Про затвердження Положення про департамент документального забезпечення Міністерства економіки України

Відповідно до структури центрального апарату Міністерства економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 12.07.2005 N 199, у редакції наказу від 03.10.2005 N 320, зі змінами,

1. Затвердити Положення про департамент документального забезпечення Міністерства економіки України, що додається.

2. Вважати таким, що втратило чинність, Положення про відділ документального забезпечення Міністерства економіки України, затверджене наказом Міністерства від 08.11.2005 N 405.

1. Загальні положення

1.1. Департамент документального забезпечення (далі - департамент) є структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економіки України (далі - Міністерство), який підпорядкований першому заступникові Міністра згідно з розподілом обов'язків.

1.2. У своїй діяльності департамент керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства, Положенням про Міністерство, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, Інструкцією з діловодства у Міністерстві економіки (далі - Інструкція), затвердженою наказом Міністерства від 27.03.98 N 36, зі змінами, Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у Міністерстві економіки України (далі - Інструкція з "ДСК"), затвердженою наказом Міністерства від 18.05.99 N 67, зі змінами, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві економіки України, затвердженою наказом Міністерства від 03.06.97 N 62, вказівками Міністра, його перших заступників та заступників (далі - керівництво Міністерства), нормативно-правовими актами України з питань діловодства та архівної справи та цим Положенням.

1.3. Департамент має круглу печатку зі своїм найменуванням, а також використовує у своїй роботі гербову печатку Міністерства, відповідальність за зберігання та використання якої покладається наказом Міністерства на керівника департаменту, інші печатки і штампи із зазначенням найменування Міністерства, які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

1.4. Штатна чисельність департаменту визначається наказом Міністерства про затвердження штатного розпису.

1.5. До складу департаменту входять:

відділ методичного забезпечення діловодного процесу;

відділ попереднього розгляду вхідної кореспонденції;

відділ реєстрації та сканування вхідної кореспонденції;

відділ пошти та архіву.

1.6. Працівники департаменту здійснюють свої функції, керуючись діючими в Міністерстві Інструкціями з питань діловодства, цим Положенням та посадовими інструкціями.

1.7. Покладання на департамент обов'язків, не передбачених цим Положенням, і таких, що не стосуються питань діловодства, архівної справи, не допускається.

2. Основні завдання департаменту

Головною метою діяльності департаменту є забезпечення діловодного процесу Міністерства, формування архіву Міністерства та роботи з архівними документами.

Для досягнення цієї мети департамент виконує завдання щодо:

2.1. Забезпечення реалізації в Міністерстві державної політики з питань діловодства, архівної справи;

2.2. Методичного забезпечення та організації процесу діловодства в центральному апараті Міністерства;

2.3. Здійснення методичного керівництва всім процесом діловодства в Міністерстві;

2.4. Здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства до оформлення документів, які надсилаються до Секретаріату Президента України, Верховної Ради України та Секретаріату Кабінету Міністрів України (далі - вищі органи влади) тощо;

2.5. Здійснення систематичного аналізу документообігу в Міністерстві (кількість, склад вхідної та вихідної кореспонденції, у тому числі "Для службового користування" (далі - "ДСК")). Підготовка аналітичних матеріалів з цих питань для керівництва Міністерства;

2.6. Підготовки та подання на підпис Міністрові проектів наказів з питань діловодства;

2.7. Забезпечення, у межах своєї компетенції, взаємодії між структурними підрозділами Міністерства, діловодними службами вищих органів влади, інших міністерств, державних комітетів, підприємств, організацій, керуючись при цьому вимогами Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України (далі - Тимчасовий регламент), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, зі змінами, Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, зі змінами, Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893, зі змінами;

2.8. Розроблення та безпосередньої участі в підготовці проектів нормативно-правових актів вищих органів влади з питань діловодства, архівної справи;

2.9. Участі в експертизі цінності документів Міністерства, що накопичуються в процесі його діяльності, у тому числі "ДСК";

2.10. Здійснення вибірково у разі потреби перевірки стану діловодства в структурних підрозділах Міністерства;

2.12. Формування архіву Міністерства, забезпечення в установленому порядку роботи структурних підрозділів з їх документами, переданими до архіву Міністерства на зберігання.

