Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України

154. Зміна виконавців доручень керівництва Міністерства здійснюється лише керівником, що дав це доручення, за умови надання обґрунтованого пояснення виконавця та письмової згоди (підпису) керівника самостійного структурного підрозділу, якого пропонується визначити головним виконавцем доручення. Така зміна виконавця можлива протягом трьох днів, а термінового доручення - протягом трьох годин з часу його одержання. Зазначені документи після зміни резолюції керівництва передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки через службу діловодства з унесенням відповідних змін в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

155. Передання документа в межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство, з відміткою у відповідному реєстрі.

Передання документа на виконання спеціалістам здійснюється після унесення відповідальною за діловодство особою резолюції керівника підрозділу в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

Після виконання документа до електронної реєстраційно-контрольної картки вносяться відомості про номер справи, до якої підшито документ.

156. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені у резолюції.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання пропозицій головному виконавцеві.

Свої пропозиції та зауваження співвиконавці зобов'язані подати головному виконавцю в першій половині строку виконання доручення, а у разі відсутності пропозицій чи зауважень - у телефонному режимі поінформувати про це головного виконавця. У разі несвоєчасного подання співвиконавцями пропозицій головний виконавець інформує про це керівника, який дав доручення.

157. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) керівництву Міністерства, а в деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресатові.

158. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документи із стислими строками виконання подаються на підпис керівництву в теці "ТЕРМІНОВЕ". Документи на виконання доручень вищих органів влади та перших осіб держави в теці розміщуються першими.

Передання документів на підпис керівництву здійснюється через відповідні його служби із зазначенням у журналі (додаток 26) виду документа, дати, часу подання на підпис і одержання документа з підпису.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

Приймаючи документ на підпис, відповідні служби керівництва перевіряють правильність їх оформлення та наявність необхідних віз.

159. Якщо документ надсилається до кількох установ, виконавець після його реєстрації забезпечує виготовлення необхідної кількості копій.

160. Працівник, відповідальний за виконання документа, зобов'язаний у разі відпустки, відрядження, звільнення передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником всі невиконані документи.

161. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю.

Документи, що надійшли до Міністерства до відома, для врахування в роботі (документи інформаційного характеру), на контроль не беруться, а в графі "Рівень контролю" автоматизованої системи "Діловодство та КВД" проставляється позначка "Без контролю".

Обов'язково контролюється:

виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

надання відповідей на запити на інформацію, звернення громадян;

виконання наказів, доручень керівництва Міністерства, рішень колегії, протокольних рішень апаратних нарад.

162. Організацію контролю у Міністерстві здійснює заступник Міністра - керівник апарату, а безпосередньо в структурних підрозділах - керівник підрозділу.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю за виконанням доручень органів державної влади.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснюється особою, відповідальною за діловодство.

163. Строк виконання документа може встановлюватися в нормативно-правовому акті, наказі або резолюції керівництва Міністерства. Строки виконання документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати реєстрації.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

164. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 27.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Міністерства (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

165. Документи, у яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документа в Міністерстві.

166. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання (з позначкою "терміново" - до 7-ми календарних днів, "негайно", "невідкладно" - до 3-х календарних днів).

167. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцеві протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

168. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а стосовно документа, у якому не зазначено строк, - до закінчення 30-денного строку від дати його реєстрації.

169. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

170. У разі зміни строків виконання визначається новий строк. Такі зміни вносяться в автоматизовану систему "Діловодство та КВД" відповідним структурним підрозділом.

171. Взяття документа на контроль та визначення його рівня здійснюється на підставі резолюції керівництва Міністерства.

Рівень контролю буває трьох видів:

особливий контроль;

контроль керівництва;

низький.

До документів з рівнем контролю "Особливий контроль" належать документи, що містять завдання, у виконанні яких Міністерство є головним виконавцем у системі центральних органів виконавчої влади і строки виконання яких визначено законодавством.

Рівень контролю "Контроль керівництва" мають документи, що містять завдання, виконання яких контролюється керівництвом. До зазначених документів належать доручення Кабінету Міністрів України, у виконанні яких Міністерство не є головним виконавцем, супровідні листи до проектів нормативно-правових актів, що надходять до Міністерства на погодження, інші документи, рішення щодо контролю виконання яких приймається особисто керівництвом.

Низький рівень контролю мають документи, строки виконання яких не визначено законодавчими актами і не встановлено керівництвом Міністерства. Завдання таких документів виконуються протягом 30 днів з дати реєстрації в Міністерстві.

172. Контроль за виконанням документів включає:

взяття документів на контроль;

визначення форм і методів контролю;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

контроль за строком та станом виконання;

зняття документів з контролю;

направлення виконаного документа до справи;

облік, узагальнення та аналізування результатів виконання документів;

інформування керівництва про хід і результати виконання.

