Про затвердження положень про структурні підрозділи у складі департаментів Міністерства економічного розвитку і торгівлі України

1.3. Відділ у своїй роботі використовує печатки з найменуванням Міністерства "Копія відповідає оригіналу" та "Власноручний підпис _________ засвідчую" для засвідчення копій документів і власноручних підписів працівників Мінекономрозвитку.

1.4. Чисельність відділу визначається відповідно до штатного розпису Міністерства.

1.5. Працівники відділу здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

2.1. Завданнями відділу є:

участь у реалізації державної політики з питань діловодства та архівної справи;

установлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві від їх створення в діловодстві до передавання на зберігання до архіву Міністерства;

збереження архівного документаційного фонду Міністерства та користування ним;

організація експертизи цінності документів, що накопичуються у процесі діяльності Міністерства, та здійснення організаційного забезпечення діяльності експертної комісії Мінекономрозвитку з проведення експертизи цінності документів;

ведення обліку печаток і штампів з найменуванням Міністерства, щорічне їх звіряння;

забезпечення структурних підрозділів Мінекономрозвитку пронумерованими бланками листів, здійснення їх обліку та контролю за використанням;

надання методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції відділу;

участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Мінекономрозвитку;

засвідчення в установленому порядку копій документів та власноручних підписів працівників Міністерства.

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:

підготовку та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи, проектів наказів з питань, що належать до компетенції відділу;

розроблення та впровадження в роботу Міністерства інструкції з діловодства, державних стандартів, уніфікованих систем документації, схеми документообігу;

організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Міністерства;

навчання з питань діловодства в центральному апараті Міністерства;

погодження номенклатур справ структурних підрозділів центрального апарату Міністерства та складання зведеної номенклатури справ Міністерства;

проведення перевірок стану діловодства в структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління;

контроль за правильністю формування структурними підрозділами Мінекономрозвитку документів у справи, оформленням описів справ, додержанням структурними підрозділами вимог щодо зберігання справ постійного, тимчасового зберігання;

додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Міністерства для передавання на державне зберігання;

ведення документації експертної комісії Мінекономрозвитку з проведення експертизи цінності документів;

приймання архівом Міністерства від структурних підрозділів Мінекономрозвитку завершених у діловодстві справ, їх зберігання і користування ними;

створення довідкового апарату архіву Міністерства;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні в архіві, складання проектів описів справ постійного зберігання та актів про вилучення документів для знищення, подання їх на розгляд експертної комісії Міністерства;

передавання на державне зберігання справ до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

ведення обліку, видачу структурним підрозділам пронумерованих бланків листів та контроль за їх використанням;

здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.

Відділ для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:

отримувати від структурних підрозділів інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на відділ завдань і функцій;

повертати на доопрацювання структурним підрозділам неправильно сформовані справи;

під час проведення перевірки стану діловодства отримувати документи для перевірки та вносити пропозиції керівництву структурних підрозділів Мінекономрозвитку, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, про необхідність усунення недоліків, виявлених перевіркою;

взаємодіяти зі структурними підрозділами Міністерства з питань, що належать до компетенції відділу;

за дорученням керівництва департаменту документального забезпечення брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції відділу;

ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу.

4.1. Відділ очолює начальник, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади заступник Міністра економічною розвитку і торгівлі України - керівник апарату.

4.2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення.

4.3. Начальник відділу:

здійснює керівництво роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Міністерства та директора департаменту документального забезпечення, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у відділі;

забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів щодо збереження службової інформації у відділі;

контролює додержання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку, інструкцій з охорони праці;

за дорученням керівництва Міністерства та директора департаменту документального забезпечення здійснює представництво Міністерства в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції відділу;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників відділу, затверджує посадові інструкції працівників відділу;

організовує разом з департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу у відділі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, організовує роботу з формування кадрового резерву;

погоджує заяви про призначення, переведення, стажування та звільнення працівників відділу, а також про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

готує та подає на підпис директору департаменту документального забезпечення подання про заохочення працівників відділу, присвоєння їм рангів державних службовців, накладення дисциплінарних стягнень;

засвідчує в установленому порядку копії документів та власноручні підписи працівників Міністерства.

4.4. Начальник відділу має право підпису документів, що надсилаються від імені відділу, з питань, що належать до його компетенції, на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.

1.1. Сектор опрацювання документів з грифом "Для службового користування" у складі департаменту документального забезпечення (далі - сектор) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, Положенням про департамент документального забезпечення, а також цим Положенням.

