Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України

Працівник, відповідальний за ведення діловодства в самостійному структурному підрозділі, виконує такі функції:

одержує у службі діловодства згідно з графіком кореспонденцію, у тому числі таку, що містить службову інформацію, веде її облік, передає на розгляд керівництву;

веде облік вихідної кореспонденції, адресованої іншим самостійним структурним підрозділам Міністерства;

надає методичну допомогу працівникам в оформленні документів;

перевіряє кожні 2 години автоматизовану систему "Діловодство та КВД" щодо надходження на розгляд кореспонденції, підтверджує її надходження та негайно передає кореспонденцію зі стислими строками виконання на розгляд керівництву;

забезпечує внесення резолюцій (включно до спеціалістів - безпосередніх виконавців) до автоматизованої системи "Діловодство та КВД" та відповідного журналу обліку документів, що містять службову інформацію;

забезпечує документообіг у самостійному структурному підрозділі;

контролює додержання виконавцями термінів виконання документів, закриття їх в автоматизованій системі "Діловодство та КВД";

контролює додержання виконавцями термінів виконання документів, що містять службову інформацію, зняття їх з контролю;

забезпечує належні умови зберігання документів, що містять службову інформацію;

складає щороку в жовтні проект номенклатури справ на наступний рік, подає її на розгляд ЕК, погодження та затвердження в установленому порядку;

складає щороку в лютому підсумковий запис у номенклатурі справ за попередній рік;

контролює правильність формування справ працівниками;

приймає справи від працівників, визначених відповідальними за їх формування, звіряє наявність в них документів, оформляє титульні сторінки;

бере участь в експертизі цінності документів, у тому числі тих, що містять службову інформацію, складає за пропозиціями начальників відділів (завідувачів секторів) проекти актів про виділення документів до знищення та описів справ, подає їх на розгляд ЕК та затвердження в установленому порядку;

знищує шляхом подрібнення документи, відібрані до знищення;

передає справи до архіву Міністерства;

забезпечує працівників пронумерованими бланками для листів, веде облік таких бланків, складає щомісяця звіти про їх використання;

подає щомісяця до 5 числа наступного періоду інформацію щодо номерів телефонів працівників;

ознайомлює працівників з наказами, окремими дорученнями керівництва Міністерства та іншими інформаційними документами;

веде облік робочого часу працівників, складає графік їх відпусток;

надає довідки щодо проходження та стану виконання документів;

забезпечує працівників витратними матеріалами та канцтоварами.