173. Контроль за виконанням документів здійснюється через автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

174. Перевірка стану виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання.

175. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа, що поставила його на контроль, або керівник вищого рівня. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться в автоматизовану систему "Діловодство та КВД".

176. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається заступникові Міністра - керівнику апарату у вигляді зведень про виконання документів.

177. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням бази даних автоматизованої системи "Діловодство та КВД".

Пошук документа в автоматизованій системі "Діловодство та КВД" здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер, автор тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

178. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються фельд'єгерською службою.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку .

Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Документи, що надійшли до служби діловодства до 15:00, опрацьовуються і передаються до поштового відділення зв'язку № 8 у той самий день, а документи, що надійшли після 15:00, - наступного робочого дня.

Телеграми, цінні листи, адресовані судовим органам, опрацьовуються і відправляються в день надходження до служби діловодства.

Не допускається надсилання або передання документів без їх реєстрації у службі діловодства. Реєстрація всієї вихідної кореспонденції здійснюється службою діловодства централізовано в автоматизованій системі "Діловодство та КВД". Документи на реєстрацію передаються виконавцем. До передання документа на реєстрацію виконавець зобов'язаний перевірити наявність усіх обов'язкових реквізитів, засвідчити другий його примірник, розшифрувати візи, перевірити комплектність документа і правильність оформлення адреси. Документ передається на реєстрацію разом з підписаним конвертом.

179. Під час приймання вихідних документів працівник служби діловодства перевіряє:

комплектність документів;

правильність оформлення документа (наявність і розміщення реквізитів);

правильність зазначення адреси на конверті (адреса обов'язково повинна містити індекс поштового відділення);

наявність розшифрованих віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справі відділу;

відповідність кількості примірників і кількості адресатів;

наявність засвідчувального напису про відповідність копії оригіналу та підтвердження підпису документа ("оригінал підписано", "згідно з оригіналом").

180. На оригіналах документів, які підлягають поверненню до Міністерства, праворуч на верхньому полі першої сторінки службою діловодства ставиться штамп "Підлягає поверненню".

181. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, службою діловодства вкладаються в один конверт. На конверті зазначаються реєстраційні індекси всіх вкладених у ньому документів.

182. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам під розписку.

183. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.

184. Номенклатура справ - це систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві Міністерства, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ установлює в Міністерстві єдиний порядок формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ та є основою для складення описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

185. У Міністерстві складаються номенклатури справ самостійних структурних підрозділів (додаток 28) і зведена номенклатура справ (додаток 29).

Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу складається з двох частин: секретаріату самостійного структурного підрозділу та справ відділів, що входять до його складу.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ самостійних структурних підрозділів.

Методична допомога самостійним структурним підрозділам у складенні номенклатур справ надається службою діловодства.

186. Зведена номенклатура справ Міністерства схвалюється експертною комісією Міністерства з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія Міністерства) та один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи Міністерства погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО), після чого затверджується заступником Міністра - керівником апарату.

Зведена номенклатура справ Міністерства складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий передається до архіву Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, третій та четвертий надсилаються до ЦДАВО.

Після затвердження зведена номенклатура справ Міністерства вводиться в автоматизовану систему "Діловодство та КВД" для формування електронного архіву Міністерства.

Зведена номенклатура справ Міністерства щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

187. До номенклатури справ включаються назви справ, що відображають усі ділянки роботи, яка документується в Міністерстві, зокрема справи постійних та тимчасових рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

188. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 "Індекс справи" проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Міністерства (згідно з переліком індексів структурних підрозділів центрального апарату Міністерства) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 2711-01, де 2711 - індекс відділу у складі департаменту, 01 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині), наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графі 2 "Заголовок справи (тому, частини)" зазначаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних конструкцій.

Під час формулювання заголовків справ ураховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності:

назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

автор документів (найменування структурного підрозділу);

кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);

короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);

назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа;

дата (період), до якої належать документи справи;

вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у структурних підрозділах Міністерства".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства економічного розвитку і торгівлі України".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань формування державного замовлення на підготовку фахівців".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з питань проведення конкурсних торгів".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Міністерства економічного розвитку і торгівлі України на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Міністерства економічного розвитку і торгівлі України за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, уключених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ стосовно документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній із цих груп документи розміщуються також з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 "Кількість справ (томів, частин)" номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 "Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей згідно з Переліком" номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи, про справи, що ведуться в електронній формі, про посадових осіб, відповідальних за формування став, про передання справ до архіву Міністерства чи інших установ (у разі реорганізації) для їх продовження тощо.

189. Номенклатура справ закривається підсумковим записом про їх кількість (додатки 28, 29). Підсумковий запис робиться відповідальним за діловодство у самостійному структурному підрозділі у другому місяці наступного за діловодним роком.

