобігання дублювання контрольних заходів суб'єкт контролю координує свою роботу з ГоловКРУ. Контрольні заходи на одних і тих же запланованих об'єктах контролю проводяться одночасно у терміни, визначені ГоловКРУ.

Організація і виконання контрольних заходів передбачає такі етапи: підготовка документів, що дають право посадовим особам суб'єкта контролю здійснювати контрольні заходи; ознайомлення з ними керівників об'єкта контролю; проведення контрольного заходу.

6.1. Організація контрольних заходів

6.1.1. Підготовка до контрольних заходів розпочинається із набуттям посадовими особами суб'єкта контролю права на виконання контрольних заходів на об'єктах контролю в плановому або позаплановому порядку.

6.1.2. Обов'язковою умовою проведення планового контрольного заходу є наявність затвердженої програми контрольного заходу. Суб'єкт контрольного заходу розробляє проект програми на підставі затверджених планів контрольних заходів Міністерства.

6.1.3. Перед складанням програми контрольного заходу суб'єкт контролю аналізує:

- інформацію, документацію, нормативно-правову базу, що стосується предмета контрольного заходу, та додаткову інформацію про характеристики предмета і об'єкта контролю;

- отриманий у разі необхідності від Юридичного управління Міністерства або іншого структурного підрозділу висновок про правовий механізм, який регулює питання, що є предметом контрольного заходу, та діяльності об'єкта контролю щодо використання бюджетних коштів;

- отриману від інших суб'єктів державного фінансового контролю інформацію про раніше проведені контрольні заходи на визначеному об'єкті контролю.

6.1.4. Програма контрольного заходу визначає:

- мету проведення контрольного заходу;

- його предмет;

- перелік об'єктів контролю;

- перелік конкретних питань, які підлягають вивченню або перевірці;

- термін проведення контрольного заходу і термін, упродовж якого необхідно скласти звіт про його результати;

- перелік базових нормативно-правових актів, що регулюють предмет контрольного заходу;

- склад контрольної групи.

6.1.5. Програму контрольного заходу підписує керівник суб'єкта контролю і затверджує керівник Міністерства.

6.1.6. Якщо у ході проведення контрольного заходу виникає потреба у доповненні або скороченні його програми, то внесення таких змін проводиться у встановленому порядку.

6.1.7. На підставі програми контрольного заходу керівник суб'єкта контролю підписує доручення на право проведення контрольного заходу.

Доручення на право проведення контрольного заходу повинно бути складене на паперових носіях і містити такі обов'язкові реквізити:

- назву міністерства і структурного підрозділу, що здійснює контрольні заходи;

- назву документа і номер;

- дату виписки доручення;

- посаду, прізвище, ім'я і по батькові посадової особи суб'єкта контролю, уповноваженої на проведення контрольного заходу;

- тему контрольного заходу;

- зазначення об'єкта контролю, де проводитиметься контрольний захід;

- період діяльності об'єкта контролю, який охоплюється контрольним заходом;

- підставу для проведення контрольного заходу;

- термін дії доручення;

- посаду, прізвище, ім'я, по батькові та підпис керівника суб'єкта контролю, що видав доручення, завірений печаткою Міністерства.

Зворотний бік доручення містить такі реквізити:

- номер і дату повідомлення об'єкта контролю про проведення контрольного заходу;

- термін продовження дії доручення;

- посаду, прізвище, ім'я, по батькові та підпис керівника суб'єкта контролю, що видав доручення;

- посаду, прізвище, ім'я, по батькові посадової особи суб'єкта контролю, що здійснює контроль за проведенням контрольних заходів (додаток 2) (не наводиться).

6.2. Виконання контрольних заходів

6.2.1. Не пізніше ніж за 10 днів до початку проведення планових контрольних заходів керівництво суб'єкта контролю письмово повідомляє об'єкт контролю про дату початку проведення контрольного заходу.

6.2.2. Контрольні заходи мають проводитися тільки з відома керівництва об'єкта контролю.