1.3. Чисельність сектору визначається відповідно до штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.4. Працівники сектору здійснюють свої функції, керуючись цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.5. Сектор у своїй роботі використовує прямокутні штампи, відповідальність за зберігання і використання яких покладається на конкретну посадову особу сектору та які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розписку:

"Міністерство економічного розвитку і торгівлі України (дата) Вх. № ___";

"Для службового користування Прим. № _____";

"літер "М";

"Контроль";

"Підлягає поверненню для подальшого ознайомлення".

2.1. Завданнями сектору є:

забезпечення ведення діловодства та додержання вимог законодавства до роботи з документами з грифом "Для службового користування" (далі - "ДСК") у Мінекономрозвитку;

здійснення контролю за проходженням документів з грифом "ДСК".

2.2. Сектор відповідно до покладених на нього завдань забезпечує:

приймання вхідних документів з грифом "ДСК";

перевірку комплектності документів, у разі виявлення відсутності додатків чи неповної їх кількості - складання актів про інформування відправника щодо некомплектності документа;

реєстрацію та відправлення вихідних документів з грифом "ДСК";

надання документів на розгляд керівництва та подальше їх надходження до виконавців;

чітке ведення картотеки вхідної та вихідної кореспонденції з грифом "ДСК";

надання довідок щодо проходження документів з грифом "ДСК" у Мінекономрозвитку;

підготовка інформації про кількість вхідної і вихідної кореспонденції з грифом "ДСК";

здійснення контролю за веденням журналів обліку кореспонденції з грифом "ДСК" у структурних підрозділах;

здійснення перевірок актів експертних комісій структурних підрозділів Мінекономрозвитку про відбір документів з грифом "ДСК" для знищення;

участь у підготовці та опрацюванні проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та роботи з документами "ДСК";

надання методичної допомоги структурним підрозділам Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції сектору;

унесення пропозицій щодо вдосконалення роботи з документами обмеженого доступу в Мінекономрозвитку;

здійснення інших функцій, необхідних для виконання покладених на сектор завдань.

Сектор для виконання покладених на нього завдань має право в установленому порядку:

отримувати від структурних підрозділів Мінекономрозвитку інформацію та документи, необхідні для виконання покладених на сектор завдань і функцій, зокрема щодо працівників, відповідальних за ведення обліку документів з грифом "ДСК";

повертати відправнику під розписку або пересилати рекомендованим поштовим відправленням документи з грифом "ДСК", які надійшли помилково, та у разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складати акт у двох примірниках, один з яких надсилати відправнику рекомендованим поштовим відправленням;

брати участь у перевірках стану діловодства, зокрема ведення діловодства документів з грифом "ДСК", у структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління, отримувати документи для перевірки та вносити пропозиції керівництву структурного підрозділу про необхідність усунення недоліків, виявлених під час перевірки;

взаємодіяти зі структурними підрозділами Мінекономрозвитку з питань, що належать до компетенції сектору;

за дорученням керівництва департаменту брати участь у нарадах та семінарах з питань, що належать до компетенції сектору;

ініціювати скликання нарад з питань, що належать до компетенції сектору.

4.1. Сектор очолює завідувач, якого в установленому порядку призначає на посаду та звільняє з посади заступник Міністра економічного розвитку і торгівлі України - керівник апарату.

4.2. Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований директору департаменту документального забезпечення.

4.3. Завідувач сектору:

здійснює керівництво роботою сектору і несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, визначених цим Положенням;

організовує, забезпечує та контролює виконання в установлені строки доручень керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення, несе персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни у секторі;

забезпечує в межах компетенції реалізацію існуючих вимог щодо збереження державної таємниці відповідно до Закону України "Про державну таємницю", уживає необхідних заходів щодо збереження службової інформації у секторі;

контролює додержання працівниками сектору правил внутрішнього трудового розпорядку;

за дорученням керівництва Мінекономрозвитку та директора департаменту документального забезпечення здійснює представництво в інших органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах і організаціях з питань, що належать до компетенції сектору;

визначає ступінь відповідальності та функціональні обов'язки працівників сектору, затверджує посадові інструкції працівників сектору;

організовує разом з департаментом кадрового забезпечення та проходження державної служби роботу у секторі з добору, розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, організовує роботу з формування кадрового резерву сектору;

погоджує заяви про призначення, переведення, стажування та звільнення працівників сектору, а також заяви про надання їм відпусток та пропозиції щодо їх відряджень;

готує та подає на підпис директору департаменту документального забезпечення подання про заохочення працівників сектору та накладення дисциплінарних стягнень, а також про присвоєння їм рангів державних службовців відповідно до законодавства про державну службу.

4.4. Завідувач сектору має право підпису документів, що надсилаються від імені сектору, з питань, що належать до його компетенції, на адресу інших управлінь, відділів та секторів Мінекономрозвитку, утворених у складі самостійних структурних підрозділів.