190. Формування справ - по групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Справи формуються безпосередньо у відділах. Справи, що становлять секретаріат самостійного структурного підрозділу, формуються безпосередньо відповідальним за діловодство в такому підрозділі.

191. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

уміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ;

уміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, копій та документів, що підлягають поверненню;

окремо групувати документи постійного і тимчасового зберігання;

за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Відповідальність за повноту і правильність формування справ у структурних підрозділах несуть їх керівники та відповідальні за діловодство.

192. Документи групуються у справи в хронологічному або логічному порядку.

Положення, правила, інструкції тощо, затверджені наказами Міністерства, групуються разом з відповідними наказами.

Накази з основної діяльності Міністерства, адміністративно-господарських питань та особового складу групуються в різні справи. Накази з особового складу групуються відповідно до їх підвидів та строків зберігання.

Документи засідань колегії Міністерства групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

Протоколи засідань колегії Міністерства групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

Доручення Кабінету Міністрів України і документи, пов'язані з їх виконанням та адресовані Кабінету Міністрів України, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства. У справі документи систематизуються за датами доручень. Хронологія встановлюється за датою реєстрації документа в Міністерстві.

Документ-відповідь розміщується за документом-дорученням. Документи інших органів влади, що надійшли на виконання цього ж доручення, позиції яких не враховано або частково враховано в листі-відповіді на адресу Кабінету Міністрів України, розміщуються у хронологічному порядку за документом - відповіддю Міністерства.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані за рік за місяцями.

193. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у структурних підрозділах Міністерства здійснюється службою діловодства.

194. Документи з часу створення (надходження) і до передання до архіву Міністерства (два роки після завершення діловодного року) зберігаються за місцем їх формування в самостійних структурних підрозділах.

Керівники самостійних структурних підрозділів і працівники, відповідальні за діловодство, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ. Справи самостійного структурного підрозділу, що становлять його секретаріат, зберігає у самостійному структурному підрозділі відповідальний за діловодство. Справи, що формуються з документів з основної діяльності відділів, зберігаються безпосередньо у відділах. Відповідальність за формування та збереження документів у справах відділу несе начальник відділу та працівники, визначені у графі "Примітки" номенклатури справ відповідальними за їх формування.

Залишення документів поза справами забороняється.

195. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси справ згідно з номенклатурою. Для роботи рекомендується на дверцятах шаф розміщувати копії номенклатури справ структурного підрозділу.

196. Магнітні та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегії Міністерства зберігаються в її секретаря. На коробках носіїв інформації робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії відповідає за їх зберігання.

197. Видача справ у тимчасове користування здійснюється:

на мотивований запит структурного підрозділу Міністерства - з письмового дозволу керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу;

іншим установам - з письмового дозволу Міністра.

На видану справу складається картка-замінник, у якій зазначаються індекс та заголовок справи, найменування структурного підрозділу чи установи, прізвище особи, якій видано справу, її підпис, дата видачі та повернення справи, підпис особи, яка видала справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більше як на один місяць.

198. Вилучення документів зі справи забороняється. Як виняток вилучення документів допускається з дозволу Міністра з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій та документа, що є підставою для вилучення.

199. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

200. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві та самостійних структурних підрозділах утворюються постійно діючі експертні комісії.

Склад експертної комісії Міністерства, головою якої є заступник Міністра - керівник апарату, затверджується наказом. Експертна комісія Міністерства у своїй роботі керується Порядком утворення та діяльності комісії з проведення експертизи цінності документів , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004.

Склад експертної комісії самостійного структурного підрозділу затверджується керівником підрозділу. Очолює експертну комісію заступник керівника самостійного структурного підрозділу. Чисельність складу зазначеної комісії повинна бути не менше трьох осіб.

201. Експертиза цінності документів у самостійних структурних підрозділах проводиться щороку безпосередньо особами, відповідальними за діловодство, разом з експертною комісією самостійного структурного підрозділу під методичним керівництвом служби діловодства.

Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву Міністерства, уточнення строків зберігання документів, з яких сформовано справи тимчасового зберігання, а також вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

За результатами експертизи цінності документів у Міністерстві складаються описи справ постійного зберігання (додаток 30), з особового складу, у разі реорганізації, ліквідації Міністерства - тимчасового зберігання (додаток 31) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 32).

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

202. Відбір документів для подальшого зберігання здійснюється на підставі Типового переліку документів із строками зберігання, номенклатури справ Міністерства шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

203. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з особового складу та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Міністерства одночасно. Такий акт разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються заступником Міністра - керівником апарату, після чого справи передаються на перероблення. Підприємство, що здійснює знищення справ, надає підтвердні документи про факт знищення.

204. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду.

Описи справ складаються окремо на справи постійного, тривалого, з особового складу та у разі передавання - тимчасового зберігання.