Посадові особи суб'єкта контролю зобов'язані надати керівництву об'єкта контролю свої службові посвідчення та оформлені на їх ім'я доручення на право проведення контрольного заходу.

У разі неможливості ознайомлення керівництва об'єкта контролю з дорученням на проведення контрольного заходу в день, визначений початком проведення контрольних заходів, посадові особи, уповноважені проводити контрольний захід, невідкладно інформують про це керівника суб'єкта контролю, який ухвалює відповідне рішення.

6.2.3. Термін контрольного заходу, склад контрольних груп визначаються з урахуванням обсягу та особливостей його проведення та, як правило, не перевищує 30 робочих днів.

Термін проведення контрольного заходу і термін складання за його результатами звіту може бути змінено у кожному конкретному випадку рішенням керівництва Міністерства за клопотанням керівника суб'єкта контролю.

У разі зміни терміну проведення контрольного заходу посадова особа суб'єкта контролю зобов'язана поінформувати про це керівництво об'єкта контролю і надати належним чином оформлене доручення на право проведення контрольного заходу, що засвідчує цю зміну.

6.2.4. За наявності взаєморозрахунків об'єкта контролю з будь-якими іншими суб'єктами господарювання, посадова особа суб'єкта контролю має право здійснювати контрольні заходи і на цих суб'єктах господарювання у межах визначеної теми контрольного заходу та власних повноважень.

6.2.5. За три робочих дні до закінчення визначеного терміну проведення контрольних заходів посадові особи суб'єкта контролю зобов'язані подати керівництву об'єкта контролю результати контрольного заходу для ознайомлення і підпису.

6.2.6. Результати контрольного заходу оформлюються довідкою, а, у разі виявлення фактів незаконного або нецільового використання коштів і матеріальних цінностей чи інших порушень, - актом.

Документування результатів та оформлення матеріалів контрольних заходів здійснюється з метою надання керівництву Міністерства та іншим визначеним законодавством користувачам суттєвої, повної і достовірної інформації про результати контрольних заходів, які проводилися на об'єктах контролю.

7.1. Документування результатів і оформлення матеріалів контрольних заходів

7.1.1. Документування результатів контрольних заходів за змістом і формою складається з робочої, офіційної, додаткової та супровідної документації.

7.1.2. Робоча документація, складена за результатами контрольних заходів, являє собою допоміжні неофіційні записи, в яких посадова особа, уповноважена проводити контрольний захід, фіксує отриману під час перевірки інформацію. Робочу документацію можна оформити у вигляді записів, таблиць із групуванням цифрових чи інших відомостей та їх аналізом тощо.

Після завершення контрольного заходу особа, що склала робочу документацію, знищує її, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.

7.1.3. Офіційна документація, складена за результатами контрольних заходів, є основною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою обов'язкові для подання документи.

До офіційної документації належать акти, довідки і протоколи.

Офіційний документ має таку структуру:

- вступну частину, в якій повністю або стисло зазначено такі відомості: підстава для здійснення контрольного заходу; тема контрольного заходу; назва об'єкта контролю, місце його розташування та загальні відомості про нього; дата початку і закінчення контрольного заходу; період, що підлягає дослідженню в ході контрольного заходу; перелік посадових осіб, що його здійснювали; посада, прізвище, ім'я та по батькові керівника об'єкта контролю, з відома якого проводились контрольні заходи;

- констатуючу частину, в якій зазначено зміст, характер і результати контрольного заходу.

Констатуюча частина може бути розділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи процедурами контрольного заходу.

7.1.4. Додаткова документація, складена за результатами контрольних заходів, є невід'ємною частиною матеріалів контрольних заходів і являє собою оформлену як додатки (як правило, у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо) інформацію, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процедурами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації.

Посадова особа, що здійснює контрольний захід, самостійно визначає зміст і форму викладення додаткової документації.