3. Функції департаменту

Департамент відповідно до покладених на нього завдань у тісній взаємодії з іншими структурними підрозділами Міністерства, приймальними керівництва та відповідними діловодними, архівними службами інших установ та організацій виконує такі функції:

3.1. Здійснює згідно з розділом 3 Інструкції приймання, первинний розгляд, реєстрацію всієї вхідної та вихідної урядової кореспонденції, відправлення в установленому порядку вихідної кореспонденції Міністерства;

3.2. Визначає коло порушених у документах питань та посадову особу, до компетенції якої вони належать, здійснює реєстрацію документів, направляє їх на розгляд керівництву Міністерства та структурних підрозділів;

3.3. Здійснює згідно з вимогами Інструкції відправлення вихідної кореспонденції на адресу юридичних та фізичних осіб через поштове відділення N 8 м. Києва, веде в установленому порядку їх облік, а також контроль над процесом використання коштів на авансовому рахунку;

3.4. Щодня здійснює моніторинг проходження документів у Міністерстві, у разі проведення службового розслідування - аналіз причин затримки документів;

3.5. Щомісяця готує аналітичні довідки про кількісний та якісний склад вхідної і вихідної кореспонденції Міністерства;

3.6. Щокварталу готує порівняльний аналіз кількісного та якісного складу кореспонденції Міністерства;

3.7. Здійснює первинний розгляд, облік документів з грифом "ДСК" та контроль за додержанням вимог Інструкції "ДСК" при роботі з відповідною інформацією;

3.8. Готує проекти нормативно-правових актів Міністерства з питань діловодства, архівної справи, бере безпосередню участь у розгляді проектів нормативно-правових актів вищих органів влади, що надходять до Міністерства на погодження, із зазначених питань;

3.9. Здійснює згідно з Інструкцією реєстрацію наказів Міністерства, у тому числі спільних, щодо основної діяльності;

3.10. Оформляє відповідно до вимог законодавства накази Міністерства для подальшого подання їх структурним підрозділом - виконавцем на державну реєстрацію;

3.11. Здійснює методичне керівництво процесом діловодства в структурних підрозділах Міністерства;

3.12. Здійснює первинний розгляд звернень громадян, що надійшли до Міністерства, їх реєстрацію та направлення на розгляд згідно із Законом України "Про звернення громадян";

3.13. Здійснює первинний розгляд, реєстрацію та направлення на розгляд згідно із Законом України "Про статус народних депутатів" звернень і запитів народних депутатів України;

3.14. Вносить керівництву Міністерства пропозиції щодо вдосконалення процесу діловодства, архівної справи у Міністерстві;

3.15. Розробляє і забезпечує здійснення заходів щодо вдосконалення діловодства в центральному апараті Міністерства, роботи з архівними документами, у разі потреби проводить наради з цих питань;

3.16. Вибірково перевіряє правильність оформлення вихідної кореспонденції зі структурних підрозділів Міністерства, визначає вартість відправлень, обробляє їх на маркувальній машині, щодня здійснює сумарний їх облік;

3.17. Забезпечує згідно з чергою приймання-передачу документів за телефаксом;

3.18. Здійснює облік бланків суворої звітності для листів Міністерства згідно з Інструкцією, раз у квартал перевіряє у структурних підрозділах ведення журналів їх обліку та приймає від них звіти про використання;

3.19. Забезпечує оформлення документів шляхом скріплення на них підписів посадових осіб гербовою печаткою Міністерства, несе відповідальність за її використання та зберігання, а також веде облік і контроль за зберіганням та використанням всіх печаток та штампів, що використовуються в роботі департаменту, здійснюючи їх видачу згідно з журналом обліку під розпис відповідальним працівникам департаменту;

3.20. Засвідчує підписи керівництва Міністерства, керівництва структурних підрозділів та працівників Міністерства відповідними штампами і печатками;

3.21. У разі потреби вибірково здійснює перевірку стану діловодства у структурних підрозділах Міністерства, узагальнює висновки перевірок та готує довідки для керівництва Міністерства з цих питань;

3.24. Забезпечує в установленому порядку роботу структурних підрозділів з документами, переданими ними в архів Міністерства на зберігання;

3.25. Бере участь у роботі експертної комісії Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності.

Організовує в установленому порядку експертизу документів, відбір їх до знищення, а також передає їх для знищення;

3.26. Вносить пропозиції керівництву Міністерства щодо забезпечення схоронності архівних документів;

3.27. Надає методичну допомогу структурним підрозділам Міністерства у складанні номенклатури їх справ, формуванні закінчених діловодством справ для подальшої передачі на зберігання в архів Міністерства.

Складає зведену номенклатури справ Міністерства згідно з поданими структурними підрозділами даними;

3.28. Перевіряє правильність формування структурними підрозділами архівних справ;

3.29. Приймає в установленому порядку сформовані справи на зберігання до архіву Міністерства;

3.30. Забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про боротьбу з корупцією".