205. Описи справ самостійного структурного підрозділу Міністерства складаються щороку посадовою особою, відповідальною за діловодство, за методичної допомоги служби діловодства.

Номер опису справ самостійного структурного підрозділу Міністерства складається з індексу самостійного структурного підрозділу з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, у якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу департаменту кадрового забезпечення та проходження державної служби (індекс 22), що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть, відповідно, такі номери: 22 П - 2011; 22 Т - 2011; 22 ОС - 2011.

206. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим структурним підрозділам Міністерства або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

207. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

208. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). До річного розділу опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У такому разі в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ___".

209. Опис справ самостійного структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується керівником служби діловодства і затверджується керівником самостійного структурного підрозділу. Перед погодженням опис справ подається на розгляд експертної комісії самостійного структурного підрозділу для схвалення.

Опис справ самостійного структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а інший залишається як контрольний примірник у самостійному структурному підрозділі.

210. На основі описів справ самостійних структурних підрозділів архів Міністерства щороку готує річний розділ зведеного опису справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу.

Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 33) складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Міністерства в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією ЦДАВО, після чого затверджуються заступником Міністра - керівником апарату. Один примірник затвердженого опису подається ЦДАВО, а три залишаються у службі діловодства.

Річний розділ зведеного опису справ тривалого зберігання складається у двох примірниках, схвалюється експертною комісією Міністерства і затверджується заступником Міністра - керівником апарату.

Річний розділ зведеного опису справ з особового складу складається у трьох примірниках, підписується укладачем, схвалюється експертною комісією Міністерства, погоджується експертно-перевірною комісією ЦДАВО, після чого затверджується заступником Міністра - керівником апарату. Один примірник зведеного опису подається ЦДАВО.

211. Річні розділи зведеного опису справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу складаються через два роки після завершення справ у діловодстві.

212. Оформлення справ постійного і тривалого зберігання передбачає:

нумерацію аркушів у справі;

складення внутрішнього опису (додаток 34) документів;

наявність засвідчувального напису (додаток 35) про кількість аркушів і особливості фізичного стану та формування справи;

підшивання;

оформлення обкладинки (титульного аркуша) (додаток 36).

213. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації. Зазначені справи повинні мати перелік реєстраційних номерів документів, розміщених у справі, підписаний відповідальним за діловодство в самостійному структурному підрозділі.

214. Справи з грифом "Для службового користування" та особові справи повинні мати розміщений на початку внутрішній опис документів.

215. Після закінчення діловодного року до напису на обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовка справи на обкладинці змісту підшитих документів, до заголовка справи вносяться в разі потреби додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

216. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "Є документи за ... роки".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

217. На обкладинці справи проставляється номер справи згідно зі зведеним описом і за погодженням зі службою діловодства - номер опису і фонду зберігання.

218. У разі зміни найменування Міністерства (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки, наприклад:

219. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого зберігання робляться розбірливо чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

220. Справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Міністерства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Передання справ до архіву Міністерства здійснюється згідно з графіком, затвердженим заступником Міністра - керівником апарату. Справи тимчасового зберігання передаються до архіву у разі реорганізації чи ліквідації Міністерства.

221. Справи, сформовані у відділах, що входять до складу самостійного структурного підрозділу, в упорядкованому стані (постійного, тривалого зберігання - прошиті, з внутрішнім описом; тимчасового зберігання - непрошиті, з переліком номерів документів, розміщених у справі чи томі) передаються працівниками, відповідальними згідно з приміткою в номенклатурі справ за їх формування, відповідальному за діловодство в самостійному структурному підрозділі. Відповідальний за діловодство в самостійному структурному підрозділі складає опис справ самостійного структурного підрозділу та передає справи до архіву Міністерства.

222. Якщо окремі справи необхідно залишити в самостійному структурному підрозділі для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

223. Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву Міністерства в присутності працівника самостійного структурного підрозділу, який передає справи.

Справи передаються до архіву Міністерства за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архіву ставить дату і підпис про прийняття справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, другий залишається в архіві.

224. Справи, що передаються до архіву, повинні бути зв'язані належним чином.

225. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за діловодство, у період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Міністерства незалежно від строків зберігання. Передання справ здійснюється згідно з описами і номенклатурою.

226. Передання справ постійного зберігання на відповідальне зберігання до ЦДАВО здійснюється через 15 років зберігання в архіві Міністерства.

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

У реквізиті "Підпис" найменування посади особи, яка підписує документ, її ініціали та прізвище друкуються напівжирним шрифтом.

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 мм) рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 мм) - через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу.

Текст наказів, що подаються для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 мм) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту "Текст") - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються без відступу від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. У разі друкування тексту на обох сторінках аркуша парні сторінки нумерують у верхньому лівому кутку аркуша, а непарні - у верхньому правому. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.