7.1.5. Супровідна документація, складена за результатами контрольних заходів, може бути:

- офіційною (листування з органами державної влади, в тому числі з правоохоронними органами, органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу);

- неофіційною (внутрішні документи суб'єктів контролю щодо розгляду або оцінки результатів контрольних заходів).

Супровідна документація, яка має офіційний характер, є невід'ємною частиною матеріалів контрольних заходів.

7.1.6. При складанні офіційної та супровідної документації необхідно дотримуватись таких принципів викладення інформації:

- об'єктивність і обґрунтованість;

- лаконічність, чіткість, вичерпність і системність;

- ясність і доступність.

Неприпустимим є викладення інформації, що не стосується діяльності об'єкта контролю або інформації, одержаної не за результатами контрольних заходів, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів.

7.1.7. Загальною вимогою до оформлення офіційної та супровідної, що має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольних заходів, є зазначення обов'язкових реквізитів: назви міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; назви виду документа; дати; номера; місця складання; тексту; позначки про наявність додатків; підпису (підписів) уповноважених осіб.

7.1.8. Матеріали контрольного заходу являють собою повну або часткову сукупність офіційної, додаткової та супровідної, що має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольного заходу.

7.2. Опрацювання і використання матеріалів контрольних заходів

7.2.1. При проведенні контрольного заходу посадові особи суб'єкта контролю або залучені спеціалісти Міністерства (учасники контрольного заходу) зобов'язані виконувати наступне:

- керівник контрольного заходу повинен докладно ознайомитися з матеріалами, підготовленими кожним учасником контрольного заходу, та розглянути їх на предмет змісту і форми документування результатів контрольних заходів та дотримання основних принципів викладення інформації;

- за результатами розгляду керівник контрольного заходу оцінює повноту та якість розкриття теми контрольного заходу і ухвалює відповідне рішення про достатність або необхідність доопрацювання матеріалів контрольних заходів;

- про ухвалене рішення керівник контрольного заходу обов'язково повідомляє його учасника (учасників) і, у разі необхідності, ставить вимоги (в усній чи письмовій формі) про доопрацювання матеріалів контрольного заходу.

Учасник контрольного заходу повинен доопрацювати матеріали контрольного заходу і у визначений керівником термін подати їх для узагальнення.

7.2.2. При проведенні спільних контрольних заходів посадовими особами суб'єктів контролю центральних органів виконавчої влади або інших контролюючих органів матеріали передаються керівникові контрольного заходу, який відповідає за узагальнення всіх матеріалів контрольних заходів;

- в офіційній документації, що складається керівником контрольного заходу, підлягають відображенню матеріали контролю всіх учасників контрольного заходу чи результати спільних контрольних заходів.

7.2.3. За умови, коли на одному об'єкті контролю одночасно проводяться контрольні заходи посадовими особами різних суб'єктів контролю, матеріали контрольних заходів, що складені ними, за рішенням ініціаторів контрольних заходів можуть надаватися в порядку обміну інформацією. Порядок надання матеріалів визначається керівником органу, що надає матеріали, з урахуванням звернення органу - одержувача матеріалів або відповідно до визначеного порядку взаємодії цих органів.

Якщо отримані в порядку обміну інформацією матеріали контрольних заходів містять відомості, які їх доповнюють і сприяють розкриттю теми власне контрольного заходу, припустимим є їх використання і включення до офіційної документації з обов'язковим посиланням на джерело інформації.

Основним принципом використання матеріалів контрольних заходів, що надаються в порядку обміну інформацією між органами, суб'єкти контролю яких одночасно проводили контрольні заходи на одному об'єкті контролю, є дотримання конфіденційності та інших обмежень, визначених законодавством.

7.2.4. У разі одночасного проведення контрольних заходів посадовими особами декількох суб'єктів контролю за умови визначення органу, який відповідає за узагальнення всіх матеріалів контрольних заходів, матеріали надсилають до цього органу в офіційному порядку із супровідною документацією.