4. Права департаменту

Департамент має право:

4.1. Вимагати від працівників підрозділів при відправленні вихідної кореспонденції Міністерства усунення недоліків у оформленні документів;

4.2. Повертати відправнику документи, що надійшли до Міністерства з порушенням вимог чинної Примірної інструкції з діловодства, попередньо склавши відповідного акта;

4.3. Відкривати конверти, адресовані працівникам Міністерства, крім тих, що мають позначку "особисто";

4.4. Під час проведення перевірки стану діловодства у структурних підрозділах Міністерства, у тому числі документів "ДСК", вимагати від керівників відповідних структурних підрозділів надання документів для перевірки та вносити їм пропозиції щодо необхідності усунення недоліків, виявлених перевіркою;

4.5. Вимагати від усіх працівників Міністерства додержання вимог Інструкції, Інструкції "ДСК" та наказів Міністерства з питань діловодства, архівної справи;

4.6. У разі потреби проводити наради з питань, які належать до компетенції департаменту, залучати до участі у них представників інших структурних підрозділів Міністерства, підвідомчих організацій;

4.7. Вибірково розкривати конверти з вихідною кореспонденцією структурних підрозділів та перевіряти правильність її оформлення;

4.8. Залучати до роботи над проектами нормативно-правових актів інші структурні підрозділи Міністерства;

4.9. Відмовляти заявникам у наданні інформації у разі, коли питання, порушені ними, не належать до компетенції відділу;

4.10. Давати письмові зауваження на копіях листів структурним підрозділам у разі неправильного оформлення документів для відправлення на адресу вищих органів влади;

4.11. Повертати адресатам в установленому порядку документи у разі виявлення порушень вимог діловодства;

4.12. Інформувати в установленому порядку вищі органи влади про некомплектність документів, що надійшли до Міністерства з порушенням вимог діловодства (відсутність додатків, не адресовані Міністерству тощо), необхідність їх заміни;

4.13. Вимагати від працівників приймалень керівництва Міністерства прискорення розгляду документів;

4.14. Вимагати від працівників приймалень керівництва Міністерства перенесення резолюцій на реєстраційні картки та електронні їх версії, а також зазначення строків виконання їх при використанні позначок "ТЕРМІНОВО", "НЕГАЙНО";

4.15. Вимагати від працівників приймалень керівництва Міністерства у разі зміни першого виконавця чи складу виконавців доручень обов'язково зазначати на реєстраційних картках, їх електронних версіях прізвище особи, що внесла ці зміни, та дату їх внесення;

4.16. Не приймати неправильно сформовані справи на зберігання до архіву Міністерства;

4.17. Здійснювати перевірку повної передачі структурними підрозділами справ до архіву Міністерства;

4.19. Вимагати від керівництва структурних підрозділів забезпечення додержання строків передачі справ до архіву Міністерства;

5. Керівництво департаменту

Департамент очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом Міністерства відповідно до законодавства і має заступника директора департаменту, на якого покладається виконання його обов'язків у разі відсутності, та заступника директора департаменту - начальника відділу, який виконує обов'язки директора департаменту в разі відсутності самого директора департаменту та його звільненого заступника (через хворобу, перебування у відпустці, відрядженні).

Директор департаменту безпосередньо підпорядкований заступнику Міністра, до компетенції якого згідно з розподілом обов'язків належать питання діловодства, архівної справи.

Директор департаменту:

5.1. Керує діяльністю департаменту, несе персональну відповідальність за виконання покладених на департамент завдань та здійснення ним своїх функцій, організовує і забезпечує у визначені строки виконання доручень керівництва Міністерства;

5.2. Затверджує посадові інструкції заступника директора департаменту та заступника директора департаменту - начальника відділу, начальників відділів, що входять до складу департаменту, та їх заступників;

5.3. Погоджує положення про відділи, що входять до складу департаменту;

5.4. Забезпечує належні умови праці у відділах департаменту, вирішує питання з керівництвом Міністерства щодо технічного забезпечення роботи департаменту, раціональний розподіл обов'язків між працівниками, додержання ними правил внутрішнього трудового розпорядку, а також вживає заходів щодо підвищення рівня кваліфікації працівників департаменту;

5.5. Подає Міністрові через першого заступника Міністра в установленому порядку кандидатури працівників на заміщення вакантних посад, пропозиції щодо присвоєння їм рангів державних службовців, заохочення, а також накладення дисциплінарного стягнення і звільнення з обійманої посади згідно із законодавством;

5.6. Визначає коло питань, що належать до компетенції його заступників та начальників відділів, виходячи з їх функцій;

5.6. Проводить виробничі наради у департаменті;

5.7. Підписує (візує) документи, підготовлені у межах компетенції департаменту;

5.8. Забезпечує в межах компетенції додержання працівниками відділу вимог Законів України "Про державну таємницю" та "Про боротьбу з корупцією".

5.9. Створює всі умови для просування працівників по службі.