8.1. Основні засади доступу і користування засобами електронного зберігання і обробки інформації об'єкта контролю, на якому проводиться контрольний захід

8.1.1. Посадові особи суб'єктів контролю під час здійснення контрольних заходів мають право користуватися засобами електронного зберігання і обробки інформації, що застосовуються об'єктами контролю в процесі здійснення фінансово-господарської діяльності, ведення бухгалтерського обліку і фінансової звітності.

8.1.2. Посадові особи суб'єктів контролю під час здійснення контрольних заходів можуть використовувати службові портативні засоби електронного зберігання і опрацювання інформації.

8.1.3. Інформація в електронному вигляді об'єкта контролю може переноситися на портативні засоби електронного зберігання і обробки інформації або на інші власні носії електронної інформації посадової особи суб'єкта контролю лише з відома керівника об'єкта контролю та в подальшому використовуватися виключно в рамках контрольного заходу.

8.1.4. Посадові особи об'єкта контролю, на якому проводиться контрольний захід, зобов'язані забезпечити посадових осіб суб'єктів контролю доступом до своїх засобів електронного зберігання і обробки інформації, а також гарантувати отримання повної і достовірної інформації, що в них міститься.

8.1.5. Посадова особа суб'єкта контролю перед початком проведення контрольного заходу повинна впевнитися у достовірності і цілісності інформації, що міститься в засобах електронного зберігання і обробки інформації об'єкта контролю, яка підлягає опрацюванню.

8.1.6. Посадові особи суб'єктів контролю повинні мати необхідні знання і досвід роботи з електронною обчислювальною технікою, електронними інформаційними ресурсами та програмним забезпеченням і дотримуватися визначених правил користування ними.

8.1.7. У разі необхідності суб'єкти контролю можуть залучати до здійснення контрольних заходів сторонніх спеціалістів з інформаційних технологій, про що повідомляють керівника об'єкта контролю.

8.1.8. Неприпустимим є технічне втручання у функціонування засобів електронного зберігання і опрацювання інформації об'єкта контролю, зокрема встановлення посадовою особою суб'єкта контролю індивідуальних засобів захисту (паролів, кодів тощо) на інформацію, що є власністю об'єкта контролю, за винятком інформації, яка з відома керівника об'єкта контролю чи уповноважених ним осіб скопійована для проведення контрольного заходу або створена посадовою особою в ході цих заходів.

8.2. Основні засади використання інформації, що міститься у засобах електронного зберігання і обробки інформації об'єкта контролю в процесі документування результатів контрольних заходів

Для оформлення посадовими особами суб'єктів контролю офіційної та додаткової документації за результатами контрольних заходів, проведених в умовах застосування об'єктом контролю засобів електронного зберігання і обробки інформації, необхідна для документування інформація переноситься на паперові носії, завіряється підписом посадової особи суб'єкта контролю та підписами керівника і відповідальних осіб об'єкта контролю.

9.1. Мета оцінки внутрішнього фінансового контролю

Метою оцінки внутрішнього фінансового контролю є дослідження рівня досягнення об'єктом контролю таких цілей:

- усі рішення керівництва ухвалюються у межах власних повноважень та у відповідності з вимогами чинного законодавства; налагоджено контроль за їх дотриманням;

- усі фінансово-господарські операції здійснюються за погодженням із керівництвом;

- усі фінансово-господарські операції достовірно і у повному обсязі фіксуються в бухгалтерському обліку;

- доступ до коштів і матеріальних цінностей можливий лише за погодженням з керівництвом;

- аналізується відповідність між відомостями бухгалтерського обліку і фактичною наявністю активів, забезпечується їх належне зберігання.

9.2. Основні критерії оцінки внутрішнього фінансового контролю

9.2.1. Основними критеріями оцінки ефективності внутрішнього фінансового контролю є:

- наявність контрольного підрозділу в структурі об'єкта контролю або відповідної посади у штатному розписі; внутрішніх нормативних документів, які регулюють здійснення внутрішнього фінансового контролю; закріплення осіб, відповідальних за його здійснення та визначення кола їхніх обов'язків, що передбачають повноту і комплексність контрольних заходів;

- ефективність механізму інформування керівництва об'єкта контролю про результати внутрішнього контролю, надання практичних рекомендацій щодо вдосконалення досліджених процесів діяльності та своєчасність адекватного зворотного реагування; дієвість внутрішнього фінансового контролю і практичне впровадження його результатів.

9.2.2. За підсумками дослідження внутрішнього фінансового контролю визначають рівень ефективності та дієвості його функціонуючої системи щодо запобігання правопорушенням.

9.2.3. Суб'єкти контролю інформують керівництво об'єкта контролю про діяльність системи внутрішнього фінансового контролю із визначенням основних недоліків та резервів його покращення.

10.1. Заходи щодо запобігання порушенням

З метою запобігання порушенням з боку суб'єкта контролю та їх посадових осіб вимог законодавства з питань контролю, прав та законних інтересів об'єктів контролю керівники суб'єктів контролю зобов'язані:

- ознайомити підлеглих з нормативно-правовими актами, які передбачають відповідальність працівників за неправомірні дії або бездіяльність;

- періодично проводити з підлеглими навчання і атестації з питань дотримання вимог законодавства про державний фінансовий контроль, про дотримання прав та законних інтересів суб'єктів господарювання і громадян;

- не допускати проведення контрольних заходів на об'єктах контролю посадовими особами суб'єкта контролю, які проводили попередні контрольні заходи, або особами, які мають близькі родинні зв'язки з працівниками об'єкта контролю чи працювали там на керівних посадах;

- до участі у проведенні контрольних заходів на об'єктах контролю залучати не менше двох посадових осіб суб'єкта контролю;

- наглядати за виконанням службових обов'язків підлеглими і запобігати таким негативним явищам, як:

- зловживання владою або службовим становищем;

- дії, які відповідно до законодавства вважаються корупційними;

- перевищення влади або службових повноважень;

- упередженість або прихильність до будь-якого об'єкта контролю чи конкретної особи;

- службове підроблення; службова недбалість; одержання, давання та провокація хабара;

- безпідставна відмова в інформації, надання якої передбачено законодавством, умисне затримування її, надання недостовірної інформації, необґрунтоване обмеження доступу до такої інформації;

- розголошення державної або іншої таємниці, що охороняється законом або інформації, що не підлягає розголошенню.

10.2. Відповідальність за порушення вимог законодавства з питань контролю, прав та інтересів суб'єктів господарювання і громадян базується на таких основних принципах:

- законності;

- рівності усіх громадян перед законом;

- невідворотності відповідальності за порушення законодавства.

11.1. Форми оприлюднення інформації про результати контролю

11.1.1. Суб'єкт контролю при оприлюдненні результатів контролю за погодженням з керівництвом Міністерства може використовувати такі форми висвітлення інформації:

- підготовка матеріалів для розгляду результатів контролю на засіданнях колегії Міністерства;

- випуск і розповсюдження інформаційних та довідкових збірників, бюлетенів (спеціальних бюлетенів), журналів, оглядів, прес-релізів, експрес-інформації;

- забезпечення публікацій та виступів керівництва Міністерства або інших відповідальних працівників суб'єктів контролю у засобах масової інформації;

- створення і функціонування власних веб-сторінок в Інтернеті;

- інші форми поширення офіційної інформації, що не суперечать чинному законодавству.

11.1.2. Публічність і прозорість діяльності суб'єкта контролю досягається шляхом налагодження зв'язків із громадськістю шляхом розгляду та надання на звернення громадян письмової або усної інформації за погодженням із керівництвом Міністерства.

11.2. Обмеження щодо оприлюднення інформації про результати контролю

11.2.1. Посадові особи суб'єкта контролю зобов'язані дотримуватись визначених вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, конфіденційної, таємної та службової інформації, а також встановлених строків її нерозголошення.